ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DE CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE

Entre :

La Clinique Saint-Exupéry dont le siège social est situé 29 rue Emile Lécrivain, 31400 TOULOUSE, représentée par en vertu des pouvoirs dont il dispose.

d'une part

Et :

Monsieur , en sa qualité de délégué syndical CFDT

d'autre part

PREAMBULE :

Il est précisé qu’un accord comportant des dispositions sur les conventions de forfaits en jours a été signé le 3 avril 2008.

Cette durée s’explique principalement pour des raisons de compensation à des contraintes importantes qui pesaient à l’époque sur le personnel concerné (dérangement, multiples appels).

Depuis il est important de préciser que de nombreux efforts visant à réduire ou à supprimer ces contraintes ont été réalisés et notamment :

• La mise en place d’un réel droit à déconnexion,

• Les contrôles sur les limites légales et conventionnelles de la durée de travail,

• L’augmentation des contraintes légales et règlementaires en termes de sécurité et de santé au travail,

• L’optimisation de l’organisation opérationnelle et administrative de la CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY.

Désormais les perturbations si elles existent toujours revêtent un caractère exceptionnel, les moyens technologiques employés, la formation, la montée en compétence des équipes, les modes de communication ont participé à la réduction des contraintes et évoluent chaque année.

La CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY et son personnel ne peuvent que se réjouir des progrès réalisés.

Parallèlement, la CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY fait face à de nouveaux enjeux et doit s’adapter par de forts investissements, des sites distants et d’un projet d’extension tout en uniformisant ses processus.

Le présent accord a pour finalité de préciser les conditions permettant la conclusion de conventions de forfaits annuels en jours avec les salariés visés à l’article I du présent accord. Les partenaires sociaux, dans le cadre de la négociation de cet accord, se sont fixés comme principes :

• de préserver l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle ;

• de permettre le passage en forfait jours réduit ;

• de prévenir les dépassements de temps de travail préjudiciable à la santé des salariés et au bon fonctionnement de l’entreprise ;

• d’y associer les instances de représentation du personnel ;

II a été arrêté et convenu le présent accord :

SOMMAIRE

I. Salariés concernés 4

II. Période de référence du forfait 4

III. Caractéristiques principales des conventions individuelles 4

1. Contenu de la convention de forfait 4

2. Nombre de jours devant être travaillé 5

3. Nombre de jours de repos 5

4. Rémunération 5

5. Dépassement du forfait jours 5

IV. Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période 6

1. Entrée et sortie en cours de période de référence 6

2. Traitement des absences 6

3. Arrivée en cours de période de référence 6

4. Départ en cours de période de référence 6

5. Incidences lors de la mise en place pour les salariés présent dans l’entreprise 7

6. Traitement des absences 7

V. Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l'articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, sur la rémunération ainsi que sur l'organisation du travail 8

1. Plannings prévisionnels des jours de travail et repos 8

2. Information sur la charge de travail 8

2.1. Sur l’obligation d’observer des temps de repos 8

2.2. Sur l’obligation de bénéficier des jours fériés chômés 8

3. Entretien annuel 8

4. Dispositif d’alerte 9

VI. Les modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail 9

1. Validation des plannings prévisionnels 9

2. Contrôle de la charge de travail 9

3. Suivi de l’activité du salarié 10

4. Entretien annuel 10

VII. Les modalités d’exercice du droit à déconnexion 10

1. Equilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale 10

2. Contrôle de l’effectivité du droit à déconnexion 10

3. Mesures/actions de Prévention 11

VIII. Dispositions relatives à l’accord 11

1. DUREE 11

2. INTERPRETATION 11

3. SUIVI 11

4. RENDEZ-VOUS 12

5. DEPOT - PUBLICITE 12

Salariés concernés

Le présent accord s’applique aux :

• cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

ET

• les techniciens et agents de maitrise autonomes dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

En effet, après analyse des postes de travail, il a en été identifié certains disposants d’une réelle autonomie rendant impossible, compte tenu de la nature des fonctions exercées, de suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’établissement, service, atelier, équipe.

A cet égard, le présent accord peut s’appliquer aux :

• cadres des filières générale, soignante, administrative et en fonction du degré d’autonomie,

• Techniciens et agents de maitrise des filières générale, soignante, administrative et en fonction du degré d’autonomie.

Période de référence du forfait

Le décompte des jours travaillés se fera dans le cadre de l’année civile.

