Accord relatif au fonctionnement du CSE et a la Base de Donnees Economiques et Sociales (BDES)

Entre les soussignées :

La société SOPHIA ANTIPOLIS ASSISTANCE SERVICE, SAS au capital de 3811200 euros,immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Antibes sous le numéro RCS 381569367, dont le siège se situe sis Espace Beethoven, bât 1 Sophia Antipolis 1208 route des Lucioles 06410 Biot, représentée par Mx, présidente

Ci-après la société,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

-le syndicat UNSA représenté par MX, délégué syndical

-le syndicat FO représenté par Mx, délégué syndical

D’autre part,

ci-après les parties

ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

Le présent accord trouve son origine dans les lois du 14 juin 2013 et du 17 août 2015 relatives à la mise en œuvre d’une Base de Données Economiques et Sociales (BDES).

Il s’inscrit également dans la continuité des ordonnances du 22 septembre 2017 qui aménagent la refondation du Dialogue social et fixent les nouvelles règles de représentation du personnel.

Le présent accord a ainsi pour objet de déterminer les modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique (ci-après CSE) de l’entreprise SAAS ainsi que l’architecture et l’organisation de la Banque de Données Economiques et Sociales (ci-après BDES) afin de privilégier une organisation lisible qui favorise les échanges constructifs.

TITRE 1 - FONCTIONNEMENT DU CSE

ARTICLE 1 – REUNIONS DU CSE

Nombre de réunions annuelles du CSE

Il est rappelé qu’à défaut d’accord dérogatoire, le CSE se réunit sur convocation de l'employeur ou de son représentant (C. trav. art. L 2315-28, al. 1 et 2) :

- au moins une fois par mois dans les entreprises d'au moins 300 salariés ;

- au moins une fois tous les 2 mois dans celles de 50 à moins de 300 salariés.

Il est convenu entre les parties de fixer le nombre de réunions ordinaires du CSE à 6 par an.

Au moins 4 de ces réunions annuelles portent en tout ou partie sur des attributions du Comité social et économique en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux des réunions sont rédigés par le secrétaire du CSE dans le respect de l'obligation de confidentialité applicable aux représentants du personnel.

En accord avec le secrétaire, le Président peut communiquer à ce dernier un projet de procès-verbal que le secrétaire reste libre d’adopter ou non ou de modifier à son gré.

Le procès-verbal est établi et communiqué par le secrétaire au Président et aux membres du CSE dans les 15 jours avant la prochaine réunion prévue dans ce laps de temps, pour approbation, après d'éventuelles modifications, en début de séance.

Le procès-verbal approuvé est signé par le Président et le secrétaire.

Les procès-verbaux approuvés ensuite par le CSE peuvent être affichés sur les panneaux de communication du CSE.

Les points évoqués en réunion et pour lesquels l’employeur aura fait valoir l’obligation de discrétion ne doivent pas figurer sur les procès-verbaux affichés.

En cas d’urgence une adoption immédiate du procès-verbal après suspension de séance en vue de sa rédaction pourra intervenir.

Délais de consultation du CSE

Il est rappelé :

• que l’article L.2312-16 du Code du travail prévoit qu’un accord d’entreprise fixe les délais dans lesquels les avis du CSE sont rendus dans le cadre de ses consultations pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai spécifique ;

• qu’à défaut d’accord le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 (art. R. 2312-6 du Code du travail) prévoit que le délai de consultation est de 1 mois, porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert.

Il est convenu entre les parties que le délai dans lequel sont rendus les avis du CSE pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique est fixé à 7 jours calendaires.

Ce délai est porté à 1 mois en cas d’intervention d’un expert.

Le point de départ de ces délais court à compter de l’information par l’employeur de la mise à disposition dans la BDES des informations nécessaires à la consultation.

A l’expiration de ces délais et à défaut d’avoir rendu un avis, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Le CSE peut toutefois émettre un avis avant l’expiration de ces délais s’il s’estime suffisamment informé pour rendre un avis, à la majorité des membres ayant voix délibératives.

ARTICLE 2 – CONSULTATIONS RECURRENTES DU CSE

Il est rappelé qu’à défaut d’accord dérogatoire :

• le CSE doit être informé et consulté tous les ans sur :

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• la situation économique et financière de l’entreprise ;

• la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail.

• les informations à mettre à disposition du CSE en vue de ces 3 consultations annuelles sont définies par l’article L2312-26 du Code du travail ainsi que par les articles R2312-18à R2312-20 du même Code.

