AVENANT N°1 A L’ACCORD TELETRAVAIL

UES COVIVIO

Les sociétés composant l’Unité Economique et Sociale Covivio, à savoir :

• La société COVIVIO, Société Anonyme dont le siège social est situé 18, avenue François Mitterrand 57000 Metz,

• La société COVIVIO PROPERTY, Société en Nom Collectif dont le siège social est situé 18, avenue François Mitterrand – 57000 Metz,

• La société COVIVIO HOTELS, Société en Commandite par Actions dont le siège social est situé 30, avenue Kléber – 75116 Paris,

• La société COVIVIO DEVELOPPEMENT, Société en Nom Collectif dont le siège social est situé 30 avenue Kléber – 75116 Paris.

Prises en la personne de Monsieur , Directeur Général de la société Covivio dûment mandaté, représenté par Madame en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet.

Ci-après dénommées l’UES COVIVIO,

ET :

L’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’Unité Economique et Sociale COVIVIO, à savoir :

• Le syndicat SNB/CFE-CGC, représenté par Madame

• Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur

PREAMBULE

En 2018, la Direction de l’UES Covivio avait, par la voie d’un premier accord, posé les bases d’une nouvelle modalité d’organisation du travail, proposant aux collaborateurs un rythme de 5 jours de télétravail par mois. Consciente des enjeux liés à l’équilibre des temps, ainsi que des attentes des collaborateurs en matière de flexibilité et de qualité de vie au travail, la Direction confirme cette orientation en 2021 via l’augmentation du nombre maximal de jours télétravaillables.

La pérennisation de cette démarche, appuyée par le sondage télétravail réalisé en avril 2020, s’inscrit dans la volonté de la Direction de s’adapter aux nouvelles formes de travail hybrides, et d’apporter une souplesse supplémentaire dans l’articulation de la vie professionnelle et personnelle des salariés.

L’objet de cet accord est d’apporter un cadre définissant les modalités d’accès, d’exécution et de suivi du télétravail, tout en permettant de maintenir l’efficacité, l’esprit d’équipe, et l’implication des salariés. Il tient compte des contraintes et nécessités organisationnelles, managériales, techniques et juridiques.

1. DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL 

Selon l’article L1222-9 du Code du travail, « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

A ce titre, les situations suivantes ne relèvent pas du présent dispositif :

• Travail en déplacement depuis d’autres sites de l’entreprise ¹

• Mobilité pour motif professionnel (déplacements, rendez-vous clients, fonctions itinérantes etc.)

• Télétravail exceptionnel en cas de force majeure (grève, pic de pollution, épisode climatique, épidémies…), relevant du PCA ou d’une décision de la Direction qui précisera les modalités du télétravail.

• Télétravail résultant d’une recommandation de la médecine du travail².

2. ELIGIBILITE AU TÉLÉTRAVAIL

• Périmètre :

Le présent dispositif concerne l’ensemble des directions de l’UES Covivio. Les critères d’éligibilité des collaborateurs au niveau individuel sont détaillés dans le paragraphe suivant.

• Critères d’éligibilité :

Le télétravail est ouvert à tous les salariés de l’UES Covivio, sous réserve du respect des critères d’éligibilité exposés ci-dessous, qui seront évalués par le manager au travers d’un processus de candidature explicité au paragraphe suivant.

• Fonction dont la présence physique n’est pas indispensable pour l’exécution des missions habituelles du salarié (dépendance au papier, à du matériel spécifique, aux interactions humaines in situ, etc.).

• Fonction dont l’exécution en télétravail ne désorganisera pas substantiellement le fonctionnement de l’activité ni l’organisation du travail dans l’équipe. Ce sujet sera évalué par le manager lors du processus de candidature.

• Salarié en CDI et en CDD disposant d’une ancienneté de trois mois dans l’entreprise. En cas de changement de poste, la situation de télétravail sera réévaluée sans critère d’ancienneté.

• Salarié en contrat d’alternance disposant d’une ancienneté de six mois dans l’entreprise (les effectifs en stage sont exclus du dispositif).

