Accord d'entreprise "Accord relatif à l'éthique de la connexion et au droit à la déconnexion" chez DASSAULT DATA SERVICES (Siège)
Cet accord signé entre la direction de DASSAULT DATA SERVICES et le syndicat CFE-CGC et CFDT le 2018-12-05 est le résultat de la négociation sur le droit à la déconnexion et les outils numériques.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFE-CGC et CFDT
Numero : T07818001479
Date de signature : 2018-12-05
Nature : Accord
Raison sociale : DASSAULT DATA SERVICES
Etablissement : 34738540300097 Siège
Droit à la déconnexion : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Droit à la déconnexion et outils numériques
Conditions du dispositif droit à la déconnexion pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2018-12-05
ACCORD RELATIF À L’ÉTHIQUE DE LA CONNEXION
ET AU DROIT À LA DECONNEXION
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société Dassault Data Services SAS, située 10 rue Marcel Dassault – 78140 Vélizy-Villacoublay, représentée par Madame [ ], Directrice des Ressources Humaines
Ci-après désignée la « Société » ou « Dassault Data Services »
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives :
L’Organisation Syndicale CFDT, représentée par Madame [ ], déléguée syndicale
L’Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur [ ], délégué syndical
Ci-après désignée les « Organisations Syndicales Représentatives »
D’autre part.
Ci-après désignées ensemble les « Parties ».
Sommaire
Article 1 – Champ d’application 4
Article 2 – Propos liminaires 4
Article 3 – La connaissance de l’environnement numérique 5
3.2.1 – Formation relative à la 3DEXPERIENCE Platform 6
3.2.2 – Session d’information sur les outils 6
Article 3.3 - Modalités de communication 6
Article 4 - L’utilisation de l’environnement numérique 6
4.2.1 – Messagerie électronique 7
4.2.2 – Messagerie instantanée 7
4.2.4 – Réseau privé virtuel (VPN) 7
Article 4.3 - Modalités de communication 8
4.3.1 – Mise en place d’une charte de la connexion 8
4.3.2 – Mise en place de communications récurrentes 8
Article 5 – L’organisation et la régulation de la charge de travail 8
5.3.1 – Amélioration des formulaires relatifs aux entretiens annuels de performance 9
5.3.2 – Guide pratique sur le suivi de la charge de travail 9
5.3.3 – Sensibilisation des managers et des responsables de programmes et de projets 9
5.3.4 – Actualisation du questionnaire médical 10
5.3.5 – Droit d’expression des salariés 10
5.3.6 – Formations relatives aux risques psychosociaux 10
5.3.7 – Plans d’actions suite aux résultats de l’enquête annuelle de satisfaction 10
5.3.8 – Situation exceptionnelle et mesures correctives 11
5.3.9 – Identification des difficultés 11
Article 6 – Communication de l’accord 12
Article 7 – Modalités de suivi de l’accord 12
Article 8 – Durée et entrée en vigueur de l’accord 13
Article 9 – Révision de l’accord 13
Article 10 – Formalités de dépôt et de publicité de l’accord 13
ANNEXE 1 - Modèle de Charte 15
Préambule
Les outils et technologies numériques font partie intégrante de l’environnement tant personnel que professionnel de chacun. Ils apportent une flexibilité, une efficacité du travail et du lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information. Néanmoins, ces outils doivent être utilisés raisonnablement et à bon escient, dans le respect des personnes et de leur vie privée.
Dassault Data Services souhaite ainsi perfectionner la connaissance des outils numériques par chacun, en promouvoir une utilisation raisonnée et pertinente afin de s’assurer d’une qualité de vie au travail et d’un équilibre effectif entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour chaque collaborateur. En outre, la Société souhaite s’assurer de la bonne connaissance par chacun des règles en matière de temps de travail.
À ce titre, il est souligné que Dassault Data Services et les partenaires sociaux se sont inscrits dans une démarche de promotion de l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle au travers notamment de l’Accord Égalité Professionnelle et Équilibre des Temps de vie entré en vigueur le 1er janvier 2018.
Préalablement à l’ouverture de la négociation ayant conduit à la conclusion du présent Accord, et conscient de la nécessité de garantir un droit effectif à la déconnexion des collaborateurs en cohérence avec la réalité « terrain », dès le mois de juin 2017, divers ateliers avec des collaborateurs de la Société et des représentants du personnel ont été organisés afin notamment d’identifier un certain nombre de leurs attentes sur cette thématique. À cette occasion ont notamment été évoqués des besoins de flexibilité dans l’organisation du travail de chacun.
C’est sur la base de ces travaux qu’une négociation a ensuite été engagée au sein de de la Société. Ainsi, les organisations syndicales représentatives et la direction se sont réunies lors de neuf réunions, les 12 décembre 2017, 20 décembre 2017, 15 mars 2018, 3 avril 2018, les 2 et 15 mai 2018, le 29 août, le 2 octobre 2018 et le 14 novembre 2018. Dans ce cadre, les organisations syndicales représentatives ont été invitées à formuler leurs demandes qui ont fait l’objet de réponses de la direction lors des réunions susvisées.
Ainsi, le présent accord collectif s’inscrit dans le cadre des dispositions de l'article L.2242-17 du Code du Travail issu de la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels. Il a pour objet de définir les modalités du plein exercice par le collaborateur de son droit à la déconnexion et la mise en place par la Société de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord (ci-après désigné l’« Accord ») s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la société Dassault Data Services, quel que soit leur catégorie professionnelle ou leur localisation géographique.
