Accord d'entreprise "ACCORD DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L'UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DIGITAL VIRGO" chez VIRGO FACILITIES (Siège)

ACCORD DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DE L'UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DIGITAL VIRGO

ENTRE LES SOUSSIGNEES

L'Unité Économique et Sociale Digital Virgo (ci-dessous dénommée « l’UES Digital Virgo » ou « les sociétés de l’UES »), constituée par :

• La société PARUVENDU.FR, dont le siège social est 86, rue Paul Bert – 69003 LYON, représentée par la société Pandora Invest, en sa qualité de Président, elle-même représentée par M. XXXXXX,

• La société VIRGO FACILITIES, dont le siège social est 88, rue Paul Bert – 69003 LYON, représentée par M. XXXXXX en sa qualité de Gérant,

• La société DIGITAL VIRGO FRANCE, dont le siège social est 350, rue Denis Papin – CS 90554 – 13594 AIX-EN-PROVENCE Cedex 3, représentée par M. XXXXXX, en sa qualité de Directeur Général,

• La société PS MOBILE ACCESS, dont le siège social est 350, rue Denis Papin – CS 90554 – 13594 AIX-EN-PROVENCE Cedex 3, représentée par M. XXXXXX, en sa qualité de Président,

• La société ADDICT MOBILE TECHNOLOGY, dont le siège social est 128 Quai de Jemmapes – 75010 Paris, représentée par la société Lalbatros, en sa qualité de Président, elle-même représentée par M. XXXXXX,

Ayant dûment mandaté M. XXXXXX, agissant dans le cadre du présent accord tant au nom et pour le compte de la société VIRGO FACILITIES, que pour les autres sociétés visées ci-dessus,

D'une part,

Et,

Les élus titulaires du Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections des représentants du personnel :

XXXXXX

Représentés par la Secrétaire du CSE, Mme XXXXXX, en vertu du mandat qu'elle a reçu à cet effet,

D'autre part,

Les sociétés de l'UES et les membres du Comité Social et Économique sont ci-après dénommées collectivement, « les parties signataires ».

Les parties signataires ont décidé de conclure le présent accord de fonctionnement, dénommé ci-après « Accord ».

PREAMBULE

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique, le Comité Social et Economique (CSE).

Le législateur ayant laissé une grande latitude aux entreprises et aux partenaires sociaux pour négocier les aspects relatifs à la mise en place et au fonctionnement du CSE, les parties signataires au présent accord se sont réunies en parallèle pour réfléchir ensemble au cadre de mise en place et de fonctionnement de cette instance au sein des sociétés de l’UES, afin d’en faire une instance adaptée à l’UES Digital Virgo, et qui permette de préserver la qualité des relations sociales.

Ainsi, les parties se sont réunies le 6 juillet 2023, pour négocier le présent accord, visant à définir le cadre du Comité Social et Economique de l’UES Digital Virgo.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Article 1. OBJET

Le présent accord a pour objet de déterminer au sein de l’UES DIGITAL VIRGO :

• le périmètre de mise en place du CSE, conformément à l’article L.2313-8 du Code du travail ;

• fixer les principales modalités de fonctionnement et les moyens alloués à cette instance représentative du personnel.

Article 2. PERIMETRE DU CSE

Compte tenu de la configuration de l’UES Digital Virgo qui constitue un établissement unique, il est convenu de l'élection d'un Comité Social et Economique unique au sein de celle-ci, incluant les sites de Paris, Aix-en-Provence et Lyon.

Le CSE exercera ses prérogatives à l’égard de l’ensemble des salariés des sociétés appartenant à l’UES DIGITAL VIRGO.

Article 3. FONCTIONNEMENT DU CSE

3.1. Les membres du CSE

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE est défini selon l’effectif de l’UES Digital Virgo, conformément aux dispositions de l’article R2314-1 du code du travail.

