ACCORD

Sur les modalités d’utilisation par les organisations syndicales et le CSE du Portail Syndical et social et de la messagerie électronique pour la diffusion de messages à caractère syndical et social

CEHDF

Entre les soussignés,

La Caisse d’Epargne Hauts de France, dont le siège social est situé

135, Pont de Flandres - 59031 Lille Cedex

Représentée par Membre du Directoire en charge du pôle Ressources,

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

Le syndicat SU-UNSA, représenté par :

_____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat CFDT, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d'Epargne Hauts de France

Le syndicat SNE-CGC, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat FO, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat SUD, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

D’autre part,

Article 1 : Préambule

En complément des accords relatifs

• à la mise en place et au fonctionnement du CSE

• au droit syndical

conclus en date du 21 mai 2019, les parties conviennent de définir les modalités de communication dématérialisée des informations et publications syndicales via intranet et la messagerie.

Ce mode de fonctionnement s'inscrit dans la volonté de la Caisse d’Epargne Hauts de France de contribuer à la diminution de sa consommation de papier, d'inscrire ses pratiques internes dans la digitalisation et de faciliter la circulation de l'information.

Il se substitue à l’ensemble des accords collectifs d’entreprise, engagements unilatéraux ainsi qu’aux éventuels usages d’entreprise relatifs aux anciennes instances représentatives du personnel pour l’utilisation de la messagerie ou des Portails syndicaux et sociaux.

Article 2 : Objet de l’accord

Le présent accord détermine :

• Les conditions d'utilisation de la messagerie professionnelle à destination de l'ensemble des collaborateurs pour la communication des Organisations Syndicales Représentatives (OSR) et des Organisations Syndicales ayant créé une Section Syndicale au sein de la Caisse d’Epargne Hauts de France (CEHDF).

• Les conditions de fonctionnement du Portail intranet dédié au CSE, et aux Organisations Syndicales Représentatives (OSR) et aux Organisations Syndicales ayant créé une Section Syndicale au sein de la Caisse d’Epargne Hauts de France.

 

 

Il définit aussi les modalités de consultation des messages syndicaux.

Il est ainsi rappelé qu’en vertu de l’article L 2142-6 du code du travail, chaque salarié doit pouvoir accepter ou refuser un message de nature syndicale quelle que soit l’organisation syndicale émettrice.

Il est rappelé

• Que la communication du CSE auprès des collaborateurs sur les œuvres sociales au moyen de la messagerie professionnelle est autorisée hors du cadre ci-dessous et n’entre pas dans le champ du présent accord

• Que la communication syndicale durant les périodes de campagnes électorales en vue des élections du CSE fait l’objet d’un cadre spécifique prévu dans le protocole électoral.

 

Les organisations syndicales, conformément à l’article L. 2142-4 du Code du travail, peuvent distribuer des publications et tracts de nature syndicale au personnel de l’entreprise dans l'entrée des locaux aux heures d’entrée et de sortie du travail.

 

Ceci étant rappelé, il est convenu ce qui suit :

Article 3 : Bénéficiaires

Les OSR et les Organisations Syndicales ayant créé une Section Syndicale au sein de la Caisse d’Epargne Hauts De France bénéficient des dispositions du présent accord dans le respect de ses conditions et modalités d’application.

 

Article 4 : Messagerie professionnelle

4.1 Emetteurs – configuration de la boîte mail

Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser la messagerie électronique de l'entreprise  pour la diffusion de leurs tracts et communications dans le cadre ci-après.

A cette fin, les organisations syndicales font une demande d’usage de la messagerie dédiée, par écrit, auprès de la Direction des Relations Sociales.

La liste des délégataires de l’adresse générique, au nombre de 6 maximum par organisation syndicale, devra être communiquée à la Direction des Relations Sociales par l’organisation syndicale lors de la demande.

Dans le cadre de l’utilisation de la messagerie professionnelle, l’organisation syndicale émet ses messages depuis une adresse générique unique reprenant le nom de l’organisation syndicale et de l’émetteur : « initiales de l’OS - nom et prénom de l’émetteur@cehdf.caisse-epargne.fr ».

Cette adresse mail est communiquée par la Direction des Relations Sociales.

La configuration technique de la boîte émettrice de chaque organisation syndicale ne permet pas de réponse.

4.2 Contenu et objet du message

 

Objet du message : celui-ci comportera 

• la nature de la publication syndicale (tract, information, etc....) 

• l'objet de la communication (titre, compte rendu etc...)

