Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du télétravail" chez KALIZEA

JUILLET 2022

SOMMAIRE

Définition du télétravail 4

Statut du Collaborateur en télétravail 5

1. ACCES AU TÉLÉTRAVAIL 6

1.1. Collaborateurs concernés 6

1.1.1. Contrats n’ouvrant pas droit au télétravail 6

1.1.2. Critères d’éligibilité 6

1.2. Différents types de télétravail 7

1.2.1. Télétravail mensuel 7

1.2.2. Télétravail pour circonstances exceptionnelles 8

1.3. Demande de mise en place du télétravail 8

1.3.1. Mise en œuvre du télétravail 8

1.3.2. Formalisation de la demande 8

1.3.3. Refus du télétravail 8

1.3.3.1. Refus de la société et/ou du Manager (annexe 3) 8

1.3.3.2. Refus du Salarié 9

1.3.4 Avenant au contrat de travail (annexe 4) 9

1.3.5 Réversibilité 9

2. MISE EN ŒUVRE DU TÉLÉTRAVAIL 10

2.1. Lieu du télétravail 10

2.2. Equipement de travail lié au télétravail 10

2.3. Organisation du temps de travail 11

2.3.1. Plages horaires et respect des durées du travail 11

2.3.2. Charge de travail et contrôle 11

2.3.3. Droits et obligations du télétravailleur et du Manager 11

2.3.4. Droit à la déconnexion 12

2.3.4.1. Champ d’application du droit à la déconnexion 12

2.3.4.2. Périodes pendant lesquelles s’applique le droit à la déconnexion 13

2.3.4.3. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion 13

2.3.4.4. Pratiques souhaitables pour atteindre l’objectif 14

2.3.4.5. Promotion du droit à la déconnexion 14

2.4. Santé et sécurité dans le cadre du télétravail 14

2.5. Protection de la vie privée 14

2.6. Protection des données 15

2.7. Compensations 15

3. DURÉE DE L’ACCORD ET SUIVI 15

4. INFORMATION DU PERSONNEL 15

5. REGLEMENT DES LITIGES 15

6. RÉVISION DE L’ACCORD 16

7. PUBLICITÉ DE L’ACCORD 16

ENTRE :

La Société KALIZEA, dont le siège social est situé 2, rue Clément Ader 51100 Reims, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Reims sous le numéro 378 990 907, représentée par Madame X, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines ;

D’une part

ET :

Les membres titulaires du CSE :

• Y

• Z.

D’autre part

Dénommés ensemble « les Parties ».

PRÉAMBULE

En raison de la crise sanitaire impactant l’organisation de notre société depuis mars 2020, Kalizea a mis en place le télétravail afin d’assurer la santé et la sécurité de ses Salariés. A l’issue de cette pandémie et afin d’encadrer et formaliser ce mode d’organisation au niveau de l’entreprise, les parties ont décidés de mettre en place un accord spécifique permettant d’établir des règles claires relatif à ce mode de fonctionnement.

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un Salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Le présent accord a également pour objectif de contribuer à améliorer la qualité de vie au travail en permettant au Personnel de rechercher un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale, tout en maintenant l'efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières de la Société

La démarche CARE et la volonté de réduire le risque routier confortent également cette position.

Conscients que ce mode de travail ne peut pas s’adapter à toutes les missions et qu’il doit être mis en place de manière utile et optimisée pour le bon fonctionnement du service, les parties au présent accord ont encadré l’accès au télétravail par les dispositions qui suivent.

DISPOSITIONS GENERALES DU TELETRAVAIL

Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un Salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article L. 1222-9 du Code du travail).

Le télétravail résulte en premier lieu d’un souhait du Collaborateur de bénéficier de ce dispositif et d’un accord concerté entre celui-ci et la Direction. Le Manager d’un service peut également le proposer à ses Collaborateurs dans le cadre de l’organisation globale de son service.

Cette organisation du télétravail ne doit cependant pas fragiliser le collectif de travail, le Manager veillera ainsi à instaurer un moment dédié à la vie en équipe, en présentiel, dans les agendas. Cela signifie notamment que 100% de l’équipe devra être présente au moins 1 jour par semaine, ceci afin de permettre la réunion d’équipe ainsi que les rituels individuels.

Chaque Collaborateur volontaire et dont la fonction exercée le rend éligible, en accord avec son Manager, pourra ainsi télétravailler jusqu’à 8 jours par mois (sans dépasser 2 jours par semaine).

Ainsi chaque Collaborateur choisissant le télétravail en accord avec son Manager, sera physiquement présent sur son lieu de travail habituel à minima 3 jours par semaine.

Statut du Collaborateur en télétravail

Le Collaborateur en télétravail dispose du même statut juridique et a les mêmes droits et devoirs que le Collaborateur qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise.

Ainsi, notamment, les télétravailleurs :

• Sont soumis à l’application des mêmes accords d’entreprise, usages, règlements intérieur, notes internes et conventions collectifs (sauf autres dispositions légales de celles-ci) ;

• Bénéficient de la même couverture de MSA, maladie et accident du travail ;

• Relèvent des mêmes dispositions légales en matière de minima sociaux, jours fériés et jours de congé, etc. ;

• Disposent des mêmes droits en matière de formation ;

• Peuvent prétendre aux mêmes avantages sociaux (œuvres sociales).