Article 2 – Propos liminaires
2.1 - Dans le cadre du présent Accord, il est entendu que l’expression « éthique de la connexion » a vocation à couvrir l’ensemble de la démarche entreprise par les Parties, qu’il s’agisse de son aspect tenant à la promotion de bonnes pratiques en matière de connexion au travail que de son aspect tenant au plein exercice, par les collaborateurs, de leur droit à la déconnexion.
2.2 - La Société souhaite marquer sa volonté de favoriser une qualité de vie au travail pour chaque collaborateur. Cette notion recouvre, d’après la définition qui en a été faite dans l’accord national interprofessionnel en date du 19 juin 2013, les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs, dont l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle et la performance globale des entreprises.
Il est rappelé que chacun doit participer activement et conjointement à cette démarche de promotion de la qualité de vie au travail et de prévention des risques psycho-sociaux. Le personnel médical (médecins du travail, infirmiers…), les Responsables des Ressources Humaines (« POP »), les représentants du personnel, et surtout les responsables hiérarchiques et opérationnels, jouent un rôle majeur en la matière et peuvent être des relais primordiaux pour prévenir et identifier des situations difficiles et plus spécifiquement des situations dans lesquelles la pratique de connexion d’un collaborateur serait de nature à porter atteinte à sa qualité de vie, tout autant qu’à celle des collaborateurs avec qui il interagit.
Il est par ailleurs rappelé que la charge de travail fait l’objet d’une attention particulière de la part des différents acteurs.
2.3 - Les collaborateurs, les responsables hiérarchiques et opérationnels et les Responsables Ressources Humaines doivent, conjointement, porter une attention toute particulière à la durée du travail journalière et hebdomadaire afin notamment de s’assurer d’un bon équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle pour chacun et particulièrement pour les collaborateurs qui effectuent régulièrement des déplacements pour des missions en clientèle.
La mise en œuvre du présent Accord ne doit pas conduire à déroger aux durées maximales de travail légalement et conventionnellement définies pour les collaborateurs en régime horaires en particulier la journée maximale de dix heures.
Concernant les collaborateurs en régime horaires, il est rappelé que, conformément aux dispositions de l’Article 14 de l’accord d’entreprise portant sur l’organisation et la réduction du temps de travail en date du 18 janvier 2008 et toujours en vigueur à la date du présent Accord, l’horaire collectif de travail est de 37 heures par semaine réparti sur cinq jours.
Pour les collaborateurs en forfait annuel en jours qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, conformément aux dispositions de l’Article 6 de l’accord d’entreprise portant sur l’organisation et la réduction du temps de travail en date du 18 janvier 2008 et toujours en vigueur à la date du présent Accord, la journée de travail ne devrait pas excéder, en période normale, dix heures de travail. Par ailleurs, l’accord précise le nombre de jours annuels travaillés.
En outre, sous réserve des dispositions applicables aux cadres dirigeants, il ne peut être dérogé aux temps de repos légalement obligatoires, à savoir :
Repos quotidien : tout salarié doit bénéficier d’un repos quotidien minimum d’une durée de onze heures consécutives entre deux journées de travail ;
Repos hebdomadaire : tout salarié doit bénéficier d’un repos hebdomadaire minimum d’une durée de trente-cinq heures (vingt-quatre heures auxquelles s’ajoutent les onze heures de repos quotidien), sous réserve des dispositions légales et conventionnelles applicables.
Ainsi, la souplesse que permet le forfait annuel en jours dans l’organisation du travail, ne doit pas conduire les collaborateurs qui en bénéficient à effectuer des horaires de travail qui ne respecteraient pas les limitations posées ci-dessus.
Au surplus, la Société demeure en mesure, le cas échéant, d’user de son pouvoir disciplinaire afin de sanctionner tout manquement fautif aux règles applicables en matière de droit du travail, parmi lesquelles celles relatives aux durées maximales de travail et temps de repos obligatoires.
2.4 – Il est par ailleurs rappelé que pour les collaborateurs susceptibles d’effectuer des astreintes et/ou des interventions planifiées, un délai de prévenance suffisant doit être respecté sous réserve d’éventuelles urgences. Par ailleurs, le cas échéant, les jours de récupération doivent être posés et pris dans les 15 jours suivants l’astreinte ou l’intervention planifiée.
Il est indiqué qu’au sens du présent accord, la notion d’urgence s’entend d’une situation dans laquelle une action rapide est nécessaire pour préserver le bon fonctionnement de l’entreprise.
Article 3 – La connaissance de l’environnement numérique
Article 3.1 – Principe
Afin d’assurer une utilisation de l’environnement numérique de manière complète et efficiente, il est important que chaque collaborateur ait connaissance et soit informé de l’environnement numérique mis à sa disposition et de la manière dont ledit environnement peut l’aider dans l’organisation de son travail au quotidien.
Article 3.2 – Dispositifs
3.2.1 – Formation relative à la 3DEXPERIENCE Platform
La 3DEXPERIENCE Platform est, à la date de signature du présent Accord, le support de la vie informationnelle du groupe Dassault Systèmes, notamment par le biais des communautés mises à la disposition de l’ensemble des collaborateurs du groupe.