• l’organisation syndicale émettrice

 

Le message se composera :

• du lien permettant d’accéder directement au tract ou à la publication syndicale

et/ou d’un texte concis ne pouvant excéder l’équivalent d’une page recto au format A4

• de la signature de l’OS et son logo.

Aucun fichier ne pourra être joint à ce message.

4.3 Fréquence et nombre des messages

Afin de ne pas engorger la messagerie des collaborateurs, la communication des organisations syndicales sera limitée à 4 publications mensuelles hors publications nationales et hors période électorale.

Par principe, l’accès à la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales met fin à la libre utilisation des moyens d’acheminement du courrier interne. Néanmoins, cette utilisation reste exceptionnelle et mesurée pour l’envoi de publications syndicales volumineuses ou qui ne peuvent être dématérialisées.

4.4 Droit d’opposition

Conformément aux dispositions de l’article L 2142-6 du code du travail, les salariés bénéficieront du droit d’opposition à la réception d’un message en provenance des organisations syndicales.

A ce titre, chaque message adressé par les organisations syndicales depuis l’adresse de messagerie dédiée devra systématiquement faire mention de la possibilité pour le salarié de classer ce message en « courriers indésirables ».

4.5 Confidentialité

Les parties rappellent expressément que les organisations syndicales et la Direction de la Caisse d'Epargne Hauts De France sont tenues à une obligation de stricte confidentialité à l’égard des listes de diffusion mises à disposition.

Article 5 : Portail syndical et portail CSE

5.1 Emetteurs – Configuration du Portail

La Caisse d’Epargne Hauts De France met à disposition du CSE et de chaque Organisation Syndicale, un espace dédié sous intranet dont l’intitulé identifie clairement l’instance ou l’organisation syndicale émettrice.

L’accès au Portail est ouvert sur demande écrite du syndicat, ou de l‘instance, auprès de la Direction des Relations Sociales.

La liste des émetteurs, au nombre de 6 maximum par organisation syndicale devra être communiquée à la Direction des Relations Sociales par l’organisation syndicale lors de la demande.

Concernant le CSE, la liste des émetteurs, comprenant les membres du bureau, sera transmise à la Direction des Relations Sociales par le secrétaire de l’instance.

Un lien est disponible sur le Portail Intranet de la Caisse d’Epargne Hauts De France dans une section dont la Caisse assure la mise en place et le suivi.

5.2 Contenu du Portail

Les pages accessibles par le lien contenu dans les messages des Organisations Syndicales et dans l’espace syndical sont un lieu d’expression pour les organisations syndicales.

Elles sont constituées de tracts et publications syndicales à destination des salariés.

Chaque organisation syndicale doit y déposer les publications en format PDF. La taille ne doit pas dépasser 2 Mo par publication / tract syndical.

Chaque Organisation Syndicale fixe librement le contenu des pages accessibles par le lien sous réserve que les informations diffusées aux salariés aient un caractère exclusivement syndical en application de l’article L 2142-5 du code du travail.

Article 6 : Déontologie et responsabilité

6.1 Déontologie

Conformément à la législation en vigueur, chaque émetteur autorisé s’interdit de communiquer de manière :

• injurieuse, ou obscène

• diffamatoire ou nominativement calomnieuse

• à porter atteinte à l’honneur, à la dignité des collaborateurs et dirigeants de la Caisse.

Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée.

Les communications

• allant à l’encontre des dispositions du Règlement Intérieur

• sur des sujets présentant un caractère objectivement confidentiel dans le cadre de la préservation des intérêts de l’entreprise, notamment lorsque les documents mis à disposition des représentants du personnel par la Direction le mentionnent expressément

• intégrant le logo Caisse d’Epargne sauf accord préalable de la Caisse d’Epargne Hauts De France conformément aux dispositions du code de la propriété Intellectuelle notamment sur la protection de la marque.

sont proscrites.

6.2 Responsabilité

Il est rappelé que les organisations syndicales, les représentants de l’instance CSE sont responsables du contenu des publications.

L’administration du contenu des publications est placée sous la responsabilité des émetteurs à savoir les six délégataires de chaque organisation syndicale ainsi que les membres du bureau du CSE.

Ceux-ci sont chargés de contrôler et de s’assurer de la conformité du contenu des publications tant aux obligations légales énoncées à l’article 6.1 qu’aux conditions générales d’utilisation de la messagerie et du Portail fixées par ce même accord.

Les organisations syndicales non signataires du présent accord souhaitant bénéficier de ses dispositions devront en informer par écrit la Direction des Relations Sociales en prenant l’engagement de respecter ces dites dispositions. Elles s’engageront à en respecter les dispositions par la signature d’une charte.

