Accord d'entreprise "Charte du télétravail" chez OPTIMUS - HOPENING (Siège)

Charte du Télétravail Puteaux 2 septembre 2021

Principes fondamentaux

• Le strict respect du volontariat

• La préservation du lien social et le respect de la vie privée

• La réversibilité

• L’absence de différence de traitement entre les télétravailleurs et les travailleurs en présentiel

Le choix du télétravail

Dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du travail, d’allongement des temps de transport, Hopening souhaite être acteur de cette transformation de l’organisation du travail et permettre à ses salariés de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, tout en améliorant la performance et l’efficacité de notre organisation au service de nos clients.

Hopening souhaite s’inscrire pleinement dans les récentes évolutions (flex office) et aspirations sociétales (télétravail) qui favorisent une plus grande flexibilité de l’organisation du travail, afin de concilier bien-être des salariés et dynamique, créativité et cohésion du groupe.

La définition du télétravail

Le télétravail est défini à l’article L1222-9 du code du travail :

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les avantages du télétravail

Le travail en présentiel

Le présentiel permet de réaliser les activités qui par nature ne peuvent être réalisées à distance, ou celles qui gagnent en efficacité à être réalisées en présentiel (interactions collectives). Il permet également de renforcer la cohésion sociale et humaine indispensable et d’assurer un équilibre collectif et un lien social.

Le travail en distanciel

Le distanciel permet, en diminuant le temps de transport, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et favorise la concentration pour une meilleure efficacité personnelle et collective.

Aménagement des espaces de travail

Le télétravail représente un élément structurant d’une organisation du travail bimodale. Les nouveaux modes d’organisation du travail induisent une adaptation des espaces de travail : création d’espaces de travail collaboratifs et de bureaux partagés (flex) afin de favoriser le bien-être au travail :

> Création de nouveaux lieux de réunion

> Projet d’équiper les bureaux d’écrans souris et claviers à dispo

> Création de lieux pour s’isoler, ou acquisition de casques pour les visio-conf, les call

> Lieux de co-working

Critères de mise en œuvre : Principe du volontariat et de l’accord mutuel

Seul le salarié peut être à l’initiative d’une demande (par mail au manager + copie RH) de télétravail, il ne peut pas lui être imposé et, réciproquement, ne peut être obtenu par le salarié sans accord de l’Entreprise. Il y a un principe de double réversibilité, à l’initiative de l’employeur et/ ou du salarié, c’est-à-dire que l’un et l’autre peuvent revenir sur sa demande ou son accord de télétravail.

Pour maintenir la cohésion et la qualité du travail en équipe, une bonne circulation de l’information, la communication de manière générale, et éviter les risques d’isolement, le télétravail s’exercera en respectant une présence physique dans les locaux ou en déplacement en clientèle d’au moins 3 jours par semaine (sauf accord contractuel préexistant ou certificat médical - Une attention particulière doit être portée aux situations pour lesquelles le télétravail a fait l’objet d’une recommandation par le médecin).

Conditions d’éligibilité

> La confiance mutuelle entre le salarié et le manager est un des points essentiels (respect des délais, qualité du travail fourni, atteinte des objectifs, respect de la charge de travail , respect des horaires de travail).

> L’organisation de l’équipe pour envisager au mieux la vie du collectif de travail. La présence du salarié est requise pour assister aux réunions d’équipe par exemple. Le télétravailleur n’a pas de droits acquis sur des jours fixes : il doit pouvoir s’adapter en fonction des contraintes professionnelles (Réunions clients, par exemple).

La décision du manager : les points essentiels à vérifier

> Les activités du salarié doivent pouvoir être réalisées tout ou partie à distance (faisabilité technique, conditions de sécurité et de confidentialité des données, les contraintes organisationnelles)

> Le manager doit s’assurer que l’autonomie du salarié (maîtrise des outils, respect des procédures et des méthodes de travail, autonomie générale) est suffisante pour que le travail soit réalisé à distance.

> Aucune ancienneté minimum est exigée c’est au manager d’estimer le degre d’autonomie du salarié et la compatibilité du télétravail avec le besoin de formation et d’accompagnement du salarié (nouveaux embauchés, les stagiaires , les alternants …)

Période d’adaptation et réversibilité

> Afin de permettre au salarié et au manager d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation de 3 mois est prévue. Durant cette période d’adaptation, le salarié ou le manager pourra décider de l’arrêt du télétravail (délai de prévenance de 15 jours).

> La réversibilité, au-delà de la période d’adaptation de 3 mois est également possible à l’initiative soit du manager, soit du salarié, moyennant un délai de prévenance de 1 mois maximum.

Lieu d’exercice du travail

Le télétravail à domicile : le salarié exerce son activité à son domicile (adresse figurant sur son bulletin de salaire et/ou à une autre adresse sous réserve de sa déclaration par le salarié)

Le collaborateur qui souhaite ponctuellement exercer le ou les jours de télétravail dans un autre lieu que celui déclaré, devra obtenir l’accord préalable de son manager. Le lieu d’exercice du télétravail doit remplir les conditions suivantes

> Disposer d’une connexion internet suffisante

> Disposer d’un espace de travail dédié adapté

> Conformité électrique

> Le lieu du télétravail doit être couvert par une assurance « multirisque habitation » en cours de validité , le salarié a déclaré à son assureur exercer une activité professionnelle dans ce lieu au format télétravail.