Ils sont dans ce cadre soumis aux mêmes obligations que tout autre Salarié et peuvent par conséquent s’exposer dans les mêmes conditions aux règles en vigueur s’ils ne respectent pas les obligations découlant de leur contrat de travail.

1. ACCES AU TÉLÉTRAVAIL

   1. Collaborateurs concernés

Le télétravail est destiné à améliorer les conditions de travail et sera mis en place sur la base du volontariat. L’accès au télétravail est ouvert à l’ensemble des Collaborateurs de l’entité juridique Kalizea sous réserves :

• Qu’il ne soit pas en période d’essai,

• Qu’il soit équipé d’un PC portable,

• Que le Salarié exprime le souhait d’en bénéficier (selon le processus prévu ci-après),

• Que le responsable hiérarchique du Collaborateur accepte après :

  • Avoir vérifié la compatibilité avec les missions effectuées à l’aide des 6 critères d’éligibilité et les besoins de l’organisation de son service ;

  • Que le Salarié dispose d’une autonomie suffisante dans l’exercice de ses fonctions ;

• Attester sur l’honneur via le formulaire de demande qui précise que le lieu d’exercice de son activité en télétravail est couvert par une assurance « multirisques habitation ». A défaut d’assurance valide, l’entreprise ne saurait couvrir les dommages causés.

Les Salariés à temps partiel devront justifier d’une présence minimale de 2 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise afin de garantir le collectif de travail et l’équilibre souhaité entre présence physique au bureau et télétravail à domicile.

Compte tenu de ces éléments, certains Collaborateurs ne seront pas éligibles au télétravail.

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés avec avis du médecin du travail et une attestation sur l’honneur de l’aménagement adéquat de son environnement de travail lié à son handicap sera nécessaire.

Le télétravail peut être mobilisé sur simple demande par la femme enceinte afin de favoriser la poursuite de son activité professionnelle.

2. Contrats n’ouvrant pas droit au télétravail

Ne sont pas éligibles au télétravail :

• Les CDD (sauf cas particulier des CDD de longue durée ou pour organisation de service),

• Les CDI en période d’essai,

• Les contrats d'apprentissage,

• Les contrats de professionnalisation,

• Les stagiaires,

• Le personnel intérimaire.

  3. Critères d’éligibilité

Critère 1 – Autonomie suffisante

L’autonomie est une qualité que doit posséder le Salarié pour bien vivre le télétravail. Il doit pouvoir gérer son activité à distance, sans être physiquement dépendant de la présence de ses collègues ou de son Manager. Il doit savoir définir ses priorités et s’organiser pour réaliser ses missions dans les meilleures conditions possibles.

Critère 2 – Une maîtrise des compétences à exercer

Le savoir-faire au poste de travail est une donnée importante de l’évaluation de la capacité à savoir travailler à distance. Le Salarié doit se sentir à l’aise et avoir intégré les savoirs, outils et le réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées.

Critère 3 – Une confiance réciproque

La confiance entre le Salarié et son Manager constitue le fondement sur lequel doit se construire la relation de travail dans une organisation en télétravail.

Critère 4 – Une organisation de travail compatible

Pour permettre l’accès au télétravail, l’organisation du travail doit répondre aux besoins d’efficacité et de convivialité d’un service dans lequel certains Salariés travailleront à distance et d’autres dans les locaux de l’entreprise.

L’organisation devra permettre l’évaluation précise du travail fourni par chacun des Collaborateurs, qu’il travaille à distance ou pas.

La décision de passage en télétravail dépendra également de la capacité du service à adapter son organisation à cette évolution. Les relations de travail doivent être maintenues entre le télétravailleur, sa hiérarchie, son équipe et ses interlocuteurs réguliers.

Critère 5 – Un poste compatible

Ce ne sont pas les métiers uniquement mais surtout les tâches effectuées par le Collaborateur qui permettent de définir si un poste est compatible ou pas avec le télétravail.

La possibilité de télétravailler est ainsi ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

La réussite du télétravail exige en effet que les tâches réalisées puissent être exécutées techniquement à distance et à domicile, en toute autonomie et de façon compatible avec les technologies de l’information et de la communication.

En particulier, les activités requérant une présence physique permanente, l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou associés à des impératifs de sécurité et de confidentialité, ne peuvent pas être concernés.

Pour des activités pour lesquelles il est difficile de mesurer la compatibilité avec ce mode de travail, un essai de télétravail d’un mois pourra être mis en œuvre, tenant compte du principe de double réversibilité.

Critère 6 – Un espace de travail dédié et équipé

Pour éviter la porosité avec la vie personnelle, le télétravailleur devra disposer à son domicile ou dans le lieu où il télétravaillera, d’un espace dédié et approprié au télétravail.

Lors des jours de télétravail, le Salarié s’engage à travailler dans cet espace dans lequel sera installé le matériel mis à disposition afin d’exercer son activité professionnelle.

Par ailleurs, le Salarié devra disposer, à son lieu de télétravail, d’une connexion internet avec un débit suffisant pour permettre un usage bureautique standard.

Il est entendu que le fait de partager la connexion d’un téléphone professionnel avec un ordinateur ne constitue pas une connexion internet stable et disposant d’un débit suffisant. Il est interdit, dans le cadre du télétravail, d’utiliser un ordinateur privé personnel.

