Accord d'entreprise "Un Accord Collectif d'Entreprise relatif aux Modalités d'Exercice du Droit à la Déconnexion" chez ESPACE - ETUDES SERVICES PRESTATIONS AERONAUTIQUES EN CONTROLE ET EQUIPEMENT (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE :

RELATIF AUX MODALITES D’EXERCICE

DU DROIT A LA DECONNEXION

(Articles L.2242-17 du code du travail)

Entre

La Société E.S.P.A.C.E. SAS, au Capital de 2 000 000 €, enregistrée à l’URSSAF de NANTES sous le n° 612581561, dont le siège social est situé à SAINT ANDRE DES EAUX - 44117 – 7 rue des Pédras, représentée par xxxxxxxxxx, agissant en qualité de P.D.G

D’une part

Et

La section ESPACE du syndicat de la métallurgie CGT – maison des syndicats – 4, rue Marceau – 44600 SAINT NAZAIRE, représentée par xxxxxxxxxx, agissant en qualité de délégué syndical

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail, elles répondent aux attentes des collaborateurs de bénéficier d’une plus grande souplesse dans l’organisation de leur travail et sont essentielles au bon fonctionnement de notre entreprise.

Cependant ces TIC peuvent, si elles ne sont pas maitrisées, estomper la frontière entre le lieu de travail et le domicile d’une part, entre le temps de travail et le temps consacré à la vie personnelle d’autre part. Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent se concevoir comme un outil facilitant le travail des collaborateurs et être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Dans le cadre de la négociation annuelle 2018 sur le thème « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » les partenaires sociaux se sont réunis pour aborder les modalités d’exercice du droit à la déconnexion et la mise en place de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques professionnels.

L’objectif du présent accord est de garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé, les conditions et l’environnement de travail de chacun au sein de la société ESPACE SAS.

Cet accord détermine non seulement les modalités d’exercice du droit à la déconnexion pour tous les salariés concernés quelle que soit la nature de leur contrat ou de leur régime horaire et il promeut également des recommandations pour un meilleur usage des outils numériques professionnels.

De par son objet, cet accord sera relié la charte informatique de l’entreprise.

Article 1 : Objet et champ d’application de l’accord

1. Objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités du droit à la déconnexion pendant les temps de repos.

2. Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des établissements de l’entreprise E.S.P.A.C.E. SAS et à l’ensemble des salariés de l’entreprise quelle que soit la nature de leur contrat.

Article 2 : Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour tout salarié sans que cela puisse lui être reproché ou qu’il puisse être sanctionné, de ne pas être connecté à des outils numériques professionnels matériels ou dématérialisés en dehors de son temps de travail (c’est-à-dire en dehors de ses horaires de travail durant lesquels il est à la disposition de son employeur et en dehors de ses jours de repos et de congés).

L’utilisation de ce droit à la déconnexion par le salarié ne peut pas conduire sa hiérarchie à minorer l’évaluation de sa contribution.

La mise en œuvre appropriée de ce droit nécessite la définition et le respect par chacun de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques, mais aussi la reconnaissance de circonstances particulières dans lesquelles il peut être demandé au salarié de rester joignable (hors astreinte).

Article 3 : Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

3.1. Principes et bonnes pratiques du droit à la déconnexion

L’utilisation professionnelle des outils d’information et de communication mis à disposition des salariés par l’employeur s’effectue par principe sur le temps de travail.

Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique veille à se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriel en dehors de ses horaires habituels de travail.

Néanmoins, si un salarié était amené à adresser un courrier électronique en dehors des heures d’ouverture de l’établissement, il lui est demandé d’utiliser plutôt la fonction d’envoi différé de sa messagerie électronique. Dans tous les cas, il n’exigera pas de réponse immédiate de la part de son interlocuteur, ni ne fixera une échéance si brève qu’elle nécessiterait un travail pendant les temps de repos de son interlocuteur. Pour les messages qui seront reçus en différé, l’expéditeur veillera également à fixer un délai suffisant pour le travail demandé.

Par ailleurs, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Les salariés ne sont pas tenus de communiquer leur numéro de téléphone personnel. Si un salarié le fait, ce numéro ne peut être utilisé qu'en cas d’urgence et de manière exceptionnelle.

Avant toute période d’absence planifiée (congés, congés maternité ou paternité, jour non travaillé en raison d’un temps partiel…), il est demandé aux salariés de configurer une réponse automatique à leurs courriers électroniques professionnels en indiquant les personnes à contacter en cas d’urgence et en veillant à ce que cette réponse automatique soit adressée aussi bien aux correspondants internes qu’externes.