Pour renforcer son utilisation par les collaborateurs et promouvoir les fonctionnalités qu’elle propose, des modules de formation en ligne (e-learning) sont mis à disposition des collaborateurs.
3.2.2 – Session d’information sur les outils
Des réunions d’information seront organisées au cours de la période d’application du présent Accord sur des thématiques et/ou outils spécifiques. À titre d’exemple, une réunion de présentation de la Communauté DSIS et du tableau de bord (« Dashboard ») associé pourra être organisée.
À l’issue de ces présentations, les collaborateurs présents pourront proposer des thématiques qu’ils souhaiteraient voir aborder au cours de sessions d’information ultérieures. En fonction de la faisabilité de la demande et du nombre de participants, la direction organisera lesdites sessions d’information complémentaires.
Chaque collaborateur est libre de participer à ces sessions d’information qui ont un caractère purement facultatif.
Article 3.3 - Modalités de communication
Un rappel de l’existence des modules de formations disponibles sera effectué lors de chaque action de communication relative au présent Accord.
Les collaborateurs seront informés de l’organisation des sessions d’information par email ou par affichage, dans un délai minimum de deux semaines, pour qu’ils puissent y participer.
Article 4 - L’utilisation de l’environnement numérique
Article 4.1 - Principe
Les Parties reconnaissent que, sous réserve des contraintes inhérentes aux projets chez les clients, chaque collaborateur est acteur de la façon dont il travaille et, notamment dans la souplesse qui lui est laissée, sur la manière dont il utilise son environnement numérique à des fins professionnelles ainsi que sur la manière dont il s’organise.
Chacun doit donc avoir conscience qu’il s’inscrit, par son travail, dans une démarche collective au sein de la Société. Ses actions, même les plus anodines, peuvent avoir une influence sur les autres collaborateurs et leur travail.
Il est rappelé que les collaborateurs ne sont ni tenus de se connecter à leur environnement numérique, ni de transmettre, prendre connaissance ou de répondre aux sollicitations diverses pendant leur temps de repos ou leurs congés, sauf urgence (et sous réserve qu’ils disposent d’un outil de connexion à distance) ou situation d’astreinte ou d’intervention planifiée.
Il est rappelé qu’au sens du présent accord, la notion d’urgence s’entend d’une situation dans laquelle une action rapide est nécessaire pour préserver le bon fonctionnement de l’entreprise.
C’est dans la perspective d’une dynamique globale que des mesures sont mises en place dans le cadre du présent Accord pour réguler l’utilisation de l’environnement numérique existant au sein de la Société. Chaque collaborateur pourra, à terme, en apprécier les effets, notamment sur la manière dont s’articule vie professionnelle et vie personnelle.
Article 4.2 - Dispositifs
4.2.1 – Messagerie électronique
La Société mettra à disposition des collaborateurs un modèle-type de signature de messagerie électronique qui comportera une mention relative au principe du respect des temps de repos. Ce modèle type est mis à disposition dans la charte annexée au présent accord.
4.2.2 – Messagerie instantanée
La Société souhaite inciter les collaborateurs à ne pas faire usage de la messagerie instantanée en dehors des heures de travail habituelles ou pendant les jours de repos et de congés notamment pour répondre aux sollicitations diverses. Dans la mesure où sa connexion ne comporte aucun caractère de nécessité, le collaborateur est invité à ne pas s’y connecter. S’il devait s’y connecter, le collaborateur est invité à indiquer un statut inactif (à ce jour « Away » / « Sorti ») ou hors-ligne (à ce jour « Offline » / « Hors connexion »), afin notamment de ne pas inciter d’autres collaborateurs à le contacter. Pour rappel, chaque collaborateur peut paramétrer la messagerie instantanée de son ordinateur professionnel afin que celle-ci ne se connecte pas automatiquement lors du démarrage de l’ordinateur (à ce jour, le paramétrage peut se faire directement dans les options de l’application Skype).
4.2.3 – Téléphonie mobile
La Société souhaite inciter les collaborateurs à ne pas faire usage de leur téléphone portable en dehors des heures de travail habituelles ou pendant les jours de repos et de congés, qu’il s’agisse de SMS ou d’appels téléphoniques notamment pour répondre aux sollicitations diverses.
Dès lors, lorsque le message ou l’appel ne comporte aucun caractère d’urgence, le collaborateur est invité à en annuler ou reporter l’envoi.
4.2.4 – Réseau privé virtuel (VPN)
La Société souhaite inciter les collaborateurs à ne pas se connecter à leur environnement numérique et à ne pas prendre connaissance ou répondre aux sollicitations diverses pendant leur temps de repos ou leurs congés, sauf urgence (et sous réserve qu’ils disposent d’un outil de connexion à distance) ou situation d’astreinte.
Dans ce cadre, la fenêtre de connexion au VPN comporte un message rappelant au collaborateur qu’il doit respecter les durées du travail et de repos conformément aux règles en vigueur.
En outre, un système d’alerte automatique sera mis en place dans l’entreprise pour rappeler aux collaborateurs qu’ils ne sont pas tenus de se connecter au VPN en dehors de leurs horaires habituels de travail. Cette alerte prendra la forme d’un message automatique au collaborateur qui, au cours de plus de deux weekends dans un mois calendaire, aura activé une connexion au VPN depuis son ordinateur professionnel. Le responsable hiérarchique sera en copie de cette alerte. Le message sera envoyé au début du mois calendaire suivant.
