Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A L'ORGANISATION DU TELETRAVAIL" chez PONROY SANTE (Siège)

Accord relatif à l’organisation du télétravail

Entre les soussignés :

• La société LILAS 3, société par actions simplifiée au capital de 208.096.234 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 823 334 578, dont le siège social est Parc d’Activité Sud Loire – Boufféré - 85612 Montaigu Cedex, représentée par son Président, la Société LILAS 2, elle-même représentée par la Société NBP CONSEILS, elle-même représentée par , dûment habilité à l’effet des présentes

• La Société PONROY SANTE, société par actions simplifiée au capital de 8.308.176 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 378 637 862, dont le siège social est Parc d’Activité Sud Loire – Boufféré - 85612 Montaigu Cedex, représentée par son Président, la Société NPB CONSEILS, elle-même représentée par dûment habilité à l’effet des présentes

• La société INSTITUT DE RECHERCHE BIOLOGIQUE-IRB, société par actions simplifiée au capital de 2.000.000 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 315 249 821, dont le siège social est Parc d’Activités Sud Loire – Boufféré – 85612 Montaigu Cedex, représentée par son Président, la Société NPB CONSEILS, elle-même représentée par , dûment habilité à l’effet des présentes

• La société LABORATOIRES VITARMONYL, société à responsabilité limitée au capital de 2.000.000 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 344 735 931, dont le siège social est Parc d’Activité Sud Loire à 85600 Boufféré, représentée par son gérant, , dûment habilité à l’effet des présentes

• La société PONROY VITARMONYL INDUSTRIE, société à responsabilité limitée au capital de 1.000.000 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 433 442 472, dont le siège est Parc d’Activités Sud Loire – Boufféré – 85612 Montaigu Cedex, représentée par son gérant, , dûment habilité à l’effet des présentes

• La société BIOPHA, société par actions simplifiée au capital de 1.000.000 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 328 835 905, dont le siège social est Parc d’Activités Sur Loire – Boufféré – 85612 Montaigu Cedex, représentée par la Société NPB CONSEILS, elle-même représentée par , dûment habilité à l’effet des présentes

• La société LABORATOIRE NUTRISANTE, société par actions simplifiée au capital de 5.076.386 €, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 815 307 590, dont le siège social est Parc d’Activités Sur Loire – Boufféré – 85612 Montaigu Cedex, représentée par la Société NPB CONSEILS, elle-même représentée par , dûment habilité à l’effet des présentes

D’une part, ci-après désignés ensemble « les Société de l’UES »

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES :

Le syndicat SNI2A CFE-CFC, représenté par son délégué syndical,

Le syndicat SGA CFDT 85, représenté par sa déléguée syndicale, ;

D’autre part, ci-après désignés « les syndicats »

SOMMAIRE

Article 1 – Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail 5

Article 2 – Télétravail habituel 6

2.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles 6

2.2. Télétravail organisé mensuellement 6

2.3. Candidature et acceptation 6

2.4. Réversibilité après la période d’adaptation 7

2.5. Changement de situation 7

Article 3 - Télétravail occasionnel 7

3.1. Définition du télétravail occasionnel 7

3.3. Mise en œuvre du télétravail occasionnel 7

Article 4 - Télétravail pour évènement exceptionnel 8

Article 5 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur 8

5.1. Durée du travail 8

5.2. Plages horaires de disponibilité 8

5.3. Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail 9

5.4. Dispositif d’alerte sur la charge de travail pour les situations de télétravail habituel 9

5.5. Maintien du lien avec l’entreprise et évaluation des risques professionnels 9

Article 6 – Equipements et frais liés au télétravail 10

6.1. Equipements – matériels 10

6.2. Frais liés au télétravail 10

Article 7 – Sécurité du lieu de travail et assurance 10

7.1. Sécurité du lieu de travail 10

7.2. Accidents sur le lieu de télétravail 11

Article 8 – Autres droits et devoirs du télétravailleur 11

8.1. Droits individuels et collectifs 11

8.2. Respect du règlement intérieur 11

8.3. Obligation de confidentialité et protection des données 11

Article 9 – Dispositions finales 12

9.1. Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord 12

9.3. Consultation et dépôt 12

PREAMBULE

La Direction constate que le développement grandissant des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans les relations de travail, incite aujourd’hui les entreprises à adapter leur mode de fonctionnement et d’organisation du travail à ces mutations technologiques.