Il est entendu entre les parties que :

• Périodicité des consultations récurrentes du CSE

• la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise a lieu tous les 3 ans et, pour la première fois, le 4°trimestre 2020

• la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise a lieu tous les 3 ans et, pour la première fois, le 4°trimestre 2020 2020

• la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail a lieu tous les 3 ans, et pour la première fois, le 4°trimestre 2020

Dans le cadre de ces consultations récurrentes, les délais dans lesquels sont rendus les avis du CSE sont fixés à l’article 1.3 du Titre I du présent accord.

• Contenu des informations nécessaires aux consultations récurrentes du CSE

Les parties au présent accord ont convenu de redéfinir la liste et le contenu des informations nécessaires à ces consultations récurrentes, lesquels sont mentionnés en annexe 1 du présent accord.

En outre, lesdites informations sont mises à la disposition des membres du CSE dans la BDES, dont les modalités sont fixées dans les articles du titre 2 du présent accord.

A ce titre, il a été décidé d’organiser la BDES selon 4 rubriques distinctes :

• Rubrique 1 : Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

• Rubrique 2 : Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

• Rubrique 3 : Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

• Rubrique 4 : Informations complémentaires

Les 4 rubriques sont détaillées en annexe 1 du présent accord.

ARTICLE 3- INFORMATION SUR L’UTILISATION DES HEURES DE DELEGATION

Afin de permettre à la société d’assurer le décompte des heures de délégation, les représentants du personnel doivent informer préalablement leur responsable hiérarchique ainsi que le service du personnel, à la prise des heures de délégation.

Sauf circonstances exceptionnelles, les représentants du personnel doivent compléter et remettre le bon de délégation, avant la prise d’heures de délégation, en respectant un délai de prévenance d’une durée de 15 (quinze) jours ouvrés et ce, afin de préserver le bon fonctionnement de l’entreprise.

Dans le cas où l’heure de fin de délégation n’est pas prévisible à priori, un second bon de délégation devra être remis précisant l’heure de fin de délégation.

Lorsque la délégation a lieu hors du temps de travail, le bon de délégation devra être remis uniquement au service du personnel. L’information du responsable hiérarchique n’est pas nécessaire. Il devra être précisé dans le corps du bon de délégation qu’il s’agit d’heure de délégation hors temps de travail.

TITRE II – BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

ARTICLE 1- OBJET

La BDES a pour objet de mettre à disposition des représentants du personnel au CSE et des Délégués Syndicaux les informations nécessaires afin de leur permettre d’exercer utilement leurs attributions et missions.

Il est précisé que l’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie du mandat donnant droit à cet accès.

ARTICLE 2 - NIVEAU DE MISE EN PLACE DE LA BDES

La BDES est constituée au niveau de la société SAAS.

ARTICLE 3 - ORGANISATION ET ARCHITECTURE DE LA BDES

Les parties au présent accord ont choisi de répartir les thèmes obligatoires de la BDES (investissement social, matériel et immatériel ; égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ; fonds propres et endettement ; ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ; activités sociales et culturelles ; rémunération des financeurs ; flux financiers à destination de l’entreprise) au sein des trois blocs d’informations/consultations récurrentes suivants :

- information et consultation sur les orientations stratégiques ;

- information et consultation sur la situation économique et financière ;

- information et consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Aussi, afin que les informations qui y sont intégrées soient lisibles et accessibles aussi bien pour les élus ayant accès à la BDES que pour les personnes chargées de l’alimenter, les parties estiment nécessaire de redéfinir l’organisation, l’architecture et le contenu de la Base de Données.

A ce titre, il a été décidé d'organiser la BDES selon les 4 rubriques mentionnées à l’article 2 du titre I du présent accord.

ARTICLE 4 - CONTENU DE LA BDES

Comme exposé ci-avant à l’article 3.3 du titre II du présent accord, sont disponibles dans la BDES, les données nécessaires aux trois grandes informations/consultations, à savoir :

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• la situation économique et financière de l’entreprise ;

• la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi dans l’entreprise.

La BDES est aussi alimentée par les diverses documentations nécessaires aux informations et/ou consultations régulières relatives notamment à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Les informations contenues dans la BDES peuvent également servir, en tout ou partie, de support à une information ou une consultation ponctuelle si ces informations sont pertinentes par rapport à l’information ou la consultation concernée.

