AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Entre les soussignés :

La Caisse d’Allocations Familiales de la Seine-Saint-Denis dont le siège social est situé 52-54 rue de la République 93005 Bobigny, représentée par

d’une part,

Et

Les Organisations syndicales habilitées : FO, CGT, CFDT

d’autre part,

PREAMBULE

Le présent avenant a pour objet d’actualiser le protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) suite au développement de la dématérialisation et aux évolutions technologiques au sein de l’organisme.

Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet de la CAF de la Seine-Saint-Denis et à Internet, à partir de l'ordinateur mis à disposition de chaque organisation syndicale dans des locaux qui leur sont affectés.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

2.1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

2.2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s'engagent à ce que les documents professionnels mis à disposition par l’employeur ne soient utilisés que pour un usage interne, en respectant l'obligation de discrétion et de secret professionnel, et ne soient pas communiqués à l’extérieur.

2.3. Le contenu de l’espace intranet syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, l’espace ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation telles que définies à l’article 29 de la Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image protégés par l’article 9 du code civil.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

2.4. Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales de l’organisme s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information.

Les mises à jour de l’espace intranet sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme via un mail à la DRH, et sont effectuées par les organisations syndicales de l’organisme pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 4 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour de l’espace intranet.

Une formation sur les règles d’utilisation de la base documentaire est proposée aux gestionnaires désignés.

Le portail donnant accès à chaque espace syndical intranet est accessible à partir de l’intranet de l’organisme.

2.5. Capacité de l’espace intranet

La capacité de chaque espace syndical est de 2 Go, et pourra le cas échéant être accrue à la demande des organisations syndicales, sous réserve des possibilités techniques.

Dans la limite de cette capacité, les organisations syndicales peuvent positionner gif et vidéos sur leurs espaces.

La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique et être en conformité à la charte nationale informatique

Article 3 : Messagerie boîte partagée (BP)

3.1. Capacité de la messagerie

Les délégués syndicaux ne peuvent pas utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication à caractère syndical.

A cet effet, chaque organisation syndicale de l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe au moyen d’une boîte aux lettres fonctionnelle d’une capacité correspondant aux dispositions nationales.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux de l’organisme.

3.2. Cadre technique d’utilisation de la messagerie

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie exclusivement à partir du matériel mis à sa disposition, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel, à destination de la Direction, des salariés strictement adhérents du syndicat ou des autres syndicats.

La messagerie ne peut être utilisée pour un message individuel à un salarié qu’en réponse à une sollicitation expresse de celui-ci, avec la mention « personnel » en objet.

La boite partagée peut également être utilisée pour diffuser des informations collectives de la section syndicale aux salariés adhérents au syndicat considéré, en utilisant impérativement la fonction « copie cachée » (mode cci) de façon à préserver la confidentialité de l’appartenance syndicale de chaque destinataire  Le mail adressé à l’adhérent doit contenir une mention indiquant que le salarié peut signaler son refus d’être présent dans la diffusion de ce type de message.

Chaque salarié consultant l’espace intranet d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié. Elle ne peut s’effectuer qu’au travers de la BP

Un message envoyé ne devra pas dépasser 25 méga octets pour être distribué.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme.

Les organisations syndicales veilleront à diffuser les informations selon une fréquence modérée pour éviter la saturation du réseau ou une trop grande perturbation dans le fonctionnement des services. En cas de nécessité, la Direction prendra contact avec l’organisation syndicale pour convenir d’une régulation dans la diffusion des messages.

En outre, les pratiques suivantes ne sont pas autorisées :

• diffusion de tracts sur la messagerie de chaque salarié

• diffusion d’un document en grand nombre (spam)

3.3. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Le caractère personnel doit être systématiquement mentionné en objet des messages.

Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale de l’organisme, dans des locaux qui leur sont affectés :

• Une UC aux normes de l’organisme par local syndical

• Un pack office bureautique

• Un accès aux espaces intranet et à la BP de l’organisation syndicale.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels sans vérification préalable de leur compatibilité, par la Direction, avec le système de l’organisme. Cette utilisation devra s’effectuer dans le respect de la charte nationale informatique.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation

Par ailleurs, les membres de la section syndicale sont autorisés en télétravail à utiliser leur matériel professionnel nomade pour les activités d’ordre syndical, dans la mesure où il se placent en temps de mandat.

Les produits consommables liés à l’impression des documents (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale avec un tarif à la page.

Toutefois, afin de renforcer la dématérialisation des échanges et de permettre l’impression de documents nécessaires à la tenue des réunions sur convocation de la direction, 5 ramettes de papier par an seront attribuées par l’organisme, à chaque organisation syndicale. Ce volume pourra être révisé chaque année.

Des codes impression individuels peuvent en sus être attribués aux délégués syndicaux afin de leur permettre d’utiliser les copieurs partagés. Les pages imprimées sur ce compte sont déduites du quota de papier annuel.

Ne sont pas autorisées, les pratiques définies dans la charte nationale telles que :

• L’ajout, la connexion de matériel ou logiciel sans vérification préalable de leur compatibilité avec le système de l’organisme par la Direction,

• La falsification de logiciels,

L’accès ou la tentative d’accès à des données ou à des parties du système informatique sans disposer des habilitations nécessaires.

Article 5 : Réunions syndicales dématérialisées

Les organisations syndicales peuvent proposer à leurs adhérents et sympathisants des réunions d’informations, selon le cadre réglementaire en vigueur. Ces réunions peuvent être organisées de façon dématérialisée en utilisant les outils office mis à disposition par l’employeur. Toutefois, les invitations à ces réunions doivent être réalisées de façon à préserver la confidentialité des personnes invitées / participantes à ces réunions, tant vis-à-vis de l’employeur, qui s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés ayant assisté à ces réunions, que des autres salariés.

Les organisations syndicales s’engagent à informer les participants aux réunions du fait que leur nom sera visible des autres participants.

Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information. En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Pour toute demande d’intervention, les organisations syndicales utiliseront le service de demande d’intervention au service informatique disponible dans l’intranet local (avec précision des jours et heures possibles d’intervention au regard des temps de délégations effectuées dans les locaux).

Lorsqu’elles sont effectuées à distance, les opérations de maintenance informatique font l’objet d’une information préalable de l’utilisateur avant toute intervention sur le poste.

L’organisme se dégage de toute responsabilité liée à la perte des données et aux difficultés d’accès au réseau.

La maintenance et l’accompagnement à l’utilisation du site intranet sont effectués par les services en charge de la gestion de l’intranet après accord préalable de la Direction.

La mise à jour de l’espace intranet dédié aux organisations syndicales est quant à elle, de la compétence de l’organisation syndicale.

Article 7 : Traitement des différends relatifs à l’utilisation d’intranet

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, un courriel lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, une lettre est envoyée en recommandé avec accusé réception à l’organisation syndicale concernée. Le désaccord est alors porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 8 : La durée de l'accord

Le présent avenant de révision est conclu jusqu’au terme de l’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication signé le 14 mars 2013.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Il sera transmis aux organisations syndicales représentatives à la Caf de la Seine-Saint-Denis prises en la personne des délégués. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via une publication sur le site intranet de l’organisme.

L’avenant sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.

L’avenant fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.

Fait à Bobigny le 04/05/2021

Pour la Caisse d’Allocations Familiales de la Seine-Saint-Denis

Le Directeur Général

Pour les organisations syndicales

FO

CGT

CFDT