Il est rappelé que le nombre de titulaires et de suppléants sera précisé dans la Décision unilatérale de l’employeur relative à l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2023 des représentants du personnel au Comité Social et Economique de l’Unité Economique et Sociale Digital Virgo. Ce nombre pourra évoluer en fonction de l’effectif de l’entreprise à la fin de chaque mandat.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs maximum, qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L2315-23 du Code du Travail.

Le CSE désigne au cours de la première réunion suivant sa mise en place ou son renouvellement, un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier et un trésorier adjoint parmi ses membres titulaires ou suppléants.

Les désignations précitées se font à la majorité absolue des voix des membres titulaires présents, ou, à défaut, des suppléants qui les remplacent dans les conditions prévues par le code du travail. Ils sont désignés, tous collèges confondus, au cours de la première réunion suivant les élections professionnelles.

Le secrétaire adjoint remplace automatiquement le secrétaire en cas de défaillance momentanée, notamment pour l’élaboration de l’ordre du jour.

En l’absence du secrétaire titulaire et de son adjoint, un secrétaire de séance peut être désigné parmi les membres présents en séance.

3.2. Règlement intérieur du CSE

L’organisation interne du CSE et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du Règlement Intérieur dont se dotera le CSE par le vote d’une résolution prise à la majorité de ses membres présents, conformément aux dispositions de l’article L. 2315-24 du Code du travail.

3.3. Périodicité des réunions

Le CSE se réunit au minimum 6 fois par an, en principe tous les deux mois.

Les parties rappellent que le CSE pourra bien entendu également se réunir dans le cadre de réunions extraordinaires, sur convocation de son Président et/ou à la demande de la majorité de ses membres.

3.4. Convocation et ordre du jour

L'ordre du jour du CSE est arrêté conjointement par le Président et par le Secrétaire. Pour des raisons pratiques, il pourra être signé par voie électronique.

Les questions relatives à la santé, sécurité et aux conditions de travail seront abordées lors de 4 réunions par an.

La convocation, l’ordre du jour et les documents associés sont communiqués par voie électronique (par email avec AR ou joints à l’invitation dans le calendrier Outlook avec AR) aux membres du Comité au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

Bien qu’ils ne siègent pas de droit aux réunions du Comité, les suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation, de l’ordre du jour et des documents remis aux titulaires afin de gérer au mieux leur éventuel remplacement.

Par ailleurs, les parties conviennent qu’en plus des cas où les suppléants seront amenés à remplacer des titulaires selon les modalités prévues à l’article 3.5 du présent accord, 2 suppléants supplémentaires seront autorisés à participer aux réunions, en fonction de leur intérêt ou expertise particuliers sur ces sujets.

Par ailleurs, les élus suppléants seront tous conviés lors de la première réunion du CSE pour assister à sa mise en place.

3.5. Absence d’un titulaire du CSE

Conformément aux dispositions légales, les membres suppléants assistent aux réunions du CSE selon les modalités prévues à l’article 3.4 du présent accord.

Lorsque le titulaire ne peut participer à l’une des réunions du CSE, il en informe le Secrétaire du CSE et le Service RH afin que sa suppléance soit organisée au mieux et au plus tôt.

Dans la mesure où le délai le permet, il appartient au Secrétaire du CSE, d’indiquer au Service RH le nom du remplaçant avant la réunion.

Les règles de remplacement sont définies dans le règlement intérieur du CSE.

3.6. Visioconférence et conférence téléphonique

Les réunions du CSE se tiendront en principe au siège du groupe, à Lyon. Elles pourront également se tenir, exceptionnellement, sur l’un des autres sites de l’UES Digital Virgo.

Les parties conviennent que la participation à ces réunions pourra se faire soit physiquement, soit par un dispositif de visio-conférence ou équivalent, afin de faciliter la participation de tous.

Ainsi, les parties conviennent que les réunions du CSE, ordinaires ou extraordinaires, pourront toutes se tenir par visio-conférence, sauf si le vote à bulletin secret est requis. Dans ce cas, la présence physique des membres du CSE sera requise, hormis dans l’hypothèse où il serait possible d’organiser un vote à distance qui permette d’assurer la totale confidentialité de celui-ci. La faisabilité devra être validée préalablement à la réunion entre le secrétaire du CSE et le Président.

