Avenant de révision à l’accord relatif au vote électronique pour les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de la Société de Transmission Automatique du 30 juin 2016

du 27 juillet 2020

ENTRE

Chef du service Ressources Humaines

D’une part,

ET

Les organisations syndicales ci-dessous :

C.F.D.T. représentée par et	C.G.T. représentée par
C.F.E./C.G.C. représentée par et	F.O. représentée par

D’autre part,

Préambule

Un accord relatif au vote électronique pour les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de STA a été signé le 30 juin 2016, pour une durée indéterminée.

Le 24 avril 2016, le Règlement Général sur la protection des données (RGPD) a été adopté et est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Ce RGPD impose de nouvelles normes quant à la protection des données personnelles. Il comporte trois principaux objectifs :

• Un renforcement des droits des personnes concernées (haut niveau de transparence dans la collecte et les modalités d’utilisation des données personnelles, facilitation des demandes d’exercice de droits par les individus),

• Une gestion plus sécurisée des données (partage de données personnelles contrôlé et limité, nouvelle responsabilité du sous-traitant, renforcement des clauses contractuelles),

• Des entreprises responsabilisées (mettre en place une gouvernance dédiée, implémenter des processus et outils de conformité (ex : registre des traitements, actions de sensibilisation).

Compte tenu du RGPD, une mise en conformité de l’accord vote électronique de 2016 uniquement portée sur des aspects réglementaires s’avère nécessaire.

Les autres dispositions de l’accord du 30 juin 2016, non modifiées par le présent avenant, restent inchangées.

modifications apportées à l’accord du 30 juin 2016

Création d’un article 4 sur la protection des données personnelles

Un nouvel article, relatif à la protection des données personnelles, est créé afin d’avoir un processus de vote électronique conforme à la nouvelle réglementation RGPD (via la définition de garanties à mettre en place pour s’assurer, d’une part, de la conformité du traitement des informations collectées et, d’autre, part, que le prestataire respecte bien les règles de traitement des données et de confidentialité).

Article 4 - Protection des données personnelles

Ce système de vote veillera au respect des principes de protection des données personnelles et au respect de la vie privée des salariés, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Que le vote électronique se fasse sur place, ou à distance, les garanties suivantes doivent s'appliquer :

▪ Faire expertiser la solution de vote électronique fournie par un prestataire, par un expert indépendant. L’expertise couvrira l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), la constitution des listes d’électeurs et leur enrôlement ainsi que l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

▪ Vérifier que le prestataire qui est en charge du vote électronique a procédé à une expertise indépendante avant la mise en place ou une modification substantielle du système.

Dans le cadre de la réalisation de la mise en place du vote électronique, le prestataire peut accéder et traiter des Données personnelles de STA, filiale du groupe Renault. A ce titre, les parties s’engagent à traiter les Données personnelles de STA, conformément aux dispositions des Lois de Protection des Données personnelles.

Conformément aux Lois de Protection des Données personnelles, STA, filiale du groupe Renault, agit en qualité de Responsable de Traitement de Données personnelles et le prestataire agit exclusivement pour le compte de STA en qualité de Sous-Traitant.

Le prestataire doit répondre aux exigences émises dans le cahier des charges en termes de sécurité et de confidentialité.

Le prestataire prend toutes les mesures nécessaires pour préserver le caractère confidentiel des données personnelles.

Autres modifications de l’accord du 30 juin 2016

Ces modifications ont pour objet de clarifier les responsabilités entre STA, filiale du groupe Renault, et le prestataire sur le traitement des données (étant précisé que le choix du prestataire s’effectuera notamment dans le cadre du respect des délibérations CNIL en vigueur).

Modification de l’article 3 - Principes généraux

L’article 3 « Principes généraux » est modifié comme suit :

Le prestataire organise, selon les instructions de STA, les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de STA par Internet dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur. Le système mis en œuvre assure une totale indépendance avec les systèmes d’information gérés, de manière distincte, par STA. Ainsi, STA, filiale du groupe Renault, ne pourra intervenir dans la mise en œuvre du dispositif de vote électronique mis en place et aucune donnée concernant les bulletins de vote ne pourra être enregistrée sur les serveurs de STA.

Le système de vote proposé par le prestataire devra ainsi prévenir tout téléchargement de programmes sur le poste du votant (applets ou cookies) et permettre le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant.

Le système de vote doit permettre à l’électeur de vérifier son bulletin de vote tel qu’enregistré dans l’urne afin de garantir la sincérité de son vote.

Le prestataire utilise les technologies de « chiffrement » adaptées et de signature électronique, assurant ainsi un vote totalement sécurisé dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, avant le début du scrutin et à la clôture de ce dernier, le système de vote électronique utilisé, doit faire l'objet d'un scellement.

La liste d’émargement et l’urne électronique doivent faire l’objet d’un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c’est-à-dire assurant qu’ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l’ajout d’un bulletin et d’un émargement. Leur intégrité est assurée par l’authentification de l’électeur selon le principe de connexion au système de vote utilisé par le prestataire retenu. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système.

Après la clôture du vote, la liste d’émargement et l’urne électronique doivent être scellées.

Le dispositif mis en œuvre fait l’objet d’une déclaration au Registre des traitements de données personnelles mis en place par l’Entreprise, conformément aux dispositions du Règlement général de protection des données (RGPD).