Lorsque du fait des déplacements ou collaborations avec d’autres entité des collaborateurs sont amenés à échanger avec des interlocuteurs situés dans des pays à fuseaux horaires différents (Tunisie…), et que la situation est connue, il convient de tenir compte, dans la mesure du possible, du décalage horaire.

3.2. Rôle de l’encadrement

Il est souligné le rôle majeur du management qui doit être exemplaire dans la mise en œuvre de ces bonnes pratiques citées précédemment. Les managers doivent notamment rappeler régulièrement à leurs collaborateurs ces règles communes de travail et la nécessité qu’elles soient respectées.

La hiérarchie devra veiller au respect de ce droit sauf circonstances exceptionnelles, nées de l’urgence ou de l’importance des sujets traités.

Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs temps de travail étant précisé que la hiérarchie s’assurera par son exemplarité au respect de cette mesure en s’attachant, à ne pas contacter leurs collaborateurs entre 20h et 7 h du matin ainsi que pendant les week-ends et jours de repos.

3.3. Limitation de la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie professionnelle

L’usage de la messagerie ne peut se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions de mise en copie (« CC » ou « Cci ») ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• Ne pas se tenir à une obligation de réponse en dehors des heures de travail.

• La messagerie à distance ne doit pas être installée et utilisée sur un téléphone ou un ordinateur personnel

3.4. Limitation de l’impact des outils numériques professionnels sur la santé et la vie personnelle et privée du collaborateur

L’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle est importante pour la qualité de vie au travail, pour la motivation et la satisfaction au travail des salariés, et pour leur équilibre personnel. Or, la messagerie électronique permet de consulter ses messages en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant ainsi plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée.

Les outils numériques professionnels doivent donc être utilisés à bon escient dans le respect des personnes et de leurs vies privées.

Ainsi, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi de mail et d’utiliser les fonctions d’envoi de mails différés ;

• S’interroger sur le moment le plus opportun pour envoyer des sms et passer des appels téléphoniques aux collaborateurs ;

• D’envoyer leurs messages durant les heures habituelles de travail ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Activer « le gestionnaire d’absence du bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Ne pas se connecter à sa boite mail de son domicile

3.5. Suivi de l’exercice du droit à la déconnexion des collaborateurs

Le respect du droit à la déconnexion est un élément sur lequel manager et collaborateurs échangent, si besoin, chaque année au cours de l’entretien annuel ou à la demande du collaborateur ou du manager.

En cas de dérive dans l’application des bonnes pratiques citées ci-dessus, le manager ou le collaborateur qui constaterait cette dérive peut en avertir le service Ressources Humaines directement ou via les représentants du personnel.

3.6. Bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques en cas de circonstances particulières

Sans être en contradiction avec l’objectif de préservation des temps de repos des salariés, les règles relatives au droit à la déconnexion ne doivent pas compromettre l’exigence d’une continuité de service lors de circonstances particulières.

Du fait de leur haut niveau de responsabilité, certains salariés peuvent être contactés en cas de circonstances particulières et sont amenés à répondre à ces sollicitations professionnelles occasionnelles. Dans ce cas, ils seront appelés sur leur téléphone ou smartphone professionnel.

S’entendent par situations particulières :

• Les situations imprévisibles et/ou urgentes dans lesquelles la sécurité des personnes ou des biens, la sécurité industrielle ou la sécurité et le fonctionnement du système d’informations est mise en jeu.

• De telles circonstances peuvent nécessiter l’intervention exceptionnelle de salariés spécialistes du domaine concerné. Dans ce cadre et compte tenu du caractère urgent de la situation, ces salariés pourront être joints sur le téléphone mis à leur disposition ou sur leur téléphone personnel. Ces situations étant par nature imprévisibles, il ne pourra pas leur être reproché de ne pas répondre et/ou pouvoir donner suite.

  • Les situations dans lesquelles des difficultés surviennent pouvant mettre en péril les engagements de la société.  dans ce cas, il pourra être convenu, d’un commun accord avec la hiérarchie, de rester

joignable et/ou de collaborer pendant les temps de repos sur une période limitée.

En aucun cas, ces situations ne peuvent résulter d’un manque d’anticipation par le demandeur d’une échéance devenue imminente pour justifier de joindre un collègue ou un collaborateur. Elles doivent également rester occasionnelles et impacter les salariés concernés pendant une période de temps limitée. Dans le cas contraire, une analyse de la situation devra être menée pour y remédier.

