Accord d'entreprise "Accord sur le Télétravail Groupe PHR" chez GROUPE PHR (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL GROUPE PHR

Entre :

la société GROUPE PHR située 78 Boulevard de la république, 92100 Boulogne Billancourt représentée par agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après désignée « Groupe PHR » ou « l’entreprise »,

d’une part,

et :

L’organisation syndicale SECIF-CFDT représentative de l’entreprise représentée par ,

d’autre part,

ensemble dénommées « les parties »,

il est conclu le présent accord. 

Préambule

Afin de tenir compte des évolutions de la société et des attentes des salariés, la direction ainsi que l’organisation syndicale représentative du Groupe PHR ont souhaité conclure le présent accord.

Pour instaurer au sein du Groupe PHR le télétravail et ce de manière efficiente et pérenne, les parties signataires ont voulu notamment :

• insister sur le caractère volontaire dudit télétravail,

• prendre en compte la diversité des lieux de travail,

• sécuriser les outils de travail et de communication à distance,

• rappeler que le télétravail est fondé sur une relation de confiance et de dialogue entre les salariés et leurs hiérarchies directes,

• souligner les droits et devoirs des salariés en télétravail (qui sont identiques à ceux des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise) avec une attention particulière au respect de la vie personnelle,

• porter une attention particulière à la santé et la sécurité des salariés ainsi qu’au maintien d’un lien avec le lieu habituel de travail pour éviter tout isolement.

Cet accord s’inscrit dans :

• le cadre des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du code du travail. Les évolutions législatives et/ou réglementaires impératives ultérieures compléteront et/ou se substitueront automatiquement aux dispositions concernées du présent accord sans autres formalités.

• la démarche de responsabilité sociale, sociétale et environnementale de l’entreprise (RSE) puisque cette forme d’organisation du travail influe sur le développement durable en limitant les déplacements et en encourageant la digitalisation des échanges.

Article 1 : Champ d’application, objet et durée de l’accord

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s’applique au sein du Groupe PHR à compter de sa signature.

Il vise à créer un cadre durable et négocié au télétravail en dehors d’éventuelles crises sanitaires (dans ce cas les modalités du télétravail répondront aux directives étatiques et feront l’objet d’échanges entre la direction et les organisations syndicales représentatives).

Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail

2.1 : Critères cumulatifs d’éligibilité

Les parties conviennent que les critères cumulatifs d’éligibilité au télétravail sont les suivants :

• être lié à Groupe PHR par un contrat à durée indéterminée ou un contrat à durée déterminée de plus de 6 mois

• ne plus être en période d’essai

• être à temps plein, ou à temps partiel sous réserve d’être au moins 2 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise

• occuper un poste dont la nature de l’activité est compatible avec le télétravail (exclusion par conséquent des activités nécessitant la présence physique)

• disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (autonomie dans l’exécution des missions, capacité à travailler à distance, bonne maîtrise des outils informatiques et de communication ainsi qu’une bonne gestion du temps et des priorités) ; des formations peuvent être dispensées conformément à l’article 4.4 du présent accord.

• remettre une attestation d’assurance habitation ainsi qu’une attestation sur l’honneur d’un accès à internet haut-débit.

2.2 : Mise en œuvre du télétravail sur la base du volontariat

Tout salarié remplissant les critères d’éligibilité fixé par le présent accord et qui souhaite bénéficier du télétravail, en fait la demande par écrit à son responsable hiérarchique en mettant en copie la responsable des ressources humaines (RRH).

En cas d’accord du manager, un courrier est adressé au salarié confirmant le passage en télétravail et rappelant les modalités d’organisation.

En revanche, en cas de désaccord motivé du manager la demande est examinée par le directeur général.

La RRH :

• s’assure qu’une réponse est apportée à la demande du salarié dans les meilleurs délais

• transmet le nom des salariés télétravailleurs au service de santé au travail

• suit la période d’adaptation au télétravail en lien avec le manager et le salarié.

2.3 : Période d’adaptation et réversibilité du télétravail

• Période d’adaptation au télétravail

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, une période d’adaptation de quatre mois est mise en place lors du passage en télétravail.