Au sens du présent paragraphe, le weekend s’entend de la période couvrant la totalité des samedis et dimanches (de minuit à minuit).
Tous les responsables hiérarchiques, jusqu’au niveau M2, recevront également, de manière mensuelle, un récapitulatif de leurs collaborateurs, directs ou indirects, concernés par une ou plusieurs alertes. Le responsable des ressources humaines du responsable hiérarchique destinataire sera en copie de ce récapitulatif. Le responsable hiérarchique destinataire sera tenu, avec l’appui de son responsable des ressources humaines, d’en discuter avec ses équipes et lesdits collaborateurs afin de prendre, ensemble, les actions nécessaires.
Ces alertes feront l’objet d’un indicateur dans le cadre de la commission de suivi du présent accord.
Article 4.3 - Modalités de communication
4.3.1 – Mise en place d’une charte de la connexion
La Société s’engage à publier une charte relative à l’Éthique de la connexion. À titre informatif, un projet de charte est annexé au présent Accord. Il est entendu que cette charte pourra évoluer au fil du temps.
Cette charte synthétisera les bonnes pratiques quotidiennes, individuelles et collectives, en matière de communication et de connexion. Cette charte sera également l’occasion de rappeler les durées légales en matière de temps de travail et de repos.
Elle fait l’objet d’une rédaction conjointe entre la Direction et le service de santé au travail. Les partenaires sociaux pourront également proposer des suggestions d’amélioration.
La charte fera ensuite l’objet d’une diffusion à l’ensemble des collaborateurs via notamment:
Un message électronique des Responsables Ressources Humaines à l’ensemble des collaborateurs de la Société ;
Un affichage dans les locaux de la Société ;
Une communication (« post ») sur la 3D Expérience Plateforme (3DSOne).
4.3.2 – Mise en place de communications récurrentes
Des rappels trimestriels sur le bon usage de l’environnement numérique seront réalisés à destination de l’ensemble des collaborateurs.
Article 5 – L’organisation et la régulation de la charge de travail
Article 5.1 - Principe
Les Parties conviennent qu’il est nécessaire que chaque collaborateur ait conscience qu’il s’inscrit, par son travail, dans une démarche collective au sein de la Société. Dans leurs interactions au travail, les collaborateurs doivent ainsi tenir compte de l’autre et adapter leurs pratiques en conséquence. Ainsi, la charge de travail devra être régulée en laissant la possibilité à chacun de s’organiser, sans pour autant que cela ne nuise au bon fonctionnement de l’écosystème qui est le sien.
Par ailleurs, la Société réaffirme son attachement à promouvoir une qualité de vie au travail ainsi qu’une articulation effective entre la vie professionnelle et la vie personnelle pour chaque collaborateur et notamment pour les collaborateurs qui sont amenés à effectuer des déplacements chez les clients, dans le cadre de leur activité professionnelle.
Article 5.2 - Application
Cette régulation de la charge de travail passe notamment par la prise en compte des contraintes d’agendas des participants, des temps de pause déjeuner et de leurs fuseaux horaires.
Il est également rappelé que l’optimisation des réunions passe notamment par la réservation d’un lieu adéquat (organisation des réunions dans des salles dédiées) et par la faculté d’utiliser la Visio/Audio conférence lorsque cela est nécessaire.
Article 5.3 - Dispositifs
5.3.1 – Amélioration des formulaires relatifs aux entretiens annuels de performance
La charge de travail du collaborateur est abordée notamment au cours de l’entretien annuel de performance (« My Compass »), organisé entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.
Cet entretien est l’occasion de discuter notamment de l’adéquation entre les objectifs fixés pour l’année à venir et la charge de travail estimée que ceux-ci peuvent représenter. Il permet également de s’assurer que la charge de travail est correctement répartie pour chacun.
Afin de renforcer ce suivi, les formulaires relatifs aux entretiens annuels de performance, qu’il s’agisse de la définition des objectifs ou de l’appréciation des réalisations, seront modifiés et complétés dans les meilleurs délais.
5.3.2 – Guide pratique sur le suivi de la charge de travail
En tant que relais du droit à la déconnexion, chaque responsable hiérarchique et opérationnel est tenu d’être attentif à la question de l’organisation du temps de travail de ses collaborateurs, de l’amplitude de leur journée de travail et de leur charge de travail.
Au surplus, il est rappelé que chaque collaborateur se doit d’alerter son supérieur hiérarchique et opérationnel au cas où sa charge de travail ne lui permettrait pas de garantir le respect du repos quotidien de onze heures.
La Société s’engage à mettre à disposition des collaborateurs et des responsables hiérarchiques un guide pratique pour les accompagner dans la tenue des entretiens, en particulier sur la question du suivi de la charge de travail et de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cette documentation contiendra des explications sur l’intérêt et l’objectif de la discussion à mener ainsi que des exemples et suggestions de questions à aborder pendant ladite discussion.
5.3.3 – Sensibilisation des managers et des responsables de programmes et de projets
L’objectif est de sensibiliser les managers et les responsables de programmes et de projets sur les bonnes pratiques de la connexion, le suivi de la charge de travail, les durées légales de travail et sur l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
La Société développera ainsi son travail de sensibilisation des nouveaux managers, des managers et des responsables de programmes et de projets sur les thématiques du présent Accord et notamment sur les bonnes pratiques de la connexion, le suivi de la charge de travail, les durées légales de travail, les temps de pause déjeuner, de congés et de repos (notamment dans l’élaboration des plannings liés aux projets), les temps de trajets (notamment pour les collaborateurs en mission en clientèle) et sur la volonté de la Société de promouvoir une bonne articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Des rappels récurrents sur les règles applicables en matière de durées maximales de travail et de temps de repos obligatoires seront réalisés.
