Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du télétravail" chez MALTEUROP GROUPE (Siège)

Octobre 2021

SOMMAIRE

Définition du télétravail 3

Statut du collaborateur en télétravail 4

Article 1 - Accès au télétravail 4

1.1. Collaborateurs concernés 4

1.1.1. Contrats n’ouvrant pas droit au télétravail 5

1.1.2. Activités exclues du télétravail 5

1.2. Demande de mise en place du télétravail 5

1.2.1. Mise en œuvre du télétravail 5

1.2.2. Formalisation de la demande 5

1.2.3. Refus du télétravail 6

1.2.3.1. Refus de la société et/ou du manager 6

1.2.3.2. Refus du salarié 6

1.2.4. Recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure 6

Article 2 - Mise en œuvre du télétravail 6

2.1. Lieu du télétravail 6

2.2. Equipement de travail lié au télétravail 7

2.3. Organisation du temps de travail 7

2.3.1. Fréquence et nombre de jours télétravaillés et planning prévisionnel 7

2.3.2. Plages horaires et respect des durées du travail 8

2.3.3. Charge de travail et contrôle 8

2.3.4. Droits et obligations du télétravailleur et du manager 8

2.3.5. Droit à la déconnexion 9

2.3.6. Santé et sécurité dans le cadre du télétravail 9

2.3.7. Protection de la vie privée 9

2.3.8. Protection des données 9

2.3.9. Réversibilité et cessation du télétravail 10

2.3.10. Compensations 10

Article 3 – Durée de l’accord et suivi 10

Article 4 – Information du personnel 10

Article 5 - Règlements des litiges 11

Article 6 – Révision de l’accord 11

Article 7 – Publicité de l’accord 11

Entre

La Société MALTEUROP Groupe, société anonyme au capital de 111 532 368 €, immatriculée au RCS de Reims sous le numéro 377 514 229 000 14, et dont le siège social est situé à Reims (51100), 2, Rue Clément ADER, représentée par le Directeur des Ressources Humaines Groupe,

d'une part,

Et

Les membres du Comité Social et Economique Malteurop Groupe, représentés par les membres titulaires, Titulaire CSE 1, Titulaire CSE 2,

d'autre part,

PRÉAMBULE

En raison de la crise sanitaire impactant l’organisation de notre société depuis mars 2020, Malteurop a mis en place un télétravail massif afin d’assurer la santé et la sécurité de ses salariés. A l’issue de cette pandémie et afin d’encadrer et formaliser ce mode d’organisation au niveau de l’entreprise, les parties ont décidés de mettre en place un accord spécifique permettant d’établir des règles claires relatif à ce mode de fonctionnement.

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Le présent accord a également pour objectif de contribuer à améliorer la qualité de vie au travail en permettant au Personnel de rechercher un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale, tout en maintenant l'efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières de la Société

La démarche CARE et la volonté de réduire le risque routier confortent également cette position.

Conscients que ce mode de travail ne peut pas s’adapter à toutes les missions et qu’il doit être mis en place de manière utile et optimisée pour le bon fonctionnement du service, les parties au présent accord ont encadré l’accès au télétravail par les dispositions qui suivent.

DISPOSITIONS GENERALES DU TELETRAVAIL

Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article L. 1222-9 du Code du travail).

Le télétravail résulte en premier lieu d’un souhait du collaborateur de bénéficier de ce dispositif et d’un accord concerté entre celui-ci et la Direction. Le Manager d’un département / service peut également le proposer à ses collaborateurs dans le cadre de l’organisation globale de son département / service.

Statut du collaborateur en télétravail

Le collaborateur en télétravail dispose du même statut juridique et a les mêmes droits et devoirs que le collaborateur qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise.

