Accord d'entreprise "Accord sur les modalités de fonctionnement du télétravail et du "flex office"" chez

Accord sur les modalités de fonctionnement du télétravail et du « flex office » au sein de

Entre

La SCP DE ANGELIS – SEMIDEI – VUILLQUEZ – HABART-MELKI – BARDON – DE ANGELIS, ci-après dénommée SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES, enregistrée au Barreau de Marseille, immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 380 796 946 00040, dont le siège social est sis 12 rue Pascal-Xavier COSTE, prise en la personne de son co-gérant, Monsieur XXXXXXXXXX, dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

Et

XXXXXXXXXXX en sa qualité d'élue titulaire au CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 6 mars 2019,

XXXXXXXXXXX, en sa qualité d'élue suppléante au CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 6 mars 2019,

D’autre part,

Préambule

Depuis le début de la crise sanitaire internationale, le gouvernement a très fortement encouragé les entreprises à recourir au télétravail, dès que cela est possible et sitôt que la présence au travail n'est pas indispensable au fonctionnement d’une entreprise.

Dans ces conditions d’urgence, la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES a mis en place une organisation du travail prévoyant la réalisation de certaines missions ne pouvant se réaliser que dans les locaux du cabinet et le télétravail pour celles pouvant être réalisées à distance. L’objectif était de permettre la continuité de l'activité du cabinet et de garantir la protection des salariés, face à l’épidémie Covid-19.

Les salariés du cabinet ont été particulièrement attentifs à la réussite de cette « expérience », et ont fait connaitre leur volonté de poursuivre le télétravail.

La Direction a décidé de répondre favorablement à cette demande, tout en rappelant que le télétravail devait s’articuler avec le principe de travail collaboratif inhérent à l’activité du cabinet.

Il a par ailleurs été fait le constat que cette modalité d’organisation du travail nécessitait la définition d’un cadre clair et précis.

Les parties ont donc décidé de se rencontrer afin de définir les modalités de la pérennisation du télétravail dans le fonctionnement du cabinet, correspondant aux attentes de chacun, et permettrait ainsi de clarifier les règles pour tous.

Une réunion de préparation à la négociation d’un accord d’entreprise a eu lieu le 14 décembre 2021, en présence des élues au CSE.

Au cours de cette réunion, la Direction a pu présenter sa vision sur l’utilité du télétravail, mais également ses limites. Il a été précisé que la mise en place du télétravail devait également nécessairement s’articuler avec une réflexion sur le « flex office ». Les membres du CSE ont exprimé les attentes des salariés, et sollicité qu’un projet d’accord leur soit soumis sur la base de ces éléments.

Le présent accord se substitue à toutes les dispositions, les usages antérieurs applicables au sein du cabinet, ayant le même objet. Les autres règles et dispositifs existants à la date de signature du présent accord, ayant un objet différent, sont maintenus.

Les parties à la signature du présent accord se sont rencontrées, et à l’issues de plusieurs réunions de négociation sont parvenues à ce qui suit :

Chapitre 1^er : Champ d’application

1. Salariés concernés par l’accord

Il est rappelé que les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES, quelle que soit la durée de leur contrat et l’organisation du temps de travail, dès lors que leurs fonctions sont compatibles avec le télétravail et après 2 mois d'ancienneté.

2. Forme de télétravail concerné par l’accord

A titre de rappel, le télétravail est défini comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’entreprise est effectué par le salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L 1222-9 du Code du Travail).

En application de cette définition légale, les parties décident que les modalités de télétravail définies par le présent accord s’appliqueront à toutes les formes d'organisation du travail réalisées en dehors des locaux de la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES.

Chapitre 2 : Mise en œuvre du télétravail

1. Mise en œuvre du télétravail et réversibilité

Le télétravail est volontaire et à l’initiative du salarié. Ainsi, il sera demandé à chacun des salariés concernés de faire connaitre, par écrit, sa volonté de télétravailler dans les conditions définies par le présent accord. A défaut, seul le travail en présentiel sera possible.

La Direction accusera réception de la demande du salarié par écrit.

L’accord des parties relatif au télétravail est réversible tant à l’initiative du salarié que de la Direction.

Le télétravailleur pourra demander à arrêter cette forme de travail sans délai de prévenance. Il devra faire connaitre sa décision par lettre remise en mains propres, ou envoi d’un mail à sa hiérarchie.