Caractéristiques principales des conventions individuelles

Contenu de la convention de forfait

La mise en place d’un dispositif de forfait jours devra obligatoirement faire l’objet d’une convention individuelle avec chaque salarié concerné. Cette convention stipulera notamment :

• l'appartenance à la catégorie définie dans le présent accord,

• le nombre de jours travaillés dans la période de référence,

• la rémunération forfaitaire correspondante,

• le cas échéant, les éventuelles périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ou les conditions dans lesquelles ces périodes peuvent être fixées par l’employeur.

Nombre de jours devant être travaillés

Le nombre de jours travaillés est fixé à 213 jours, ou 426 demi-journées, par an comprenant la journée de solidarité. Ce forfait correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d'un droit intégral à congés payés.

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra être fixé un nombre de jours, ou demi-journées, travaillés inférieur au forfait à temps complet et il en sera fait mention dans la convention individuelle qui sera signée entre le salarié concerné et l’entreprise.

Lors de chaque embauche, sera défini individuellement, pour la période d’activité en cours, le nombre de jours, ou demi-journées, devant être travaillés.

Nombre de jours de repos

Sous réserve des stipulations prévues au paragraphe IV, et à titre indicatif, le nombre de jours, ou de demi-journées, de repos sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365 ou 366)

• 25 jours ouvrés de congés payés (équivalent à 30 jours ouvrables)

• 10 jours fériés chômés (ce nombre peut varier en fonction des aléas du calendrier)

• 104 (repos hebdomadaires)

• 213 (nombre de jours travaillés du forfait dont la journée de solidarité)

--------------------------------------------------------------------------------------------------

= 13 jours non travaillés

Les jours de congés supplémentaires viennent réduire à due concurrence le forfait annuel de 213 jours.

Les salariés relevant du présent accord ne pourront bénéficier de jours de congés payés supplémentaires pour fractionnement.

Rémunération

La rémunération mensuelle des salariés est forfaitaire, elle est la contrepartie de l’exercice de leur mission. Celle-ci est donc indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paye considérée.

Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

Dépassement du forfait jours

Les salariés concernés par le forfait jours pourront renoncer, à la demande de la Direction, au cours de chaque période de référence, à une partie de leurs jours de repos sous réserve de ne pas dépasser 218 jours travaillés par an.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée sera majorée de 10 % par référence au salaire moyen journalier défini à l’article 4.6. du présent accord.

L'indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculée de la façon suivante :

(salaire journalier majoré × nombre de jours rachetés)

Les salariés intéressés feront connaître leur intention lettre remise en main propre contre décharge à la Direction au plus tard avant le 30 septembre. Ce courrier indiquera le nombre de jours que le salarié souhaite travailler en plus du forfait et les raisons de ce dépassement.

La Direction fera connaître sa décision dans les 15 jours suivants la réception de la demande formulée par le salarié. En l’absence de réponse, cette demande est réputée rejetée. En revanche, en cas de réponse favorable par l’employeur, un avenant annuel à la convention de forfait sera conclu entre le salarié et l’entreprise.

Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période

Entrée et sortie en cours de période de référence

En cas d’entrée ou de sortie en cours de période de référence, il sera défini individuellement le nombre de jours à travailler sur la période de référence en cours, en tenant compte du nombre de jours ouvrés, de jours fériés chômés, de la journée de solidarité, le cas échéant, si elle est incluse dans la période travaillée, du nombre éventuel de jours de congés payés à prendre et d’un nombre de jours de repos supplémentaires calculé au prorata du nombre de mois de présence sur la période de référence.

Traitement des absences

En cas d'arrivée ou de départ du salarié en cours de période de référence, le forfait applicable est défini dans les conditions ci-après.

Arrivée en cours de période de référence

Le nombre de jours, ou demi-journées, de travail à effectuer, jusqu’à la fin de la période de référence retenu, est calculé en soustrayant au nombre de jours calendaires restant à courir :

-  le nombre de samedi et de dimanche,

-  le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de la période de référence,

-  le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

Si le jour d’embauche ne coïncide pas avec le 1^er jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondant au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

Départ en cours de période de référence

Le nombre de jours, ou demi-journées, qui aurait dû être travaillés est déterminé en soustrayant au nombre de jours calendaires écoulés depuis le début de la période de référence considérée avant le départ :

-  le nombre de samedis et de dimanches,

-  les jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début de la période de référence,

-  le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

En cas de dépassement, ou de solde négatif, une régularisation de sa rémunération interviendra sur son solde de tout compte.