Ainsi, notamment, les télétravailleurs :

• sont soumis à l’application des mêmes accords d’entreprise, usages, règlements intérieur, notes internes et conventions collectifs (sauf autres dispositions légales de celles-ci) ;

• bénéficient de la même couverture de Sécurité sociale, maladie et accident du travail ;

• relèvent des mêmes dispositions légales en matière de minima sociaux, jours fériés et jours de congé, etc. ;

• disposent des mêmes droits en matière de formation ;

• peuvent prétendre aux mêmes avantages sociaux (tickets-restaurant, œuvres sociales).

Ils sont dans ce cadre soumis aux mêmes obligations que tout autre salarié et peuvent par conséquent s’exposer dans les mêmes conditions aux règles en vigueur s’ils ne respectent pas les obligations découlant de leur contrat de travail.

Article 1 - Accès au télétravail

1. Collaborateurs concernés

Le télétravail est destiné à améliorer les conditions de travail et sera sur la base du volontariat. L’accès au télétravail est ouvert à l’ensemble des collaborateurs de l’entité juridique Malteurop Groupe sous réserves :

• qu’il ne soit pas en période d’essai,

• qu’il soit équipé d’un PC portable,

• que le salarié exprime le souhait d’en bénéficier (selon le processus prévu ci-après),

• que le responsable hiérarchique du collaborateur accepte après :

  • Avoir vérifié la compatibilité avec les missions effectuées et les besoins de l’organisation de son service ;

  • Que le salarié dispose d’une autonomie suffisante dans l’exercice de ses fonctions ;

• Attester sur l’honneur via le formulaire de demande qui précise que le lieu d’exercice de son activité en télétravail est couvert par une assurance « multirisques habitation ». A défaut d’assurance valide, l’entreprise ne saurait couvrir les dommages causés.

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés avec avis préalable du médecin du travail et une attestation sur l’honneur de l’aménagement adéquate de son environnement de travail lié à son handicap sera nécessaire.

Compte tenu de ces éléments, certains collaborateurs ne seront pas éligibles au télétravail.

2. Contrats n’ouvrant pas droit au télétravail

Ne sont pas éligibles au télétravail :

• les CDD (sauf cas particulier des CDD de longue durée ou pour organisation de service)

• les contrats d'apprentissage

• les contrats de professionnalisation

• les stagiaires

• le personnel intérimaire

  3. Activités exclues du télétravail

Les activités suivantes sont exclues du télétravail :

• Activités nécessitant un accueil physique des clients, des fournisseurs ou collaborateurs

• Activités nécessitant la gestion/étude d’un flux physique de documents

• Activités dont la nature du travail effectué n’est pas compatible avec l’utilisation des technologies de l’information.

Cette liste d’activités incompatibles avec le télétravail est définie au jour de la signature du présent accord. Elle sera toutefois susceptible d’évoluer, notamment en fonction de l’évolution des modes de travail (ex : nouvel outil, nouvelle activité, numérisation…).

Pour des raisons de sécurité des données, un manager peut déterminer que certaines missions ou activités nécessitant le traitement de données sensibles et confidentielles doivent être exercées exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Il est précisé qu’en cas d’impossibilité matérielle et/ ou technique, le télétravail sera refusé.

En effet, le télétravail doit s’insérer dans le cadre de la bonne gestion du parc informatique de la société. Ainsi, la fourniture d’un poste de travail informatique transportable, ou d’équipements additionnels, en complément au poste de travail informatique habituel, ne pourra être garantie.

Par ailleurs, dans le cadre du télétravail, l’utilisation d’un ordinateur privé personnel est strictement interdit.

4. Demande de mise en place du télétravail

5. Mise en œuvre du télétravail

Le télétravail pourra être mis en œuvre :

• A la demande d’un salarié éligible avec l’accord de son manager

• A la demande exprès de la Société pour des raisons d’organisation et/ou de gestion de la crise sanitaire dans son rôle de veiller à la santé et à la sécurité des collaborateurs. Cf article 1.2.4

  6. Formalisation de la demande

Afin de valider la mise en place du télétravail, un formulaire spécifique sera prévu à cet effet. Il permettra au salarié de formuler sa demande et au manager d’exprimer sa réponse avec dates d’effet.