4. Différents types de télétravail

5. Télétravail mensuel

Le télétravail mensuel est adapté aux Salariés dont l’activité professionnelle ne permet pas de définir des jours de télétravail réguliers. Il permet ainsi de répondre à des contraintes d’activité et d’offrir davantage de souplesse dans l’organisation du Salarié.

Le Salarié télétravaillera 8 jours maximum (par journée ou demi-journée) et ne devra pas télétravailler plus de 2 jours dans une même semaine. Le volume mensuel de jours télétravaillés sera défini en concertation avec le Manager et précisé dans l’avenant au contrat de travail.

6. Télétravail pour circonstances exceptionnelles

En l’état actuel de la législation, le télétravail pour circonstances exceptionnelles est prévu pour répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence (neige, pandémie, grève des transports occasionnant de très grosses difficultés pour se rendre sur le lieu de travail …).

Dans ce cas, la mise en œuvre du télétravail constitue un aménagement de poste qui s’impose au Salarié. Il ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Ce télétravail est accessible uniquement aux Salariés disposant d’un ordinateur portable, d’une connexion internet à domicile, des logiciels permettant l’exécution du travail à distance et bien entendu exerçant une fonction compatible en télétravail. Sa mise en place doit être organisée entre le Salarié et son Manager.

7. Demande de mise en place du télétravail

8. Mise en œuvre du télétravail

Le télétravail pourra être mis en œuvre :

• A la demande d’un Salarié éligible avec l’accord de son Manager

• A la demande expresse de la Société pour des raisons d’organisation et/ou de gestion de la crise sanitaire dans son rôle de veiller à la santé et à la sécurité des Collaborateurs. Cf article 1.2.3.

  9. Formalisation de la demande

Afin de valider la mise en place du télétravail, un formulaire spécifique sera prévu à cet effet ; il permettra au Salarié de formuler sa demande.

Le processus de demande :

1^ère étape : Le Salarié exprime sa demande à son Manager via le formulaire ad hoc (annexe 1) ;

2^ème étape : Le Manager et la Direction des Ressources Humaines instruisent la demande (compatibilité, organisation et moyens techniques), dans un délai maximum d’un mois à réception de la demande et communique sa réponse via le formulaire d’acceptation de la demande de passage en télétravail (annexe 2) ou le formulaire de refus de passage en télétravail (annexe 3) ;

3^ème étape : Le formulaire d’acceptation de la demande de passage en télétravail sera retourné signé par le Collaborateur et un avenant au contrat de travail sera formalisé (annexe 4). Dans ce cadre, il a force d’engagement contraignant pour les deux parties.

10. Refus du télétravail

11. Refus de la société et/ou du Manager (annexe 3)

Tout refus de la Société et/ou du Manager de voir un Salarié exercer ses fonctions en Télétravail doit être motivé. Les principaux motifs de refus étant notamment les suivants :

• Le télétravail risque de compromettre le bon fonctionnement de l’organisation, du service de la Société auquel le Salarié appartient,

• L’exercice des fonctions du Salarié n’est pas compatible avec une situation de télétravail.

  12. Refus du Salarié

Dans le cas où le télétravail est proposé au Salarié par son Manager, le Salarié peut refuser et ce refus ne constitue en aucun cas un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

4. Avenant au contrat de travail (annexe 4)

Le passage en télétravail est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant prévoit notamment :

• L’établissement de rattachement du télétravailleur (lieu de travail habituel lorsqu’il n’est pas en télétravail),

• L’adresse du lieu (domicile principal ou autre résidence) où le télétravail sera exercé,

• Le volume mensuel de jours télétravaillés,

• Les plages horaires pendant lesquelles le Salarié est joignable,

• La caducité de l’avenant en cas de mobilité du Salarié si les critères d’éligibilité définis par l’accord collectif ne sont plus remplis,

• La réversibilité du télétravail et les conditions de retour,

• Le matériel mis à disposition par l’entreprise.

Cet avenant au contrat de travail est conclu pour une durée de 1 (un) an et reconduit tacitement chaque année.

5. Réversibilité

Les parties affirment le caractère réversible du télétravail. Cette réversibilité peut être mise en œuvre à l’initiative du Salarié ou de son Manager.

Elle implique le retour du Salarié dans les locaux de l’entreprise à 100%, dans son site de rattachement et dans son équipe de travail.

En cas d’arrêt du télétravail à la demande du Salarié ou du Manager, un délai de prévenance de 1 mois est prévu. Ce délai de prévenance peut être réduit si accord entre le Manager et le Collaborateur.

La demande d’arrêt du télétravail formulée par le Manager doit être justifiée. Cette justification pourra notamment porter sur le fait que ce mode d’organisation du travail n’est pas adapté au Collaborateur concerné et/ou à son poste.

En cas de désaccord, le Salarié pourra formuler un recours auprès de la Direction des Ressources Humaines et se faire assister d’un représentant du personnel, comme le prévoit le législateur, dans une volonté de médiation.

MISE EN ŒUVRE DU TÉLÉTRAVAIL

1. 13. Lieu du télétravail

Les parties conviennent d’un lieu de télétravail par défaut : la résidence principale du Salarié. En son sein, le télétravailleur devra disposer d’un espace dédié à la réalisation de son activité en télétravail tel que décrit à l’article 1.1.2.1 (critères d’éligibilité).