Cette période d’adaptation permet au :

• manager de vérifier si cette organisation ne perturbe pas le bon fonctionnement du service et si le salarié est suffisamment autonome,

• salarié de s’assurer que le travail depuis son domicile (ou autre lieu identifié) lui convient et s’avère compatible avec sa vie personnelle et son environnement professionnel.

Au cours de cette période et à son issue, la direction ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin à la situation de télétravail selon les modalités ci-dessous :

A l’initiative de la fin de la période d’adaptation	Salarié	Direction
Modalités de l’information	Courrier envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge
Délai de prévenance	Pas de délai de prévenance, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail	Délai de prévenance de deux mois (délai commençant à courir le jour de la première présentation du courrier envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge) ; à l’issue de ce délai de prévenance, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail.

• Réversibilité du télétravail

Le salarié comme la direction peuvent mettre fin au télétravail ultérieurement à la période d’adaptation.

Lorsque le salarié est à l’initiative de ce changement, il en informe par écrit son manager (en mettant en copie la RRH).

Lorsque la direction est à l’initiative de cette réversibilité, un rendez-vous sera organisé entre le manager et le salarié afin de lui expliquer les motivations de cette décision. A titre d’illustrations :

• les conditions initiales d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplies (ex. mutation ou déménagement du salarié, problèmes récurrents de connexion internet…),

• des problèmes techniques caractérisant une absence de lieu de télétravail adapté apparaissent,

• l’activité professionnelle est mal exécutée dans le cadre du télétravail (manque d’autonomie, incapacité à rendre compte des travaux confiés, gestion des temps et des priorités lacunaire).

Ces motivations seront reprises dans un courrier transmis au salarié.

Dans le deuxième cas, un délai de prévenance de deux mois doit être respecté (délai commençant à courir le jour de la première présentation du courrier envoyé en lettre recommandé avec accusé de réception).

A l’issue de ce délai, le collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail.

Article 3 : Organisation du télétravail

3.1 : Lieu de télétravail

Les parties signataires conviennent que le télétravail s’effectue :

• au domicile du salarié,

• ou sur un autre lieu déclaré en amont par le salarié. Il est précisé que ce lieu doit être propice à la concentration et la réalisation de l’activité du salarié, qu’il permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données et qu’il garantit sa sécurité ainsi que celle des équipements mis à sa disposition.

3.2 : Nombre et répartition des jours télétravaillés

Pour maintenir le lien social avec la communauté de travail, le présent accord prévoit jusqu’à deux journées de télétravail par semaine pour une semaine de travail « standard » (avec cinq jours ouvrés).

Des dérogations temporaires sont possibles afin de permettre un télétravail jusqu’à 100%. Ces dérogations ne sont possibles que pour les salariés éligibles au télétravail et sur préconisations du médecin du travail.

Dans ce cas-là, un entretien mensuel doit être formalisé entre le salarié et son manager.

Selon l’organisation de l’équipe et les besoins de l’activité, les jours de télétravail peuvent être fixes ou flexibles. Dans tous les cas il s’agit de journées entières en télétravail.

Les journées en télétravail doivent être identifiées dans l’agenda du salarié et dans le planning partagé de l’équipe.

Avec l’accord du manager, les jours en télétravail peuvent être accolés à des congés payés, des jours de réduction du temps de travail et des jours fériés chômés.

Si les jours de télétravail sont fixes et qu’ils coïncident avec un jour férié chômé, ils ne pourront pas être reportés.

3.3 : Durée et horaires de travail

Le télétravail :

• s’effectue dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au Groupe PHR et tout particulièrement concernant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire,

• s’exerce dans le cadre des horaires habituels de travail,

• ne modifie pas à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du salarié, le nombre d’heures de travail, sa charge de travail,

• ne saurait déclencher d’heures supplémentaires ou complémentaires, sauf demande expresse du responsable hiérarchique.

3.4 : Suivi de l’activité et régulation de la charge de travail

Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail.

Pour faciliter l’organisation de l’activité, le partage d’agenda électronique est encouragé.

L’entretien annuel portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail. Néanmoins, les salariés peuvent alerter à tout moment leurs managers et/ou leur RRH sur toutes difficultés qu’ils pourraient rencontrer en télétravail et plus particulièrement sur leurs charges de travail.