De même, la Direction se réserve le droit de mettre fin au télétravail du salarié à tout moment, en respectant un délai de prévenance de quinze jours et en faisant connaître sa décision par écrit, par tout moyen permettant de s’assurer de la remise de l’information (mail, messagerie instantanée, etc.), notamment en cas de :

• modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec le télétravail,

• changement de poste devenant incompatible avec le télétravail,

• déménagement du salarié, selon les caractéristiques du nouveau lieu d’habitation,

• nouvelle organisation du travail au sein du cabinet,

• autonomie insuffisante du salarié.

Enfin, la Direction peut mettre fin au télétravail d’un salarié à tout moment, d’un commun accord. Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux du cabinet.

2. Suivi du télétravail

La Direction et les salariés doivent régulièrement s’assurer conjointement de l’efficacité du télétravail, et l’adapter si besoin dans certaines situations.

3. Suspension du télétravail

En cas de besoin, le télétravail pourra temporairement être suspendu pour une période déterminée à l’initiative de la Direction. 

Cette suspension pourra intervenir notamment mais non exclusivement : en cas de présence nécessaire à l’accomplissement d’un dossier complexe et/ou urgent, problème technique, force majeure, formation, atelier, réunion, etc., nécessitant la présence physique du collaborateur. 

Un délai de prévenance est alors fixé à 3 jours calendaires quand la suspension est demandée par la Direction. L’information du collaborateur se fait par écrit, par tout moyen permettant de s’assurer de la remise de l’information (mail, messagerie instantanée, etc.).

Chapitre 3 : Modalité d’exécution du télétravail

1. Définition du nombre de jours de télétravail

L’organisation du télétravail au sein de la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES sera la même pour chaque salarié concerné par cette modalité de travail, afin de respecter un principe d’équité entre les salariés.

L’objectif de l’application uniforme des modalités de télétravail est par ailleurs de conserver une méthode de travail collective.

Dans ces conditions, il est prévu que l’ensemble des salariés de la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES pourra être amené à télétravailler de 1 à 2 jours par semaine.

Au début de chaque trimestre, un planning de télétravail sera défini par la Direction, en tenant compte des retours des collaborateurs au cours du trimestre précédent. Ce planning sera consultable par les salariés 7 jours au moins avant le début du trimestre, sauf circonstances exceptionnelles.

La définition du planning trimestriel de télétravail fera l’objet d’une information au CSE, dans le mois précédent le début du trimestre concerné.

Toutefois, si l'organisation du travail l'exige, les journées de télétravail définies pourront être modifiées unilatéralement par la Direction, au plus tard la semaine précédente la semaine concernée par la modification. Les salariés seront alors informés de la modification du planning de télétravail.

SI le salarié souhaite venir travailler dans les locaux du cabinet durant un jour prévu en télétravail en raison son organisation personnelle, il devra prévenir la Direction au plus tard la semaine précédente celle concernée afin de s’assurer qu’un bureau est disponible.

Si pour une journée de télétravail définie, le salarié est finalement amené à travailler dans les locaux du cabinet, pour quelque cause que ce soit, la journée de télétravail ne pourra pas être reportée, que ce soit à la semaine suivante ou à tout autre moment.

2. Horaires de travail

La mise en place du télétravail ne doit pas conduire à une adaptation individuelle et personnelle de l’horaire collectif.

Les horaires collectifs de travail doivent être scrupuleusement respectés, selon les informations accessibles à chaque salarié du cabinet.

Afin de permettre le travail collaboratif inhérent à l’activité de la société, il est demandé à chaque salarié d’être disponible aux horaires collectifs de travail et joignable à tout moment pendant ces horaires.

Les salariés en télétravail ne doivent en aucun cas travailler, de leur propre initiative ou sans autorisation, au-delà du temps de travail défini par l’horaire collectif et/ou le contrat de travail.

A ce titre, il est rappelé qu’aucune heure supplémentaire ne peut être réalisée, ni rémunérée, sans la demande ou autorisation expresse de la Direction.  

Il est en outre rappelé que les durées maximales de travail doivent être strictement respectées, et particulièrement la durée maximale quotidienne de travail autorisée (10 heures de travail effectif). 

Le travail en soirée (au-delà de 21h) n’est, par ailleurs, pas autorisé sauf circonstances exceptionnelles, et à la demande de la Direction.

En cas de manquement, le salarié sera sensibilisé sur le respect de cette règle. En cas de nouveau manquement, le salarié s’exposera à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’à la rupture de son contrat de travail.

