ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS
PROFESSIONNELLES 2023 EN VUE DU RENOUVELLEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE FLOREALE HOLDING

Entre les soussignés :

La société FLOREALE HOLDING, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Coutances sous le numéro 353 721 475, dont le siège social est situé Espace d’activités Fernand Finel à Lessay (50430), ci-après désignée « FLOREALE HOLDING »,

représentée par Madame, agissant en qualité de Responsable des Ressources Humaines,

d'une part,

Et,

La CFTC, Organisation Syndicale représentative au sein de la société,

représentée par Monsieur, Délégué Syndical, dûment habilité,

d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique pour le renouvellement du Comité Social et Economique (CSE) de FLOREALE HOLDING dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

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Table des matières

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX 3

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 3 – DATES DE L’ELECTION 4

ARTICLE 4 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 5 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

5.1 – Recours au Tiers NEOVOTE 4

5.2 – Confidentialité, stockage des données et sincérité du vote 5

5.3 – Cellule d’assistance technique et sécurité 5

5.4 – Expertise indépendante et formalités CNIL 6

ARTICLE 6 – INFORMATION DES SALARIES ET FORMATION 6

ARTICLE 7 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 6

7.1 – Protocole d’Accord Préélectoral 6

7.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 6

7.3 – Caractéristiques du site de vote 7

7.4 - Modalités d’accès au serveur de vote 7

7. 5 – Suivi des opérations de vote 7

7. 6 – Opérations de dépouillement 8

ARTICLE 8 – DISPOSITIONS DIVERSES 8

8.1 – Domaines non traités par l’accord 8

8.2 – Entrée en vigueur et durée du présent accord 8

8.3 – Dépôt et publicité 9

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

C’est dans ce cadre législatif que les parties signataires du présent accord sont convenues d’organiser la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles à venir selon les conditions et modalités décrites ci-après.

L’objectif du recours au vote électronique est de faciliter les démarches relatives au vote et d’augmenter la participation des salariés d’autant que ces derniers disposent, au sein de FLOREALE HOLDING, d’un poste de travail informatique et d’une adresse e-mail professionnelle.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en déplacement/ en télétravail,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation compte-tenu notamment de la possibilité offerte par le vote électronique de voter sur plusieurs jours,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche RSE de préservation de l’environnement (zéro papier).

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de l’intégrité du vote,

• s’assurer de l’unicité du vote,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• s’assurer de la confidentialité,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de FLOREALE HOLDING (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique.

ARTICLE 3 – DATES DE L’ELECTION

Le premier tour des élections des membres du CSE de FLOREALE HOLDING devrait se dérouler par vote électronique courant novembre 2023.

En cas de second tour, celui-ci se déroulerait en décembre 2023.

ARTICLE 4 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir exclusivement au vote électronique dans le cadre des élections des membres du CSE.

Sur proposition de l’employeur acceptée par les Organisations Syndicales, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à NEOVOTE, dans le respect d’un cahier des charges tenant compte des prescriptions légales et réglementaires.

NEOVOTE devra s'engager contractuellement à garantir l'observation des principes généraux mentionnés à l’article 1 et suivants du présent accord.

ARTICLE 5 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

5.1 – Recours au Tiers NEOVOTE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par NEOVOTE, prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, mandaté par la Direction.

La Direction de FLOREALE HOLDING confiera à NEOVOTE la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail.

En mettant à disposition de la société un chef de projet dédié, NEOVOTE apportera par ailleurs son support et son expertise sur les aspects suivants :

• calendrier contractualisé,

• structure des bureaux de vote,

• clés de déchiffrement,

• procédures de secours,

• adressage des moyens de vote,

• cellule d’assistance technique,

• statuts applicatifs d’observateurs,

• rôles et permissions associées,

• formats de propagande électorale,

• réunions de formation- scellement et dépouillement.

NEOVOTE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales et les collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• la sécurité de l’émargement,

• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

5.2 – Confidentialité, stockage des données et sincérité du vote

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de NEOVOTE, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

5.3 – Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants de NEOVOTE, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée 7j/7 et 24h/24h par les électeurs suivant la procédure qui leur aura été communiquée.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de NEOVOTE chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5.4 – Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique mis en œuvre par NEOVOTE aura été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés.

De plus, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

ARTICLE 6 – INFORMATION DES SALARIES ET FORMATION

La société FLOREALE HOLDING mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression par les salariés de leurs votes par voie électronique. Pour ce faire, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres du bureau de vote, les Délégués Syndicaux, et, les représentants des listes de candidats si ces derniers sont prévus par le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 7 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

7.1 – Protocole d’Accord Préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un Protocole d’Accord Préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le Protocole d’Accord Préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique.

7.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu via tout PC, tablette ou smartphone connecté, sans aucune installation ni téléchargement.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral.

7.3 – Caractéristiques du site de vote

NEOVOTE assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, NEOVOTE veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

7.4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• l'adresse de connexion au site de vote,

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal (canal qui sera déterminé par l’électeur lui-même une fois qu’il sera connecté sur le site de vote),

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

7. 5 – Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Ils auront par ailleurs connaissance du taux de participation en temps réel.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les Organisations Syndicales, les éventuels représentants de liste et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’identifiants qui Ieur seront transmis au préalable par NEOVOTE. Ces modalités de consultation seront précisées dans le Protocole d'Accord Préélectoral.

7. 6 – Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et les listes d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Les listes d’émargement seront placées dans une enveloppe scellée, conservée par FLOREALE HOLDING. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours ou dès que la décision juridictionnelle sera devenue définitive.

ARTICLE 8 – DISPOSITIONS DIVERSES

8.1 – Domaines non traités par l’accord

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales et règlementaires en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.

8.2 – Entrée en vigueur et durée du présent accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel.

Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le Protocole d’Accord- Préélectoral négocié et signé.

Le présent accord pourra à tout moment être modifié, en respectant la procédure prévue aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. Cette révision prendra la forme d'un avenant au présent accord et devra faire l'objet d'une signature unanime des parties.

8.3 – Dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité et de dépôt prévues par le Code du Travail, notamment, un exemplaire du présent accord sera déposé :

• auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

A l’issue de la procédure de signature, un exemplaire original du présent accord est remis à toutes les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise, en vertu de l’article L 2231-5 du Code du travail.

Une fois les formalités de dépôt accomplies, l’accord sera diffusé par courriel au personnel aux fins de publicité auprès de ceux-ci.

Fait à Lessay, le 28 juillet 2023

Pour FLOREALE HOLDING Pour la CFTC

Responsable des Ressources Humaines Délégué Syndical