Si le jour de départ ne coïncide pas avec le dernier jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire la paie une somme correspondant au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

Incidences lors de la mise en place pour les salariés présents dans l’entreprise

Pour les salariés présents dans l’entreprise, lors de la mise en place du forfait jours, bénéficiant d’un droit à congés payés complet, le nombre de jours, ou demi-journées, de travail à effectuer, jusqu’à la fin de la période de référence retenue, est calculée en soustrayant au nombre de jours calendaires restant à courir :

-  le nombre de samedi et de dimanche,

-  le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de la période de référence,

-  le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

Ce nombre tient compte de la prise, au cours de la période de référence, de l’ensemble des droits à repos supplémentaires et congés payés dont bénéficie le salarié. Si tel ne devait pas être le cas alors une régularisation du forfait devra être effectuée, par exemple, par un avenant formalisant le renoncement à une partie des jours de repos supplémentaires conformément à l’article 3.5. du présent accord.

Si le jour de la prise d’effet de la convention individuelle de forfait en jours ne coïncide pas avec le 1^er jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondant au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

Traitement des absences

A l’exception des situations visées du 4.1. au 4.3. du présent accord, chaque journée d’absence non rémunérée donnera lieu à une retenue proportionnelle sur le montant mensuel de la rémunération. Cette retenue sera calculée sur la base du salaire journalier correspondant au salaire annuel divisé par le nombre de jours de travail, fixé par la convention individuelle de forfait, augmenté des congés payés et des jours fériés chômés.

Les absences ne donnent pas lieu à récupération et sont de nature à réduire le droit à repos supplémentaires. Le nombre de jours travaillés (et de jours de repos restant) sera calculé de la manière suivante : (365- le nombre de jours d’absence) x ( 213/365) = nombre de jours à travailler réduit.

Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l'articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, sur la rémunération ainsi que sur l'organisation du travail

Plannings prévisionnels des jours de travail et repos

Dans le but d’éviter les dépassements du nombre de jours travaillés, hormis la situation définie par l’article 3.5., ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de la période de référence, il est convenu qu’un mécanisme d’organisation de l’activité sera mis en œuvre associant le salarié concerné et l’entreprise afin de s’assurer d’une bonne répartition de sa charge de travail.

Le salarié informera l’entreprise des journées, ou demi-journées, de travail ainsi que la prise des jours, ou demi-journées, de repos souhaités, un mois avant le début de cette période d’activité, sauf accord.

Information sur la charge de travail

Il est considéré qu’une journée de travail dont l’amplitude est :

- inférieure ou égale à 11 heures, est raisonnable.

- supérieure à 11 heures et, au plus, 13 heures, pourrait être déraisonnable sauf situations exceptionnelles,

- Durée de travail supérieure à 13 heures, est déraisonnable sauf cas exceptionnel.

Le salarié sera tenu de renseigner les informations sollicitées par l’entreprise au travers d’un document mis à sa disposition.

Sur l’obligation d’observer des temps de repos

Tout salarié en forfait jours doit obligatoirement respecter les dispositions suivantes :

• un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Ainsi, l’amplitude de travail ne peut dépasser 13 heures par jour.

• un repos minimal hebdomadaire de 35 heures en fin de semaine.

• Toute journée de travail d’au moins 6 heures devra obligatoirement être coupée par une pause minimale de 20 minutes.

Sur l’obligation de bénéficier des jours fériés chômés

Si pour des raisons d’impératifs de soins, techniques ou de sécurité, un salarié devait être amené à travailler ces jours-là, il devra en informer l’entreprise.

Entretien annuel

Au terme de chaque période de référence, un entretien sera organisé par l’entreprise avec le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait jours. À l'occasion de cet entretien, qui pourra avoir lieu indépendamment ou en même temps que les autres entretiens existants dans l’entreprise (professionnel, d'évaluation,...), seront abordés avec le salarié les points définis par le code du travail.

A l’issue de cet entretien, un compte rendu sera établi lequel fera état des échanges intervenus et des éventuelles mesures à mettre en œuvre pour la période de référence à venir.).

Dispositif d’alerte

Au regard de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer, en cas de besoin, ses difficultés liées notamment à une surcharge de travail ainsi qu’à son organisation du travail. Dans ce cas, il devra en informer, sans délai, la direction, par écrit, et en expliquer les raisons.

