PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CEHDF

Préambule

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 12/04/2023.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux du Siège social de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France se sont réunies le 3 mai 2023, le 24 mai 2023 et le 1^er juin 2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Entre les soussignés,

• La Caisse d’Epargne Hauts de France, dont le siège social est situé 612 rue de la Chaude Rivière – 59 800 LILLE, représentée par Madame Membre du Directoire en charge du pôle Talent, Culture et Transformation ;

Et

• Les organisations syndicales suivantes :

Le syndicat SU-UNSA, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat CFDT, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d'Epargne Hauts de France

Le syndicat SNE-CGC, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat FO, représenté par :

____________________________, délégué syndical Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat CFTC, représenté par :

____________________________, représentant de section syndicale Caisse d’Epargne Hauts de France

Le syndicat CGT, représenté par :

____________________________,

Le syndicat SUD, représenté par :

____________________________, représentant de section syndicale Caisse d’Epargne Hauts de France

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Caisse d’Epargne Hauts-de-France souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société GEDIVOTE a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise DEMAETER sera mandaté par la Caisse d’Epargne Hauts-de-France pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

Un accord d’entreprise a été conclu le 31 janvier 2017 et un avenant à cet accord a été conclu le 27 juin 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

2. PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Les élections professionnelles au sein de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La Caisse d’Epargne Hauts-de-France informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

GEDIVOTE, à qui la Caisse d’Epargne Hauts-de-France fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

DATES DES ELECTIONS

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

3. DATES DES ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 7/11/2023 à 09h00 et seront clôturées le 21/11/2023 à 14h00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 1/12/2023 à 09h00 et seront clôturées le 12/12/2023 à 14h00.

4. DATE D’APPRECIATION DE L’ELECTORAT ET DE L’ELIGIBILITE

Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 7/11/2023.

DUREE DES MANDATS

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France est de 4 ans.

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 21/11/2023.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.

4. CALCUL DE L’EFFECTIF

   5. DATES DE CALCUL DE L’EFFECTIF

Au 30/04/2023, l'effectif total de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France s’élève à 2 869,9 salariés en équivalent temps plein (ETP), dont 1 810,5 non-cadres et 1 059,4 cadres.

6. PERSONNES PRISES EN COMPTE DANS L’EFFECTIF

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés temporaires ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

5. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET REPARTITION ENTRE LES COLLEGES

   7. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R.2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir devrait être défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique : 24 titulaires et 24 suppléants.

Par dérogation aux règles de calcul prévues par le Code du travail, la délégation du personnel du comité social et économique est fixée à 25 titulaires et 25 suppléants. Cette dérogation n’est valable que pour les élections visées au présent protocole préélectoral. Le nombre de sièges à pourvoir sera calculé selon les dispositions du Code du travail à l’issue de la mandature.

8. COLLEGES ELECTORAUX

Le personnel est réparti en 2 collèges :

• 1^er collège : Techniciens (classification de A à G)

• 2^ème collège : Cadres (classification à partir de H)

  9. REPARTITION DES SIEGES ENTRE COLLEGES

Les 25 sièges de titulaires et les 25 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

	SIEGES A POURVOIR	REPARTITION FEMMES / HOMMES
	TITULAIRES	SUPPLEANTS	% FEMMES	% HOMMES
Collège 1	16	16	69,9 %	30,1 %
Collège 2	9	9	45,2 %	54,8 %

6. ELECTORAT ET ELIGIBILITE

   10. CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE DU PERSONNEL

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;

• sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

11. CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE DU PERSONNEL MIS A DISPOSITION

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option.

Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

Les personnes mises à disposition de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France, par écrit adressé au plus tard le 3^ème jour suivant la publication des listes électorales.

7. LISTES ELECTORALES

   12. CONTENU DES LISTES ELECTORALES

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles, par collège.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

13. PUBLICATION DES LISTES ELECTORALES

Le 10/10/2023, les listes électorales seront publiées sur le site intranet de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

14. RECLAMATIONS RELATIVES AUX LISTES ELECTORALES

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication, ou par courriel à l’adresse dialogue.social@hdf.caisse-epargne.fr

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

8. APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES

   15. INFORMATION DU PERSONNEL ET APPEL A CANDIDATURES

Le 22/08/2023, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France. Une nouvelle information sera effectuée en date du 5/09/2023.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

16. MONOPOLE SYNDICAL POUR LE DEPOT DE CANDIDATURES AU PREMIER TOUR DES ELECTIONS

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10 % des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

  17. CAS D’ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

18. MODALITES DE DEPOTS DES LISTES DE CANDIDATS

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mél à l’adresse suivante : dialogue.social@hdf.caisse-epargne.fr

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 23/10/2023 à 12H00 pour le premier tour,

• 27/11/2023 à 12H00 pour le second tour éventuel.