Pour permettre le suivi des temps de travail et contrôler la durée du travail, les parties conviennent que les salariés devront signaler à la Direction toute difficulté rencontrée pour réaliser ou achever des travaux qui leur ont été confiés dans le respect de l’horaire collectif et de la durée contractuelle de travail, afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Chaque mois, une fiche de déclaration des heures effectuées sera remise à la Direction, qui en validera le contenu en concertation avec le salarié.

3. Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié.

Ce lieu doit être un lieu propice à la concentration et à la réalisation de son activité, permettant d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données.

Le salarié en télétravail devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail, bénéficiant d’une connexion internet dont les caractéristiques sont compatibles avec l’exercice d’une activité professionnelle à domicile.

A ce titre, il est également demandé aux salariés qui feront le choix du télétravail, de veiller au respect des règles de sécurité en matière de branchement électrique des équipements informatiques, et de s’assurer de la conformité des installations électriques de leur domicile, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie. Il sera demandé, dans ce cadre, à chacun des salariés faisant le choix du télétravail, d’adresser par email, avant le début de l’exécution du télétravail, une attestation sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique de leur domicile/lieu de travail.

En cas de changement de domicile, le salarié sera tenu de prévenir le cabinet en lui indiquant sa nouvelle adresse. Les conditions d'exécution du télétravail seront alors examinées.

Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause, dans les conditions définies par le présent accord.

Les parties conviennent que le télétravail pourra également s’effectuer ponctuellement ailleurs qu’au domicile principal du salarié, dès lors :

• que le lieu désigné pour effectuer le télétravail permet l’exécution du télétravail dans les mêmes conditions d’efficacité pour le cabinet et le collaborateur qu’à son domicile, ce sur quoi le salarié s’engagera sur l’honneur, 

• que le salarié atteste du maintien des conditions de confidentialité et de sécurité telles qu’elles existent à son domicile , 

• que sa demande ponctuelle a été acceptée par écrit, notamment email, par la Direction.

4. Santé et sécurité au travail

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, les télétravailleurs bénéficieront de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que lorsqu’ils travaillent dans les locaux du cabinet. Ils devront respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification de leur situation.

Tout accident survenu à la fois lors des plages horaires de télétravail et sur leur lieu de télétravail est considéré, jusqu’à preuve du contraire, comme un accident de travail.

Dans un tel cas, les télétravailleurs devront informer ou en faire informer le cabinet par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime. Le traitement de cet événement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu dans les locaux du cabinet.

5. Equipement lié au télétravail

Si un ordinateur portable ou fixe est prêté par la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES :

Pendant la période de télétravail, la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES peut mettre à disposition un ordinateur aux salariés ne disposant pas d’un matériel suffisamment performant. Ce matériel doit faire l’objet d’une attention particulière.

Dans le cadre de la déclaration faite auprès de la compagnie d’assurance du télétravailleur, le salarié devra préciser qu’il travaille avec du matériel appartenant à son employeur. Le cabinet prendra en charge le surcoût éventuel de cette déclaration.

Les salariés s’engagent à restituer ce matériel en totalité et en bon état de marche à l’issue de la période de télétravail.

Les dégradations constatées sur le matériel feront l’objet d’une déclaration auprès de la compagnie d’assurance du salarié, et d’une refacturation des coûts des éventuelles réparations.

A ce titre, le salarié s’engage à prendre soin des équipements de travail qui lui sont confiés et à avertir le cabinet sans délai en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.

Les parties conviennent que l’ordinateur remis par la SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES dans le cadre du télétravail aura un usage exclusivement professionnel, et que les salariés s’interdisent d’utiliser cet ordinateur portable à des fins personnelles.

Si les salariés utilisent leur propre ordinateur portable :

L’utilisation d’un ordinateur portable personnel suppose que :

• Le matériel est suffisamment performant pour permettre l’exécution des missions du salarié dans des conditions normales,

• Une session spécifique est créée pour l’activité professionnelle,

• La session professionnelle est protégée par un mot de passe, connu du seul salarié,

• L’ordinateur est protégé contre les attaques venant de l’extérieur (virus, malware, etc ..) ,

• Les données traitées sur l’ordinateur personnel sont protégées.

Le salarié s’engage également à ne pas laisser son ordinateur sans surveillance alors que celui-ci est en cours d’utilisation à des fins professionnelles.

