Accord d'entreprise "CHARTE SUR LE TELETRAVAIL" chez AFTEC (Siège)

Télétravail

Charte pour la société AFTEC

Préambule :

Dans le cadre des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, la société AFTEC a déterminé les règles suivantes pour encadrer la pratique du télétravail au sein de la société.

La période de pandémie de Covid-19 a conduit à recourir massivement au télétravail au sein de la société mais dans un contexte exceptionnel et qui entraine des difficultés d’organisation, aussi bien pour la société que pour les salariés. L’activité au sein des locaux de l’entreprise reste la norme, le télétravail une situation ponctuelle. Il apparait aujourd’hui nécessaire d’encadrer la pratique ponctuelle du recours au télétravail.

La présente charte s’attache à définir les conditions de recours au télétravail et également les conditions de réversibilité de ce mode d’organisation du travail.

1. Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur ou dans les locaux où est affecté le salarié, est effectué par ce salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux des établissements et écoles de la société AFTEC ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Par ailleurs, le salarié en télétravail consacrera son temps à l’exécution de ses fonctions et devra être joignable pendant l’intégralité de sa période de travail habituel notamment via les outils de visio-conférence mis à sa disposition.

La société AFTEC rappelle que les salariés ne peuvent prétendre au bénéfice du télétravail pendant les périodes de suspension de leur contrat de travail pour quelque cause que ce soit (congés-payés, arrêt maladie, etc).

2. Lieu d’exercice du télétravail

Dans le cadre de la présente charte, le télétravail exercé hors des locaux de l’employeur ou des locaux auquel il est affecté ne peut s’effectuer qu’au domicile ou lieu de résidence habituel déclaré par le salarié.

A ce titre, le salarié s’engage à informer dans les meilleurs délais sa Direction de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

3. Les critères d’éligibilité

Est éligible au télétravail, le salarié qui :

1. Est à temps complet ;

2. A validé sa période d’essai (renouvellement inclus) ;

3. Est titulaire d’un contrat de travail dont la durée est supérieure à 6 mois ;

4. Maîtrise l’utilisation des outils informatiques ;

5. Dispose du matériel nécessaire au travail à distance ;

6. Dispose d’un lieu dont les installations électriques sont conformes aux normes en vigueur ;

7. Est couvert par son assurance multirisque habitation dans le cadre de son activité en télétravail ;

8. A une activité dématérialisable permettant de travailler à distance ;

9. Occupe un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

10. Bénéficie de l’autonomie nécessaire pour exercer sa mission en télétravail.

4. Le volontariat

1. Principe

Il est rappelé que l’exercice de son activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise reste la norme.

Aussi, le télétravail sera mis en œuvre sur la base du volontariat et sur demande exprès des salariés qui satisfont aux critères prévus à l’article 3 de la présente charte.

Chaque demande fera l’objet d’une étude préalable par le manager.

Aussi, dès lors que le salarié volontaire satisfait aux 9 premiers critères prévus à l’article 3 de la présente charte, le manager appréciera si le salarié répond au critère n°10 relatif à l’autonomie permettant d’organiser son activité en télétravail. Ce critère d’autonomie sera analysé chaque année au cours de l’entretien annuel.

2. Critère de l’autonomie

Cette autonomie sera notamment appréciée sur la base des éléments suivants :

• Avancée du salarié dans la réalisation de ses objectifs annuels (par rapport à l’année N-1),

• Qualité du travail rendu,

• Capacité du salarié à prioriser ses tâches,

• Capacité du salarié à restituer les travaux dans les délais impartis.

Au sein de chaque service, le manager organisera des roulements pour l’activité en télétravail en fonction des besoins de son service. Cette organisation sera réalisée en coordonnant les publics prioritaires au télétravail à savoir :

• Femmes enceintes,

• Salariés en situation de handicap,

• Salariés ayant une prescription médicale délivrée par les services de santé au travail.

Les salariés souhaitant recourir au télétravail devront formaliser leur demande auprès de leur manager. Si la demande est formalisée avant la tenue de l’entretien annuel permettant d’apprécier l’éligibilité du salarié au télétravail, un entretien sera réalisé avec le manager pour échanger sur les modalités d’organisation du télétravail ou au contraire préciser les raisons du refus du télétravail.

5. Durée du télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et prévenir le risque d’isolement, l’organisation de l’activité en télétravail, sera accordée à hauteur de 1 à 2 jours par mois (sauf pour les publics prioritaires énoncés ci-dessus).

