Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez L.C.I.INTERNATIONAL - LCI-CLASQUIN (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société LCI-CLASQUIN, dont le siège social est à VILLEFRANCHE SUR SAONE (69655), 400 rue Léon Jacquemaire – BP 70147, pour son Directeur Général la société SCC, elle-même représentée par son représentant légal XXX.

Ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’UNE PART,

ET

Le Comité Social et Economique, statuant à la majorité conformément à l’extrait de procès-verbal de la séance du 25/10/2022, annexé aux présentes et représenté par XXX, en qualité de Secrétaire.

D’AUTRE PART,

Il a été conclu le présent accord de télétravail.

Préambule

Suite à la mise en place de l’Accord de Performance Collective au 1^er juillet 2022 et dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus adaptée aux attentes des collaborateurs et aux besoins opérationnels, la société LCI-CLASQUIN souhaite intégrer formellement le télétravail dans son mode d’organisation.

L’objet du présent accord est de définir les modalités de mise en œuvre du télétravail et de répondre ainsi aux attentes des salariés avec un cadre formel apportant des garanties pour chaque partie et une souplesse dans l’organisation du travail. Il est rappelé que le télétravail s’inscrit dans une démarche volontaire, et repose sur une relation de confiance mutuelle entre les managers et les salariés concernés.

Le déploiement du télétravail répondra à différents objectifs :

• Le bien-être au travail et la performance des salariés : en répondant aux aspirations personnelles des salariés, le télétravail contribue à maintenir leur engagement professionnel et favorise leur productivité tout en préservant la qualité de leur travail et la satisfaction de leurs clients ;

• Le recours aux technologies numériques et l’innovation : intégrer le télétravail au sein des équipes permet d’une part de s’adapter aux nouveaux modes de travail et d’autre part de développer l’utilisation des solutions digitales et collaboratives ;

• Le respect de notre environnement et de la santé de nos salariés : réduire le nombre de trajets domicile/travail et réduire les émissions de carbone liées à l’activité, améliorer la santé des salariés par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale et une moindre exposition au risque de fatigue, de stress ou d'accident de trajet ;

Enfin, les situations exceptionnelles, indépendantes de l’entreprise, comme les évènements climatiques ou pandémiques pourront être surmontées grâce au télétravail proposé temporairement aux salariés.

Avec cet accord, le Management et le CSE reconnaissent que le télétravail devient une forme d’organisation du travail à part entière, qui ne doit pas néanmoins, contribuer à l’isolement des salariés.

Le présent accord ne restreint pas le télétravail prescrit pour raisons médicales ou pour handicap, qui fait l’objet d’un traitement individuel et personnalisé. 

Cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.

Article 1. Les principes du télétravail

Article 1.1. Définition

L’article L 1222 9 du Code du Travail définit le télétravail comme suit :

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le télétravail est mis en œuvre à la demande du salarié. L’employeur ne peut en aucun cas l’imposer, que ce soit de façon régulière ou occasionnelle.

A ce titre, il est impératif de rappeler que d’une part, l’accès au télétravail repose sur le volontariat du salarié et l’acceptation par son manager, d’autre part qu’il est de la responsabilité du manager de continuer à favoriser les relations à l’intérieur d’une équipe de travail, et d’accompagner la mise en place du dispositif.

Article 1.2 Population éligible

L’accord sur le télétravail est applicable à tous les salariés LCI-CLASQUIN, quels que soient leur fonction et leur statut.

L’éligibilité au télétravail s’appuie sur 2 principes :

• Le double volontariat : du salarié et de l’entreprise,

• la possibilité de réversibilité par chacune des deux parties.

Le présent accord s’applique aux :

• Titulaires d’un CDI, après confirmation de la période d’essai ;

• Titulaires d’un CDD dont la présence au sein de l’entreprise ou du Groupe est supérieure ou égale à 12 mois.

Sont exclus du bénéfice de cet accord :

• Les alternants (apprentis ou contrats de professionnalisation) et les stagiaires, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

• Les salariés à temps partiel dont la durée du travail est inférieure à 75% de l’horaire collectif applicable.

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation du travail.

Ainsi, les activités requérant une présence physique permanente sur le site (entrepôt, accueil etc…) ou nécessitant des équipements techniques uniquement disponibles dans les locaux de travail, ou encore associés à des impératifs de sécurité et de confidentialité, ne pourront pas être concernées par ce mode d’organisation.