6. Coûts liés à la mise en place du télétravail

En premier lieu, le collaborateur doit informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle et s'assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Le cabinet prendra en charge le surcoût éventuel de cette déclaration.

Ensuite, une indemnité forfaitaire sera allouée mensuellement à chaque salarié ayant effectué au moins 4 jours de télétravail dans le mois, à hauteur de 10€ nets.

7. Confidentialité et protection des données

Le cabinet ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel (sauf circonstances exceptionnelles et accord de sa part), etc.

Le salarié s’engage à protéger la confidentialité des données professionnelles utilisées dans le cadre du télétravail et à séparer les usages professionnels et personnels de la navigation web.

Plus précisément, il est demandé aux télétravailleurs -dans l’exercice de ses missions en télétravail- de :

• ne pas utiliser les données auxquelles il a accès à des fins autres que celles prévues par ses attributions ;

• ne divulguer ces données qu'aux personnes dûment autorisées à en recevoir communication ;

• ne faire aucune copie de ces données ;

• prendre toutes les mesures nécessaires afin d'éviter l'utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité de ces données ;

• s’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés sont utilisés pour transférer ces données ;

En cas de cessation de vos fonctions, il sera demandé aux salariés de restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d'information relatif aux données qu’ils auraient été amenés à traiter pendant l’exécution de leur contrat de travail.

8. Déconnexion

Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun.

A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien, et de congés.

Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, la direction prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Chapitre 4 : Définition et objectifs du « flex office »

1. Principes directeurs du « flex office »

Le Flex office correspond à une organisation de travail plus dynamique où la notion d’espaces collaboratifs prime sur ceux attribués au quotidien. Ce concept présente des avantages incontestables en termes de gestion de l’espace de travail et de l’optimisation de la gestion de nos locaux.

Le Flex office concerne tous les salariés du cabinet.

Un bureau fermé restera dédié pour les fonctions qui impliquent la gestion de données confidentielles et personnelles du cabinet, comme pour la Responsable administrative et financière par exemple.

2. Organisation du « flex office »

La mise en place du « flex office » suppose l’application pour les salariés concernés de règles de fonctionnement du « Clean Desk » qui consiste à laisser son bureau totalement vide à la fin de chaque journée de travail. Pour cela, chaque collaborateur dispose d’un casier personnel mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets personnels.

En conséquence, les salariés seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail.

Cette pratique facilite d’autant plus la mise en place du « flex office » dans la mesure où chaque matin, chaque collaborateur devra pouvoir être libre de s’installer sur n’importe quel espace de travail disponible.

Le concept du « flex office » représente incontestablement une marque de confiance et un enjeu de responsabilité pour chacun des salariés.

Il ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés respectent les règles de savoir être ensemble et appliquent les directives associées à ce mode de fonctionnement.

Dispositions finales

1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

L’accord est conclu pour une durée indéterminée, et entrera en vigueur le 1^er septembre 2022.

2. Modalités de suivi de l’accord

Conformément à l’article L. 2222-5-1, il est prévu que le présent accord fasse l’objet d’un suivi annuel à l’occasion d’une réunion du CSE.

Les parties conviennent toutefois que les parties pourront se réunir, à la demande de chacune d’entre elle, pour discuter de l’opportunité d’ouvrir des négociations visant à la révision du présent accord.

3. Modalités de révision de l’accord

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant, dans les conditions prévues par le Code du travail

La demande de révision pourra intervenir à tout moment et porter sur tout ou partie du présent accord. Elle devra être notifiée par écrit à l’autre partie, par tout moyen démontrant la remise de l’écrit.

Une réunion devra être organisée dans un délai deux mois pour examiner les suites à donner à cette demande.

4. Modalités de dénonciation de l’accord

Toute partie signataire du présent accord peut le dénoncer, conformément aux articles L 2261-9 et suivants du Code du travail.

En tant qu'acte juridique autonome, le présent accord peut être dénoncé sans préjudice de l'application des autres accords en vigueur au niveau du périmètre du présent accord.

La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires de l'accord, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et devra donner lieu aux formalités de dépôt prévues à l'article L 2231-6 du Code du travail.

5. Modalités de dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé par la direction auprès de la Direccte compétente selon les règles prévues aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.

L’accord sera également déposé par la direction au greffe du conseil de prud’hommes compétent.

Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs.

Marseille, le 01/09/2022

La SCP DE ANGELIS ET ASSOCIES Les élues du CSE