Le Salarié devra prendre les dispositions nécessaires pour informer son assureur de sa nouvelle situation de télétravail et devra fournir à l’employeur une attestation d’assurance multirisques habitation du lieu de télétravail. A défaut, il sera mis fin au télétravail.

Le Salarié s’engage à informer l’entreprise en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail. Le Salarié s’engage également à informer l’entreprise d’un éventuel autre lieu habituel de travail, autre que sa résidence principale. L’adresse de ce lieu de télétravail secondaire devra figurer dans l’avenant de passage en télétravail.

14. Equipement de travail lié au télétravail

L’entreprise s’engage à fournir au Salarié le matériel nécessaire à la réalisation de son activité professionnelle en télétravail. Ainsi il dotera le Salarié d’un ordinateur portable ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle à distance (teams, blue jeans, …). La mise à disposition éventuelle d’un téléphone portable fera l’objet d’une réflexion au cas par cas, dans la mesure où les outils de téléconférence permettent de communiquer via l’ordinateur.

Dans le cas où le Salarié ne dispose pas de téléphone portable professionnel, la Société autorise le Salarié à transférer les appels de sa ligne fixe vers sa ligne téléphonique mobile personnelle. En cas d’émission d’appels, la Société encourage le Salarié à masquer son numéro de téléphone mobile personnel.

Néanmoins, pour les personnes ayant une ligne professionnelle fixe, la Société offre la possibilité d’installer une solution de collaboration de type Micollab permettant l’émission et la réception d’appels téléphoniques depuis l’ordinateur portable vers l’externe. Pour les appels en interne, les salariés disposent d’ores et déjà de l’application Microsoft Teams pour échanger avec le Groupe Vivescia.

Le télétravailleur sera tenu d’utiliser le matériel informatique mis à sa disposition par l’entreprise pour exercer son activité professionnelle. Le Salarié doit veiller au respect des règles d’utilisation de ceux-ci telles qu’elles figurent au sein de la Charte Informatique de l’entreprise. Cet équipement reste la propriété de l’entreprise qui en assure l’entretien.

Le Salarié veillera à s’installer dans un endroit lui permettant l’exercice du télétravail dans de bonnes conditions (calme, disponibilité totale pour le travail, …).

Le Salarié devra disposer d’une connexion Internet avec un débit suffisant pour suivre une réunion à distance qu’il utilisera dans le cadre du télétravail et se connectera au réseau en utilisant le logiciel de connexion à distance (VPN) installé sur les équipements informatiques fournis.

Le télétravailleur doit informer immédiatement son Manager en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de perte ou de vol dudit matériel mis à sa disposition.

15. Organisation du temps de travail

16. Plages horaires et respect des durées du travail

Pendant le télétravail, le Collaborateur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les durées légales de travail et les durées du travail prévues par les accords d’entreprise en vigueur pour la catégorie socioprofessionnelle à laquelle il appartient, et être joignable sur son téléphone professionnel, par messagerie ou par messagerie instantanée à tout moment sur les créneaux : 09h-12h / 14h-17h.

Pendant les plages de disponibilité, les Salariés en télétravail sont tenus d’effectuer leurs tâches dans les diligences normales, de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par leur hiérarchie/collègues et de consulter leur messagerie.

17. Charge de travail et contrôle

La charge de travail correspondra au volume habituel de travail du Collaborateur. En conséquence, la journée de télétravail ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif.

Le Manager et la Direction des Ressources Humaines auront la possibilité de demander au Salarié de justifier des durées de travail effectuées, du travail accompli et du respect des conditions d’exercice du télétravail.

En tout état de cause, les Salariés en télétravail doivent organiser leur temps de travail en respectant :

• Les horaires de travail en vigueur au sein de la Société

• Les durées maximales de travail en vigueur au sein de la Société

• Les durées minimales de repos, soit onze (11) heures de repos quotidien et trente-cinq (35) heures de repos hebdomadaire, ainsi qu'un temps de pause de vingt (20) minutes minimum par jour.

Le suivi des jours télétravaillés, validés par leur supérieur hiérarchique, doit faire l’objet d’une communication mensuelle des Salariés à la Direction des Ressources Humaines via les outils existants (SIRH eTemptation).

18. Droits et obligations du télétravailleur et du Manager

Le télétravail est un changement d’organisation du travail qui modifie uniquement la manière dont le travail est réalisé.

Il n’affecte pas la qualité de Salarié. Les Salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres Salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, les dispositions applicables en matière de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation, de développement professionnel et personnel, d’accès à l’information de l’entreprise, … sont les mêmes que ceux applicables à un Salarié qui travaille dans les locaux de l’entreprise.

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que l’ensemble des Salariés en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux activités sociales et culturelles du CSE.

Le Salarié en télétravail est également soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité. Il veillera dans ce cadre à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en est le seul utilisateur.

Le Collaborateur s’engage par ailleurs à répondre aux sollicitations de l’entreprise quant au suivi de l’exercice des missions en télétravail. Il pourra par ailleurs prendre contact avec sa hiérarchie ou avec la Direction des Ressources Humaines pour signaler toute problématique rencontrée dans le cadre du télétravail.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de la Société à la demande de la Direction, pour participer aux réunions organisées dans le cadre du bon fonctionnement du service auquel le télétravailleur appartient.