La Direction renforcera par ailleurs ses messages auprès des équipes travaillant sur les plannings projets des collaborateurs en mission auprès des clients afin que ces derniers permettent un respect des temps de repos et de congés et plus largement, un équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour chaque collaborateur.
5.3.4 – Actualisation du questionnaire médical
Depuis 2010, le questionnaire médical rempli par les collaborateurs lors de leur visite médicale périodique est complété d’une partie dédiée à la prévention des risques psycho-sociaux, contenant, entre autres, des questions relatives à la charge de travail et la connexion des collaborateurs à l’environnement numérique. Les médecins du travail ont également l’occasion, lors de la visite, de discuter de ces sujets avec le collaborateur. Une actualisation et un enrichissement du questionnaire seront réalisés afin d’améliorer la pertinence et l’efficacité de la discussion entre médecin et collaborateur. Sera par ailleurs ajoutée la possibilité pour les collaborateurs d’indiquer leur appartenance à l’organisation Services.
5.3.5 – Droit d’expression des salariés
Parallèlement aux échanges individuels qui peuvent avoir lieu entre un collaborateur et son responsable hiérarchique, les réunions d’équipe constituent un autre vecteur, collectif cette fois, de remontée par les collaborateurs de leur ressenti sur l’organisation, la charge de travail et la connexion.
À cette fin, les collaborateurs pourront adresser leurs demandes relatives aux conditions de travail lors des réunions d’équipe auxquelles ils participent. Une information du Responsable Ressources Humaines chargé de l’équipe pourra être faite pour que des actions adaptées soient prises.
5.3.6 – Formations relatives aux risques psychosociaux
La Direction a initié une formation relative à la prévention des risques psychosociaux qui serait dispensée aux managers et aux collaborateurs et réfléchit aux modalités de poursuite de cette formation.
Il est par ailleurs précisé que les formations liées à la gestion du stress sont accessibles à l’ensemble des collaborateurs.
5.3.7 – Plans d’actions suite aux résultats de l’enquête annuelle de satisfaction
Depuis 2009, une enquête annuelle anonyme et facultative de satisfaction (actuellement Great Place To Work) est réalisée auprès de l’ensemble des collaborateurs. Les réponses aux questions sont compilées et restituées directement aux responsables d’équipe lorsque le nombre de répondant est significatif (actuellement huit). Un plan d’actions est ensuite discuté et mis en place pour cibler les axes d’amélioration identifiés après analyse des résultats.
Dans le cadre du présent Accord, visant à assurer à chaque collaborateur le plein exercice de son droit à la déconnexion, la Société s’engage, en amont de toute difficulté éventuelle, à tirer profit de l’opportunité apportée par les résultats de cette enquête. Dans une équipe, lorsque les réponses aux questions portant sur la thématique du management (et formant, à ce jour, un indicateur appelé Manager Index) font ressortir un taux de satisfaction inférieur à 60 %, alors une action préventive sera déclenchée. Il en sera de même pour les équipes dont les réponses à la question relative à l’environnement de travail font ressortir un taux de satisfaction inférieur à 50 %. Ces actions prendront la forme la plus adaptée à la situation. Il pourra s’agir, par exemple, d’une formation du manager, d’une formation d’équipe, d’un coaching ou d’un tutorat.
Ces actions feront l’objet d’indicateurs dans le cadre de la commission de suivi du présent accord, tels que définis à l’article 7.
5.3.8 – Situation exceptionnelle et mesures correctives
Si au sein d’une équipe ou d’une organisation est identifiée une situation telle que les collaborateurs ne sont plus en mesure, en raison de l’organisation et de la charge de travail, de bénéficier de leurs temps de repos, différentes mesures correctives peuvent déjà, à l’heure actuelle, être mises en place pour remédier à la situation dans les meilleurs délais.
La forme que prennent ces mesures varie selon la situation afin d’assurer une pleine efficacité du dispositif. Il peut ainsi s’agir, par exemple, de plans de tutorat du responsable d’équipe ou de l’organisation d’une formation à destination de l’ensemble de l’équipe.
Afin de suivre, de manière qualitative, l’amélioration de la situation prise en charge, il pourra être mis en place un outil de support sous la forme d’une brève enquête de satisfaction à laquelle les collaborateurs concernés seront invités à répondre à l’issue de chaque semaine de travail. Ceux-ci pourront ainsi, par ce biais, faire part des points en voie de progression et de ceux restant à améliorer.
La réponse à cette enquête sera facultative et anonyme. Le libellé des questions, quant à lui, sera adapté à la situation particulière.
5.3.9 – Identification des difficultés
Les parties conviennent de ce que, malgré les recommandations et bonnes pratiques insufflées en matière de connexion, d’organisation et de charge de travail, il se peut que survienne une situation telle qu’un (ou plusieurs) collaborateur ne soit plus en mesure, en raison de l’organisation et de la charge de travail, de bénéficier de ses temps de repos.
