Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail Fenwick-Linde 2020-2022" chez FENWICK - FENWICK-LINDE (Siège)

Accord d’entreprise relatif au Télétravail

Fenwick-Linde

2020 - 2022

L’entreprise FENWICK-LINDE SAS ayant son siège social, sis 1 rue du Maréchal de Lattre de Tassigny à Elancourt (78), représentée par le Président et la Directrice des Ressources Humaines,

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives :

La CFTC

La CGT Fenwick-Linde

FO

D’autre part,

1. PREAMBULE

La société Fenwick-Linde reconnait l’importance d’une démarche de qualité de Vie au travail et souhaite encourager à ce titre le recours au télétravail pour certains métiers. Elle considère que le recours au télétravail permet de répondre à un besoin évoqué par une partie de son personnel de renforcer l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle en réduisant les trajets domicile-travail. Il permet également d’attirer des candidats (futurs collaborateurs) ne résidant pas à proximité immédiate du siège social ou des agences et donc renforce l’attractivité de l’entreprise dans sa démarche d’employeur.

Par le présent accord, les parties signataires ont souhaité mettre en place le télétravail au sein de Fenwick-Linde afin de favoriser le développement d’une organisation du travail plus souple, en phase avec les évolutions législatives et les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication. Pour autant l’ouverture du télétravail doit se faire dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité, notamment informatique, qui favorisent la qualité du travail fourni par les collaborateurs concernés.

Cet accord répond également aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone (réduction du nombre de transports).

2. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable aux salariés de Fenwick-Linde, justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise et d’au moins 6 mois dans leur fonction et remplissant les conditions d’éligibilité définies dans cet accord (art. IV).

Ne peuvent prétendre à cette organisation du travail : les salariés en CDD d’une durée inférieure à 1 an, les salariés à temps partiels en CDI ou CDD d’une durée inférieure à 80% ainsi que les alternants et les stagiaires, leur présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable à leur formation.

3. OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail est une modalité d'organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une volonté réciproque et une relation de confiance entre le manager et les salariés concernés.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne au sens du présent accord, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur (Ex : salariés itinérants).

Les trois caractéristiques principales du télétravail sont :

• La localisation du collaborateur à son domicile ;

• Le caractère volontaire de ce mode de travail ; à savoir, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter cette formule ni ne peut l’imposer à la direction ;

• L’utilisation sécurisée des technologies de l’information et de la communication.

Il existe différents types de télétravail : le télétravail régulier et le télétravail occasionnel ou exceptionnel. Le présent accord a pour objet d’encadrer le télétravail régulier et le télétravail occasionnel ou exceptionnel au sein de Fenwick-Linde.

Le présent accord ne concerne pas les situations d’aménagement de poste pour raison de santé.

1. Le télétravail régulier

Le jour de télétravail sera déterminé d’un commun accord entre le responsable hiérarchique et le salarié au regard notamment des besoins du service et de la fonction du salarié. Ce jour peut-être fixe ou variable.

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et préserver le bon fonctionnement des activités, le nombre de jours maximum télétravaillés par semaine est de 1 jour.

2. Le télétravail occasionnel ou exceptionnel

• Télétravail occasionnel

En cas de situation inhabituelle, le salarié non télétravailleur mais qui souhaite bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de télétravail devra en faire la demande par courriel à son responsable au moins 48 heures avant la date souhaitée. Le responsable sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement.

En tout état de cause, le collaborateur qui souhaite recourir au télétravail à titre occasionnel devra impérativement être déjà doté d’un ordinateur portable dans le cadre de sa fonction.

Cette demande concernera le télétravail en journée complète.

• Télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles ou de situations d’urgence comme des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes…), une épidémie, une grève importante des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur pour tout ou partie des salariés afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce type de situation, le recours au télétravail peut également être demandé par les collaborateurs. La demande préalable se fera par courriel auprès de la hiérarchie.

Cette demande concernera le télétravail en journée complète.

Le télétravail pour circonstances exceptionnelles concerne également les télétravailleurs réguliers.

4. PÉRIMÈTRE DU TÉLÉTRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

Le passage en télétravail d’un salarié suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :

1. Capacité du salarié

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance. Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail. Une bonne connaissance des outils et des procédures propres à Fenwick-Linde est également requise.

Ces compétences sont appréciées objectivement par le manager tout au long de l’année et notamment dans le cadre de l’entretien de contribution annuel. Un collaborateur ne satisfaisant pas aux attentes de sa hiérarchie ne peut prétendre à bénéficier du télétravail.

2. Tâches compatibles avec le télétravail

Le télétravail est ouvert aux seules activités et fonctions pouvant être exercées à distance.

L’analyse de la compatibilité du poste au télétravail est menée au regard notamment des contraintes techniques (accès aux outils IT, documents…), de l’organisation du service, de la nécessité d’une présence dans les locaux. A chaque début d’année, la liste des postes non éligibles au télétravail sera remise à jour et communiquée aux collaborateurs sur l’Intranet.