Le Manager, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l’équipe et de l’activité, doit veiller à respecter l’autonomie du Salarié en télétravail.

Les conditions d’activité en télétravail et l’organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le Manager et le Salarié en télétravail dans le cadre des entretiens individuels (EAD / EAP)

À tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le Salarié ou le Manager.

19. Droit à la déconnexion

La présente section a pour objectif d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la protection de la vie personnelle de chaque Collaborateur de l’entreprise.

Le Code du Travail ne définit pas les modalités d’exercice du droit à la déconnexion et prévoit que celles-ci doivent être déterminées au niveau de l’entreprise. Nous retiendrons que le droit à déconnexion peut se définir comme le droit pour le Salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel, et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel ou de ses astreines.

Les outils numériques s’entendent comme tout outil physique ou dématérialisé permettant d’être joint à distance ou connecté à un outil professionnel.

Il s’agit de faire en sorte que les Salariés puissent bénéficier réellement de leur temps de repos, de congés et d’une vie personnelle sans être perturbés par des messages professionnels.

Il est réaffirmé d’emblée que l’entreprise a une obligation générale de veiller à la sécurité de tous ses Collaborateurs. C’est une priorité. La démarche CARE en est une illustration. Il incombe à chaque Collaborateur de prendre soin de sa santé ainsi que de celles de ses collègues ; le droit à la déconnexion participe à cette exigence. La stratégie proposée dans cet accord est de promouvoir une nouvelle culture et un mode de comportement favorisant le respect des temps de repos et le respect de la vie privée.

L’objectif recherché par priorité est de renforcer la sensibilisation des Collaborateurs sur le fait que chacun est acteur de la qualité de vie au travail de ses collègues ainsi que de sa propre qualité de vie hors travail.

Cette sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques vaut aussi bien dans les relations entre Salariés de niveaux hiérarchiques différents qu’entre alter ego. Les pratiques intrusives potentielles peuvent en effet provenir des Managers, des collègues ou de soi-même.

20. Champ d’application du droit à la déconnexion

Même si tous les Collaborateurs ne disposent pas d’un matériel connecté, le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des Salariés de l’entreprise.

Les cadres supérieurs, les cadres dirigeants et Salariés en forfait annuel jours sont évidemment concernés, le droit à la déconnexion participant à faire respecter les durées de repos.

21. Périodes pendant lesquelles s’applique le droit à la déconnexion

Quel que soit le mode d’organisation de son temps de travail (horaire défini, forfait annuel en jours...) le droit à la déconnexion s’exerce dès que le Salarié n’est plus sous la responsabilité de son employeur et que le lien de subordination est suspendu. Il s’agit donc de tous les temps de repos tels que :

• Le repos quotidien de 11 heures consécutives,

• Le repos hebdomadaire de 35 heures consécutives,

• Les congés payés et jours de RTT ou récupérations éventuelles,

• Les autres congés de toute nature (congé maternité, congés d’ancienneté, ...),

• Les périodes de suspension du contrat de travail pour maladie ou consécutives à un accident,

• Les jours fériés.

Les Managers sont par ailleurs responsables de favoriser les échanges réguliers sur la charge de travail et l’équilibre vie professionnelle /vie personnelle du Collaborateur. Comme déjà rappelé, afin de s’assurer de la bonne application des éléments ci-dessus et pour faciliter les échanges avec le Collaborateur, une rubrique est prévue au sein de l’entretien annuel de performance (E.A.P)pour aborder cette thématique.

22. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le Salarié a le droit de ne pas consulter et de ne pas utiliser ses outils numériques ....

Il n’est pas prévu d’instaurer des interdictions ou des sanctions pour définir les modalités du plein exercice par les Salariés de leur droit à la déconnexion. Il n’est pas prévu la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation ou de blocage de l'utilisation des outils numériques.

Pendant les périodes définies au point 2.3.4.2 ci-dessus (hors astreintes), le Salarié n’a pas à utiliser ses outils numériques. Il n’est pas tenu de consulter ses emails ou SMS professionnels ou d’en envoyer s’il ne le souhaite pas. Il n’est par ailleurs pas tenu de répondre à un appel professionnel.

De même, pendant ces périodes et en dehors des cas exceptionnels visés ci-dessous, le Salarié n’est pas tenu de répondre à une sollicitation tardive (hypothèse d’un Collaborateur qui recevrait plusieurs messages ou un message long à traiter peu de temps avant la fin de sa journée de travail).

Cela signifie qu’il n’y a pas d’interdit. Mais le principe est qu’un Salarié ne pourra pas se voir reprocher de n’avoir pas traité un message électronique, un appel téléphonique ou un SMS professionnel pendant ces périodes.

.... sauf en cas d’urgence ou d’impératif.

En cas de circonstances particulières nées de l’urgence (incendie par exemple) ou de l’importance d’un sujet traité, une dérogation au droit à la déconnexion pourra être admise.

Pratiquement, un Collaborateur pourra exceptionnellement être contacté sur son téléphone portable professionnel en cas d’impérieuse nécessité (notamment dans le cadre de la procédure de gestion de crise). Bien entendu l’absence de réponse ne pourra pas être reprochée au Salarié.

