Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel" chez INTERVASCULAR SAS (Siège)

Accord collectif RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société InterVascular SAS dont le siège social est situé ZAC Athélia 1 13705 La Ciotat, inscrite sous le numéro 353 305 576 R.C.S. Marseille représenté par ………, Directeur Général d’InterVascular SAS, ayant tous pouvoir aux fins des présentes,

Ci-après désignée la « Société »,

D’UNE PART,

ET :

Le syndicat Force Ouvrière (FO), en sa qualité d’organisation syndicale représentative au sein de la société, représenté par ……., délégué syndical dûment habilité,

Ci-après dénommé le « Syndicat »

D’AUTRE PART,

Ci-après conjointement dénommées les « Parties » et isolément une « Partie »

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord ont engagé les négociations afin de mettre en place le vote électronique pour les opérations de vote à venir.

C’est dans ces conditions que les parties sont parvenues au présent accord applicable aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique au sein de la société INTERVASCULAR.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles L.2314-26 et suivants du Code du travail.

Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit :

1. Principes généraux et cahier des charges

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont:

• L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité du vote.

A cet effet, un cahier des charges est établi dans le cadre de chaque élection afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2. Recours au vote electRonique

Le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (ci-après CSE) a été décidé par l’employeur.

L’ensemble des salariés de la Société procédera à l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE par le biais d’un système électronique décrit ci-après.

Le vote électronique constituera la seule modalité de vote. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

3. MODALITE D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

   1. Choix du prestataire

Les Parties décident de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le prestataire externe sera choisi par la Société dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

En outre, le prestataire externe s’engagera à se conformer à l’ensemble des dispositions issues du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en vigueur à partir du 25 mai 2018.

1. protocole d’accord préélectoral ou note de service

Dans le cadre de chaque élection, les modalités d’organisation des élections sont définies dans un protocole d’accord préélectoral, ou à défaut la note de service établie unilatéralement par l’employeur.

Le protocole d’accord préélectoral, ou à défaut la note de service, comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.

2. information des salaries

Chaque salarié dispose avant l’ouverture du premier tour du scrutin d’une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales.

3. Déclaration à la CNIL

Conformément à l’article R.2314-11 du Code du travail, le système de vote électronique retenu fera l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL. Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées de l’accomplissement de ces formalités déclaratives préalables.

4. Formation au système de vote électronique

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux en exercice et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Expertise indépendante

Conformément à l'article R.2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place, à toute modification substantielle de sa conception ou à chaque scrutin, le système de vote électronique du prestataire est soumis à une expertise indépendante visant à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 et notamment :

• L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires ;

• La confidentialité et la sécurité du dispositif ;

• L’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ;

• Les scellements du dispositif.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

6. Cellule d’assistance technique

La Société met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique est composée, outre le cas échéant des représentants du prestataire, des personnes suivantes :

• Un représentant de la DRH

• Le délégué syndical signataire du présent accord

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Établissement des listes électorales et transmission au prestataire

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

8. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période précisément définie laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut toutefois être révélé au cours du scrutin.

9. Modalités d’accès au site de vote et déroulement du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral ou par la note de service.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité ou se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral. (Arrêté du 25-4-2007 art. 6 : JO 27 et article 9.III du décret du 26 mai 2011)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

10. Programmation du site de vote

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

5. Clôture et Résultats

   2. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

3. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d’accord) ainsi que le Président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

1. Sécurité et confidentialité

   5. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6. Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes:

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;

• pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

• pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivantes:

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

7. Le dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2. Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation et formalités

   8. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation.

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein la Société portant sur le même objet.

11. Révision et modalités de suivi de l’accord

Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement CSE.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

9. Clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions législatives ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

10. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs des parties signataires, selon les dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord.

11. Notification, dépôt et publicité

Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise, elle fera courir le délai de deux mois pour engager l’action en nullité prévue par l’article L.2262-14 du Code du travail.

Le présent accord sera déposé :

• en deux exemplaires à la DIRECCTE – Unité Territoriale des Bouches-du-Rhône, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique ;

• et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Marseille.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale. A ce titre, il sera établi une version publiable.

Le dépôt s'effectuera après la notification aux syndicats représentatifs dans la société. Un exemplaire sera donné à chaque signataire.

Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication.

Fait à La Ciotat, le 14 mai 2018

En 3 exemplaires originaux, dont une version anonymisée aux fins de publication

Pour InterVascular Pour le syndicat FO