Accord d'entreprise "mise en oeuvre du vote électronique pour l'élection du CSE de la CEAPC" chez CAISSE EPARGNE AQUI POITOU CHARENTES - CAISSE D EPARGNE ET DE PREVOYANCE AQUITAINE POITOU CHARENTES

Accord sur la mise en œuvre du vote électronique pour l’élection du Comité Social et Economique de la CEAPC

Entre les soussignés :

• La Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes, dont le siège social est situé à Bordeaux Cedex (33076), 1 parvis Corto Maltèse,

Représentée par Monsieur Bernard DURAND, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

Et :

• Les représentants des Organisations Syndicales Représentatives, au sens de l’article L.2122-1 du Code du Travail,

PREAMBULE :

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les parties souhaitent définir, dans le présent accord, les garanties et mesures de sécurité devant entourer la mise en œuvre du vote électronique.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation de l’ensemble des opérations électorales pour la mise en place du comité social et économique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et du décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 2 : MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE PREELECTORAL

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera, en outre, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Chaque salarié recevra à son domicile pour le premier tour des élections :

- les professions de foi,

- la liste des candidats,

- un numéro identifiant et un code secret. Le code identifiant et le code secret seront strictement personnels,

- une notice explicative détaillée sur le vote par internet.

Une procédure de restitution des codes personnels en cas de perte ou de non réception sera déterminée dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les collaborateurs auront le choix de voter à tout moment pendant la durée du scrutin par voie électronique sur leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre poste informatique équipé d’une connexion internet en se connectant sur le site électronique sécurisé propres aux élections.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU SERVEUR DE VOTE ELECTRONIQUE

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

ARTICLE 4 : SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

En outre, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'à la clôture du 1^er tour, voire de l’éventuel second tour, aux membres du bureau de vote et aux représentants de la Direction, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin. Les délégués de liste pourront les consulter, sous contrôle de la Direction, lors de la proclamation des résultats et les jours suivant la proclamation des résultats des élections professionnelles.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 5 : SECURITE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 : INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants des Organisations Syndicales et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment au test précédent l’ouverture de vote.

ARTICLE 7 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 8 : EXPERTISE

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 9 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord et son annexe intitulée cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique sont conclus pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes.

Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

ARTICLE 10 : FORMALITES DE DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord et son annexe intitulée cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique seront déposés à la DIRRECTE via la plateforme en ligne Télé accords et au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bordeaux.

Un exemplaire sera, également, transmis à l’adresse numérique de la branche.

Fait en six exemplaires originaux

A Bordeaux, le 11 septembre 2018

Pour la CEAPC, Représentée par Monsieur Bernard DURAND

Pour les organisations syndicales

• L’organisation syndicale RSP CEAPC, Représentée par Monsieur Bruno FACHAUX

• L’organisation syndicale SNE-CGC, Représentée par Madame Nathalie MIRANDE

• L’organisation syndicale SUD Solidaires BPCE, Représentée par Madame Hélène FEUGA

• L’organisation syndicale SU-UNSA, Représentée par Madame Nathalie HURTAUD