• Salarié disposant d’une autonomie digitale et notamment d’une maîtrise des outils informatiques lui permettant de travailler à distance.

3. PROCESSUS DE CANDIDATURE

• Le salarié souhaitant candidater remplit un formulaire de candidature, disponible sur le Digital Workplace.

• Une fois complété, le formulaire est envoyé à son responsable hiérarchique N+1, en mettant en copie le référent RH.

• A compter de la réception de la demande, le supérieur hiérarchique organise dans un délai de quinze jours un entretien avec le collaborateur afin de discuter de sa demande.

• À la suite de cet entretien, le supérieur hiérarchique formalise une réponse sur le formulaire de candidature dans un délai de quinze jours après l’entretien, et le transmet par mail au salarié et au référent RH.

• En cas de réponse négative, elle doit être motivée et explicitée au salarié. En cas de désaccord avec le collaborateur, l’avis du manager prévaut, avec la possibilité d’un recours pour avis du référent RH.

• Le salarié est ensuite invité à signer un formulaire d’adhésion au télétravail, préparé par la DRH.

• Le télétravail peut débuter lorsque le salarié est doté, s’il ne l’est pas déjà, des équipements remis par la DSI, et une fois le formulaire d’adhésion dûment signé par le collaborateur.

4. RYTHME DU TÉLÉTRAVAIL 

Le télétravail pourra être exercé par les collaborateurs en CDI et CDD à hauteur de 2 jours par semaine et d’un jour par semaine pour les alternants, en respectant un principe de 3 jours de présence par semaine a minima au lieu habituel de travail du collaborateur. Il est précisé que les jours de formation (hors CPF) dispensées sur le lieu de travail habituel ou sur un lieu extérieur seront comptabilisés comme des jours de présence.

La règle des trois jours de présence ne s’applique pas en cas de jours fériés chômés et de jours de RTT employeur positionnés sur la semaine concernée.

Le télétravail est ouvert aux collaborateurs à temps partiel dans le respect du principe des « 3 jours de présence » précédemment évoqué. Toutefois, les collaborateurs à temps partiel pourront demander à leur manager d’être présent deux jours dans la semaine si cette organisation est compatible avec les missions du collaborateur, et si cela ne perturbe pas le fonctionnement du service.

5. MODALITES DU TELETRAVAIL 

Le salarié choisit librement ses journées de télétravail, et informe son manager au minimum deux jours ouvrés avant le télétravail et selon les modalités définies au sein de l’équipe (mail / calendrier commun…).

Information sur les journées de télétravail : Dès que planifiée, chaque journée de télétravail est indiquée dans le calendrier Outlook personnel et/ou de l’équipe s’il a été mis en place par le manager.

Décompte des journées de télétravail : Les journées de télétravail doivent être systématiquement posées dans ADP-RH.

Le télétravail ne pourra en aucun cas être décompté par demi-journées. Dans l’éventualité où un collaborateur effectue une demi-journée en télétravail (par exemple, ayant passé l’autre moitié de la journée en clientèle), celle-ci sera comptabilisée comme une journée entière.

De leur côté, les managers pourront sacraliser une journée sans télétravail au sein de l’équipe, au maximum deux jours par mois civil.

Si une journée de télétravail planifié est annulée, que ce soit à l’initiative du collaborateur ou du manager, et pour quelque motif que ce soit, elle ne sera pas reportable sur une semaine ultérieure, il n’y a aucun cumul de droit à télétravail.

6. LIEU DU TÉLÉTRAVAIL

Le télétravail peut s’effectuer depuis différents lieux, sans limite de distance du lieu habituel de travail du salarié, et dans les modalités exposées ci-dessous :

• Domicile : Le télétravail s’effectuer depuis la résidence principale du salarié, c’est à dire celle dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire. Le télétravailleur doit alors disposer à son domicile d’un espace propice au travail, d’une connexion internet haut-débit de 2 Mbps minimum, d’une assurance multirisque habitation, et d’installations électriques conformes aux normes de sécurité.

