Accord d'entreprise "Accord relatif au travail à distance exceptionnel" chez G.F.A. - GFA CARAIBES (Siège)

CODE APE : 6512 Z

N° SIRET : 381 324 912/00306

EFFECTIF A CE JOUR : 187 salariés

ACCORD RELATIF

AU TRAVAIL A DISTANCE EXCEPTIONNEL

ENTRE :

GFA CARAIBES représentée par Directeur Général

d’une part,

ET :

UNION GENERALE DES TRAVAILLEURS DE LA GUADELOUPE

CGT - FORCE OUVRIERE

CONFEDERATION FRANÇAISE DEMOCRATIQUE DU TRAVAIL

UNION NATIONALE DES SYNDICATS AUTONOMES

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

Pour faire face à une crise sanitaire sans précédent, un protocole national a instauré en mars 2020, le recours massif et souvent obligatoire au télétravail pour le maintien de l’activité tout en protégeant les salariés.

C’est dans ce contexte de lutte contre la pandémie de Covid-19 que le travail à distance a été introduit de façon exceptionnelle dans l’organisation du travail de la plupart des entreprises, y compris à GFA CARAIBES pour qui cette modalité d’organisation du travail était une première.

Ce travail à distance se différencie du télétravail régulier de part son caractère exceptionnel, obligatoire, le plus souvent à temps plein, à domicile, sans recours à un tiers lieu et parfois avec des contraintes familiales prégnantes.

Au moment de la rédaction de cet accord, le risque épidémique existe toujours et le télétravail reste une recommandation forte (voire une obligation pendant les périodes de confinement).

Il demeure une solution à privilégier lorsque cela est possible pour limiter les risques d’infection sur les lieux de travail tout en maintenant l’activité de l’entreprise.

GFA Caraïbes, Société Anonyme au capital de 6.839.360,00 euros
Entreprise régie par le Code des Assurances – immatriculée au RCS de Fort de France sous le numéro  B 381 324 912
Filiale de Generali France, Société appartenant au Groupe Generali, immatriculée sur le registre italien des groupes d'assurances sous le numéro 026

Siège social : Imm. La Levée, 106 bd Général de Gaulle - 97200 Fort de France - Tél. : 05 96 59 04 04

Guadeloupe : 13 Parc d'activités de Jabrun - BP 354 - 97122 Baie Mahault - Tél. : 05 90 21 06 10

Guyane : 59, route de la Madeleine - Cayenne – Tél. : 05 94 25 63 20

Face à une situation qui dure dans le temps, les partenaires sociaux de GFA CARAIBES ont souhaité aborder dans le cadre de cette accord quelques sujets opérationnels visant à améliorer cette organisation exceptionnelle du travail.

L’objectif partagé est de concilier protection des salariés avec productivité et bon fonctionnement de l’entreprise.

ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD

Cet accord se veut être un premier cadrage adapté à la situation exceptionnelle, visant à organiser à minima les pratiques liées à ce travail à distance exceptionnel.

Aussi, toutes les dispositions issues de cet accord ne concernent que la période exceptionnelle générée par la gestion de crise COVID.

Il ne vise en aucun cas à instaurer la pratique du télétravail comme modalité d’organisation du travail pérenne à GFA CARAIBES et ne fixe pas le cadre d’un télétravail régulier dans des conditions dites normales.

Toutefois, forts de cette expérience du travail à distance conjoncturel et des retours des collaborateurs et des managers, les partenaires sociaux conviennent d’aller plus loin : ils ont engagé des négociations visant à intégrer et à organiser plus durablement le télétravail parmi les modes d’organisation du travail au sein de GFA CARAIBES. Le fruit de leurs négociations fera l’objet d’un accord spécifique.

ARTICLE 2 - CADRE JURIDIQUE DU TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES OU DE FORCE MAJEURE

La lutte contre la pandémie de COVID -19 constitue un cas de circonstance exceptionnelle ou un cas de force majeure. Dans ce contexte et en application de l’article L. 1222-11 du code du travail, le recours au télétravail est considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

A ce titre, l’employeur engage sa responsabilité, dans les conditions fixées par la loi.