Pour les informations ou les informations/consultations du CSE récurrentes ou ponctuelles concernées, la mise à disposition des documents dans la BDES vaut communication des documents d’information ou information/consultation.

La BDES peut également intégrer les informations destinées aux délégations syndicales dans le cadre des diverses négociations obligatoires.

Les documents portant sur les deux années précédentes sont compilés dans la BDES de sorte qu'à terme cette dernière comporte les documents de l'année en cours et ceux des deux années précédentes.

Il est constaté qu'à l'exception des documents relatifs aux perspectives économiques pour l'année à venir et aux orientations stratégiques de l'entreprise, les perspectives sur les trois années suivantes ne seraient pas pertinentes et ne présentent aucun caractère de fiabilité suffisante pour pouvoir être valablement intégrées dans la BDES.

ARTICLE 5 - MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE LA BDES

1. Droits d’accès à la BDES

La base est accessible, pendant la durée de leur mandat, aux membres du CSE et aux délégués syndicaux, le cas échéant.

2. Support de la BDES et modalités de consultation et d’utilisation

La BDES est réalisée en support papier. Elle est accessible en permanence dans le bureau de la Direction des Ressources Humaines du lundi au vendredi pendant les heures d'ouverture du service administratif.

Afin de prévoir une consultation dans de bonnes conditions, il est conseillé de contacter préalablement le service du personnel. Un espace de consultation pourra ainsi plus facilement être mis à disposition des demandeurs.

La consultation de la base peut s'exercer sur les crédits d'heures dont disposent les représentants du personnel dans les conditions habituelles. A défaut de disposer d'un tel crédit, la consultation est possible en dehors du temps de travail.

ARTICLE 6 - CONFIDENTIALITE

L’ensemble des personnes ayant accès à la base de données est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et identifiées par l'employeur comme telles.

Plus largement, les personnes ayant accès à la base s'engagent à ne pas divulguer ou communiquer, ni à utiliser directement ou indirectement, les informations de la base de données à des fins pouvant porter atteinte aux intérêts de l'entreprise ou ne correspondant pas à l'exercice normal du (ou des) mandat(s) détenu(s) par le représentant du personnel.

Le respect de cette obligation est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

En outre, les élus sont informés, qu'en raison de la finalité de la BDES (compilation de plusieurs données), l'entreprise s'engage à ne pas communiquer les données qui permettraient d'identifier directement ou indirectement un salarié, afin de préserver leur confidentialité et dans le respect de la protection des données personnelles.

TITRE III – DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 1 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du 1° Octobre 2020 Le présent accord se substitue à toutes dispositions conventionnelles, pratiques ou usages antérieurs applicables au sein de la société SAAS dans les matières qu’il traite.

ARTICLE 2 - CLAUSE DE SUIVI ET DE RENDEZ-VOUS

Les parties conviennent de se rencontrer pour réévaluer les termes du présent accord à la demande de chaque partie. Cette demande doit intervenir au plus tard 6 mois avant l’échéance des mandats du CSE en cours.

ARTICLE 3 - REVISION

Les dispositions du présent accord pourront être révisées dans les conditions visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail notamment en cas d’évolution de la règlementation ayant un impact sur le contenu du présent accord.

Les négociations en vue de la conclusion d’un avenant de révision devront s’engager dans les 6 mois de la réception de la demande de révision.

ARTICLE 4 – DENONCIATION

Le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés à tout moment par les signataires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois, dans les conditions fixées à l’article L.2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L.2261-9 du Code du travail.

ARTICLE 5 - DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé :

• sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et sera accompagnée d’une version publiable de cet accord (c’est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires et tenant compte, le cas échéant, de la décision des parties de ne pas publier une partie de l’accord) et de la liste des établissements composant l’entreprise et leurs adresses respectives ;

• en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Grasse.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

En outre, conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’aux membres du Comité d’entreprise puis du CSE. Les salariés seront informés du présent accord par voie d’affichage ou par courriel : moyen de communication habituellement en vigueur au sein de l’entreprise.

Fait à SOPHIA ANTIPOLIS

En 9 exemplaires

Le 29 Octobre 2020

Pour la Société

MX Présidente

délégué syndical FO MRX

délégué syndical UNSA MR X

Annexe 1 : Indicateurs de la BDES

Rubrique 1 : Consultation sur les orientations stratégiques

Cette rubrique comprend la note sur les orientations stratégiques de l’entreprise et sur les orientations de la formation professionnelle.