Le processus de demande :

1^ère étape : Le salarié exprime sa demande à son manager via le formulaire ad hoc ;

2^ème étape : Le manager et la Direction des Ressources Humaines instruisent la demande (compatibilité, organisation et moyens techniques), dans un délai maximum d’un mois à réception de la demande et communique sa réponse via le formulaire complété ;

3^ème étape : Le formulaire signé par l’ensemble des parties, est ensuite centralisé au niveau de la Direction des Ressources Humaines ;

4^ème étape : Une copie du formulaire sera transmise au collaborateur et fera office d’avenant au contrat de travail. Dans ce cadre, il a force d’engagement contraignant pour les deux parties.

7. Refus du télétravail

8. Refus de la société et/ou du manager

Tout refus de la Société et/ou du manager de voir un salarié exercer ses fonctions en Télétravail doit être motivé. Les principaux motifs de refus étant notamment les suivants:

• Le télétravail risque de compromettre le bon fonctionnement de l’organisation, du service de la Société auquel le salarié appartient

• L’exercice des fonctions du salarié n’est pas compatible avec une situation de télétravail

  9. Refus du salarié

Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son manager, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue en aucun cas un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

10. Recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

Le télétravail peut être mis en place sur décision de la Direction, pour tout ou partie des salariés de la Société, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ce cas, la mise en œuvre du télétravail constitue un aménagement de poste qui s’impose au salarié.

Pour les cas particuliers qui ne pourraient pas exercer le télétravail dans des conditions optimales (pas d’accès internet, problèmes techniques…), ils feront l’objet d’une analyse et d’un aménagement particulier.

Article 2 - Mise en œuvre du télétravail

1. 11. Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié tel que précisé sur son contrat de travail et sur son bulletin de paie, et ne nécessite pas, sauf cas exceptionnels validés par la hiérarchie, de déplacement spécifique. Il est rappelé qu’en cas de changement de domicile principal, le salarié en télétravail préviendra la Société en lui indiquant la nouvelle adresse 8 jours ouvrés avant ce changement.

12. Equipement de travail lié au télétravail

Le salarié veillera à s’installer dans un endroit lui permettant l’exercice du télétravail dans de bonnes conditions (calme, disponibilité totale pour le travail, …).

Le salarié devra disposer d’une connexion Internet, il l’utilisera dans le cadre du télétravail et se connectera au réseau en utilisant le logiciel de connexion à distance installé sur les équipements informatiques fournis.

Dès que les clauses ci-dessus ne sont ou ne peuvent être respectées, le salarié devra en informer immédiatement son supérieur.

13. Organisation du temps de travail

14. Fréquence et nombre de jours télétravaillés et planning prévisionnel

Le télétravail sera au maximum de deux (2) jours par semaine (journées complètes ou demi-journées) travaillée pour un salarié à temps plein. Ce nombre sera porté à 1 jour pour les salariés travaillant à temps partiel afin de préserver un temps suffisant de travail d’équipe. Les jours télétravaillés non pris ne seront pas transférables d’une semaine à une autre.

Une proposition de planning prévisionnel pour une durée de 1 mois faisant figurer les jours télétravaillés à domicile sera transmise par le salarié au manager.

Pour une meilleure organisation professionnelle et personnelle, ce planning prévisionnel sera ajusté d’un commun accord entre le salarié et son manager pour déterminer les jours télétravaillés et les jours de travail dans les locaux de la Société dans le respect d’un mois de prévenance.

Il est convenu que la répartition prévue par le planning prévisionnel définitivement arrêté pourra être modifié à la demande de la Société ou du Manager moyennant un délai de prévenance de sept (7) jours minimum, réduit à trois (3) jours en cas de circonstances exceptionnelles.

En cas de désaccord, le planning de télétravail sera celui transmis par le responsable hiérarchique du collaborateur. Ainsi, en cas de désaccord. Si le collaborateur ne souhaite pas télétravailler sur cette journée, il conserve la possibilité de renoncer au télétravail sur le jour fixé et de se rendre à son lieu de travail.