• Autre : Le télétravail depuis d’autres lieux est possible (ex : résidence secondaire), sous réserve que ces lieux se situent en France ou dans l’Union européenne, qu’ils disposent d’une connexion internet haut-débit et qu’ils respectent les impératifs d’ergonomie, d’hygiène, de sécurité et de confidentialité de l’entreprise.

Il est interdit de télétravailler depuis un lieu situé à l’étranger (hors territoire européen), sauf sur autorisation exceptionnelle du Comité de Direction.

7. COMPENSATION FINANCIÈRE

• Mesure d’équipement du domicile en vue du télétravail

Chaque salarié adhérant au télétravail pourra bénéficier d’une mesure d’équipement via un remboursement de note de frais enregistrée et validée dans Notilus.

• Dépenses éligibles : tout équipement mobilier (bureau, fauteuil, lampe, …) ou informatique (écran, clavier, imprimante, …) destiné à l’aménagement du domicile en vue du télétravail. Les consommables (cartouches d’encre par exemple) sont exclus.

• Niveau de remboursement : Covivio prendra en charge 50% des dépenses réalisées, dans la limite d’un plafond de 100€ par collaborateur.

Cette mesure s’applique individuellement sur une période de trois ans à compter du premier remboursement de l’équipement (y compris les remboursements déjà effectués depuis la mise en place du télétravail au sein de Covivio).

• Maintien des titres restaurants

La contribution aux repas, par le biais de la participation RIE ou de titres restaurant, est maintenue durant les journées de télétravail.

8. HORAIRES DE TRAVAIL ET PLAGES DE JOIGNABILITÉ 

En télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation, de la convention collective, des règles en vigueur dans l’entreprise, et de son contrat de travail. Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l'horaire ni l'amplitude de travail de référence applicable en temps normal ou planifiée avec son supérieur hiérarchique.

Conformément à l’article L1222-9 du Code du travail, et afin de respecter la vie privée du salarié, le présent accord définit des plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur doit être joignable, par les moyens de communication mis à sa disposition par l’entreprise, dans le respect des accords en vigueur dans l’entreprise et du droit à la déconnexion.

Concernant les employés et les agents de maîtrise, ces plages sont fixées conformément à l’horaire collectif de travail tel que défini dans l’accord sur le temps de travail : du lundi au jeudi entre 9h et 17h30 avec une heure de pause déjeuner et le vendredi entre 9h et 17h, avec une marge de flexibilité d’une heure dans les horaires de démarrage et de fin de la journée de travail.

Concernant les cadres en forfait jours, la plage de joignabilité est communiquée à titre d’information dans le but de respecter la vie privée du salarié, elle ne saurait remettre en cause l’autonomie dont il bénéficie dans l’organisation de son emploi du temps et de ses horaires de travail

En effet, les cadres en forfait jours demeureront libres de gérer l’organisation de leur temps de travail sous réserve du respect des règles légales et conventionnelles applicables mais devront être joignables durant la plage fixée dans le présent accord.

La plage de joignabilité, distincte du temps de travail effectif, est fixée entre 9h et 18h avec une heure de pause déjeuner.

Le principe de la marge de flexibilité est également applicable aux cadres en forfait jours, les modalités d’application de cette souplesse feront l’objet d’une discussion entre le salarié et le manager.

L’ensemble des clauses contractuelles contenues dans les conventions de forfait jours signés dans le cadre de l’avenant n°1 à l’accord relatif à l’aménagement de la durée et de l’organisation du travail s’appliquent de plein droit. 

En matière de modalités de contrôle et de régulation de la charge de travail, il est rappelé que l’ensemble des dispositions de l’avenant n°1 à l’accord relatif à l’aménagement et l’organisation du temps de travail s’appliquent à l’ensemble des salariés en situation de télétravail, notamment les dispositifs suivants :

« Outre le suivi régulier de l’organisation et de sa charge de travail, le collaborateur bénéficie chaque année de deux entretiens semestriels avec son responsable hiérarchique.