Rubrique 2 : Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

Cette rubrique est segmentée de la manière suivante :

Items	Indicateurs
Investissement matériel et immatériel	Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations)
Flux financiers à destination de l’entreprise	A. Résultats financiers  B. Rapport sur la participation légale
Fonds propres et endettement	Documents comptables

Rubrique 3 : Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

• Durée du travail, les congés payés et les conditions de travail

Items

Indicateurs

Investissement social

A. Répartition des effectifs selon la durée du travail - Répartition des effectifs selon la durée du travail (en personnes physiques au 31 décembre) B. Heures supplémentaires - Informations sur les heures supplémentaires accomplies dans la limite et au-delà du contingent annuel applicable dans l'entreprise. C. Temps partiel - Nombre de salariés travaillant à temps partiel au 31.12 en distinguant les salariés par sexe et par catégorie professionnel. D. Informations relatives à la durée et l'aménagement du temps de travail, à la période de prise des congés payés, et aux conventions de forfait - Répartition des effectifs selon l’organisation du travail (en personnes physiques au 31 décembre) - Période de prise des congés payés - Récapitulatif des conventions de forfait et des modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés E. Conditions de travail - Rapport annuel sur la santé, la sécurité et les conditions de travail - Programme de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail

• L’emploi

Items	Indicateurs
Investissement social	A. Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté - Effectif total au 31.12 - Evolution des effectifs par type de contrat (CDI, CDD) au 31 décembre - Répartition des effectifs par âge au 31 décembre - Répartition des effectifs par ancienneté au 31 décembre - Motifs ayant conduit l'entreprise au cours des 12 derniers mois à recourir aux contrats de travail à durée déterminée et aux contrats de travail temporaire, ainsi qu’à des salariés appartenant à des entreprises extérieures B. Evolution des emplois par catégorie professionnelle - Répartition des effectifs par sexe et par qualification au 31 décembre C. Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer D. Evolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise	A. Diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise - Répartition annuelle des embauches par catégorie professionnelle (employés, AM, cadres) et par type de contrat de travail (CDI, CDD, contrats de professionnalisation, contrats d’apprentissage) - Nombre moyen d’heures d’actions de formation par sexe et par an - Nombre de promotions par catégorie professionnelle - Qualification (en personnes physiques) au 31 décembre - Classification (en personnes physiques) au 31 décembre - Conditions de travail et santé / sécurité : nombre de salariés concernés par le travail de nuit (risque professionnel), nombre d’accidents du travail par an, nombre de maladies professionnelles par an, nombre d'incapacités permanentes (partielles et totales) notifiées au cours des 12 derniers mois en distinguant les salariés par sexe ; - Rémunération effective - Articulation entre l'activité professionnelle et l'exercice de la responsabilité familiale : répartition des effectifs selon l’organisation du travail au 31 décembre et nombre de congés sur les 12 derniers mois (congé maternité, congé d’adoption, congé paternité et d’accueil de l’enfant, congé parental total, congé parental à temps partiel) - Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté (sur les 12 derniers mois) B. Stratégie d'action - Bilan des mesures prises - Plan d'action pour l'année
Ensemble des éléments de rémunération des salariés et dirigeants	Evolution des rémunérations salariales - Rémunération annuelle moyenne par sexe et par catégorie professionnelle - Salaire de base minimum par sexe et par catégorie professionnelle - Coût intérim - Coût des entreprises extérieures

• La formation professionnelle, l’apprentissage et les entretiens professionnels

Items

Indicateurs

Investissement social

A. Formation professionnelle - Bilan des actions comprises dans le plan de développement des compétences (=ancien plan de formation) et plan de développement des compétences pour l’année à venir et dépenses totales de formation -Informations relatives aux CPF de transition professionnelle (=anciens congés individuels de formations et congés bilan de compétences), aux congés de validation des acquis de l'expérience et aux congés pour enseignements - Bilan des conditions de mise en œuvre des contrats de professionnalisation et Pro A (= anciennes périodes de professionnalisation) B. Entretiens professionnels -Nombre de salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel et de l’état des lieux récapitulatifs C. Apprentissage - Nombre de contrats d’apprentissage

Rubrique 4 : Informations complémentaires

Items	Indicateurs
Modifications des textes conventionnels	- Liste des avenants à la CCN étendus
Activités sociales et culturelles	- Montant de la contribution en matière d’activités sociales et culturelles du CSE
Gestion comptable prévisionnelle	- Rapports écrits sur l'évolution de la société