Le télétravail constitue d’une part, un moyen d’adaptation aux nouvelles technologies et, d’autre part, sa mise en place permet de répondre aux attentes formulées par certains salariés notamment en termes de flexibilité de l’organisation du travail, tout en garantissant la qualité du travail fourni, la cohérence et les performances des équipes.

En revanche, la Direction n’entend pas, par le recours au télétravail, réduire ses coûts de structure puisqu’au contraire, des travaux ont récemment été menés pour permettre aux collaborateurs de travailler sur site et de conserver ainsi un collectif de travail et l’esprit d’équipe indispensable à son développement.

Il sera rappelé que l’article L. 1222-9 du Code du travail, tel que modifié par la loi du 29 mars 2018, précise que :

« le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent I.

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe.

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen ».

Conscients des enjeux et de l’importance de la mise en place du télétravail au sein des sociétés de l’UES, la Direction et les partenaires sociaux ont souhaité négocier un accord collectif à titre expérimental afin de tester tout en encadrant le recours au télétravail.

A l’issue des négociations, l’ensemble des parties ont décidé de conclure le présent Accord pour une durée d’un an sans obligation de reconduction mais avec une nouvelle discussion au terme de l’Accord.

CECI ETANT PREALABLEMENT RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

Article 1 – Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail

Le présent Accord s’applique, par principe, à l’ensemble des salariés des sociétés constituant l’UES Havea Group, sous réserve de remplir les conditions fixées par le présent Accord.

Toutefois, tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

En effet, le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes.

S’agissant du télétravail habituel ou occasionnel, tel que défini ci-après, les salariés de la société remplissant les conditions suivantes sont éligibles au télétravail :

• être volontaire et en faire la demande expresse auprès de la société ;

• être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée d’une durée minimale de douze mois ;

• le collaborateur doit avoir une durée de travail au minimum égale à 80% de la durée légale de travail;

• justifier d’une ancienneté minimale de six mois ;

• disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé ;

• occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement du service et de l’équipe ;

• être doté à domicile d’un espace de travail présentant des conditions propices au travail :

  • à savoir, disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, d’une connexion internet à haut débit et d’une installation électrique conforme ;

  • compte tenu des données sur lesquelles le salarié est amené à intervenir et de la nature des échanges (par téléphone et/ou visio) qu’il est susceptible d’avoir, l’espace de télétravail doit assurer le respect de la confidentialité et permettre de conserver confidentielle la teneur des échanges ;

  • en outre, le salarié doit être en mesure de justifier sur demande d’une assurance habitation multirisques.

Les demandes de télétravail pourront être refusées si les conditions précitées ne sont pas remplies.

Enfin, sont exclues du champ d’application du présent Accord :

• les stagiaires, les salariés sous contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation,

• les salariés dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière des locaux de la société, tels que les commerciaux : il apparaît important, afin de maintenir un lien social et une cohésion d’équipe, que ces salariés effectuent leur prestation de travail au sein des locaux, lorsque cela est possible ;

• et les salariés qui, à la date de signature du présent Accord, bénéficiaient déjà de dispositions contractuelles organisant le recours au télétravail.

Article 2 – Télétravail habituel

2.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles

Le télétravail habituel au sens du présent Accord désigne tout télétravail :

• constituant un mode d’organisation structurel du travail ;

• effectué de manière régulière plusieurs jours par mois, depuis la résidence du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise.

2.2. Télétravail organisé mensuellement

Il a été décidé de mettre en œuvre le télétravail selon un volume de jours mensuels.

Le volume mensuel de jours télétravaillés est de :

• 4 jours maximum pour tout salarié à temps plein ;

• et 2 jours maximum pour les salariés à temps partiel travaillant a minima à 80% d’un temps plein.

Etant précisé que les jours de télétravail sont cumulables dans la limite de deux jours mais pas reportable d’un mois sur l’autre.