Si au cours de ces entretiens, le collaborateur et le manager identifient des difficultés particulières et anormales sur la charge de travail, un plan d’action sera proposé et un entretien complémentaire permettra si nécessaire de suivre et de faire un bilan des actions proposées.

Il est également convenu que le manager interroge le salarié sur sa pratique en matière de connexion à distance et les conséquences sur sa charge de travail. »

9. SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

• Accident de travail et trajet :

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident de travail.

• Conditions de travail

Conformément au Guide du télétravail applicable au sein de Covivio, il est rappelé au salarié que l’espace de travail à son domicile doit respecter les règles de sécurité, d’hygiène et d’ergonomie permettant de préserver la santé et la sécurité du télétravailleur.

10. RÉVERSIBILITÉ DU TÉLÉTRAVAIL 

• Réversibilité occasionnelle :

À la demande du télétravailleur ou de son manager, une journée de télétravail peut être annulée si une situation le justifie, notamment en cas de problème technique à domicile ou d’urgence nécessitant la présence du salarié au bureau. En cas d’activation unilatérale de cette réversibilité par le manager, ce dernier devra respecter un délai de prévenance de 48h (jours ouvrés).

• Réversibilité temporaire :

À la demande du télétravailleur ou de son manager, le télétravail peut être suspendu pour une période déterminée, notamment en cas de pic d’activité, de réorganisation ou de réduction ponctuelle des effectifs de l’équipe. Cette annulation ne donne pas lieu au report des journées de télétravail, et fait au préalable l’objet d’une notification par email entre le salarié et son manager, avec un préavis de quinze jours ouvrés.

• Réversibilité permanente :

Le télétravail peut être définitivement annulé à la demande expresse et motivée du collaborateur ou de son manager, le salarié regagnant alors son lieu de travail habituel. Cette réversibilité permanente sera par ailleurs considérée comme automatique indépendamment des deux parties, sauf contre-indication formelle du manager, en cas de manquements récurrents (3 fois par trimestre) du collaborateur en télétravail à ses obligations (salarié injoignable pendant les plages de « joignabilité », absence de formalisation de la journée télétravail sur le calendrier Outlook, problèmes techniques non résolus, baisse de performance ou plus généralement non-respect des dispositions légales, conventionnelles ou contractuelles). L’annulation prend effet avec un préavis de trente jours calendaires, sauf durant la période d’adaptation, correspondant aux trente jours calendaires suivant la signature de l’avenant, et durant laquelle le préavis est réduit à sept jours.

11. ÉQUIPEMENT

• Poste de travail :

Il sera fourni à l’ensemble des télétravailleurs un ordinateur portable. Pour ceux qui n’en disposent pas déjà, l’ordinateur portable sera fourni en lieu et place de l’ordinateur fixe.

• Téléphonie :

Il sera fourni à tous les télétravailleurs ne disposant pas déjà un téléphone portable.

• Autres équipements :

Pour des raisons évidentes de sécurité et de dématérialisation, il ne sera pas fourni d’imprimante. Il n’est pas prévu de fournir d’autres équipements (second écran, clavier…).

• Accès à distance :

La solution Citrix permet d’accéder à distance à l’ensemble des applicatifs et bases de données permettant au salarié de réaliser normalement son activité.

Dans l’éventualité d’une panne Citrix intervenant en cours de journée, il est convenu que le retour sur le lieu de travail n’est pas obligatoire pour le reste de la journée.

Le salarié doit prévenir son manager de tout dysfonctionnement ne lui permettant pas de remplir ses missions en télétravail.

Logiciels collaboratifs :

Les postes de travail fournis permettront d’accéder aux logiciels collaboratifs habituellement utilisés par les salariés, notamment Office 365. Une charte et un guide d’utilisation des outils collaboratifs seront intégrés dans le dispositif d’accompagnement.

• Support informatique :

Le helpdesk actuel sera accessible, via le numéro habituel, aux télétravailleurs. Ce support ne fournira pas d’assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d’accès choisi par le salarié.