Les jours devront être validés en amont par le manager.

6. Formalisation du passage en télétravail

   1. Mise en œuvre d’un avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée minimale de 6 mois et maximum 12 mois renouvelable. A chaque demande de renouvellement du télétravail par le salarié, les conditions d’éligibilité décrites à l’article 3 de la présente charte devront être à nouveau analysées.

L’avenant précisera notamment : la date de démarrage, l’adresse du lieu de télétravail, les modalités d’exécution du télétravail (répartition des jours télétravaillés, plage horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint et devra être disponible notamment pour toute réunion à distance), les conditions de réversibilité du télétravail.

2. Refus motivé du passage au télétravail

   Le télétravail reposant sur le volontariat sous réserve de satisfaire aux conditions d’éligibilité précisées à l’article 3 de la présente charte, toute demande émise ne sera pas acceptée automatiquement. Aussi, si l’un des critères mentionnés à l’article 3 ci-dessus n’est pas satisfait, le manager devra adresser un refus écrit et motivé au salarié.

   Ce refus pourra être motivé par :

• Une ou des conditions d’éligibilité(s) non satisfaite(s),

• Impossibilité technique à réaliser du télétravail (absence de conformité électrique, défaut d’assurance adaptée, impossibilité de prêt de matériel par l’entreprise)

• Risque de désorganisation au sein de l’équipe (notamment si plus de 50% de l’effectif d’un service sollicite les mêmes jours de télétravail)

• Autonomie insuffisante.

7. Equipement

Le salarié pourra emporter à son domicile le matériel informatique mis à sa disposition pour l’exercice de ses missions habituelles. Pour cela, le salarié sera tenu de déclarer le matériel emporté à son manager en précisant les références de l’appareil emporté. En tout état de cause, cela ne pourra concerner que les ordinateurs, écrans et/ou documentation utile à l’activité du salarié.

Le salarié utilisera les équipements mis à sa disposition par la Société (ordinateur portable, sacoche, accès à distance des applications de travail, etc). Ce matériel demeure la propriété exclusive de l’entreprise et sa maintenance est réalisée par la Direction des Systèmes Informatiques et Numériques.

Le salarié en télétravail s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Il est également rappelé que le matériel doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel et selon les procédures préconisées au sein de l’entreprise.

En cas de besoin, le salarié devra s’appuyer sur le support technique à distance, il doit contacter immédiatement les services compétents en cas de panne, de détérioration, de dysfonctionnement, de vol ou de perte du matériel mis à sa disposition.

Pour les salariés ne disposant pas de matériel informatique dans le cadre de leur mission professionnelle, une procédure d’accès à distance est mise à disposition par la société AFTEC. Cette procédure d’accès à distance permettra aux salariés de recourir aux logiciels informatiques mis à disposition par la société AFTEC et ainsi permettra la continuité d’activité.

8. Réversibilité permanente

L’accord des parties de recourir au télétravail est réversible tant à l’initiative du collaborateur que du manager. Sauf accord entre les parties, le délai de prévenance est de 2 semaines minimum.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le salarié pour lui en exposer les motifs qui doivent reposer sur les critères d’éligibilité prévus par l’article 3 de la présente charte.

Néanmoins, en cas de défaut important constaté, le télétravail pourra être interrompu sans délai. Ce défaut pourra notamment résulter d’une impossibilité répétée pour le manager de contacter son collaborateur (exemple : impossibilité à 2 reprises dans le courant d’une même journée de télétravail).

En outre, des circonstances exceptionnelles peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur son site habituel de travail. Dans ce cas, le salarié en télétravail ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation en télétravail. Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par écrit l’autre partie au moins 5 jours calendaires avant la mise en œuvre de la suspension.

De plus, en cas de besoin, le jour télétravaillé pourra être reporté à la demande du salarié avec l’accord de son manager ou à la demande de ce dernier pour tenir compte des nécessités du service.

9. Changement de la situation du salarié

En cas de changement de poste, de service, de lieu de travail ou de domicile, les critères d’éligibilité seront revus et pourront donner lieu à la cessation de situation du télétravail de manière anticipée.

10. Télétravail en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement

Sur information du préfet et en cas d’épisode de pollution, lorsque les normes de qualités de l’air mentionnées à l’article L.221-1 du code de l’environnement ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l’être, le télétravail pourra être accordé au-delà des jours mentionnés à l’article 5 de la présente charte.