Qu’il soit directement ou indirectement concerné, le collaborateur qui estimerait être face à une telle situation est invité à en faire part à l’interlocuteur (ou aux interlocuteurs) qui lui semble le plus approprié pour évoquer la situation.
Les responsables hiérarchiques peuvent être sollicités sur cette thématique dans la mesure où il leur appartient d’être attentifs à l’organisation du temps de travail de leurs collaborateurs, de l’amplitude de leur journée de travail et de leur charge de travail.
Parmi les interlocuteurs, les parties au présent accord recommandent, notamment en raison de leur aptitude à traiter ces situations, sans que cette liste ne soit ni exhaustive ni hiérarchisée :
Les Responsables des Ressources Humaines (actuellement, « People & Organization Partner »)
Le personnel médical (médecins du travail, infirmiers…)
Les représentants du personnel
La personne sollicitée étudiera alors la situation en détail avec le collaborateur qui la lui partage afin de déterminer, notamment, quelles actions il pourrait être opportun de prendre. Le cas échéant, les mesures correctives prévues ci-après pourront être mises en œuvre.
Il est entendu qu’un principe de stricte confidentialité sera respecté aussi longtemps que nécessaire.
Article 6 – Communication de l’accord
La Société souhaite s’inscrire dans un plan de communication ambitieux ayant pour objectif de favoriser les échanges entre les collaborateurs, renforcer la qualité de vie au travail et promouvoir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. C’est dans cette perspective que les différentes actions prévues dans le cadre du présent Accord feront l’objet de diverses modalités de communication et notamment :
Présentation des dispositions de l’Accord lors d’un évènement en amphithéâtre au 3DS Campus de Vélizy, ouverte à tous les collaborateurs et retransmise en direct ;
Rappels trimestriels sur les dispositifs de l’accord à destination de l’ensemble des collaborateurs ;
Organisation d’ateliers (« workshops ») à l’occasion de l’entrée en vigueur de l’Accord afin de familiariser l’ensemble des collaborateurs avec les dispositions qu’il prévoit ;
Mise à disposition de modules de formation en ligne (e-learning), dédiés aux thématiques du présent Accord.
Ces différentes mesures de communication s’ajoutent aux mesures plus spécifiques de sensibilisation et de communication prévues dans le présent Accord.
Par ailleurs, le présent Accord sera porté à la connaissance des collaborateurs par voie d’affichage sur l’intranet de la Société.
Article 7 – Modalités de suivi de l’accord
Le présent Accord fera l’objet d’une commission de suivi qui se réunira à l’initiative de la Direction, au cours du 1er semestre de chaque année.
La commission de suivi du présent Accord sera composée :
d’un-e représentant-e de chaque organisation syndicale signataire, assisté-e éventuellement d’un salarié ;
d’un-e représentant-e de la Direction des Ressources Humaines, assisté-e d’un ou deux collaborateurs.
Seront notamment transmis lors de cette Commission, les indicateurs suivants :
nombre de sessions d’information relatives aux outils organisées et nombre de participants (Article 3.2);
nombre de collaborateurs disposant d’un téléphone portable professionnel (Article 4.2.3)
date de mise en place du modèle-type de signature de messagerie électronique qui comportera une mention relative au principe du respect des temps de repos (Article 4.2) ;
date de mise en œuvre des nouveaux formulaires relatifs aux entretiens annuels de performance (Article 5.2);
date de mise en place du guide pratique sur le suivi de la charge de travail (Article 5.2);
nombre de session de sensibilisation des managers et des responsables de programmes et de projets (Article 5.2);
date de mise en œuvre du questionnaire médical (Article 5.2);
nombre de formations à la prévention des risques psycho-sociaux dispensées et nombre de participants (Article 5.2);
nombre de plans d’actions mis en place suite aux résultats GPTW (Article 5.2);
une présentation spécifique des résultats GPTW sur les questions strictement relatives à la Qualité de Vie au Travail ;
présentation des observations générales des médecins du travail dans le cadre du rapport annuel d’activité du médecin du travail (Article 5.2)
nombre de situations de surcharge de travail avérée pour lesquelles des mesures correctives ont été mises en place (Article 5.2).
Nombre de managers (Article 5.2) :
dont le Manager Index est inférieur à 60 %
concernés par le déclenchement d’une action Manager Index
dont les réponses à l’environnement de travail font ressortir un taux de satisfaction inférieur à 50 % concernés par le déclenchement d’une action sur l’environnement de travail.
Nombre d’alertes envoyées chaque mois aux collaborateurs qui, au cours de plus de deux weekends, ont activé une connexion au VPN depuis leur ordinateur professionnel
En fonction des indicateurs, des données en valeur absolue et en pourcentage pourront être présentées.
Article 8 – Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de cinq ans.
Il entrera en vigueur le 1er janvier 2019.
Article 9 – Révision de l’accord
Le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision par la Société et tout ou partie des organisations syndicales représentatives dans les conditions définies aux Articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.
En cas de demande de l’ensemble des organisations syndicales signataires, la Direction devra organiser une réunion de négociation dans les deux mois de la réception de la demande. Toute modification fera l’objet d’un avenant conformément aux dispositions légales en vigueur.
Article 10 – Formalités de dépôt et de publicité de l’accord
Le présent Accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi.
Il sera également adressé une version papier au Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent Accord est versé dans la base de données prévue à l'Article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Fait à Vélizy-Villacoublay, le ………………………….. en quatre (4) exemplaires originaux.