23. Pratiques souhaitables pour atteindre l’objectif

Si le droit à la déconnexion vise à protéger la qualité de vie hors travail, il est également l’occasion d’améliorer la qualité de vie au travail ainsi que la qualité du travail tout court.

Les pratiques souhaitables ci-dessous valent donc aussi bien pendant le temps de travail que dans les cas exceptionnels d’utilisation en dehors du temps de travail :

• Il est souhaitable de séparer téléphone et messagerie professionnels et personnels.

• Au-delà de 20 heures, l’envoi d’un courriel peut attendre le lendemain et celui qui le reçoit n’a pas à y répondre en dehors de son temps de travail.

• Pendant les congés, et sauf cas particuliers, les courriels reçus sur la boite d’un Salarié en congés doivent être suivis d’une réponse automatique redirigeant l’émetteur vers d’autres contacts disponibles dans l’entreprise ou l’invitant à reprendre contact avec le Collaborateur à son retour

• Organiser le transfert des appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès, lorsque l’on ne souhaite pas être dérangé.

• S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un Collaborateur par téléphone ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire, et, lors de retour de congés, prévoir que la réponse peut requérir un délai de traitement.

  24. Promotion du droit à la déconnexion

Des actions de promotion des pratiques recommandées dans ce chapitre seront organisées comme énoncé dans la quatrième partie de cet accord.

25. Santé et sécurité dans le cadre du télétravail

Le Collaborateur est informé des règles de sécurité et santé au travail applicables à l’entreprise. Il a l’obligation de les respecter dans le cadre des jours de télétravail.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le Collaborateur doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique, et apporter un justificatif dans les 48 heures.

Les accidents qui surviendraient aux Salariés en télétravail seront présumés professionnels et déclarés comme tels :

• S’ils se produisent au domicile des Télétravailleurs

• Pendant les Plages de disponibilité des Télétravailleurs ; et/ou

• S’ils résultent de l’exercice professionnel habituel des Télétravailleurs.

Le cas échéant, les Télétravailleurs devront fournir immédiatement à la Société les éléments nécessaires pour procéder à la déclaration d’accident de travail.

26. Protection de la vie privée

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du Salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires durant lesquelles le Salarié est joignable sont définies en concertation avec son Manager et inscrites dans l’avenant au contrat de travail.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf demande formalisée du Manager.

Le télétravail étant basé sur la confiance réciproque entre le Salarié et son Manager, les parties conviennent qu’aucun moyen de surveillance ne sera mis en place dans l’entreprise.

L’entreprise s’engage également à ne communiquer à l’extérieur aucune information de nature privée (adresse personnelle, numéro de téléphone personnel…).

27. Protection des données

Le Salarié en télétravail s’engage à respecter les règles fixées par la Direction Informatique du Groupe Vivescia en matière de sécurité informatique et décrites dans la charte informatique. Il doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Le télétravailleur s’engage à n’utiliser le matériel mis à sa disposition qu’à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions professionnelles.

28. Compensations

Les parties souhaitent tenir compte des considérations suivantes :

• Le télétravail permet d’améliorer la qualité de vie au travail du Collaborateur en évitant des pertes de temps en transport,

• Le télétravail dans l’entreprise est à l’initiative du Collaborateur, et lui permet d’éviter des frais de transport relatifs aux déplacements domicile personnel/lieu de travail.

• Le télétravail répond à une organisation de travail permettant de limiter les risques sanitaires et en ce sens répond à l’obligation de l’employeur de tout mettre en œuvre pour préserver la santé et la sécurité de ces employés.

Dans ce cadre, les parties considèrent que la compensation liée à l’économie des frais de transport par le Collaborateur est suffisante à indemniser ce dernier dans le cadre du télétravail. Ainsi, l’exercice du télétravail n’amènera aucune compensation financière ou aucune prise en charge spécifique de l’employeur, à quelque titre que ce soit.

3. DURÉE DE L’ACCORD ET SUIVI

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf dénonciation devant intervenir respectant un préavis d’un mois.

L'application du présent accord sera suivie par les parties signataires dans le cadre d’un bilan effectué une fois par an lors d’un CSE. Des éventuels aménagements au présent accord pourront se faire à l’issue de ce bilan.

Les représentants du Personnel en tant que Comité Social et Economique pourront demander à la Direction toutes explications complémentaires sur l'application de l’accord et formuler tout avis et présenter toute suggestion à ce sujet.

4. INFORMATION DU PERSONNEL

Le texte du présent contrat fera l'objet d'un affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

5. REGLEMENT DES LITIGES

Les litiges individuels pouvant intervenir à l'occasion du présent accord se règleront si possible à l'amiable, après entente des parties. A défaut, les parties concernées pourront saisir la juridiction compétente.

6. RÉVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application par entente entre les parties au cas où ses modalités de mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration.

Une réunion sera ainsi provoquée à la diligence de l’une des parties.

Dans ce cas, toute modification devra faire l'objet d'un avenant déposé auprès de la Direction Départementale du Travail selon les mêmes formalités que l’accord lui-même.

7. PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux :

• 1 exemplaire original pour le secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims ;

• 1 exemplaire original pour le CSE

• 1 exemplaire original pour la Direction de l’entreprise ;

L'accord s'applique à compter de sa date de prise d'effet.