L’objectif étant d’être souple et potentiellement de s’adapter aux besoins du service.

Le suivi des jours télétravaillés, validés par leur supérieur hiérarchique, doit faire l’objet d’une communication mensuelle des salariés à la Direction des Ressources Humaines via les outils existants (formulaires papier ou SIRH).

15. Plages horaires et respect des durées du travail

Pendant le télétravail, le collaborateur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les durées légales de travail et les horaires de travail prévus par les accords d’entreprise en vigueur pour la catégorie socioprofessionnelle à laquelle il appartient, et être joignable sur son téléphone professionnel, par messagerie ou par messagerie instantanée à tout moment sur les créneaux ci-après.

Pour le personnel en forfait jour, ces créneaux sont : 09h-12h / 14h-17h

Pendant les plages de disponibilité, les salariés en télétravail sont tenus d’effectuer leurs tâches dans les diligences normales, de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par leur hiérarchie et de consulter leur messagerie.

16. Charge de travail et contrôle

La charge de travail correspondra au volume habituel de travail du collaborateur. En conséquence, la journée de télétravail ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif.

Le manager et la Direction des Ressources Humaines auront la possibilité de demander au salarié de justifier des durées de travail effectuées, du travail accompli et du respect des conditions d’exercice du télétravail.

En tout état de cause, les salariés en télétravail doivent organiser leur temps de travail en respectant :

• Les horaires de travail en vigueur au sein de la Société

• Les durées maximales de travail en vigueur au sein de la Société

• Les durées minimales de repos, soit onze (11) heures de repos quotidien et trente-cinq (35) heures de repos hebdomadaire, ainsi qu'un temps de pause de vingt (20) minutes minimum par jour.

  17. Droits et obligations du télétravailleur et du manager

Le salarié s’engage à respecter l’ensemble des dispositions de la charte informatique de l’entreprise.

Le collaborateur en télétravail est également soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité. Il veillera dans ce cadre à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en est le seul utilisateur.

Le collaborateur s’engage par ailleurs à répondre aux sollicitations de l’entreprise quant au suivi de l’exercice des missions en télétravail. Il pourra par ailleurs prendre contact avec sa hiérarchie ou avec la Direction des Ressources Humaines pour signaler toute problématique rencontrée dans le cadre du télétravail.

Il s’engage à renseigner au préalable précisément les jours de télétravail effectif au sein de son calendrier Outlook en choisissant l’item « travaille ailleurs » dans la case bandeau « afficher comme… ».

Le Télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de la Société à la demande de la Direction, pour participer aux réunions organisées dans le cadre du bon fonctionnement du service auquel le Télétravailleur appartient.

Le manager, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l’équipe et de l’activité, doit veiller à respecter l’autonomie du salarié en télétravail.

Les conditions d’activité en télétravail et l’organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le manager et le salarié en télétravail dans le cadre des entretiens individuels (EAD / EAP)

A tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le salarié ou le manager.

18. Droit à la déconnexion

Les salariés titulaires d’une convention en forfait jours pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions de l’article L2242-17 du Code du Travail et les règlements en vigueur.

Cela fera l’objet d’une charte portant sur les droits à déconnexion qui sera soumise aux membres du CSE et porté à la connaissance de l’ensemble des collaborateurs.

19. Santé et sécurité dans le cadre du télétravail

Le collaborateur est informé des règles de sécurité et santé au travail applicables à l’entreprise. Il a l’obligation de les respecter dans le cadre des jours de télétravail.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique, et apporter un justificatif dans les 48 heures.

Les accidents qui surviendraient aux salariés en télétravail seront présumés professionnels et déclarés comme tels :

• S’ils se produisent au domicile des Télétravailleurs

• Pendant les Plages de disponibilité des Télétravailleurs ; et/ou

• S’ils résultent de l’exercice professionnel habituel des Télétravailleurs.