De même, l’autonomie dans le poste est un élément clé de la capacité du salarié à pouvoir exercer ses fonctions dans le cadre du télétravail ; elle repose sur les principaux points suivants :

• Poste ou activité permettant, de façon régulière et partielle, de travailler à son domicile

• Être suffisamment autonome pour exercer une activité en télétravail

• Ne pas nécessiter de soutien managérial rapproché

• Ne pas gêner le bon fonctionnement du service ou l’organisation de l’équipe

• Maîtriser les outils informatiques nécessaires à la bonne exécution du travail à son domicile.

Les conditions d’éligibilité relatives à l’autonomie dans le poste ne doivent pas générer d’inégalités de traitement entre salariés en situations comparables.

Article 1.3 Lieu de travail

Le télétravail s’effectue au domicile du salarié, qui s’entend comme le lieu de résidence principale. Il s’agira de l’adresse renseignée sur le bulletin de paie du salarié.

Pour le bon fonctionnement du télétravail, le salarié s’engage à signaler tout changement d’adresse à son manager et à l’équipe des Ressources Humaines dans les meilleurs délais.

De manière exceptionnelle, un salarié pourra effectuer le télétravail en dehors de sa résidence principale connue (ex : résidence secondaire), sous condition d’en avoir préalablement informé et obtenu l’accord de son manager.

Article 2. Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 2.1 Détermination des jours de télétravail

Le Management et le CSE sont soucieux de préserver le lien nécessaire entre les salariés qu’ils soient ou non en mode de télétravail, il est donc nécessaire de faciliter l’organisation des temps de travail : il est possible d’être en télétravail 2 jours sur une semaine complète avec 3 jours de présence obligatoire en entreprise.

Si un jour férié tombe sur une journée prévue en télétravail, le jour de télétravail n’est pas reportable.

Afin de concilier impératif professionnel, organisation des équipes, et télétravail, les managers pourront prévoir que certains jours de la semaine ne soient pas ouverts au télétravail et devront en informer les collaborateurs de leur équipe.

Les journées de télétravail non effectuées pour des raisons de service pourront être reportées dans un délai d’une semaine avant ou après la journée de télétravail initialement prévue.

En cas de nécessité, le salarié qui doit exceptionnellement travailler sur son lieu de travail l’un des jours, habituellement réservé au télétravail, devra en informer son Manager par tout moyen.

Par ailleurs, afin de remplir son obligation de sécurité envers ses collaborateurs, le Responsable d’Agence devra s’assurer de la présence d’un minimum de 2 personnes par open space/étage chaque jour.

Article 2.2 Candidature au télétravail

Le télétravail se fait sur initiative du salarié. Sa mise en place est subordonnée à l’accord de son responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité indiqués à l’article 1.2 du présent accord.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande par écrit à son manager, avec copie à l’équipe des Ressources Humaines.

Un entretien sera organisé entre le responsable hiérarchique et le salarié afin d’étudier la faisabilité du télétravail et échanger plus largement sur les modalités de mise en place.

Une réponse devra être adressée au collaborateur sous 30 jours calendaires à réception de la demande par à l’équipe RH :

• En cas d’acceptation, l’accord sera confirmé par tout moyen écrit (lettre, courrier électronique, etc.),

• En cas de refus, une réponse motivée sera portée à la connaissance du salarié.

Parmi la population éligible, s’agissant des salariés âgés de plus de 55 ans, ou s’agissant des salariés ayant un temps de trajet domicile/travail « conséquent », les parties conviennent, dans la perspective de l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail et d’un équilibre Vie Privée/Vie professionnelle favorisé, que les managers étudieront leurs demandes de télétravail avec bienveillance, dans la limite des 2 jours par semaine.

Lorsque ces critères (âge supérieur à 55 ans et temps de trajet domicile/travail « conséquent ») sont cumulatifs, les managers mettront tout en œuvre pour répondre favorablement aux demandes de 2 jours de télétravail par semaine.

Il est en outre précisé que sera également prise en compte toute situation médicale particulière déterminée par la médecine du travail, et ce quel que soit l’âge et le temps de trajet.

Enfin, s’agissant des salariées ayant déclaré leur grossesse, sur avis médical et afin d’éviter des arrêts de travail précoces, elles pourront bénéficier avec accord de leur manager jusqu’à 3 jours de télétravail, et ce jusqu’à leur départ en congé maternité.

Article 2.3 Cas particulier des collaborateurs en situation de Handicap

En fonction des situations individuelles et pour prendre en compte certaines situations ou typologies de Handicap, il pourra être, sur préconisation du médecin du travail et sur conseil d’un spécialiste (ex : ergonome), proposer d’aménager l’activité en ayant recours au travail au domicile jusqu’à 3 jours maximum par semaine.

