Accord d'entreprise "Accord relatif à la Base de Données Economique et sociale" chez LAURENT-PERRIER - J.LEMOINE - CHAMPAGNE LAURENT-PERRIER (Siège)

ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES

ECONOMIQUE ET SOCIALE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société Champagne Laurent-Perrier Société Anonyme Simplifiée dont le siège social est 32 avenue de Champagne 51150 Tours Sur Marne, représentée par M………………………………………….., en sa qualité de Président du Directoire

D’une part,

ET

Le syndicat C.G.T, représenté par M…………………………………….. régulièrement mandaté par son organisation syndicale,

D’autre part

Préambule

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi

Le présent accord s’inscrit dans le cadre du Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017.
Conformément aux dispositions de l’article L.2312-21, il a vocation à fixer les conditions de mises en œuvre et d’accès à la BDES pour les instances représentatives du personnel concernées.

La BDES permet de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises de manière récurrente à la délégation unique du personnel élargie(DUP). Elle permet également de favoriser l’appropriation de ces informations par les institutions représentatives du personnel et ainsi de faciliter les échanges constructifs avec l’employeur.

1. Objet de l’accord

Le présent accord définit les finalités, les modalités d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation de la BDES au sein de la Société Champagne Laurent-Perrier.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et règlementaire.

2. Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent aux instances représentatives du personnel de la société ayant un mandat en cours :

• Les membres titulaires et suppléants de la délégation unique élargie (ou de toute autre instance qui viendrait à s’y substituer dans ses missions compte tenu de l’évolution des dispositions légales ou réglementaires)

• Les délégués syndicaux

Il est rappelé que le bon fonctionnement de la BDES relève de la Direction de la Société qui en autorise l’accès aux personnes en charge, de contrôler la fiabilité des informations, de les mettre à jour et d’assurer la maintenance de la base.

3. Contenu de la Base de Données Economiques et Sociales

Conformément aux dispositions de l’article L.2312-21, la Direction et les partenaires sociaux décident d’organiser la base de données économiques et sociales autour des thèmes suivants :

• Situation économique et financière (l’investissement matériel et immatériel)

• Investissement social

  • Emploi

  • Formation

  • Egalité professionnelle /temps de travail / conditions de travail

  • Absentéisme /Santé/ accidentologie/ sécurité

  • Eléments de la rémunération des salariés et dirigeants

• Représentation du personnel = les activités sociales et culturelles

• Les fonds propres / endettement / impôts

• La rémunération des financeurs (actionnariat)

• Les flux financiers à destination de l’entreprise.

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l'année en cours, et intègrent, dans la mesure du possible, des perspectives sur l’année à venir.

Les informations sont réparties à l’intérieur de ces différents thèmes de la manière la plus pertinente possible.

La Direction définit la forme des informations mises à disposition.

4. Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la BDES

IV-1 Modalités d’accès

La mise en place de la BDES est progressive. Toutefois, les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

• La BDES est accessible de façon numérique

• La BDES n’est accessible que pour les utilisateurs définis ci-dessus.

• Les bénéficiaires de la BDES disposent individuellement d’un identifiant et d’un mot de passe.

• La BDES est accessible en permanence, pendant les heures habituellement travaillées, aux utilisateurs définis ci-avant, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.

• Les utilisateurs autorisés, à l’occasion de la mise en œuvre de la BDES, reçoivent individuellement une information sur leur droit à connexion.

• Ces informations sont également communiquées à tout nouvel élu ou titulaire d’un mandat syndical leur donnant droit au bénéfice de la BDES.

IV-2 Actualisation de la BDES

La BDES constitue un outil dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel.

Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent présenter un caractère définitif, (pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1).

D’autres données sont périodiquement ou régulièrement mises à jour.

Ainsi :

• Les données de l’année en cours :

• Elles peuvent évoluer à l’occasion des informations présentées à chaque réunion de la Délégation Unique du Personnel élargie ou de toute autre instance qui viendrait à s’y substituer dans ses missions.

• Elles peuvent évoluer annuellement (exemple : Bilan du Plan de formation ; situation comparée des hommes et des femmes…) ;

• Certaines informations ne pourront être communiquées qu’après publication officielle

• Concernant la prospective de l’année suivante, les informations seront représentées sous forme de données chiffrées ou à défaut de grandes tendances.

Les utilisateurs sont informés, par courriel, des dépôts et actualisations dans la BDES.

Il est rappelé que la mise à disposition actualisée des informations vaut communication et information des représentants du personnel.

