Accord d'entreprise "Accord sur l'adoption du vote électronique au sein de l'UES CLINITEX" chez CLINITEX SERVICES (Siège)

Entre, d’une part :

CLINITEX GRAND LILLE NORD SAS, immatriculée au RSC de ROUBAIX TOURCOING sous le numéro 42267406900014, et dont le siège se situe 1 Allée des Tilleuls - BP 44 - 59 962 CROIX Cedex

CLINITEX GRAND LILLE SUD SAS immatriculée au RSC de LILLE METROPOLE sous le numéro 792 115 115, et dont le siège RUE JACQUES MESSAGER 59175 TEMPLEMARS

CLINITEX PAS DE CALAIS SAS, immatriculée au RSC d’ARRAS sous le numéro 42267872200022, et dont le siège se situe 31 Avenue d’Immercourt- ZI Est- 62 217 TILLOY LES MOFFLAINES ainsi que l’établissement CLINITEX Littoral sis ZI Marcel Doret – Pépinière d’Entreprises - 885 rue Louis Breguet - 62100 CALAIS

CLINITEX SAMBRE HAINAUT SAS, immatriculée au RSC de VALENCIENNES sous le numéro 43191369800038, et dont le siège se situe - PA Aérodrome Ouest - 59 174 LA SENTINELLE

CLINITEX NORMANDIE SAS, immatriculée au RSC de ROUEN sous le numéro 48935559400024, et dont le siège se situe ZA des Patis - Rue Rosa Bonheur- 76 140 LE PETIT QUEVILLY

CLINITEX PICARDIE SAS, immatriculée au RSC de COMPIEGNE sous le numéro 45307830500035, et dont le siège se situe 582 Rue des Longues rayes - 60 610 LACROIX SAINT OUEN

CLINITEX PARIS GRAND EST SAS, immatriculée au RCS de MELUN sous le numéro 81933317000028 dont le siège est sis Aéropole Melun Villaroche, Chemin de Viercy 77550 LIMOGES FOURCHES.

LA SAS STN CROCUS, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 338529425, dont le siège est sis 9bis Rue Louis Néel Synergie Park 59260 LILLE LEZENNES

CLINITEX SERVICES SARL, immatriculée au RSC de LILLE sous le numéro 37767963400057, et dont le siège est au 9 bis rue Louis Néel – 59 260 LEZENNES.

IMPEC PROPRETE, Société par Actions simplifiée, immatriculée au R.C.S. de Nantes sous le numéro 790 234 454, et dont le siège se situe 2 Rue Ethel et Julius Rosenberg – Zac de la Lorie – 44 813 Saint Herblain.

CLINITEX REGION SUD, Société par Actions simplifiée, immatriculée au R.C.S. de Fréjus sous le numéro 838 232 403, et dont le siège se situe Route des Vernedes – Immeuble Center Azur – 83 480 PUGET SUR AGENS.

Constituant l’UES CLINITEX, et représentée par Monsieur Thierry PICK, agissant en qualité de gérant de chacune de ces sociétés,

Ci-après dénommées « l’Entreprise »,

Et, d’autre part :

Le Syndicat CFE-CGC, représenté en la personne de Monsieur Philippe CHARLEY,

Le Syndicat CFDT, représenté en la personne de Monsieur Jean Marie MINSBERGHE,

Le Syndicat CFTC, représenté en la personne de Madame Claudine DEJARDIN.

Ci-après dénommés, individuellement ou collectivement « les Parties ».

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Ainsi, il est convenu ce qui suit :

PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES CLINITEX comprenant les sociétés la composant à ce jour et qui sont appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique (CSE).

ARTICLE 2 : DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur My Clin.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5 Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités à accomplir.

3.6 Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres volontaires de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

4.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4.5 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

5.1 Entrée en vigueur, durée de l’accord

Avant sa conclusion, le projet d’accord a été soumis à l’information/consultation du comité d’entreprise qui a rendu un avis favorable.

Il s’applique à l’ensemble des sociétés composant l’UES CLINITEX et entrera en vigueur à compter de sa date de signature.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

5.2 Clause de suivi et de rendez vous

Les parties ont la possibilité de faire régulièrement le point sur la mise en œuvre de l'accord. Elles conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

5.3 Révision, Dénonciation

Dans le cadre du suivi, chacune des parties susvisées pourra solliciter une négociation de révision du présent accord selon les dispositions légales en vigueur. Les parties pourront se réunir pour examiner les modalités d'application de l'accord et signer des avenants pour résoudre d'éventuelles difficultés concernant l'application de l'accord.

L'accord peut être dénoncé en respectant un délai de préavis de trois mois en application de l'article L 2261-9 du Code du travail. La dénonciation devra être notifiée aux autres signataires et donnera lieu à dépôt auprès des services du ministre chargé du travail. Lorsque la dénonciation émane de l'employeur ou de la totalité des parties signataires, l'accord continuera de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant la durée d'un an à compter du dépôt de la dénonciation. En cas de dénonciation de l'accord, il appartiendra à l'employeur, sur demande écrite d'une organisation syndicale, de négocier un nouvel accord.

5.4 Publicité et dépôt

A l’expiration du délai d’opposition de 8 jours, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) dans le ressort duquel il a été conclu via la plateforme internet « Téléaccords » ainsi que d’un dépôt auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes dans le ressort duquel il a été conclu.

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés et affiché aux emplacements réservés à cet effet à partir du jour qui suit son dépôt auprès des services compétents.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Fait en 6 exemplaires originaux, à Lezennes, le 12 juillet 2018.

En sa qualité de gérant des sociétés,

Monsieur Thierry PICK :

En sa qualité de Directeur Général et Président de Impec Propreté,

Monsieur Edouard PICK :

Pour le syndicat CFE-CGC,

Monsieur Philippe CHARLEY :

Pour le syndicat CFDT,

Monsieur Jean Marie MINSBERGHE :

Pour le syndicat CFTC,

Madame Claudine DEJARDIN :