En pareille situation, un entretien sera organisé par l’entreprise avec le salarié afin de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l’organisation de son travail, des causes - structurelles ou conjoncturelles - pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l’organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié. Cet entretien ayant pour objet de permette le rétablissement d’une durée raisonnable du travail.

Un compte rendu sera établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.

Les modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’Entreprise assurera, régulièrement, une évaluation et un suivi de la charge de travail de chaque salarié, ainsi que la répartition de celle-ci dans le temps, afin qu’elle puisse rester raisonnable.

Validation des plannings prévisionnels

Les plannings prévisionnels d’activité remplis par le salarié et transmis à l’entreprise, dans les conditions prévues à l’article 5.1 du présent accord, seront analysés avant le début de la période d’activité planifiée par le salarié.

Ce mécanisme permet d’anticiper la prise des repos, en fonction du nombre de jours, ou de demi-journées, travaillés depuis le début de la période de référence, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

En cas d’anomalie constatée ou de nécessité, l’entreprise opérera un ajustement de cette planification.

Contrôle de la charge de travail

Dans les 15 jours qui suivront la réception de la fiche relative à l’appréciation de la charge du travail, transmise par le salarié dans les conditions prévues à l’article 5.2 du présent accord, l’entreprise procédera à son analyse.

S’il est constaté une charge de travail anormale, non prévue, le salarié devra en expliquer les raisons. De plus, il sera tenu compte de celle-ci afin d’ajuster, le cas échéant, l’organisation du travail et la charge du travail sur les prochaines périodes d’activité.

Suivi de l’activité du salarié

Un suivi quotidien de l’activité réelle du salarié sera effectué par les managers. Le logiciel de gestion des temps permet également de suivre l’activité du salarié notamment sur ses missions extérieures.

Entretien annuel

L’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail seront également réalisés dans le cadre de l’entretien annuel prévu à l’article 5.3 du présent accord.

Les modalités d’exercice du droit à déconnexion

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

Il est précisé que les garanties fixées dans le présent accord n'ont pas d'autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail conformément à la Charte sociale européenne et la Charte communautaire des droits sociaux fondamentaux des travailleurs et en conséquence, qu'ils ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l'organisation de son emploi du temps et/ou remettre en cause l'absence de prévisibilité de sa durée du travail.

Equilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale

L’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) mis à disposition des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année doit respecter leur vie personnelle. A cet égard, ils bénéficient d’un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail. Les salariés pourront même durant leurs temps de repos laisser ces outils au sein de l’entreprise en ayant informé parallèlement leur supérieur hiérarchique.

L’entreprise précise que les salariés n’ont pas l’obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Contrôle de l’effectivité du droit à déconnexion

Sans attendre la tenue de l’entretien annuel, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un salarié estimait que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il devra alerter, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique par tout moyen en explicitant les motifs concrets de son alerte.

Un compte rendu faisant état de cette intervention, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises sera effectué.

Mesures/actions de Prévention

Un guide des bonnes pratiques sera établi afin de sensibiliser tous les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, ainsi que leurs managers, sur l’utilisation raisonnable des outils de communication à distance.

Ce guide fera l’objet, chaque année, d’une éventuelle mise à jour en concertation avec les membres du CSE.

Dispositions relatives à l’accord

DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

INTERPRETATION

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

- le Président de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY ou la personne dûment désignée par lui - le Directeur de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY,

- le Directeur des Ressources Humaines de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY,

- le Délégué Syndical représentatif.

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du CSE, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion CSE suivante la plus proche pour être débattue.

SUIVI

Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres suivants :

- le Président de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY ou la personne dûment désignée par lui

- le Directeur de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY,

- le Directeur des Ressources Humaines de LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY,

- 3 membres du CSE

- le Délégué Syndical représentatif.

Cette commission de suivi se réunira, à l’initiative de la Direction, une première fois dans l’année suivant l’entrée en vigueur de l’accord, puis, une fois tous les deux ans, à l’initiative de l’une des parties.

Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés aux représentants du personnel ainsi que sur l’intranet de l’entreprise, le cas échéant.

RENDEZ-VOUS

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant, chaque année, dans le mois qui suit le jour anniversaire de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier.

DEPOT - PUBLICITE

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Toulouse, le 02/07/2019.

En 5 exemplaires

Pour l’organisation syndicale représentative, Pour LA CLINIQUE SAINT-EXUPÉRY,

Délégué Syndical