Article 4 : Actions de prévention relative à l’exercice du droit à la déconnexion

3. 3. Actions de prévention

      1. Charte informatique

La charte informatique de l’entreprise sera revue au cours de l’année 2019 afin d’intégrer un message particulier de prévention sur les risques liés à l’hyper connexion et le droit de chacun à la déconnexion. Cette charte reprendra par écrit les bonnes pratiques abordées ci-dessus, ainsi que les mesures listées ci-après.

2. Système de prévention par défaut sur les smartphones professionnels

Une application permettant au salarié de visualiser son activité numérique et de piloter ses temps de connexion et de déconnexion sera systématiquement installée sur l’ensemble des smartphones professionnels remis aux salariés. Le paramétrage par défaut de cette application sera le suivant : déconnexion de l’appareil chaque jour entre 20h00 et 07h00 le lendemain. Le salarié, en pleine connaissance et responsabilité de ses pratiques, pourra librement modifier ce paramétrage en fonction des contraintes propres à son activité et de ses aspirations personnelles.

4. Rationalisation du recours aux outils numériques dématérialisés (connexions VPN, accès réseaux à distance, messagerie…)

   3. Rationalisation des accès VPN

Des accès VPN ont pu être ouverts dans des circonstances précises et pour des besoins précis à des collaborateurs (équipés d’ordinateurs portables ou non). Ainsi un audit de situation de tous les accès VPN sera mené de façon systématique auprès des managers afin d’évaluer la pertinence de chaque cas. Dans le cas où un accès VPN ne se justifie plus, cet accès sera systématiquement fermé sur demande du manager qui en informera le collaborateur.

4. Limitation d’accès au compte réseau à distance

Le compte réseau se verra appliqué un paramétrage par défaut, empêchant l’envoi/la réception d’e-mail par la messagerie, ainsi que l’accès au réseau informatique de l’entreprise pour l’ensemble des salariés hors 2x8 et 3x8, sur le créneau horaire 20h00 – 7h00. Ce paramétrage pourra être modifié à la demande du salarié après signature d’une décharge auprès du service RH l’informant de ses droits et le prévenant des risques encourus ainsi qu’après ouverture d’un ticket informatique par l’intéressé qui reste acteur informé et responsable de l’application de son droit à la déconnexion.

5. Rationalisation de l’attribution des outils numériques physiques permettant le travail à distance (téléphones portables/smartphones, ordinateurs portables)

   5. Téléphones portables & smartphones

Les téléphones portables et smartphones ne doivent être demandés par la hiérarchie que pour les salariés répondant aux situations professionnelles suivantes :

• Les salariés se déplaçant très régulièrement, afin de leur permettre d’être joignables et de consulter leur messagerie plus facilement lors de ces déplacements. En complément des bonnes pratiques contenues dans le présent accord, des modes d’utilisation seront rappelés à ces salariés lors de l’attribution du smartphone.

• Les salariés dont les activités ou responsabilités professionnelles pourraient nécessiter qu’ils soient contactés dans des situations particulières pendant leur temps de repos.

  6. Ordinateurs portables

Les ordinateurs portables ne doivent être demandés par la hiérarchie que pour les salariés répondant aux situations professionnelles suivantes :

• Les salariés se déplaçant très régulièrement, afin de leur permettre de disposer systématiquement d’un ordinateur lors de ces déplacements.

• Les salariés dont les activités ou responsabilités professionnelles pourraient nécessiter qu’ils soient contactés et doivent travailler dans des situations particulières pendant leur temps de repos.

• Les salariés amenés très fréquemment à faire des présentations informatiques lors de réunions dans les différents bâtiments de l’entreprise.

  7. Audit de situation et résolution

Un audit des situations des salariés équipés de ces outils sera mené une fois par an à compter de 2019. Les managers pourront échanger avec leurs collaborateur chaque année au cours de l’entretien annuel sur la pertinence des outils numériques qui leurs sont mis à disposition.

Les salariés n’entrant pas dans le cadre des situations décrites ci-dessus se verront remplacés ces équipements par des équipements mieux adapté à leur situation. La finalité d’un téléphone portable ou smartphone et d’un ordinateur portable chez ESPACE SAS étant sa stricte nécessité professionnelle et non d’être un avantage statutaire, tout téléphone portable/smartphone ou tout ordinateur portable inadéquatement attribué se verra retiré et remplacé par un équipement adéquat.

Article 5 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet au 1^er janvier 2019.

Article 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant sa période d’application par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

Article 7 : Formalités de dépôt de l’accord

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DIRECCTE), ainsi qu’au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de St Nazaire.

Par ailleurs, cet accord sera également porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la société ESPACE SAS, par voie d’affichage.

Fait en quatre exemplaires,

A SAINT ANDRE DES EAUX, le 21/12/2018