Pour la Société Dassault Data Services, [ ], Directrice des Ressources Humaines :
Pour l’Organisation Syndicale CFDT, [ ] , Déléguée Syndicale :
Pour l’Organisation Syndicale CFE-CGC, [ ], Délégué Syndical :
ANNEXE 1 - Modèle de Charte (communiqué à titre informatif)
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Éthique
de la connexion
Charte 3DS
SOMMAIRE
Temps de travail et de repos : quelques rappels 19
D’une bonne communication numérique… 19
…à l’optimisation des réunions 23
Sans oublier les recommandations des médecins 25
Je supprime le rituel inconscient : « Je suis connecté, donc j’existe ! » 25
Je préserve ma vie personnelle, familiale et sociale 25
Je suis la règle de Socrate : les « 3 tamis » 25
Avant-propos
Courriers électroniques, messagerie instantanée, viso-conférences… l’espace d’action offert par nos technologies numériques de collaboration est vaste et nous permet d’accroître nos échanges. Si la valeur apportée au quotidien est bien réelle, nous devons également garder la maîtrise au regard des mutations potentiellement induites par leur usage : volume d’information, sentiment d’urgence, interruption de la concentration, etc.
En juin 2017, Dassault Systèmes, en collaboration avec les partenaires sociaux, a choisi d’organiser des ateliers visant à recenser des bonnes pratiques mises en œuvre en matière de connexion et qualité de vie au travail.
De la qualité de nos messages à l’organisation de nos réunions en passant par les recommandations de nos médecins, cette charte nous invite à interroger nos réflexes dans l’usage quotidien de nos moyens de collaboration et (re)découvrir les codes d’une « connexion » optimale.
Bonne lecture !
[ ],
People@3DS EMEAR Vice President
Temps de travail et de repos : quelques rappels
Pour les collaborateurs en régime horaire, des durées maximales :
Journée de travail : pas plus de 10 heures
Semaine de travail : pas plus de 42 heures
Pour les collaborateurs en forfait annuel en jours, une recommandation, en période normale :
Journée de travail : pas plus de 10 heures
Semaine de travail : pas plus de 48 heures
Pour tous*, des temps de repos minimaux :
* sous réserve des dispositions applicables aux cadres dirigeants
Repos quotidien : 11 heures consécutives entre deux journées de travail
Repos hebdomadaire : 35 heures consécutives entre deux semaines de travail
D’une bonne communication numérique…
Soyons clairs !
Un message efficace
Privilégier des contenus concis et structurés (objet explicite, phrases courtes, attentes précises). Cela peut faciliter le traitement de la réponse par le destinataire.
Rester courtois et respectueux.
Réduire au minimum le volume des pièces jointes à nos courriels.
Une liste de distribution pertinente
Sélectionner les destinataires. Distinguer les personnes dont nous attendons une action (destinataire direct du message) de celles que nous souhaitons simplement informer (en copie du message).
Utiliser la fonction « Répondre à tous » à bon escient : tous les destinataires de l’envoi initial ne sont pas forcément concernés par notre réponse.
Éviter de mettre en copie le manager du destinataire si cela n’est pas nécessaire.
Des caractéristiques affichées
Par défaut, nos messages sont envoyés avec un indicateur d’importance normale. Néanmoins, nous pouvons attribuer à chacun de nos courriels une importante haute ou faible en cliquant sur le bouton adéquat avant envoi.
Préciser aux destinataires le caractère confidentiel du message, le cas échéant.
Pour tous les messages personnels, inscrire la mention « Perso », « Personnel » ou « Private » en objet.
Identifions-nous !
Personnaliser son profil People 360. L’affichage de notre photo est important : il s’agit du premier contact visuel avec de nouveaux interlocuteurs. Nous pouvons l’actualiser à tout moment via l’application People 360. Nos missions, responsabilités, compétences, parcours professionnel, sont autant d’éléments qui permettront également à chacun de mieux nous identifier.
Intégrer le bloc de signature 3DS dans les courriels : nos destinataires doivent pouvoir nous identifier également par notre rôle et nous joindre facilement. Vérifier que la signature soit insérée automatiquement depuis l’onglet Fichier d’Outlook (cliquer sur Options, sélectionner Courrier, cliquer sur Signature).
Ajouter une mention sous votre signature pour inciter vos interlocuteurs à ne pas répondre pendant leur temps de repos ou leurs congés. Par exemple : « Si vous recevez ce message pendant votre temps de repos ou vos congés, vous n’avez pas à y répondre immédiatement, sauf situation d’urgence ou entrant dans le cadre d’astreintes ou d’interventions planifiées. »
Soyons organisés !
Classer, ranger pour mieux s’y retrouver
Trier régulièrement nos courriels : cela permet de distinguer plus rapidement les actions effectuées et celles en cours.
Utiliser la fonction d’archivage afin de ne pas saturer notre messagerie.
Être transparent sur le temps de traitement
Informer les interlocuteurs du délai souhaité de réponse : ce temps doit être clairement indiqué dans le message et adapté en fonction de l’importance et de l’urgence du sujet.
Accuser réception d’une demande est une marque de considération. Indiquer la date à laquelle la réponse attendue pourra être apportée ou confirmer le délai demandé.
Le courriel n’est pas le seul moyen de communiquer…
Après 3 échanges de courriels sur un même sujet, privilégier le téléphone. L’organisation d’une réunion peut aussi permettre de gagner en efficacité.