Dans le cas de certaines pathologies, le travail au domicile pourra prendre la forme d’un volume de 4 jours (fractionnables en demi-journées) pouvant être utilisés sur une période d’un mois (dans la limite de 3 jours sur une même semaine) ».

Article 2.4 Cas particulier des collaborateurs quittant l’entreprise

Lorsqu’un salarié quitte la société, dans le cadre d’une démission, d’un licenciement, ou d’une rupture conventionnelle, afin d’assurer une passation optimale de ses dossiers avec ses collègues, le salarié n’est plus éligible au télétravail à compter du premier jour de son préavis ou, dans le cas d’une rupture conventionnelle, au lendemain du délai de rétractation.

Article 2.5 Etablissement de l’acceptation

Article 2.5.1. Modalités

En cas d’acceptation de la demande de télétravail, l'accord du salarié et de l'employeur sera confirmé par tout moyen écrit (par exemple : lettre ou courrier électronique) afin d’en préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur.

Cet accord sera pris pour une durée minimale de 4 mois et maximale de 14 mois, et ne pourra dépasser en tout état de cause la date de validité du présent accord ou de son avenant de reconduction. Il pourra être renouvelé, par tout moyen écrit. Pour demander le renouvellement, la demande doit être faite 2 mois avant l’échéance par le salarié.

L'organisation de l'activité en télétravail devra préciser les modalités d'exécution du télétravail et notamment :

• Le lieu du télétravail ;

• La répartition des jours travaillés et télétravaillés ;

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joignable ;

• Le matériel et les moyens mis à disposition ;

• La période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité du télétravail.

Le télétravail sera organisé en journées entières travaillées.

Dans la mesure où la présence en entreprise est d’au minimum 3 jours obligatoires par semaine, les salariés à temps partiel dont la durée du travail est supérieure ou égale à 75%, bénéficieront d’une seule journée de télétravail par semaine.

En cas de modification du nombre de jours de télétravail, de la répartition ou encore des plages horaires de disponibilité, cette modification devra être confirmé par tout moyen écrit.

En cas de changement de fonction, de changement d’activité, de changement de mission, la situation de télétravail fera l’objet d’un nouvel examen entre le nouveau responsable opérationnel et le salarié. Si les critères d’éligibilité ne sont plus remplis, ce mode d’organisation pourra prendre fin, sans délai de prévenance particulier.

Par ailleurs, il est rappelé que le salarié en situation de télétravail bénéficie, au titre de l’égalité de traitement, des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment pour le suivi de sa charge et temps de travail, l'évaluation de ses résultats, l’évolution de sa rémunération et de sa carrière. Il bénéficie notamment des Tickets Restaurant.

Article 2.5.2 Période d’adaptation

En cas d’accord pour passer en télétravail, une période initiale d’adaptation sera prévue, d’une durée de 1 mois, pendant laquelle chacune des parties peut décider librement de mettre fin à ce mode d’organisation du travail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

Cette période permet à chacune des parties d’évaluer si ce mode d’organisation lui convient. En cas d’arrêt du télétravail, le salarié retrouve son poste initial dans les locaux de l’entreprise.

La période d’adaptation ne s’appliquera pas en cas de renouvellement, sous condition toutefois d’un travail équivalent (pas de changement de fonction, d’activité, de mission).

Article 2.5.3 Clause de réversibilité

Le salarié a la possibilité de mettre fin au télétravail s’il le souhaite, par l’intermédiaire d’une demande écrite à son responsable hiérarchique ou à l’équipe des Ressources Humaines, moyennant un délai de prévenance de 15 jours. Ce délai peut être réduit en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.

Dans ce cas, le salarié effectue de nouveau son activité intégralement dans les locaux de l’entreprise. Le salarié n’a pas à justifier de sa décision.

De son côté, l’employeur a également la possibilité de mettre fin au télétravail, avec une décision écrite et motivée si les critères d’éligibilité ne sont plus réunis, dont le délai de prévenance ne pourra être inférieur à 15 jours.

Article 3. Suivi de l’activité

Article 3.1 Le temps de travail

Le Management veillera au respect du temps de travail du collaborateur et s’engage à ce que la possibilité de fonctionner en télétravail n’impacte pas sa charge de travail.

De son côté, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation en vigueur et dans le respect de l’horaire collectif applicable au salarié concerné.

A ce titre, il lui est également rappelé :

• le respect du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives,

• le repos hebdomadaire d’une durée de 35 heures consécutives,

• les durées maximales légales de travail, et notamment le respect de la durée journalière de travail, à savoir 10 heures.