Aussi, le principe de double volontariat ne s’applique pas au recours au travail à distance en cas de circonstances exceptionnelles et de cas de force majeure, contrairement au télétravail dans des conditions normales et habituelles.

Par conséquent l’employeur est autorisé à définir les postes de travail éligibles au télétravail et à procéder à une information des salariés par tout moyen.

ARTICLE 3 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL

Les Délégués Syndicaux ainsi que le CSE, dès le début de la crise sanitaire, ont été régulièrement associés aux mesures organisationnelles prises dans le respect d’un protocole sanitaire strict.

C’est ainsi que le travail à distance a été mis en place pour un maximum de poste le permettant, afin de respecter les consignes gouvernementales.

Toutefois, les retours d’expérience ainsi que le caractère durable de la crise sanitaire amènent à régulièrement ajuster l’organisation pour tenir compte :

• des décisions gouvernementales,

• du risque d’isolement du travailleur

• de la qualité de service à rendre au client

• de la nécessaire préservation du collectif et de la cohésion sociale interne

• de la préparation à un retour progressif « à la normale ».

Cette situation exceptionnelle va de pair avec une agilité et une souplesse de l’organisation.

Aussi, au sein des équipes et chaque fois que cela sera possible en fonction de la situation sanitaire, une hybridation de l’organisation avec une articulation entre présentiel et distanciel est souhaitable.

Le manager ayant un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle des décisions organisationnelles, c’est lui qui organise au sein de son service l’information et le suivi des collaborateurs positionnés en travail à distance. Il doit être en mesure de justifier auprès de la Direction Générale des décisions qu’il prend en la matière.

A cet effet, chaque manager doit renseigner régulièrement un tableau de suivi journalier de la situation des collaborateurs (sur site, en travail à distance, en congés…).

Dûment rempli, cet outil permet d’obtenir en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur et de veiller à limiter le nombre de collaborateurs sur site, dans le respect du protocole sanitaire.

Il est précisé que la bonne communication au sein des équipes et au sein de l’entreprise, sont des facteurs essentiels au sein de la communauté de travail, notamment quand il s’agit d’articuler travail sur site et travail à distance.

Ce dialogue régulier et de qualité au sein des équipes participe à une mise en œuvre opérationnelle réussie du travail à distance, et en particulier dans ces circonstances exceptionnelles.

ARTICLE 4 - STATUT DU COLLABORATEUR EN TRAVAIL A DISTANCE

Les salariés, qu’ils exercent à distance ou en présentiel, sont soumis aux mêmes règles de fonctionnement et ont les mêmes droits et devoirs.

Ainsi, sont notamment applicables aux salariés en travail à distance, les règles légales et conventionnelles relatives aux sujets suivants :

• Le maintien du lien de subordination entre employeur et salarié, s’agissant de l’exécution du travail

• La durée du travail, le temps de repos, le temps de pause, le respect des durées maximales (quotidiennes, hebdomadaires…)

• Le décompte des heures de travail

• Le droit à la formation professionnelle

• L’attribution de titres restaurant

• L’exercice du droit à congés et la prise effective de ceux-ci

Les parties conviennent que le travail à distance est réalisé au domicile du salarié.

Tout autre lieu souhaité par le Collaborateur doit faire l’objet d’une demande préalable auprès du Département des Ressources Humaines.

ARTICLE 5 - CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET DE LA CHARGE DE TRAVAIL, DROIT A LA DECONNEXION

5.1 - Contrôle du temps de travail

Les dispositions du code du travail imposent à l’employeur de contrôler la durée du travail du salarié. Aussi, les dispositions relatives aux horaires de travail en présentiel sont également applicables en travail à distance, même en situation exceptionnelle.

Il en est de même pour les règles internes en matière d’absence exceptionnelle de courte durée sur le temps de travail : le salarié qu’il soit en travail à distance ou sur site doit effectuer une demande préalable à son manager en utilisant le formalisme en vigueur dans l’entreprise.