Article 4. MOYENS DU CSE

4.1. Crédit d’heures de délégation

Les membres titulaires du CSE bénéficieront d’un crédit d’heures dans les conditions et selon les modalités (nombre d’heure, mutualisation ou report éventuel) définies par la législation et la jurisprudence en vigueur.

Les représentants du personnel informent l’employeur des heures de délégations via le portail de gestion des temps mon.adp.com.

Il est précisé que le temps passé en réunion du CSE ainsi que le temps de trajet éventuel sur convocation de l’employeur sera considéré comme temps de travail effectif, et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.

Les membres suppléants du CSE pourront bénéficier, dans les conditions prévues à l’article R.2315-6 du Code du travail, d’heures de délégation attribuées par les membres titulaires. Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique concernés doivent alors informer l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l'employeur se fait via le portail de gestion des temps mon.adp.com.

4.2. Affichage

Le CSE dispose d’un tableau d’affichage sur les sites de Lyon, Paris et Aix. Les communications affichées sur ces tableaux interviennent dans le respect des attributions du CSE et des dispositions relatives à la presse issues de la loi du 29 juillet 1981.

4.3. Budgets CSE

Conformément à l’article L.2315-61 du Code du Travail, le CSE dispose d’une subvention de fonctionnement.

A ce montant, s’ajoute un budget destiné aux activités sociales et culturelles dont le montant sera défini par la Direction.

Le comité social et économique peut décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 et, d'autre part, dans le rapport mentionné à l'article L. 2315-69 du Code du Travail.

Article 5. ATTRIBUTIONS DU CSE

Les attributions du CSE sont celles définies aux articles L.2312-8 et suivants du Code du travail.

5.1. Consultations

Conformément à l’article L.2312-17 du Code du travail, le CSE est consulté de façon récurrente sur :

• La situation économique et financière de l’entreprise ;

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi ;

• Les orientations stratégiques de l’entreprise.

Les parties conviennent que le CSE sera consulté chaque année sur les deux premiers thèmes, et une fois tous les trois ans sur le 3e thème, étant rappelé que des consultations ponctuelles intermédiaires pourront être réalisées sur ce thème, notamment en cas de changement d’orientation stratégique majeure, dans le cadre des consultations relatives à la marche générale de l’entreprise.

Pour chacune de ces trois informations-consultations, un avis global du CSE sera recueilli.

Par ailleurs, le CSE sera consulté ponctuellement, dans les domaines qui le requièrent, conformément aux dispositions en vigueur.

Les documents nécessaires aux consultations du CSE (ponctuelles ou annuelles), leur seront transmises au minimum 3 jours avant la réunion avec l’ordre du jour. Elles seront également enregistrées sur la base de données économiques, sociales et environnementales.

5.2. Confidentialité

Les membres du CSE bénéficient d’un accès privilégié aux informations de l’entreprise.

Ces informations peuvent revêtir un caractère sensible, notamment lorsqu’elles portent sur sa stratégie économique ou ses résultats financiers.

Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis à une obligation de confidentialité à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel par nature (par exemple, documents comptables) et à l’égard de celles présentées comme telles par l’employeur, ainsi qu’au secret professionnel s’agissant des « procédés de fabrication ».

5.3. Avis

Pour l’ensemble des consultations du CSE, à l’exception de celles pour lesquelles la loi a prévu un délai spécifique d’ordre public, le CSE est réputé avoir été valablement consulté et, le cas échéant, avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai de 15 jours ouvrables à compter de la communication par l’employeur des informations remises aux membres élus du CSE pour la consultation.

En cas d’intervention d’un expert ce délai est porté à 45 jours ouvrables.

Article 6. SUPPORT DES INFORMATIONS ET CONSULTATIONS DU CSE

Une Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est mise en place dans l’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Il s’agit d’une base de données électronique.