Les missions demandées aux salariés en télétravail sont équivalentes à celles des salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise, ce qui implique qu’ils soient en capacité de répondre aux sollicitations managériales, de clients, de fournisseurs, de collègues etc… dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication dont ils disposent.

Le télétravail ne peut donner lieu à la réalisation d’heures complémentaires ou supplémentaires, hors demande préalable validée auprès de la hiérarchie ou sur demande expresse de celle-ci.

Si la charge de travail des salariés ayant recours au télétravail ne permet pas le respect des horaires, le salarié en télétravail en informe son supérieur hiérarchique. Un entretien individuel est alors organisé sans délai avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

Enfin, un bilan portant sur la charge de travail et les conditions d’activité sera effectué au cours d’un entretien annuel entre le responsable hiérarchique et le salarié.

Pour en faciliter l’organisation, cet entretien pourra être mené conjointement avec l’entretien annuel d’évaluation.

Article 3.2 Respect de la vie privée

Le Management s’engage à ce que le salarié en télétravail bénéficie de son droit à déconnexion, et ce en lien avec le respect de sa vie privée.

Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, le salarié en télétravail ne pourra être contacté que durant l'horaire collectif de travail défini au sein de son établissement de rattachement et de son service.

En dehors de ces plages horaires, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas être joignable.

Le télétravail n’est pas autorisé lorsque le contrat de travail est suspendu, et notamment en cas de maladie, congés payés etc...

Article 4. Organisation matérielle du télétravail

Article 4.1. Matériel mis à disposition et environnement de travail

Le salarié devra au préalable s’assurer que son environnement personnel est propice au télétravail. Le salarié veillera à ne pas exposer par imprudence ou négligence le matériel mis à sa disposition et devra disposer d’un espace calme et dédié qui lui permette de travailler dans des conditions satisfaisantes.

Le salarié s’engage à prendre toutes dispositions auprès de son assureur, en l’informant qu’il travaille à son domicile dans le cadre d’un accord de télétravail ; il devra également avoir contracté une assurance multirisque habitation qui inclut la garantie responsabilité civile. Il s’engage également à fournir une attestation sur l’honneur stipulant la conformité de son installation technique et électrique. Les outils informatiques mis à la disposition du salarié par l’entreprise sont couverts par l’assurance de l’entreprise. En revanche, lorsque le salarié utilise son matériel informatique personnel pour une utilisation professionnelle, il doit s’assurer au préalable que son assurance multirisque habitation couvre bien son matériel.

Il tiendra ces documents à la disposition de l’employeur avant la mise en place effective du télétravail.

En cas de problème dans l’installation ou le fonctionnement des équipements, le salarié contacte le « IST support » et en informe également son responsable hiérarchique afin de ne pas être pénalisé.

L’équipe IST fournira un guide donnant aux salariés le mode d’emploi du fonctionnement des outils informatiques à distance.

L’équipe RH fournira un « guide des bonnes pratiques du salarié en télétravail ».

Article 4.2 : Prise en charge financière

Dans la mesure où le télétravail n’est pas obligatoire et se fait sur la base du volontariat, le Management ne prendra pas à sa charge, les éventuels frais d’aménagement de mise en conformité du domicile et du mobilier.

Le Management ne prendra pas non plus en charge les frais d’électricité, de chauffage, d’abonnement téléphonique, d’assurance, qui seraient induits par le télétravail.

A titre dérogatoire, et sur conseil/avis du médecin du travail, l’aménagement du poste de travail pourra faire l’objet d’une prise en charge particulière en cas de pathologie le nécessitant. Dans un tel cas de figure, l’aménagement du poste devra être étudié conjointement avec le médecin du travail, le manager et le salarié avant la mise en place du télétravail.

Article 4.3 Protection des données

Dans la mesure où le télétravail implique la sortie de données en dehors des locaux de l’entreprise, quel qu’en soit le support (PC portable, téléphone portable, papier, clé USB, …) le salarié doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à l’entreprise.

Le salarié en télétravail s’engage, par conséquent, à se conformer aux procédures et instructions de la Direction IST, au règlement intérieur et à la charte informatique.

Le salarié doit s’assurer de la confidentialité des données. Il doit éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils et s’engage à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à son authentification et à la protection des données qu’il détient. De même, dans la mesure où les codes d’accès sont strictement personnels, ils ne devront aucunement être communiqués à l’entourage.

Enfin, le matériel étant mis à disposition exclusivement pour l’exercice de l’activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le salarié lui-même dans le respect de la charte informatique.