Il appartient au manager de veiller au respect de ces dispositions et notamment de la durée du travail, de façon équitable entre salariés placés en travail à distance et salariés sur site.

Le contrôle du temps de travail s’effectue en travail à distance sur la base de la confiance entre managers et collaborateurs, la confiance, n’excluant pas un contrôle respectueux.  

Toutefois la situation en travail à distance pouvant rendre plus difficile le contrôle du manager eu égard à la distanciation, un système d’auto-déclaration devra être renseigné par les collaborateurs.

Par ailleurs, chaque manager devra définir, en concertation avec les membres de son équipe les plages horaires durant lesquelles il peut les contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise. Cette information devra être communiquée au Département des Ressources Humaines.

5.2 - Droit à la déconnexion

Dans un objectif de conciliation entre vie professionnelle et vie privée, il est rappelé que le droit à la déconnexion s’exerce pour tous les salariés, dans les conditions prévues par l’accord sur la qualité de vie au travail.

Ce droit implique une régulation dans l’usage professionnel des outils numériques, afin de garantir au salarié le respect de ses temps de repos et de sa vie privée.

5.3 - Charge de travail

En tant que nouvelle organisation du travail, le travail à distance implique une adaptation des méthodes d’encadrement et d’évaluation des salariés.

Pour évaluer et suivre l’activité et la charge de travail, les managers sont invités à fixer des objectifs raisonnables susceptibles d’être objectivement quantifiés et contrôlables à des intervalles réguliers. Un compte rendu régulier (hebdomadaire par exemple) du salarié est également un moyen de contrôle de l’activité pouvant être mis en place.

ARTICLE 6 - EQUIPEMENT ET USAGE DES OUTILS NUMERIQUES INFORMATIQUES

Eu égard aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeur ayant justifié le recours au travail à distance, l’utilisation des outils personnels a été rendue nécessaire, lorsqu’il n’a pas été possible pour l’entreprise de fournir des outils nomades pour tous.

Toutefois, les parties conviennent que de gros investissements ont été réalisés depuis le début de la pandémie, pour augmenter le taux d’équipement en matériel nomade fournis par l’employeur.

Dans les deux cas de figure, que les outils appartiennent au salarié ou qu’ils soient fournis par l’entreprise, l’usage des outils numériques est encadré par l’employeur, auquel il incombe de prendre, dans le respect du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles du salarié en travail à distance et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles.

Dès lors que le salarié utilise un outil personnel, ces restrictions ne concernent que leur usage à des fins professionnelles. Par ailleurs toute utilisation d’outils informatiques personnels est soumise à l’autorisation préalable du service informatique.

Les parties conviennent que les dispositions ont été prises au sein de l’entreprise pour :

• la sécurisation des outils et notamment pour la préservation de la Cybersécurité

• un service d’appui technique

• la mise à disposition systématique de matériel fourni par l’entreprise.

Le salarié en situation de travail à distance est tenu de respecter l'ensemble des principes et règles édictées par le GFA en matière de sécurité informatique et notamment les dispositions du règlement intérieur et de ses annexes (Chartes informatiques).

Le télétravailleur doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et prévenir l’employeur en cas de panne ou de mauvais fonctionnement tant des outils, que de la connexion à distance.

Par ailleurs, pendant cette période exceptionnelle, les salariés peuvent formuler auprès de leur hiérarchie des demandes d’équipement ou de matériel professionnel selon le formalisme mis en place dans l’entreprise.

Enfin, le télétravailleur s'assure de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations et données qui lui sont confiées pour l'exercice de ses activités (données personnelles, données relatives à la clientèle, données médicales…).

ARTICLE 7 - SANTE ET SECURITE

Le recours au travail à distance dans ce contexte de force majeur (Pandémie de Covid-19), est un moyen de limiter les risques de propagation du virus au sein de l’entreprise. En ce sens, il participe à la protection des salariés qu’ils soient sur site ou en travail à distance.