La BDESE constitue le support de préparation de l’ensemble des consultations récurrentes précitées pour les années N-3, N-2 et N-1, et l’année en cours (N) le cas échéant, et permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées. Les informations concernant les consultations ponctuelles y seront également déposées.

La BDESE est mise à disposition de l’ensemble des membres du CSE : élus titulaires et suppléants, des représentants syndicaux éventuels au CSE.

Les Parties décident que la base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l’ensemble des informations suivantes :

• Investissements : investissement social ainsi que l’investissement matériel et immatériel ;

• Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ;

• Fonds propres et endettement ;

• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;

• Activités sociales et culturelles ;

• Rémunération des financeurs ;

• Flux financiers à destination de l'entreprise ;

• Partenariats ;

• Transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe ;

• Environnement.

Le détail du contenu de la BDESE est repris en annexe du présent accord.

Il est rappelé que l’ensemble des documents présents sur la BDES sont destinés aux élus exclusivement et ne doivent pas être diffusés.

Article 7. DISPOSITIONS GENERALES

7.1. Durée et entrée en vigueur

Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le 6 juillet 2023.

En tant que de besoin, les parties rappellent que le présent accord annule et remplace les termes de tout accord collectif, usage ou pratiques antérieurement appliqués par l’UES DIGITAL VIRGO dans les domaines qu’il concerne.

7.2. Révision - Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé à tout moment à l’initiative d’une ou plusieurs des parties signataires, selon les dispositions de l’article L.2222-5 et L 2261-7 du Code du travail.

Il pourra également être dénoncé dans les conditions prévues par les articles L.2222-6 et L.2231-9 et suivants du Code du travail.

Le préavis de dénonciation est fixé à deux mois.

7.3. Dépôt - Publicité

Le présent accord sera déposé :

• en deux exemplaires, dont une version de l’accord original signé par les parties au format PDF et une version au format docx anonymisée, sur la plateforme téléprocédure du Ministère du travail ;

• et un exemplaire auprès du Secrétariat-greffe des Conseils de Prud'hommes de Lyon, Paris et Aix-en-Provence.

Fait à Lyon, le 6 juillet 2023

En 9 exemplaires,

Pour le Comité Social et Economique, Mme XXXXXX – Secrétaire

Pour les sociétés de l’UES Digital Virgo, M. XXXXXX

ANNEXE

A – Investissements

A – 1° – Investissement social :

• Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté par exemple

• Évolution des effectifs mois par mois, des emplois par catégorie professionnelle

• Évolution de l'emploi des personnes handicapées et du nombre de stagiaires de plus de 16 ans

• Formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés, notamment), conditions de travail notamment

A – 2° – Investissement matériel et immatériel :

• Évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations)

• Dépenses de recherche et développement

• Mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l'emploi

B – Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

• Analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle

• Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté

• Évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise

• Mesures prises au cours de l'année écoulée en vue d'assurer l'égalité professionnelle, objectifs de progression pour l'année à venir et indicateurs associé

C – Fonds propres, endettement et impôts

• Capitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes

D – Rémunération des salariés et dirigeants

• Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum)

• Épargne salariale : intéressement, participation

• Dans les sociétés anonymes, le montant global des rémunérations versées aux 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises d'au moins 250 salariés

E – Activités sociales et culturelles

• Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE)

• Mécénat

F – Rémunération des financeurs

• Actionnaires (revenus distribués)

• Actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus)

G – Flux financiers à destination de l'entreprise

• Aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, réductions d'impôts, crédits d'impôts, mécénat, résultats financiers

H – Partenariats

• Pour produire ou bénéficier des produits ou services d'une autre entreprise

I – Transferts commerciaux et financiers entre les entités d'un même groupe

• Transferts de capitaux, cessions, fusions et acquisitions réalisées

J - Environnement

• Politique générale en matière environnementale : organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement

• Économie circulaire : prévention et gestion de la production de déchets (évaluation de la quantité de déchets dangereux) ; utilisation durable des ressources (consommation d'eau et d'énergie)

• Changement climatique : identification des postes d'émissions directes de gaz à effet de serre (produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l'entreprise)