> Le salarié doit fournir une attestation d’assurance aux RH

Organisation : durée

1/ Les modalités du télétravail s’inscrivent dans le nouveau modèle d’organisation du travail : quand un salarié s’inscrit volontairement dans le télétravail, il s’engage à en respecter le cadre (la présente charte).

2/ A compter du 1^er septembre, tout salarié volontaire pourra télétravailler au maximum 2 jours par semaine. Les jours de télétravail non pris ne sont pas reportables sur la période suivante.

3 / Le manager planifie de façon hebdomadaire, mensuelle, ou trimestrielle les jours de télétravail de son équipe sur la base de la demande formulée par le salarié et validée par le manager.

4/ Le télétravail s’effectue par journée entière (une demie journée de télétravail est comptée comme une journée entière).

5/ Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jours en présentiel n’est pas proratisé en fonction du temps de travail => le minimum de 3 jours de présentiel (sur site ou en clientèle) doit être respecté.

6/ Le télétravailleur n’a pas de droits acquis sur des jours fixes.

Souplesse et situations exceptionnelles

1/ En cas d’impératifs opérationnels de service, le manager peut suspendre sans délai et de manière temporaire le télétravail et requérir la présence permanente du salarié sans remettre en cause cette forme d’organisation de travail. Dans la mesure du possible, le manager devra respecter un délai de prévenance de quelques jours pour demander au salarié de modifier une journée de télétravail (exemple réponse à un AO a rendre sur un délai très court)

2/ De même, le salarié peut ponctuellement, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de quelques jours, renoncer au jour de télétravail fixé sous réserve de l’obtention de l’accord de son manager.

3/ Des situations exceptionnelles collectives (grèves, intempéries, épidémie …) ou individuelles (grève école, recommandation médicale sans arrêt de travail) peuvent conduire à imposer ou autoriser temporairement du télétravail à 100 % à l’ensemble des collaborateurs ou à un salarié, ou encore à aller au-delà de la présente Charte (si c’est de façon pérenne pour un salarié, cela fera alors l’objet d’un avenant au contrat de travail).

Temps de travail

1/ Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes horaires de travail (horaires collectifs de travail de 9h30 à 18h ou selon l’horaire précisé dans son contrat de travail avec une heure de pause déjeuner), et doit être joignable sur cette plage horaire.

2/ Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude horaire.

3/ Le manager doit veiller au respect de l’équilibre entre vie personnelle / vie professionnelle et des temps de repos. L’employeur est tenu de respecter la vie privée des télétravailleurs.

4/ Le télétravailleur a droit à la déconnexion pendant la durée légale du repos quotidien. Le manager veillera au respect de ce droit.

Le manager doit être en alerte face à un télétravailleurs qui travaille de façon répétée en dehors des horaires de travail.

Equipement

1/ Le salarié en télétravail utilise l’équipement professionnel fourni par l’entreprise : ordinateur portable, téléphone portable, éventuellement écran supplémentaire, messagerie électronique, accès sécurisé (VPN).

2/ Le salarié est responsable de cet équipement et doit en prendre le plus grand soin et en garantir la sécurité d’accès. Le matériel doit être utilisé exclusivement à des fins professionnelles.

3/ En cas de détérioration, perte ou vol, l’entreprise doit être informée dans les plus brefs délais

L’entreprise reste propriétaire du matériel mis à disposition du salarié qui devra le rendre en cas de départ. La maintenance du matériel est assurée par l’entreprise.

4/ Frais : après avoir obtenu l’accord de son manager, le télétravailleur pourra se faire rembourser les frais occasionnés par le télétravail (frais réel : fournitures …).

Sécurité

1/ Toutes les dispositions légales et conventionnelles sont applicables au télétravailleur

2/ Accidents du travail : tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail, sera considéré comme un accident de travail et déclaré comme tel à l’employeur (manager + DRH)

3/ En cas d’arrêt de travail, le télétravailleur doit en informer sans délai son manager et la DRH et transmettre l’arrêt dans les mêmes délais.

4/ Obligation du télétravailleur : le salarié en présentiel ou en télétravail doit respecter les mêmes obligations : respect du règlement intérieur, protection des données, confidentialité, discrétion, tenue vestimentaire adéquate …

> La présente Charte a été présentée et discutée avec les représentants du personnel (CSE), leur avis a été recueilli.

> La Charte rentre en application le 1^er septembre 2021, pour une durée d’un an. Au terme de l’année, elle pourra être prolongée ou non.

> En cas de modification de la Charte, ces modifications envisagées seront présentées et discutées avec le CSE

> Les contrats de travail prévoyant du télétravail avant la mise en place de cette Charte, restent d’actualité