2.3. Candidature et acceptation

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail doit en faire la demande par courriel à son responsable hiérarchique et au service des ressources humaines.

Après vérification de l’éligibilité de la demande aux dispositions du présent Accord, une réponse est faite par courriel au salarié ayant formulé la demande dans un délai maximal d’un mois.

Cette réponse porte sur le principe.

En cas d’acceptation, le salarié fait sa demande pour validation par son responsable, via le SIRH, de la fixation des jours en télétravail. Le choix du ou des jours de télétravail se fait au minimum 48 heures à l’avance et tient compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année…).

2.4. Réversibilité après la période d’adaptation

La société ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 1 mois.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau, et en totalité, sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables.

2.5. Changement de situation

En cas de changement de fonctions ou de service, les parties conviennent que le télétravail prend fin.

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail sur son nouveau poste de travail ou au sein de son nouveau service doit en faire la demande via son responsable hiérarchique .

Article 3 - Télétravail occasionnel

3.1. Définition du télétravail occasionnel

Au sens du présent Accord, est considéré comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail et dont la mise en place ne résulte pas d’un évènevement exceptionnel tel que défini à l’article 4.

Le télétravail occasionnel revêt un caractère ponctuel, exceptionnel et doit répondre à un besoin du salarié, notamment de nature personnelle et nécessitera un justificatif (panne de véhicule, grève des transports, conditions climatiques, raison de santé, etc.).

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

3.3. Mise en œuvre du télétravail occasionnel

Tout salarié qui souhaite recourir au télétravail occasionnel doit informer son manager et formuler une demande via le SIRH, dans la mesure du possible et sauf circonstance imprévisible.

Le télétravail occasionnel est réservé aux salariés qui sont dotés d’outils de travail à distance et qui n’occupent pas des fonctions exigeant par nature une présence physique permanente dans les locaux.

Article 4 - Télétravail pour évènement exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la société et garantir la protection des salariés.

Le télétravail pour évènement exceptionnel peut être imposé par l’employeur.

Sa mise en place est organisée par une note de service précisant à minima : (durée, horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ….).

En fonction des circonstances, la mise en place de ce télétravail pourra être organisée par l’employeur via une note générale.

Article 5 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

5.1. Durée du travail

La durée du travail et les congés du salarié en situation de télétravail sont identiques à ceux applicables à l’ensemble des salariés de la société.

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu au respect de la durée du travail applicable au sein de la société, conformément aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié en télétravail demeure donc soumis au régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

5.2. Plages horaires de disponibilité

Le salarié en télétravail doit respecter les mêmes plages horaires de disponibilité qu’en présentiel et être joignables sur leur outils de communication (téléphone, messagerie Teams, …).

Les salariés disposant d’un téléphone portable doivent s’engager à effectuer un renvoi des appels entrants sur la ligne fixe professionnelle de leurs postes de travail vers leurs téléphones portables professionnels.

5.3. Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective applicable et des règles applicables au sein de la société.

Le non-respect par le salarié des dispositions relatives au suivi du temps de travail peut entraîner la fin du télétravail.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur l’atteinte des objectifs fixés au salarié, ni sur le fonctionnement du service/de l’équipe.

5.4. Dispositif d’alerte sur la charge de travail pour les situations de télétravail habituel 

Dans le souci de prévenir les effets d’une éventuelle charge de travail trop importante sur la santé du salarié en télétravail, une charte de déconnexion est appliquée et un dispositif de veille et d’alerte est mis en place par la société.

Ainsi, en cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, ou du service des ressources humaines, lesquels reçoivent le salarié dans les meilleurs délais, sans attendre l’entretien annuel prévu au paragraphe précédent du présent article.

Lors de cet entretien, il est procédé à un examen de l’organisation de son travail, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

cf charte du droit à la déconnection

5.5. Maintien du lien avec l’entreprise et évaluation des risques professionnels 

Le maintien du collectif, la prévention de l’isolement et le sentiment d’appartenance à la société sont garantis par le rythme de télétravail négocié dans le présent Accord.

L’intégration du salarié à la communauté de travail et à la vie de la société est facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance mais aussi par des rencontres physiques régulières.