Article 4 : Moyens mis en œuvre pour le déploiement du télétravail

4.1 : Equipements mis à disposition

Les salariés en situation de télétravail bénéficient d’ordinateurs portables (avec claviers, souris, écran complémentaire, casque et « film protecteur de confidentialité » sur demande du salarié) fournis par l’entreprise selon les standards du Groupe PHR.

A leur demande, l’entreprise peut débloquer une dotation de cent cinquante euros maximum pour un équipement non informatique (exemples : fauteuil de bureau, repose-pied). Cette dotation est remboursée sur présentation des justificatifs afférents.

Pour les salariés en situation de handicap, et sur avis du médecin du travail, des équipements complémentaires peuvent être financés par l’entreprise.

Les équipements informatiques et de communication mis à disposition des salariés en télétravail sont la propriété de l’entreprise et doivent être consacrés par ces derniers à leurs activités professionnelles.

Les salariés en télétravail sont tenus :

• de prendre soin des équipements informatiques et de communication confiés,

• de prendre toutes les dispositions pour empêcher l’accès à des tiers à ces équipements,

• de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité et tout particulièrement la charte d’utilisation des moyens informatiques et de communication annexée au règlement intérieur,

• d’aviser immédiatement l’assistance informatique et sa hiérarchie en cas d’incident technique. Par ailleurs, en cas de vol d’un matériel ou d’information, l’utilisateur doit déposer plainte auprès des autorités compétentes et en informer immédiatement sa hiérarchie ainsi que les équipes informatiques de l’entreprise,

• de restituer immédiatement ces équipements informatiques et de communication en fin de situation de télétravail.

 4.2 : Protection des données et confidentialité des informations

Les salariés en télétravail portent une attention particulière à la protection et la confidentialité des données traitées (et tout particulièrement concernant les données internes confidentielles, les données à caractère personnel).

Ils veillent à la protection, la disponibilité et la confidentialité des informations auxquelles ils ont accès et/ou traitent dans le cadre de leurs missions et ce sur tout support et pour tout outil de communication.

 4.3 : Eléments financiers

Pour compenser les éventuels frais occasionnés par ce télétravail, l’entreprise verse une indemnité forfaitaire¹ de dix euros nets par mois pour une personne en télétravail 1 jour par semaine (jusqu’à 50 euros nets par mois pour un salarié étant temporairement à 100% en télétravail).

La participation de l’employeur au paiement des titres de transport en commun est maintenue selon les mêmes modalités que celles pour les salariés n’étant pas concernés par le télétravail. Il en est de même pour la participation de l’employeur aux titres-restaurant.

4.4 : Formation et sensibilisation des salariés

En cas de besoin, des formations à la gestion des priorités pourront être organisées ainsi qu’à toutes formations nécessaires permettant au salarié d’accéder au télétravail.

Par ailleurs, pour faire connaître ce dispositif de télétravail régulier et former les acteurs aux spécificités de ce travail à distance, l’entreprise communiquera auprès des salariés via différents dispositifs :

• campagne d’information de la conclusion du présent accord (communication sur Intranet, Email aux salariés)

• création d’un guide à destination des salariés

4.5 : Sensibilisation des managers

Les enjeux managériaux sont au cœur de la réussite du travail à distance. Aussi, des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques des managers seront organisées par l’entreprise. A titre d’illustrations :

• communication sur le déploiement du dispositif

• création d’un guide manager

• formation sur le management à distance, les entretiens, la gestion des incidents, etc.

Article 5 : Santé et sécurité du salarié en télétravail

• Document unique d’évaluation des risques (DUERP)

Le DUERP sera actualisé afin d’identifier, mesurer et prévenir les risques liés au télétravail (exemples : prise en compte du risque d’isolement ou de sur-connexion, risques liés à la sédentarité…).

Ce point fera l’objet d’un échange avec le comité social et économique.

• Sensibilisation des services de santé au travail

La RRH adressera au service de santé au travail (SST) :

• les noms des salariés en télétravail,

• l’accord ainsi que les guides managers et salariés pour leur permettre de prendre connaissance des dispositifs existants dans l’entreprise.