Dans la mesure où le télétravail repose exclusivement sur du volontariat, le salarié en fera la demande à son manager qui l’acceptera par mail (sauf si l’une des conditions d’éligibilité n’est pas satisfaite).

11. Les modalités de contrôle du temps de travail

L’activité exigée du salarié en situation de télétravail doit être équivalente à celle des salariés en situation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Le suivi du temps de travail en situation de télétravail est assuré de la même manière qu’au sein des locaux de l’entreprise.

• Le salarié s’engage à manifester sa connexion et déconnexion par un mail à son manager (pour les salariés aux horaires) ;

• Le salarié s’engage à remplir son décompte des jours travaillés (pour les salariés en forfait-jours) ;

• Le salarié devra se connecter dès le début de sa journée de travail sur Teams et indiquer son statut, cela permettra de faciliter les échanges directs entre les salariés de l’entreprise de manière à limiter les échanges de mails et privilégier les échanges oraux ;

• L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées minimales de repos.

Le responsable hiérarchique s’entretient périodiquement avec le salarié sur le suivi des conditions d’exercice de ses missions en télétravail et en fera notamment un bilan dans l’entretien annuel.

12. La détermination des plages horaires

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié en télétravail correspondent aux horaires habituels d’ouverture de l’établissement.

En dehors des plages prédéfinies, sauf cas exceptionnel, la société AFTEC s’engage à ne pas contacter le télétravailleur. Ce dernier bénéficie du droit à la déconnexion au même titre que l’ensemble des salariés, conformément aux dispositions de la Charte afférente.

13. Les devoirs des salariés en télétravail

Le télétravailleur s’engage à :

• Etre en tenue appropriée notamment dans la mesure où le recours aux réunions en visio-conférences seront privilégiées ;

• Respecter les consignes de sa hiérarchie sur la feuille de route communiquée par le manager ;

• Respecter les règles fixées en matière de sécurité, en particulier informatiques, et assure la confidentialité et la protection des données de l’entreprise. Il veillera notamment à l’application des dispositions en matière de mot de passe strictement personnel pour les travaux qu’il effectuera à son domicile.

L'intéressé doit utiliser les ressources informatiques et les télécommunications conformément aux dispositions de la Charte informatique de la société AFTEC. Il déclare avoir pris connaissance et s'engage à respecter les recommandations figurant dans cette Charte.

14. Environnement de travail

Avant le passage en télétravail, le salarié devra fournir à l’entreprise une attestation de conformité de son installation électrique de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur. Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Le salarié en situation de télétravail s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

En outre, le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et justifier de cette démarche auprès de l’entreprise de la souscription d’un assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Cette condition d’assurance devra être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant la signature de l’avenant à son contrat de travail.

15. Dispositions finales

    1. Information-consultation des représentants du personnel

La présente charte a été soumise à l’avis des représentants du personnel de la société AFTEC le 10 septembre 2020. Les représentants du personnel ont émis l’avis suivant : Favorable.

2. Durée de la charte

Cette charte est mise en place à titre expérimental sur une durée maximum de 18 mois.

Au terme de cette durée d’application, un bilan de l’activité en télétravail sera réalisé auprès des salariés et managers pour évaluer l’éventuelle reconduction/ou l’aménagement de cette charte.

Si la charte venait à ne pas être reconduite, les avenants aux contrats de travail signés avant l’échéance de cette charte se verront appliquer automatiquement la clause de réversibilité prévue par la présente charte et l’avenant au contrat de travail.

3. Publicité et dépôt

Conformément aux dispositions des articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, la présente charte sera déposée en une version sur support électronique à la DIRECCTE. La version électronique qui sera transmise à la DIRECCTE est communiquée en version anonymisée. Il s’agit d’une version dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires sont supprimées.

Aucune mention de la charte ne sera occultée dans la version anonymisée.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Rennes.

La charte sera affichée au sein des différents établissements de la société AFTEC.

Annexe 1 – Modèle d’attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques

Je soussigné(e) :

Souhaitant travailler à l’adresse :

Atteste sur l’honneur qu’à ce jour, la partie du circuit électrique utilisées dans ce lieu pour effectuer les branchements nécessaires à mon poste de travail (ordinateur, écran, éclairage d’appoint…) est conforme aux normes en vigueur et me permet d’exercer mon activité professionnelle dans les conditions de sécurité prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur en France.

Date et signature :