Le cas échéant, les Télétravailleurs devront fournir immédiatement à la Société les éléments nécessaires pour procéder à la déclaration d’accident de travail.

20. Protection de la vie privée

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du salarié en télétravail.

L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information de nature privée (adresse personnelle, numéro de téléphone personnel…).

21. Protection des données

Le collaborateur en télétravail est tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l'entreprise telles que mentionnées dans son contrat ou avenant. À ce titre, il doit en particulier préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées. Il s'assure que son poste de travail ainsi que ses dossiers sont en sécurité lorsqu'il s'absente de son espace de travail.

Les mots de passe pour accéder aux logiciels et sessions sont gardés strictement personnels et ne doivent en aucun cas être communiqués à des tiers.

22. Réversibilité et cessation du télétravail

À tout moment, le salarié ou le manager peuvent, sans justification particulière, renoncer à cette organisation du travail en se rapprochant du service RH qui formalisera l’arrêt sur le formulaire de télétravail en respectant un préavis d’une semaine. Ce préavis peut être supprimé en cas d’impossibilité matérielle pour le collaborateur en télétravail d’effectuer ses missions dans les conditions prévues à l’article 2.2 du présent accord.

23. Compensations

Les parties souhaitent tenir compte des considérations suivantes :

• Le télétravail permet d’améliorer la qualité de vie au travail du collaborateur en évitant des pertes de temps en transport,

• Le télétravail dans l’entreprise est à l’initiative du collaborateur, et lui permet d’éviter des frais de transport relatifs aux déplacements domicile personnel/lieu de travail.

• Le télétravail répond à une organisation de travail permettant de limiter les risques sanitaires et en ce sens répond à l’obligation de l’employeur de tout mettre en œuvre pour préserver la santé et la sécurité de ces employés.

Dans ce cadre, les parties considèrent que la compensation liée à l’économie des frais de transport par le collaborateur est suffisante à indemniser ce dernier dans le cadre du télétravail. Ainsi, l’exercice du télétravail n’amènera aucune compensation financière ou aucune prise en charge spécifique de l’employeur, à quelque titre que ce soit.

Article 3 – Durée de l’accord et suivi

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf dénonciation devant intervenir respectant un préavis d’un mois.

L'application du présent accord sera suivie par les parties signataires dans le cadre d’un bilan effectué une fois par an lors d’un CSE. Des éventuels aménagements au présent accord pourront se faire à l’issue de ce bilan via avenants.

Les représentants du Personnel en tant que Comité Social et Economique pourront demander à la Direction toutes explications complémentaires sur l'application de l’accord et formuler tout avis et présenter toute suggestion à ce sujet.

Article 4 – Information du personnel

Le texte du présent contrat fera l'objet d'un affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

Article 5 - Règlements des litiges

Les litiges individuels pouvant intervenir à l'occasion du présent accord se règleront si possible à l'amiable, après entente des parties. A défaut, les parties concernées pourront saisir la juridiction compétente.

Article 6 – Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application par entente entre les parties au cas où ses modalités de mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration.

Une réunion sera ainsi provoquée à la diligence de l’une des parties.

Dans ce cas, toute modification devra faire l'objet d'un avenant déposé auprès de la Direction Départementale du Travail selon les mêmes formalités que l’accord lui-même.

Article 7 – Publicité de l’accord

Le présent accord est établi en 5 exemplaires originaux :

• 1 exemplaire sera déposé en version électronique sur la plateforme du gouvernement «https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr» ;

• 1 exemplaire original pour le secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims ;

• 1 exemplaire original pour chaque membre du CSE ;

• 1 exemplaire original pour la Direction de l’entreprise ;

• 1 exemplaire original du présent accord est tenu à la disposition du personnel.

L'accord s'applique à compter de sa date de prise d'effet.

Fait à Reims, le 19 octobre 2021, en 5 exemplaires de 11 pages