Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE ou tout type de vote" chez OPH 65 - OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DES HAUTES-PYRENEES (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

OPH65

Entre les soussignés :

L’Office Public de l’Habitat des Hautes-Pyrénées – OPH65 – dont le siège social se situe : 28 Rue des Haras – BP 70816 – 65008 TARBES Cedex,

représenté par son Directeur Général,

D'une part

Et :

L’organisation syndicale CGT, représentative des salariés, représentée par

L’organisation syndicale FO, représentative des salariés, représentée par

D'autre part
Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l'Office Public de l'Habitat des Hautes Pyrénées, sur le lieu de travail ou à distance, pour l'élection du Comité Social et Economique (CSE) ou tout type de vote, conformément aux dispsoitions des articles L.2314-21 et L.2324-19 du Code du travail modifiés.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentilaité des votes sont précitées ci après.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d'organisation des électiosn du CSE élus au sein de l'OPH 65 relève du protocole d'accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notemment:

- d'obtenir en fin de srutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

- de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d'erreurs),

- de pallier les aléas postaux,

- d'augmenter la participation des électeurs.

Il a été convenu ce qui suit:

Article 1 – Objet

Le présent accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) ou tout type de vote au sein de l'office.

Article 2 – Dispositions générales

Il est convenu que cet accord sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral.

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe et le vote par corresponsdance.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Direction Générale de l'OPH65, respectant le cahier des charges en conformité avec les prescriptions légales et réglementaires.

Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 3).

Le prestataire, qui sera retenu, a été présenté aux organisations syndicales représentatives, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation du système et avoir pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement.

Article 3 – Principes et caractéristiques généraux du système

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne électronique ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment, par exemple, les mentions suivantes :

• Civilité

• Noms et prénoms des inscrits

• Date de naissance

• Date d'entrée dans l'Entreprise

• Ancienneté

• Collège d'appartenance

• E-mail et /ou adresse

Ce fichier sera chargé dans le système. Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1. Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

2. Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé

3. Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. Les professions de foi devront être au format PDF, de deux pages maximum.

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les délégués syndicaux de l’entreprise et leur délégation bénéficieront d'une présentation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. En cas de contestation des élections, les listes d'émargement sont tenues à la disposition du juge.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 4 – Modalités d'organisation des opérations de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail et/ou à distance en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Par ailleurs, pendant la période du scrutin, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur en libre service) avec une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

L'emplacement de ce poste permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de clui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Il est rappelé que le temps consacré à l'exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n'entraîne aucune réduction de salaire.

Article 5– Déroulement du scrutin

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technqiue de vote.

A cet effet, un email et/ou un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outres, un représentant de la RH, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l'unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par email et/ou courrier, un identifiant ainsi qu'un mot de passe permettant son identification ainsi que l'accès aux pages du serveur de vote.

L'électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l'électeur d'accéder aux bulletins de vote correspondants à son collége, ce pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l'electeur apparaîtra clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validaton définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le fichier contenant l'urne électronique, recensant tous els votes exprimés.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Pendant la durée du scrutin, les membres du bureau de vote et la Direction pourront, à tout moment, consulter le taux de participation.

Article 6 – Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera ssuré à la clôture des opérations de vote, par les membres du bureau de vote.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe de clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procés-verbal.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres du bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficeront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 7 – Durée de l'accord – Dénonciation - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être modifié, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord.

Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de l'OPH, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires sous réserves d'un préavis de trois mois. La dite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord. La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

Article 8– Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords. Il sera publié dans une version anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes. En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise sur le site intranet et panneaux d’affichage.

Fait à Tarbes, le 19 Mai 2022

Le Directeur Général,

L’organisation syndicale CGT, représentative des salariés, représentée par

L’organisation syndicale FO, représentative des salariés, représentée par