Fait à Reims, le 20/07/2022, en 5 exemplaires de 10 pages

Pour la société, Mme X

Pour le CSE

ANNEXE 1 – FORMULAIRE DE DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

DEMANDEUR
Nom et Prénom :
Fonction :
Service :
Lieu(x) du télétravail : (adresse(s) complète(s))

DETAIL DE LA DEMANDE
Date de début du passage en télétravail :
Motif : (facultatif sauf si motif médical)
Activités télétravaillées :
Télétravail mensuel	Nombre de jours mensuel (jusqu’à 8) :

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Le demandeur atteste sur l'honneur que son domicile comporte un espace de travail dédié et adapté répondant aux règles de sécurité électrique et permettant un aménagement optimal du poste de travail informatique. Il atteste avoir pris connaissance de l’accord d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail. Il s’engage à utiliser le matériel informatique qui lui est confié dans le respect des règles en vigueur en matière de sécurité des systèmes d’information définies dans la charte de sécurité des systèmes d’information. (Joindre une attestation d’assurance Multirisques Habitation couvrant la présence du Salarié pour les journées de télétravail)

SIGNATURE
Date:
Signature :
Reçu :	en mains propres par mail

ANNEXE 2 – FORMULAIRE D’ACCEPTATION DE LA DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

(par courrier ou mail)

Objet : Accord de principe pour votre passage en télétravail

<Madame, Monsieur>,

Faisant suite à votre demande et à nos échanges, nous vous confirmons notre accord de principe pour votre passage en télétravail.

Vérification du respect des 6 critères d’éligibilité prévus à l’article 1.1.2.1 de l’accord Télétravail (cochez les cases) :

Confiance réciproque entre les parties,

Autonomie suffisante dans le poste,

Maîtrise des compétences à exercer,

Organisation du travail compatible,

Poste compatible,

Espace de travail dédié et équipé.

Ce passage en télétravail sera réalisé selon les conditions suivantes :

• Passage en télétravail à compter du (préciser la date d’effet envisagée) et pour une durée déterminée d’un an, reconductible tacitement,

• Lieu(x) de travail : < lieu(x) à préciser>,

• Temps de télétravail : < nombre de jours à préciser > jours par mois,

• Plages de travail pour être joint pour les jours de télétravail : 9h-12h / 14h-17h,

• Equipements mis à la disposition du télétravailleur par l’entreprise : moyens informatiques et téléphonie en place dans l’exercice des fonctions du collaborateur.

Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre accord sur les modalités ci-dessus afin que nous puissions vous adresser un avenant à votre contrat de travail formalisant votre passage en télétravail pour signature.

Dans cette attente, votre Manager et moi-même sommes à votre disposition pour tout complément d’information.

Nous vous prions de recevoir, <Madame/Monsieur>, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature du DRH

ANNEXE 3 – FORMULAIRE DE REFUS DE LA DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

(par courrier ou mail)

Objet : Refus de votre demande de passage en télétravail

<Madame, Monsieur>,

Nous sommes au regret de ne pas pouvoir donner suite à votre demande de passage en télétravail pour les raisons suivantes :

Contrainte inhérente au fonctionnement ou à l’organisation du service ou de l’entreprise,

Préciser la raison :

Incompatibilité du poste avec le télétravail :

Préciser la raison :

Inéligibilité liée à la nature de la relation contractuelle (période d’essai, CDD, apprenti, contrat de professionnalisation, …)

Inéligibilité liée aux autres critères fixés par l’accord télétravail :

Préciser la raison :

Défaut d’accord des parties sur les modalités de passage en télétravail

Préciser le/les points de désaccord :

Défaut de production de l’attestation d’assurance Multirisque Habitation couvrant la présence du Salarié pour les journées de télétravail pré-requise pour le télétravail à domicile.

Votre Manager et moi-même se tenons à votre disposition pour tout complément d’information.

Nous vous prions de recevoir, <Madame/Monsieur>, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature du DRH

ANNEXE 4 – AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL FORMALISANT LE PASSAGE AU TELETRAVAIL

Le présent avenant formalisant le passage en télétravail est établi entre :

La société KALIZEA, dont le siège social est situé 2, rue Clément Ader 51100 Reims, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Reims sous le numéro 378 990 907, représentée par Madame Coralie ROUSSEL, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

Le Salarié : <Madame/Monsieur>

Le présent avenant est signé conformément aux règles définies par l’accord KALIZEA sur le télétravail signé le xx/xx/2022, dont le Salarié déclare avoir pris connaissance et les dispositions du code du travail.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Mise en place du télétravail

Le présent accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles <le Salarié> exercera son activité professionnelle en télétravail à compter du jj/mm/année.

Il est conclu pour une durée déterminée d’un an à compter de la date de mise en place du télétravail et il est renouvelable chaque année par tacite reconduction.

Une fois par an, un point de suivi sera organisé entre <le Salarié> et son Manager et portera sur les conditions d’activité du Salarié, sa charge de travail, dans le cadre du télétravail. Ce point pourra se faire notamment à l’occasion de l’Entretien Annuel de Développement.