12. PROTECTION ET SECURISATION DES DONNEES

L’ensemble des dispositions prévues dans la Charte Informatique (Adjonction n°1 au Règlement Intérieur) sont applicables au télétravailleur. L’objet de cette charte est d’exposer les principales règles et précaution que tout Utilisateur doit respecter et mettre en œuvre dans le cadre de l’utilisation des ressources informatiques, électroniques et numériques de l’Entreprise Covivio.

Il est notamment rappelé que l’Utilisateur en situation de télétravail à son domicile ou en tiers-lieux doit appliquer les recommandations de sécurité de Covivio indiquées dans la Charte Informatique, et assurer la protection de ses propres données (sécuriser l’accès à ses fichiers ou à une application par un mot de passe, ne pas quitter son poste sans se déconnecter ou verrouiller son poste, en laissant des ressources ou services accessibles, …).

Il est également impératif :

• de ne pas stocker de fichiers sur le disque dur ni sur un support amovible (ex : clef USB)

• de ne pas imprimer de documents pour les transporter à son domicile ou sur un tiers-lieux.

Plus généralement, le télétravailleur doit faire preuve d’une grande vigilance et ne pas réaliser d’actions mettant en péril la sécurité, le bon fonctionnement ou l’intégrité des données et des ressources de l’Entreprise.

13. ACCOMPAGNEMENT ET SUIVI

• Information :

Le présent accord fera l’objet d’une communication via un article sur le Digital Workplace. Les documents relatifs au télétravail (formulaire de candidature, Guide des bonnes pratiques…) seront mis à la disposition des salariés dans le Digital Workplace.

• Accompagnement des équipes :

Tous les collaborateurs et managers de l’entreprise auront accès à un « Guide du télétravail », présentant notamment : les fondamentaux du télétravail, les bonnes pratiques à domicile, des conseils en termes d’organisation et de management, et des tutoriels aux outils.

• Accompagnement digital :

Une formation à l’utilisation de technologies indispensables à la situation de télétravail sera effectuée au travers de tutoriels mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs.

Selon les besoins individuels de certains collaborateurs, une formation spécifique et adaptée pourra être dispensée à sa demande, en accord avec son responsable hiérarchique.

14. COMMISSION D’INTERPRETATION

• Fonctionnement :

Cette Commission aura pour objet de répondre à toutes problématiques d’interprétation des clauses du présent accord ou de répondre à des questions/situations qui ne sont pas prévues explicitement dans l’accord.

Les avis de la Commission sont adoptés par un vote à la majorité des membres présents. Les votes ont lieu à main levée.

La majorité des présents est la majorité des membres de la Commission qui assistent à la séance au moment du vote. Les votes blancs ou nuls et les abstentions sont considérés comme des votes négatifs.

• Composition :

Cette Commission sera composée des personnes suivantes :

• Un représentant de la Direction des Ressources Humaines,

• Un membre du CSE ou de la commission SSCT.

• Les Délégués syndicaux.

15. Dispositions finales

Durée – Entrée en vigueur

Le présent avenant est signé pour une durée indéterminée avec une entrée en vigueur le 1^er juillet 2021.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales en vigueur.

Dépôt et publicité

Conformément aux articles L.2231-5, L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le présent avenant sera déposé en deux exemplaires signés des parties, l’un remis auprès de la « Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi » du lieu de signature de l’avenant, et l’autre au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Une version sur support électronique est également communiquée à la « Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi » du lieu de signature de l’avenant.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application de l’article R.2262-2 du code du travail, l’avenant sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet avenant sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur intranet.

Fait à Paris le 2 juin 2021, en 5 exemplaires

Pour les sociétés de l’UES COVIVIO

Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales

Pour le syndicat CFE-CGC, représenté par

Pour le syndicat CFDT, représenté par

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1. Bien que ne relevant pas du régime du télétravail, le travail depuis des sites de l’entreprise autres que l’établissement de rattachement du salarié est permis, dans des modalités à convenir entre le salarié et son manager.↩

2. Sur une durée limitée, des modalités particulières de télétravail pourront ainsi être convenues, au cas par cas, entre un salarié et son manager, sur recommandation de la médecine du travail.↩