IV- 3 Exploitation de la BDES

Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

5. Confidentialité

V-1 Confidentialité des accès 

L’identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement et sont strictement personnels.

Ils sont renouvelés périodiquement selon les règles informatiques définies, relatives à la sécurité des accès.

Ils ne sauraient être communiqués à qui que ce soit et l’accès à la base de données délégué à un tiers, quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à la société.

Les accès sont retirés, par le service habilité, à la cessation du mandat de l’élu ou du mandat syndical.

V-2 Devoir de discrétion et confidentialité des documents

Compte tenu de la nature des données mises à disposition dans la BDES, un système de traçabilité des connexions à la BDES est mis en place permettant ainsi le traçage du dépôt, de la consultation et du téléchargement.

L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès (article L2323-7-2 dernier alinéa).

À cet effet, une charte de confidentialité « BDES » sera remise à chaque utilisateur préalablement à l’accès aux données. (annexe 1)

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel est précisée sur le document.

Les documents présentant un caractère fort de confidentialité comportent un filigrane.

La confidentialité clairement indiquée sur les documents vaut déclaration expresse et préalable ou concomitante de l'employeur.

6. Durée et modalités de l’accord

VI-1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

VI-2 Date d’entrée de l’accord

La date d’entrée en application de cet accord interviendra une fois que les formalités de dépôt auront été accomplies.

VI-3 Révision et dénonciation de l’accord

Les parties signataires se donnent la possibilité de procéder à la révision de l’accord dans le cas où l’évolution des dispositions législatives, réglementaires, conventionnelles ou jurisprudentielles, viendrait à modifier les conditions d’application du présent document. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Il pourra également être dénoncé par une ou plusieurs parties signataires, dans les conditions des articles L2222-6 et L2261-9 et suivants du Code du Travail. La dénonciation sera notifiée par son auteur aux autres signataires et donnera lieu à dépôt, dans les mêmes conditions que l’accord lui-même, auprès de la DIRECCTE.

VI-5 Dépôt et publicité

Le présent accord sera établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties.

Deux exemplaires seront déposés sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims

Fait en 5 exemplaires

A Tours sur Marne, le 16 novembre 2018

Pour Champagne Laurent-Perrier	Pour la C.G.T.

ANNEXE 1 Charte de confidentialité BDES

1. Champ d’application

Cette charte s’adresse à toute personne bénéficiant d’un droit d’accès, en qualité d’utilisateur, à la Base de Données Economiques et Sociales qui contient certaines informations sensibles, voire très sensibles, pour la société.

2. Etendue de l’obligation de confidentialité

Chaque utilisateur autorisée à consulter cette base s’engage préalablement sur le respect de la confidentialité.

Pour rappel, l’article L 2325-5 du Code du travail dispose que les membres du Comité d’entreprise et les représentants syndicaux ayant accès à la base de données « sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme tel par l’employeur ».

Certaines informations peuvent, après consultation des instances, perdre leur caractère de confidentialité. A l’inverse, d’autres informations conservent le caractère confidentiel et sont présentées comme telles par l’employeur dans la BDES.

En tout état de cause, il appartient à l’employeur de définir les informations qu’il juge confidentielles et la durée de cette confidentialité.

Les informations, présentées comme confidentielles par l’employeur ne peuvent en aucune circonstance être divulguées.

Cette obligation de discrétion et de confidentialité s’applique tant vis-à-vis des tiers que des salariés de la société.

3. Un accès à la BDES strictement personnel

Le droit d’accès à la Base de Données Economiques et Sociales est personnel et incessible. Il disparait dès que son utilisateur ne remplit plus les conditions qui lui ont autorisé l’accès.

Chaque utilisateur s’engage à ne pas communiquer à un tiers, quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à la société, l’identifiant et le mot de passe qui lui aura été attribué.

4. Protection des informations individuelles

Les informations individuelles collectées au titre de ce projet sont exclusivement dédiées et justifiées par le traitement ; elles ne seront conservées que pendant la durée des mandats et périmètres respectifs et des accès alloués.

Sont concernées par cette protection les informations suivantes :

• Identifiant et mot de passe (hautement sécurisé)

• Nom, Prénom, Mandat ou périmètre, période de validité

• Adresse mail

La sollicitation des droits relatifs au RGPD est accessible sur demande formalisée auprès de l’administrateur de la BDES.

Les procédures internes en cours assurent la sécurité globale des données ; elles seront complétées dans le cadre de l’application progressive des règles RGPD en cours de mise en œuvre interne.

Fait à Tours-sur-Marne, le