• Gestion des accidents de travail et arrêt de travail

Conformément aux dispositions en vigueur, il est rappelé que l’accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie d’une présomption d’accident du travail.

En cas de survenance d’un accident, le salarié en avise sa hiérarchie dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Il appartient à la direction de procéder à la déclaration d’accident du travail.

Les parties souhaitent rappeler que le salarié en arrêt de travail (et ce quel que soit le motif) ne doit pas télétravailler. Le salarié en arrêt de travail informe et transmet les justificatifs afférents à sa hiérarchie selon les délais prévus dans le règlement intérieur.

• Assurance multirisques habitation et responsabilité civile

Préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié informe sa compagnie d’assurance de la situation. Le télétravailleur devra ensuite fournir au Groupe PHR une attestation de couverture du télétravail par son assurance. 

Si cette situation induit un coût supplémentaire, le surcoût sera pris en charge par le Groupe PHR sur présentation des justificatifs.

• Droit à la déconnexion et respect de la vie privée

Compte tenu de cette organisation de travail, les parties signataires, reconnaissent aux télétravailleurs (comme aux autres salariés) un droit à la déconnexion en dehors de leurs horaires de travail.

A ce titre, le salarié en télétravail dispose de la possibilité de se déconnecter des équipements informatiques et de communication mis à sa disposition.

Le management veillera à l’effectivité de ce droit en ne sollicitant pas son salarié en-dehors de son temps de travail habituel.

Par ailleurs, les parties signataires souhaitent rappeler les dispositifs existants de sensibilisation au droit à la déconnexion dans l’entreprise :

• guide de bonnes pratiques Outlook et de téléphone prévoyant les bonnes pratiques pour être acteur de sa messagerie, de son agenda Outlook et de son téléphone

• l’inclusion dans la signature automatique des messages d’une recommandation afin que les salariés ne répondent pas aux emails via leur adresse mail professionnelle pendant leur période de repos.

• Service d’écoute psychologique

Les salariés en télétravail peuvent contacter un service d’écoute psychologique externe afin d’évoquer leurs problématiques professionnelles ou privées influant sur l’équilibre vies professionnelle et personnelle et d’être réorienté si besoin est vers des interlocuteurs internes ou externes.

Ce service d’écoute est individualisé, anonyme et confidentiel.

Article 6 : Suivi des mesures de l’accord

Chaque année un bilan de l’accord sera présenté au comité social économique sur la base des indicateurs suivants :

• nombre de salariés bénéficiaires du télétravail (jusqu’à deux jours ; ou à 100% )

• nombre et motif de refus du passage en télétravail

• nombre d’arrêt de télétravail pendant la période d’adaptation (initiative direction / initiative salarié)

• nombre d’arrêt de télétravail lié à la mise en œuvre de la réversibilité (initiative direction / initiative salarié)

• nombre d’accidents du travail pendant un télétravail.

Toutes ces données sont réparties :

• hommes/femmes

• statuts.

Ces indicateurs seront repris dans la base de données économiques et sociales (BDES).

Article 7 : Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet de révision par les parties signataires ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions légales applicables. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, l’accord peut être dénoncé par lettre recommandée avec accusé de réception à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter les règles en vigueur relatives au préavis et à l’engagement des négociations.

Article 8 : Dépôt et publicité de l’accord

Le texte de l’accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure dédiée du ministère du travail à l’initiative de la direction de l’Entreprise qui accomplira également les formalités nécessaires auprès du conseil des prud’hommes.

Le présent accord sera porté à la connaissance du comité social et économique. La direction fournira un exemplaire du présent accord aux représentants du personnel, conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du code du travail.

Les salariés seront informés de la conclusion de cet accord qu’ils pourront consulter sur l’intranet.

Fait à Boulogne-Billancourt en 2 exemplaires originaux (un exemplaire est remis à chacun des signataires).

Le 29/09/2021

Pour la direction : Pour l’organisation syndicale représentative,

SECIF- CFDT

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1. Cette indemnité tient compte des dispositions URSSAF. Elle évoluera en fonction de ces dernières ↩