Le sujet est urgent ? Privilégier le téléphone ou la messagerie instantanée.
La communication directe, verbale est aussi un moyen de faire passer les informations.
Respecter l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle
Éviter l’envoi d’un message (courriel, messagerie instantanée ou SMS) en dehors des périodes habituelles de travail afin de respecter les temps de repos de chacun.
Avoir conscience de ce que votre interlocuteur peut être sur un autre fuseau horaire et ne pas être connecté en même temps que vous
Absence : partir sereinement
Identifier votre remplaçant (en le prévenant) en accord avec votre manager.
Informer les membres de votre équipe de votre absence le plus en amont possible.
Informer les organisateurs des réunions planifiées dans la période vos congés. Indiquer le nom de votre remplaçant, demander une re-planification ultérieure ou décliner ces invitations.
Activer le message automatique d’absence qui indique les coordonnées de votre remplaçant, ainsi que la date prévue de votre retour.
…à l’optimisation des réunions
Préparer la réunion
Réserver un lieu adéquat
Vérifier la capacité d’accueil de la salle en fonction du nombre de participants attendu.
Vérifier l’équipement de la salle en fonction du besoin lors de la réservation : écran, dispositif d’audioconférence. Éviter par exemple de mobiliser une salle de visio-conférence si cela ne s’avère pas nécessaire.
La réunion est annulée ou terminée avant l’heure ? Penser à annuler également la réservation de la salle pour permettre à d’autres équipes de l’utiliser.
Cibler les participants
Inviter les participants dont la présence est réellement pertinente.
Si certaines participations sont facultatives ou pertinentes pour une partie de la réunion seulement, l’indiquer clairement (ainsi que le créneau dédié le cas échéant).
Vérifier la disponibilité de votre interlocuteur lors de la planification d’une réunion : les créneaux disponibles dans son agenda sont consultables depuis Outlook (Onglet Rendez-vous, puis cliquer sur Assistant Planification).
Envoyer une invitation explicite
Utiliser un objet concis et clair.
Indiquer la date, l’heure et le lieu.
Indiquer un ordre du jour ou quelques éléments sur l’objectif de la réunion.
Ajouter les documents pertinents en pièce jointe.
Indiquer aux participants le caractère confidentiel de la réunion en activant le paramètre Privé.
Gagner en efficacité
Définir un temps de réunion et le respecter
Définir une durée de réunion en cohérence avec le contenu.
Respecter les agendas de chacun en planifiant idéalement des réunions de 25 ou 55 minutes, afin de permettre aux participants de se rendre sans retard à la réunion suivante, le cas échéant.
S’adapter aux contraintes des participants
Tenir compte des contraintes d’agendas des participants et de leurs fuseaux horaires.
Proposer une Visio/audio-conférence pour permettre la participation à distance, y compris pour les collaborateurs basés sur le même site 3DS.
Privilégier les réunions après 9h et avant 18h.
Participer sereinement
Cultiver le fait d’être ponctuel.
Dans la mesure du possible, limiter l’utilisation de l’ordinateur portable à la prise de notes.
Couper la sonnerie de téléphone mobile afin de ne pas interrompre la discussion.
Définir les prochaines étapes
Partager clairement les actions à mettre en œuvre pour chaque participant.
Sans oublier les recommandations des médecins
[ ] 3DS Paris Campus Doctor, Medical & Care |
[ ] 3DS Paris Campus Doctor, Medical & Care |
Je supprime le rituel inconscient : « Je suis connecté, donc j’existe ! »
La journée, je me déconnecte de temps en temps :
Afin de mettre mon cerveau « au repos »
Ce mode de fonctionnement appelé « mode par défaut » permet au cerveau d’assimiler les différentes informations reçues au cours de la journée, de lui permette de faire des plans, d’avoir de nouvelles idées et donc de favoriser la créativité.
Afin de diminuer la charge mentale qui est croissante au cours de la journée
Mon cerveau fonctionne en émissivité (pensées, réflexions, travail mental) /réceptivité (recevoir les informations extérieures par nos 5 sens)
Le soir, je veille à mon endormissement :
Pour éviter un dysfonctionnement de mon horloge biologique interne qui est réglée sur l’alternance du jour et de la nuit, il est important de stopper toute lecture d’écran une heure avant de se coucher.
La lumière bleue surtout mais, plus généralement, la lumière jaune inhibent la synthèse de la mélatonine, l’hormone du sommeil.
Ne pas oublier :
Mon horloge biologique interne est également synchronisée par :
la pratique d’une activité physique régulière 3 fois par semaine
une alimentation diversifiée et à horaires réguliers
Je préserve ma vie personnelle, familiale et sociale
A l’image d’une chaise bien posée sur 4 pieds de même hauteur, l’équilibre de notre vie nécessite de préserver du temps pour soi et pour les autres.
Je suis la règle de Socrate : les « 3 tamis »
Lorsque j’envoie un courriel, je me pose ces 3 questions :
Est-ce vrai ? (vérification de l’information ?)
Est-ce bien ? (l’information va-t-elle blesser quelqu’un dans sa formulation ?)
Est-ce utile ? (mon courriel va-t-il faire avancer le sujet ?)
VOS CONTACTS
Votre manager
Votre People & Organization Partner (POP)
Votre service médical
Vos représentants du personnel
L’assistante sociale
La Mission Handicap
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