Ne sont pas éligibles au télétravail les fonctions qui :

• Exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (par exemple : Techniciens Service Atelier, Technicien Services Généraux, Responsable Service Atelier)

• Par nature, sont itinérantes et dont l’organisation du travail nécessite des déplacements réguliers et systématiques en clientèle afin d’y assurer une prestation commerciale ou de service (par exemple : les attachés commerciaux, les Techniciens Service Client)

• Impliquent l’accès et/ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l'entreprise.

3. Condition d’ancienneté dans le poste

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise et d’au moins 6 mois dans sa fonction.

5. MODALITÉS D'ACCÈS AU TÉLÉTRAVAIL

1. Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du salarié bénéficiant du dispositif que de l’employeur.

L'organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Les parties signataires rappellent l’absence de toute différence de traitement entre les collaborateurs télétravailleurs ou non, notamment en termes de répartition des tâches au sein du service, de formation, d’évaluation des résultats.

2. Conditions de passage au télétravail

L'exercice du télétravail est soumis à l’accord du salarié et de l’employeur.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier, doit en faire la demande au moins un mois avant la date souhaitée par écrit à son responsable, avec copie au département des Ressources Humaines. Afin d’aider le collaborateur dans son choix, la procédure prévoit que le salarié renseigne et joigne à sa candidature, une grille d’auto diagnostic lui permettant de mieux appréhender les impacts de ce mode d’organisation.

Le passage en télétravail nécessite une analyse du responsable hiérarchique pour apprécier la demande en fonction des conditions d’éligibilité. Un entretien entre le responsable hiérarchique et le collaborateur sera donc organisé, entretien au cours duquel seront notamment exposés les motivations et les souhaits de modalités d’exécution.

L’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour accepter ou refuser la demande. La réponse doit être donnée par écrit. En cas de refus, celui-ci devra être motivé.

En cas d’acceptation du télétravail, un document reprenant l’ensemble des engagements à respecter sera signé par le collaborateur et archivé par la Direction des Ressources Humaines. Un avenant au contrat de travail sera également signé.

3. Réversibilité

• Réversibilité à la demande du salarié

Le salarié peut décider unilatéralement de mettre fin au télétravail. Pour cela, il devra adresser sa décision par écrit à son responsable hiérarchique et respecter un délai de prévenance de 8 jours. Il devra dans le même délai restituer les équipements que l’entreprise aura pu mettre à sa disposition pour permettre d’exercer une activité à distance (ordinateur portable par exemple). Le collaborateur n’aura pas à justifier sa décision.

• Réversibilité à la demande de l’employeur

Le responsable hiérarchique pourra demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise notamment pour des raisons suivantes :

• Non-respect des règles du télétravail constaté,

• Problème de performance du salarié,

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données

• Evolution de l’organisation du service, du site et/ou du groupe, 

• Evénements externes ne permettant pas la mise en œuvre du télétravail

Le(s) motif (s) de cette décision seront présentés au salarié par le responsable et notifié(s) par écrit au collaborateur. Le responsable en informera la Direction des Ressources Humaines. La fin du télétravail prendra effet 8 jours à compter de la notification au salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Par ailleurs, en cas de changement de fonction, de poste, de service du collaborateur télétravailleur, il sera mis fin automatiquement et de plein droit au télétravail. Il appartiendra au salarié, s’il le souhaite, de formuler une nouvelle demande de télétravail afin que cette dernière soit examinée après 6 mois minimum passés dans la nouvelle fonction.

6. MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

1. Jour et horaire de travail

Le télétravail régulier doit s’organiser dans la limite d’une journée par semaine. Le jour de télétravail doit être identifié d’un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Dans la mesure du possible, un planning prévisionnel mensuel est établi selon les modalités convenues avec le responsable en début de chaque mois.

Le télétravailleur comme son responsable pourront modifier ce jour en fonction des impératifs de service, avec un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum, dans la mesure du possible.

Les jours de télétravail ne sont ni récupérables ni cumulables. Si pendant une semaine donnée, le collaborateur est dans l’impossibilité de mobiliser une journée de télétravail qu’elle qu’en soit la raison, ce jour ne peut être ni reporté, ni cumulé.

2. Suspension temporaire du télétravail

Si les nécessités de service l’imposent, le responsable peut suspendre temporairement le bénéfice du télétravail ou décider d’en modifier le jour.

Certaines suspensions peuvent être prévisibles (exemple : clôture comptable).

A l’inverse, certaines suspensions peuvent ne pas être prévisibles (appel d’offre, demande exceptionnelle ou urgente pour un client, pic d’activité…). Dans ces situations de contraintes fortes, il pourra être demandé au collaborateur d’être présent sur son lieu de travail habituel avec un délai de prévenance de 2 jours ouvrés dans la mesure du possible.

3. Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile du collaborateur, au sens de résidence principale, tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise (DRH).

Les parties rappellent que le fait de travailler à son domicile dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à l’exercice du télétravail, le salarié doit :

• Disposer d’un abonnement internet et d’une connexion ADSL haut débit (débit minimal conseillé de 2Mbps),

• Attester qu’il dispose d’un espace de travail dédié et d’un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail,

• Justifier d’une assurance multirisques habitation couvrant le télétravail à domicile,

• Attester de la conformité des installations électriques (logement équipé d’une prise de terre et un disjoncteur).

A ce titre, le salarié transmettra à la Direction des Ressources Humaines :

• La photocopie d’une attestation d’assurance couvrant le télétravail au domicile

• Une déclaration sur l’honneur de la conformité des installations et des lieux

En cas de changement de domicile, le salarié prévient l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse, au plus tard dans les 8 jours suivant le déménagement. Pour des raisons de sécurité pour le salarié comme pour le bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause par le responsable.

4. Durée du travail

La durée du travail du salarié en télétravail n’est pas modifiée.

Le salarié exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son contrat de travail et dans l’accord sur l’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de Fenwick-Linde.

Ainsi, lorsqu’il est amené à travailler en télétravail, le salarié exerce son activité à son domicile dans le respect des plages fixes en vigueur au sein de Fenwick Linde. Le salarié doit être joignable par tout moyen sur ces plages horaires. Il est tenu de répondre aux appels (par téléphone, Skype ou Teams), de participer aux visioconférences auxquelles il est convié et de consulter sa messagerie professionnelle. Le salarié s’engage également à être disponible via les outils collaboratifs mis à sa disposition par l’entreprise.

5. Contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en entreprise.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, en utilisant l’outil de suivi mis en place dans l’entreprise. A ce titre, les collaborateurs actuellement soumis au badgeage doivent pointer à distance via l’outil de gestion des temps.

En outre, le télétravailleur doit inscrire sa journée de télétravail dans l’agenda Outlook.

6. Equipement

Les équipements mis à disposition par l’entreprise se composent d’un ordinateur portable et d’un accès à distance nécessaire pour accomplir la mission (connexion réseau entreprise). Le collaborateur s’engage à en faire un usage conforme à sa destination et à en avoir l’usage exclusif.

Pour les télétravailleurs ayant nécessité d’être en relation téléphonique avec des personnes extérieures à notre organisation, un téléphone portable sans data est mis à disposition, sauf si le collaborateur dispose déjà d’un téléphone ou Smartphone dans le cadre de sa fonction.

Il n’est prévu aucun équipement supplémentaire.

L’assistance à l’utilisation des équipements à distance fournis par l’entreprise se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

7. Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatiques et de confidentialité en vigueur au sein de Fenwick-Linde et du groupe. Il est notamment tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur et de la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise.

Pour des raisons de sécurité, le collaborateur en télétravail doit utiliser le matériel informatique mis à disposition par l’entreprise. Ainsi, il se doit de respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’entreprise.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et méthodes de commercialisation des produits et services de l’entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

En outre, il est rappelé qu’aucun document à caractère confidentiel susceptible de porter atteinte à l’entreprise ne doit être sorti des locaux de l’entreprise.

8. Santé, sécurité et assurance

Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de Fenwick-Linde relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail et doivent être strictement respectées par le collaborateur comme par le responsable hiérarchique.

En cas de maladie ou d’accident à son domicile pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit informer son manager et la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

9. Droit à la déconnexion

Il est rappelé que le droit à la déconnexion fait l’objet d’un accord d’entreprise signé le 26 juillet 2017 et qu’il convient d’appliquer les dispositions de cet accord aux situations de télétravail.

7. DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

Il entre en vigueur le 1er février 2020 et prendra fin de plein droit le 31 janvier 2022.

2. Suivi de l’accord

Un bilan de l’accord est établi une fois par an et présenté lors d’une réunion de la CSSCT, qui en rend compte au CSE.

Les indicateurs servant de base à ce bilan sont les suivants :

• Le nombre de télétravailleurs par agence/Direction, par catégorie-socio professionnelle, par sexe

• Le nombre de demandes de télétravail

• Le nombre de refus

• Le nombre d’arrêts définitifs de télétravail

3. Révision / dénonciation de l’accord

Les parties pourront réviser ou dénoncer le présent accord dans les conditions fixées par la loi.

4. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est déposé par la société Fenwick-Linde en deux exemplaires, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation dont une dans sa version signée, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord est remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes de Rambouillet à la diligence de la société Fenwick-Linde.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise signataires ou non.

Enfin, le présent accord est disponible sur l’intranet de l’entreprise et mention de cet accord est faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à Elancourt, le 23 janvier 2020

En 6 exemplaires originaux.

Pour la société Fenwick Linde SAS

Pour la CFTC

Pour la CGT Fenwick-Linde

Pour FO