Modification de l’article 4.2.3 – Données personnelles recensées pour le vote électronique

Avec la création du nouvel article 4 relatif à la protection des données personnelles, l’article 4.2.3 devient l’article 5.2.3 et est modifié comme suit :

Les données personnelles traitées pour le vote électronique sont collectées par STA, filiale du groupe Renault. Les données devant être enregistrées, sous la responsabilité du prestataire, en vertu des instructions de STA, sont :

Pour le fichier des électeurs : entreprise, matricule, noms, prénoms, âge, collège, moyens d’authentification, coordonnées ;

Pour les listes électorales : entreprise, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, collège, établissement, éligibilité ;

Pour les listes et fichiers de candidats : entreprise, collège, noms et prénoms des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

Pour les listes d’émargement : entreprise, matricules, noms, prénoms des électeurs, collège, horodatage des votes effectués ;

Pour les résultats : entreprise, noms et prénoms des candidats, élus et non élus, voix obtenues, appartenance syndicale et collège, titulaire ou suppléant.

L’accès à ces données est strictement encadré et réservé à certaines catégories de destinataires.

L’accès aux données susmentionnées est ainsi organisé selon les modalités suivantes : outre le prestataire, auront accès à ces données :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, candidats, agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, candidats, agents habilités des services du personnel ;

Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les données les concernant personnellement (données nominatives à caractère personnel) ;

Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, électeurs selon les conditions de l’article L.68 du Code Electoral ;

Pour les résultats : électeurs, syndicats, services du Ministère du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social, employeur.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur les serveurs.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de prévenir tout risque de modification des résultats après la clôture.

Le prestataire conservera, selon les instructions édictées par Renault, sous scellés et sous sa responsabilité les fichiers support, dans les limites et conditions figurant à l’article 8 du présent accord.

Modification de l’article 6 – Information des électeurs et des organisations syndicales avant le scrutin

Avec la création du nouvel article 4 relatif à la protection des données personnelles, l’article 6 devient l’article 7 et est modifié comme suit :

Les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de STA étant un évènement majeur, STA va s’attacher à déployer une communication adaptée à son importance.

Pour assurer et maintenir l’appropriation de cette modalité particulière de vote aux salariés de STA, des informations pratiques seront communiquées par la ou les voie(s) jugée(s) la/les plus appropriée(s) par la Direction de STA, selon les modalités définies localement (par exemple : flashs information, kit de communication…).

Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et le fonctionnement général du système de vote électronique seront par ailleurs communiqués par le prestataire aux électeurs, dans le délai et selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

En parallèle, la Direction de STA réunira, préalablement au scrutin, les délégués syndicaux et représentants de section syndicale pour les informer des modalités d’accompagnement des salariés au système de vote électronique.

En sa qualité de responsable de traitement, STA informera les électeurs du traitement de leurs données personnelles dans le cadre de la mise en place du dispositif relatif au vote électronique.

Modification de l’article 8 – Conservation des documents

Avec la création du nouvel article 4 relatif à la protection des données personnelles, l’article 8 devient l’article 9 et est modifié comme suit :

En cas d’action contentieuse, et jusqu’à la décision juridictionnelle définitive, le prestataire en vertu des instructions émises par STA, filiale du groupe Renault, conservera l’ensemble des éléments de vote et fichiers informatiques afférents afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.

A l’expiration des délais de recours ou intervention d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire s’engage à procéder à la destruction des fichiers stockant les informations saisies lors des opérations de vote électronique et plus précisément les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Dispositions administratives et juridiques

Titre 1 - Durée et conditions d’application de l’accord

Le présent avenant porte révision de l’accord du 30 juin 2016 relatif au vote électronique pour les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de STA. Conformément à l’article L. 2261-8 du Code du travail, il modifie et se substitue de plein droit à l’ensemble des stipulations de l’accord qu’il révise.

Il est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de sa date de signature.

Titre 2 – Notification, dépôt et publicité

Le présent avenant est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives dans les conditions légalement prévues.

Le présent texte est déposé dans les formes requises à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) du Pas-de-Calais, et au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Béthune par STA.

Pour plus de lisibilité, les parties signataires conviennent que l’accord du 30 juin 2016, déposé sur le serveur informatique de l’entreprise, sera mis à jour avec les ajouts énoncés dans le présent avenant.

Titre 3 - Commission d’application et clause de rendez-vous

La mise en œuvre des dispositions du présent avenant de révision sont suivis lors des réunions organisées pour la mise en œuvre des élections des administrateurs représentant les salariés au conseil d’administration.

Titre 4 - Adhésion

Toute organisation syndicale représentative dans le champ d'application du présent avenant, et qui n’en est pas signataire, peut y adhérer dans les conditions légales applicables. Cette adhésion doit être sans réserve et concerner la totalité du texte et de l’accord qu’il modifie.

Titre 6 – Révision et dénonciation

Pendant sa durée d’application, le présent avenant peut faire l’objet d’une révision dans les conditions légales en vigueur.

Le présent avenant pourra également être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, selon les dispositions légales applicables.

Fait à Boulogne Billancourt, le 27 juillet 2020

Avenant de révision à l’accord relatif au vote électronique pour les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration Société de Transmission Automatique du 30 juin 2016

du 27 juillet 2020

ENTRE

Chef du service Ressources Humaines

D’une part,

ET

Les organisations syndicales ci-dessous :

C.F.D.T. représentée par et	C.G.T. représentée par
C.F.E./C.G.C. représentée par et	F.O. représentée par