Le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés :

• d’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire pour les besoins de sa mission ;

• d’assister aux réunions et aux formations en présentiel.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation.

Enfin, les risques professionnels spécifiques au télétravail sont évalués dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), qui prend en compte, notamment, l’éloignement du salarié de son lieu de travail et de la communauté de travail.

Article 6 – Equipements et frais liés au télétravail

6.1. Equipements – matériels

Le salarié doit veiller à disposer et à organiser un espace de travail conforme aux règles de sécurité et propice au travail.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, la société fournira :

• un accès à distance à ses applications de travail ;

• ouverture mails, teams

6.2. Frais liés au télétravail 

Aucune prise en charge de frais n’est prévu par le présent accord.

Article 7 – Sécurité du lieu de travail et assurance

7.1. Sécurité du lieu de travail 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur.

A ce titre, l’espace de travail du salarié en situation de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment de sécurité électrique.

A cet égard, le salarié en situation de télétravail devra être en mesure de fournir sur demande une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques.

En outre, l’espace de travail du télétravailleur doit permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

7.2. Accidents sur le lieu de télétravail 

Si un accident survient au domicile pendant les jours de télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la société.

En raison de la situation de télétravail, le collaborateur doit préciser les circonstances de l’accident, les lésions ainsi que les éventuels témoins.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les temps de télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

Article 8 – Autres droits et devoirs du télétravailleur

8.1. Droits individuels et collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

La société veille au respect de la vie privée des salariés en télétravail, notamment en contactant les salariés uniquement durant les plages horaires préalablement définies et en rappelant le respect de la Charte de la Déconnexion.

8.2. Respect du règlement intérieur

Les dispositions du règlement Intérieur s’appliquent au salarié en situation de télétravail. Il peut donc être sanctionné en cas de non-respect de ces derniers.

8.3. Obligation de confidentialité et protection des données

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de la société.

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail, son obligation de confidentialité est renforcée.

Il doit prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucune personne tierce à la société ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant la Société, ses fournisseurs et/ou ses clients. Dans ce cadre, le transfert des emails professionnels vers son adresse email personnel n’est pas autorisé.

Tout vol, toute perte de données confidentielles de la société et/ou de ses fournisseurs et clients, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie doivent être immédiatement notifiés par le salarié à la société pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

Article 9 – Dispositions finales

9.1. Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an et s’applique à compter du 13 décembre 2021.

9.2. Clause de rendez vous

Afin d’effectuer un suivi de l’application de l’accord, une commission de suivi composée des signataires du présent accord ainsi qu’un représentant du service ressources humaines se réunira deux mois avant la fin dudit accord

Un bilan quantitatif et qualitatif de l’application du présent accord sera établi à cette occasion.

Les parties signataires s’accordent sur le principe d’une réunion de « revoyure » au terme de la première année d’application de l’accord pour envisager, au regard des éléments du bilan ci-dessus, son éventuelle reconduction ou au contraire, l’arrêt de cette modalité d’organisation.

9.3. Consultation et dépôt

Le présent accord a, préalablement à son adoption, donné lieu à consultation du CSE qui a émis un avis favorable lors de la réunion du 7 décembre 2021.

Les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de LA ROCHE SUR YON.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Fait à MONTAIGU, le 7 décembre 2021, en 11 exemplaires

Pour la société Lilas 3, la société NPB CONSEILS

représentée par

Pour la société PONROY SANTE, la société NPB CONSEILS

représentée par

Pour la société INSTITUT DE RECHERCHE BIOLOGIQUE – IRB,

la société NPB CONSEILS, représentée par

Pour la société LABORATOIRES VITARMONYL,

Monsieur

Pour la société PONROY VITARMONYL INDUSTRIE,

Monsieur

Pour la société BIOPHA, la société NPB CONSEILS

représentée par

Pour la société LABORATOIRE NUTRISANTE,

la société NPB CONSEILS, représentée par

Pour le syndicat SNI2A CFE-CFC,

, délégué syndical

Pour le syndicat SGA CFDT 85,

, déléguée syndical