Si les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en travail à distance, il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut pas maîtriser l’environnement de travail du salarié en travail à distance et en particulier lorsque celui-ci se déroule au domicile du salarié et relève de sa sphère privée.

Accident du travail

Le travail à distance étant une modalité d’exécution du contrat de travail, la présomption d’imputabilité relative aux accidents de travail s’applique également en cas de travail à distance, malgré des difficultés de mise en œuvre pratique.

Ainsi tout collaborateur doit informer sans délai de tout accident survenu pendant son temps de travail et à l’occasion de l’exercice de son activité.

Prévention de l’isolement

Pendant cette période de crise sanitaire qui perdure, une attention particulière doit être apportée pour prévenir et détecter les situations d’isolement du salarié, qu’il soit en travail à distance ou sur site.

Aussi, chaque manager doit pouvoir faire régulièrement le point avec chacun de ses collaborateurs et mettre en place des actions visant à maintenir le sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise. A cet effet, des réunions de service régulières et des points individuels sont de bonnes pratiques à généraliser dans toutes les équipes.

Par ailleurs, tout salarié doit pouvoir alerter de son éventuel sentiment d’isolement afin que des solutions soient proposées pour y remédier. Ses interlocuteurs peuvent être : son manager et/ou la Direction et/ou le Département des Ressources Humaines et/ou la CSSCT.

Par ailleurs, les services de santé au travail sont à la disposition des salariés et de l’employeur pour évoquer toute situation utile dans ce cadre, et notamment le suivi des cas particuliers et des collaborateurs en situation de handicap.

ARTICLE 8 - ACCOMPAGNEMENT DES COLLABORATEURS ET DES MANAGERS

Qu’il soit mis en place de façon exceptionnelle ou de façon régulière, le télétravail repose sur :

• un postulat fondamental : une relation mutuelle de confiance entre les salariés concernés et leur responsable hiérarchique.

• deux aptitudes complémentaires : l’autonomie et la responsabilité nécessaires au travail à distance.

Aussi, pendant cette période particulière, l’entreprise continuera d’accompagner les managers et les salariés à mieux appréhender cette modalité de travail.

A cet effet :

• tous les salariés bénéficient régulièrement d’un programme journalier d’acculturation digitale à travers des micro-learning pratiques portant notamment sur l’utilisation de outils collaboratifs, les usages internet…

• des fiches pratiques liées au travail à distance ont été diffusées aux salariés et aux managers. Cette pratique se poursuivra.

• des actions visant le maintien du lien social et l’expression des salariés ont été organisées par le Comité QVT et par le Service de communication interne

Les managers devront également déterminer les actions d’accompagnement (de formation par exemple), nécessaires à leurs collaborateurs.

Par ailleurs, en préparation au télétravail régulier, des actions de formation destinées aux managers seront organisées, de façon à faire évoluer les pratiques managériales.

Article 9 – Date d’application et durée de l’accord

Le présent accord étant conclu pour la période de gestion de la crise sanitaire, il a une durée de 6 mois éventuellement renouvelable en fonction de la situation et de l’évolution des mesures gouvernementales.

Il est applicable dès sa signature.

Si pendant sa durée d’application, des dispositions législatives ou réglementaires venaient modifier tout ou partie des dispositions prévues dans l’accord, les parties conviennent de se réunir pour examiner les modalités d’adaptation de l'accord.

Article 10 – Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par voie d’avenant.

Il pourra être dénoncé par l’employeur et les organisations syndicales représentatives signataires selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur. La révision ou la dénonciation pourra porter sur tout ou partie du texte.

Article 11 – Dépôt de l’accord

Cet accord fera l’objet des mesures de publicité prévues par le Code du Travail.

Dès sa conclusion, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec accusé de réception à la D.I.E.C.C.T.E de Martinique ainsi qu’au greffe du Conseil des Prud’hommes, et une version sur support électronique.

Fait à Fort-de-France, en six exemplaires originaux le 08 décembre 2020, un exemplaire étant remis à chaque signataire.

Directeur Général

U.G.T.G. C.G.T - F.O.

C.F.D.T. U.N.S.A.