Article 2 – Lieu d’exercice du télétravail

Les jours de télétravail, <le Salarié> exercera ses fonctions à son domicile (lieu habituel de résidence qu’il déclare situer à ou aux adresses suivantes :

• Adresse 1

• Adresse 2

<Le Salarié> déclare que les conditions d’occupation de son/ses domiciles(s) sont compatibles avec le fait d’exercer une activité professionnelle. Il déclare disposer à son domicile des conditions de sécurité nécessaires et d’un espace adapté à l’exercice normal du télétravail. Il atteste ainsi sur l’honneur de la conformité des installations techniques et électriques de son domicile, et plus généralement, de la conformité des lieux à l’exercice du télétravail (espace dédié, internet haut débit…).

<Le Salarié> déclare également bénéficier d’une assurance Multirisques Habitation couvrant sa présence pour les journées de télétravail.

Article 3 – Temps de travail

Dans le cadre de ses fonctions, <le Salarié> exercera ses fonctions en télétravail à raison de x jours par mois, la fixation de ces jours étant définie en concertation avec son Manager.

Les jours de télétravail, <le Salarié> continuera à bénéficier de l’organisation du temps de travail applicable dans l’entreprise et sa durée du travail demeurera inchangée.

Une présence à minima sur les plages 9h-12h / 14h-17h est demandée sur les jours de télétravail.

<Le Salarié> s’engage à respecter sa durée de travail contractuelle. Durant ceux-ci, il s’engage notamment à être joignable et répondre aux sollicitations de l’employeur dans les mêmes conditions que s’il était dans les locaux de l’entreprise.

Pendant les jours de télétravail, <le Salarié> ne sera autorisé à effectuer aucune heure supplémentaire au-delà de sa durée contractuelle de travail, sauf accord préalable écrit de son Manager.

OU

<Le Salarié> soumis au régime de forfait annuel jour demeurera libre de gérer l’organisation de son temps de travail, sous réserve, pour les jours de télétravail, de demeurer joignable sur son téléphone portable ou pc portable (teams) et par messagerie électronique durant les plages horaires de disponibilité suivantes : 9h-12h / 14h-17h

<Le Salarié> demeurera tenu de se conformer aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Article 4 – Matériel mis à disposition

<Le Salarié> dispose du matériel suivant : ordinateur portable et téléphone portable le cas échéant.

Le matériel demeure la propriété exclusive de KALIZEA, <le Salarié> s’engage à restituer le matériel à l’issue du télétravail si le matériel ne constitue pas déjà ses attributs habituels de travail. L’entretien et la maintenance du matériel est réalisé par KALIZEA. En cas de panne, vol ou destruction de ce matériel, <le Salarié> s’engage à avertir au plus tôt son Manager et le service informatique.

<Le Salarié> s’engage à utiliser ce matériel dans le respect des règles d’utilisation de la charte informatique du Groupe Vivescia, dont <le Salarié> reconnaît avoir pris connaissance.

Article 5 – Obligations professionnelles 

<Le Salarié> est tenu de se conformer aux règles d’utilisation du matériel informatique en vigueur dans l’entreprise. <Le Salarié> demeure plus largement tenu de respecter l’ensemble des obligations professionnelles relatives à l’exercice de ses fonctions notamment en matière de loyauté, de discrétion et de confidentialité.

<Le Salarié> s’engage à informer l’entreprise en temps utiles de tout changement de sa situation susceptible d’avoir un impact sur l’exercice du télétravail. En particulier, <le Salarié> s’engage à notifier, au moins un mois à l’avance tout changement de résidence à l’entreprise.

<Le Salarié> s’engage également à prévenir son Manager de tout évènement exceptionnel (notamment panne informatique, coupure électricité, travaux, …) susceptible d’altérer ou d’empêcher l’exercice de ses missions, afin de permettre la mise en place d’une solution temporaire et adaptée à la situation.

Article 6 – Discrétion et protection des données

Du fait de ses missions et dans l’intérêt légitime de l’entreprise, <le Salarié> devra conserver pendant l’exécution du présent contrat une discrétion et une confidentialité absolues, notamment sur tous les faits, documents, plans, fichiers, tarifs internes à l’entreprise, vis-à-vis de toute personne étrangère à l’entreprise. Il en est de même quant aux méthodes, secrets de fabrication, procédés techniques propres à l’entreprise et ceux dont <le Salarié> aura pu avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions.

<Le Salarié> veillera en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’elle/il en est le seul utilisateur. Tout manquement à l’obligation résultant du présent article au cours de l’exécution du contrat de travail pourrait être considéré comme une faute susceptible de justifier d’une sanction disciplinaire.

En outre, <le Salarié> devra, en cas de rupture du contrat de travail, respecter la discrétion la plus totale sur l’ensemble des informations et des procédés recueillis pendant toute la durée de son emploi au sein de l’entreprise. <Le Salarié> s’engage à faire part au plus tôt à sa hiérarchie de toute difficulté liée à l’accomplissement de ses missions en télétravail.

Article 7 – Assurance

<Le Salarié> s’engage à informer son assureur du fait qu’elle/il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation Multirisques Habitation son domicile et sa présence pour les journées de télétravail.

Article 8 – Fin du télétravail

Il pourra être mis fin au télétravail après la période d’adaptation le cas échéant à la demande du Salarié ou de l’employeur selon les conditions prévues dans l’accord d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail.

Fait en double exemplaire à Reims, le jj/mm/année.

<Le Salarié> La DRH