6.3 Manquements aux règles d’utilisation

Dans le cas où une Organisation Syndicale ne respecterait objectivement pas les conditions d’utilisation de la messagerie électronique et du Portail Syndical telles que définies dans les articles 4.2, 4.4 et 4.5, la Caisse d’Epargne Hauts De France, après avoir alerté par écrit l’Organisation Syndicale concernée, suspendra temporairement, pour une durée de 3 mois, le droit d’utilisation de la messagerie.

En conséquence, pendant cette période de suspension, l’Organisation Syndicale ne bénéficiera plus de la possibilité de communiquer par voie de messagerie professionnelle.

En cas de manquement réitéré, l’organisation syndicale serait à nouveau suspendue des droits d’accès à l’utilisation de la messagerie et du portail intranet pour une durée de 6 mois.

De manière générale, en cas de violation des dispositions du présent accord et afin de protéger les droits de la Caisse d’Epargne Hauts De France et de ses collaborateurs et représentants, celle-ci se réserve le droit de saisir les tribunaux compétents.

Article 7 : Indisponibilité du Portail et analyse des flux

7.1 Indisponibilité du portail

Le portail syndical fait partie intégrante de l’environnement informatique de la Caisse.

La garantie de fonctionnement du Portail peut conduire à des mesures immédiates de sauvegarde qui s’appliquent à l’ensemble du système d’information.

En cas de problèmes techniques entraînant l’indisponibilité de l’intranet, les émetteurs en seront informés ainsi que du rétablissement du service.

Dans l’éventualité d’une indisponibilité de fonctionnement des liens vers l’espace de stockage supérieure à 48 heures, les Organisations Syndicales pourront exceptionnellement recourir au courrier interne pour la diffusion de leurs publications.

7.2 Analyse et contrôle de l’utilisation de la messagerie informatique et du lien mis à disposition

L’utilisation des ressources informatiques mises à disposition des Organisations Syndicales et du CSE (lien, portail intranet et messagerie) peut être analysée et contrôlée pour des nécessités strictes de maintenance, de gestion et de suivi ou de sécurité et ce, dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et des libertés.

La Direction s’engage à ne pas réaliser d’opérations de contrôles notamment à des fins statistiques à l’exclusion du suivi du respect du nombre maximum de messages adressés par les Organisations Syndicales.

L’utilisation des ressources informatiques par les organisations syndicales respecte les termes de la Charte sur le Système d’Information applicable au sein de l’entreprise notamment les règles de sécurité visant à la protection du Système d’Information de la Caisse (intrusion, attaque virale …).

Article 8 : Entrée en vigueur - Modalités de révision

8.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord est applicable à compter de la proclamation des résultats définitifs des premières élections du CSE de la CEHDF et au plus tard à compter du 1er janvier 2020.

8.2 Modalités de révision de l’accord

La conclusion d’un avenant portant révision du présent accord est soumise aux conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Par ailleurs, toute demande de révision devra donner lieu :

• à une information auprès de toutes les parties signataires

• à la remise d’un projet d’avenant de révision accompagnant cette demande

• à l’engagement d’une négociation au plus tard dans les 6 mois suivant la demande de révision.

A défaut d’avenant dans un délai de 6 mois suivant l’engagement des négociations, l’accord initial demeurera en vigueur.

Dans l’hypothèse où un élément clef de l’accord viendrait à évoluer pour une raison indépendante de la volonté des parties signataires, et dans l’hypothèse d’une évolution significative de la législation applicable en matière de négociation, les parties signataires conviennent de se réunir dans les meilleurs délais, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’analyser cette évolution, voir engager, selon la procédure décrite ci-dessus, la révision totale ou partielle du présent accord.

8.3 Modalités de suivi de l’accord

Un bilan de l’accord est réalisé, avec les organisations syndicales, au plus tard au 30 juin 2023 pour assurer le suivi de sa mise en oeuvre.

Article 9 : Communication – dépôt – publicité

Le présent accord est porté à la connaissance du personnel de l’Entreprise via l’intranet.

Il est déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi dans les quinze jours qui suivent sa signature ainsi qu’au secrétariat du greffe de conseil de prud’hommes du siège de la Caisse d’Epargne Hauts de France.

Fait à Lille, en 10 exemplaires, le 4 juin 2019

Pour la Direction de la CEHDF

Membre du Directoire

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

	Nom, Prénom du Signataire	Signature
SU-UNSA	M. Délégué Syndical
CFDT	M. Délégué Syndical
SNE-CGC	M. Délégué Syndical
FO	M. Délégué Syndical
SUD	M. Délégué Syndical