En cas de perte ou de vol de matériels ou documents papier, le salarié doit en avertir, dans les plus brefs délais, son responsable hiérarchique ainsi que l’équipe IST, qui prendront alors les mesures nécessaires en termes de sécurité.

Article 5. Situations particulières au regard du télétravail

Article 5.1. Situations particulières et occasionnelles

S’agissant plus spécifiquement des demandes de télétravail occasionnel qui surviennent en raison de contraintes particulières personnelles (situation familiale, maladie d’un proche, …) ou encore en raison de contraintes climatiques fortes (intempéries), tout salarié pourra également demander à bénéficier du télétravail pour éviter des pertes de temps inutiles, préserver un équilibre personnel, mais également pour éviter une exposition à des risques routiers.

Le télétravail sera mis en œuvre dans ces conditions précises, par tout moyen et sur simple accord du responsable hiérarchique.

Dans ce cas précis, la demande pourra également émaner du Management, à des fins de préservation de risques routiers, notamment.

Les salariés pourront alors utiliser leur matériel personnel pour accéder à leur messagerie professionnelle via les outils informatiques du Groupe (à ce jour : WEBMAIL).

Article 5.2 Situations de pandémie ou pollution

En cas de menace d’épidémie ou d’épisode de pollution, le télétravail pourra être mis en place pour la continuité du service dans un temps raccourci et par tout moyen. L’équipe RH, en lien avec le Management et le CSE, coordonnera la mise en place.

Article 6. Respect des dispositions en matière d’Hygiène, de Sécurité et de Conditions de Travail

L'ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, restent applicables aux salariés et au Management ainsi qu’au CSE, qui s'engagent mutuellement à les respecter.

L’accident du travail qui survient pendant le temps et pendant l’exécution de son activité en télétravail est réputé être un accident du travail.

Le salarié s’engage à prévenir au plus tôt et par tout moyen son responsable hiérarchique ainsi que l’équipe RH. Une déclaration d’accident du travail sera alors effectuée dans les mêmes conditions qu’un accident survenu dans les locaux de l’entreprise.

Plus globalement, les éventuels risques associés à la pratique du télétravail doivent être pris en compte dans l'élaboration du Document Unique d’Evaluation des Risques des établissements composant la Société.

Article 7. Communication de l’accord

Une communication sur la signature de cet accord sera faite au niveau du CSE, par l’intermédiaire de l’équipe RH.

Afin de conforter l’objectif du Management d’accroître la conciliation des temps de vie, et considérant un mode nouveau d’organisation du temps de travail, le Management engagera des actions d’accompagnement des équipes managériales, par le biais d’actions de sensibilisation/formation, par la mise en place de processus explicatifs etc… Il s’agira de favoriser le partage des avantages et points de vigilance, de craintes etc. par rapport à la mise en place de ce nouveau mode de travail.

Ces actions viseront à soutenir les managers dans l’intégration du télétravail comme mode d’organisation du travail de leurs équipes.

L'accompagnement des salariés en télétravail, des managers et des équipes est l'une des conditions clés du développement et de la réussite du télétravail.

Le Management mettra tout en œuvre pour que dès la mise en place de l’accord, cet accompagnement soit effectif.

Article 8. Durée de l’accord, révision et dénonciation

Le présent accord est conclu jusqu’au 31 décembre 2023 et entrera en vigueur à compter 1^er novembre 2022.

Il pourra être révisé selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties, lettre remise en main propre contre décharge ou par courriel avec accusé de réception. Toute modification de l’accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que l’accord.

Conformément aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du Travail, les parties signataires à l’accord ont la possibilité de le dénoncer sous réserve de respecter un préavis de trois mois. Cette dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception à l’ensemble des autres signataires.

Dans les 6 mois avant le terme de l’accord, le Management et le CSE se réuniront pour examiner le bilan de cet accord et pour décider de l’opportunité de négocier les termes d’un nouvel accord.

Article 9. Dépôt, formalité et publicité

Conformément aux dispositions des articles L.2242-4, R.2242-1 et D.2231-2 du Code du Travail, le présent accord sera déposé à la DREETS Rhône Alpes (69) via la plateforme de télé procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera, en outre, déposé au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon (69).

Conformément à la loi n°2016-1088 du 08 août 2016 et au décret n°2017-252 du 03 mai 2017, cet accord sera publié sur une base de données numérique, dans une version « anonymée », c’est-à-dire purgée des noms et prénoms des négociateurs et signataires.

Enfin, le présent accord sera tenu à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Lyon, le 25/10/2022

En trois exemplaires,