Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote électronique au sein de Fenwick Linde SAS" chez FENWICK - FENWICK-LINDE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE FENWICK LINDE SAS

La société Fenwick Linde SAS dont le siège social est 1, Rue du Maréchal de Lattre de Tassigny – 78990 Elancourt, représentée par le Président et la Directrice Ressources Humaines

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives de salariés représentées par les délégués syndicaux dûment habilités :

CFTC

CGT Fenwick-Linde

FO

D’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les parties au présent accord ont initié un processus de négociation relatif à la mise en place du vote électronique applicable à l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de Fenwick Linde SAS en 2018 et pendant la durée des mandats.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier l’organisation du processus électoral, par le recours aux outils modernes de communication,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

La mise en place du système de vote électronique permet, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation simultanée de l'ensemble des opérations électorales.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote, c’est-à-dire l’identité entre le vote par le salarié et le vote enregistré,

• S’assurer de l’unicité du vote, c’est-à-dire l’impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin,

• S’assurer de l’anonymat du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique, c’est-à-dire l’exercice du droit de vote sans pression extérieure,

• Permettre la publicité du scrutin.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par Fenwick Linde SAS, sur la base des dispositions de l’accord et du cahier des charges signé avec le prestataire.

1. Champ d’application et élections concernées

Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de Fenwick Linde SAS en 2018.

Les parties conviennent de recourir à titre exclusif au vote électronique dans le cadre des élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique en 2018 et pendant la durée des mandats.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les modalités de vote électronique sont organisées par le « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »), mandaté par la Direction et lui confient la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les stipulations du présent accord, du protocole préélectoral et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, numéro de matricule et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, représentants de la DRH ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, représentants de la DRH ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, représentants de la DRH;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou représentants de la DRH.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de déchiffrement et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés de déchiffrement par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, constituée des membres du bureau de vote et comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote, pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à distance du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, et avis de la direction, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

5. Expertise indépendante préalable

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.

6. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié en ce compris les représentants du personnel dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, expédiée par voie postale par le prestataire à son domicile.

De plus, les membres de la délégation du personnel (délégués de liste) et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation à distance sur le système de vote électronique retenu.

L'information et la formation sont notamment assurées :

- pour les membres de la délégation du personnel, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote,

- pour les membres des bureaux de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole préélectoral

La Direction et les organisations syndicales engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition du personnel et des sièges entre les collèges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord (et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales) et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail ou à distance.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole pré-électoral.

9. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats des professions de foi et les modalités de transmission au prestataire pour publication seront définis dans le protocole préélectoral.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste entière. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, dans les délais prévus par le protocole préélectoral, et à son domicile personnel :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, garantissant la confidentialité du vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter la liste des scrutins du collège pour lesquels il est appelé à voter (membres du CSE titulaires et suppléants).

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe généré aléatoirement par le Prestataire.

La validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Pendant les périodes d’ouverture du vote pour le 1er tour et, le cas échéant, pour le second tour, un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux salariés n’ayant pas voté et ce au plus tard 24 heures avant la fermeture de la période de vote.

11. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

12. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois éditées par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

5. Entrée en vigueur et durée

Le présent accord entre en vigueur à compter du 17 octobre 2018 et est conclu pour la durée des mandats des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

6. Suivi de l’accord

Il est convenu que les parties se réuniront deux mois avant une échéance électorale éventuelle (élections partielles), afin d’assurer le suivi de celui-ci, veiller à la bonne application des dispositifs qu’il instaure, et le cas échéant envisager des adaptations.

7. Révision de l’accord

Le présent accord peut faire l'objet de révision.

Sont habilitées à engager la procédure de révision d'un accord :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes du présent accord ;

2° A l'issue du cycle électoral précité, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Au plus tard dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les stipulations, objet de la demande de révision, restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

8. Dépôt

Le présent accord est déposé par la société Fenwick Linde SAS en deux exemplaires, dont une dans sa version signée, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes de Rambouillet à la diligence de la Société.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise signataires ou non.

Le présent accord est disponible sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Elancourt, le 17 octobre 2018

en 7 exemplaires originaux

Pour la société Fenwick-linde SAS

La DRH Le Président

Pour le syndicat CFTC

Pour le syndicat CGT Fenwick-Linde

Pour le syndicat FO