  19. NOMBRE DE CANDIDATS PAR LISTE

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

20. CUMUL DE CANDIDATURES

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

21. REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

22. AFFICHAGE DES LISTES DE CANDIDATS

Ces listes de candidats seront publiées par la Direction sur l’intranet de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France, dans la rubrique élections professionnelles.

PROPAGANDE ELECTORALE

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise ainsi que des dispositions spécifiques relatives à l’utilisation de la messagerie professionnelle fixées au sein de l’Accord du 4 juin 2019.

23. Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par l’entreprise est autorisé pour la propagande électorale dans les conditions prévues par l’accord d’entreprise en date du 4 juin 2019, conclu pour une durée indéterminée. Il est précisé au présent protocole que les Organisations syndicales s’engagent à ne communiquer que les jours travaillés par les collaborateurs, c’est-à-dire du lundi au samedi 13h00.

Pour bénéficier de ces dispositions, les organisations syndicales s’engagent à respecter les dispositions prévues par l’accord sur les modalités d’utilisation par les Organisations Syndicales du portail syndical et de la messagerie électronique de l’entreprise pour la diffusion de messages électroniques à caractère syndical et social du 4 juin 2019.

24. PROFESSIONS DE FOI DES CANDIDATS

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines, lors du dépôt de leur candidature, leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Les professions de foi seront par ailleurs publiées sur l’intranet de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	500	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

25. DATES LIMITES DE DEPOT DES PROFESSIONS DE FOI

Les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 23/10/2023 pour le premier tour ;

• le 27/11/2023 pour le second tour.

MOYENS DE FONCTIONNEMENT

Afin de préparer les élections, chaque organisation syndicale présentant des candidats au 1^er tour des élections du CSE bénéficie d’un crédit exceptionnel de 150 heures et d’une subvention de 1 500 € pour l’ensemble de la campagne électorale. Ce crédit d’heures exceptionnel est utilisable par les candidats identifiés sur les listes déposées par les organisations syndicales.

11. MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

    26. VOTE ELECTRONIQUE, PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

  27. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 26/10/2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Envoi du mot de passe

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

En amont des élections, la Direction des ressources humaines proposera aux électeurs susceptibles de ne pas avoir accès à leur boite mail (absents longue durée…) durant le scrutin de communiquer un numéro de mobile ou une adresse mail personnelle sur lesquels le mot de passe leur sera envoyé. Un courrier leur sera adressé à cet effet le 29/09/2023, ceux-ci devront se manifester au plus tard le 20/10/2023.

Les électeurs qui n’auraient pas la capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : Lieu de naissance.

28. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification

Nom/Prénom Date de naissance

Restitution du code identifiant

Par SMS sur le numéro de mobile professionnel préenregistré dans le système de vote . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la Caisse d’Epargne Hauts-de-France. La Caisse d’Epargne Hauts-de-France contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers des questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, matricule….) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe ET/OU de l’identifiant

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur pour l’informer que son mot de passe ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.

29. DEROULEMENT DU VOTE PAR INTERNET

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

Un lien aboutissant sur l’application de vote par Internet sera également mis en place dans le portail Intranet.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.cehdf.webvote.fr

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre défini par tirage au sort, lors de la réunion de négociation du 24/05/2023.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

30. ASSISTANCE TELEPHONIQUE

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

31. BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux trois électeurs les plus jeunes tirés au sort selon les modalités détaillées ci-après. La présidence du bureau de vote reviendra au plus âgé d’entre eux.

Il est précisé que le tirage au sort sera réalisé parmi une liste des dix plus jeunes collaborateurs ayant pré-acceptés cette mission, présents aux effectifs, en CDI, non titulaires d’un mandat de représentant du personnel (élu ou désigné) et non candidats aux élections. Trois suppléants seront désignés selon les mêmes modalités.

Ce tirage au sort sera réalisé en présence des organisations syndicales ayant participées à la négociation dudit protocole. Il sera organisé au cours du mois de septembre selon une date à déterminer avec les organisations syndicales concernées.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Les salariés désignés par le tirage au sort se verront confirmer, par la Direction, leur participation au bureau de vote par mail.

Les membres du bureau de vote signeront un engagement de confidentialité individuel dont le modèle est annexé au présent protocole (Annexe 3).

32. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

33. SCRUTIN A BLANC, PROGRAMMATION DE LA PERIODE DE VOTE ET CONTROLE DU SCELLEMENT

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

34. CHIFFREMENT ET DECHIFFREMENT DES VOTES

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

  35. FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DE L’URNE ELECTRONIQUE

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

MODALITES DE DESIGNATION DES ELUS

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

  36. RATURES

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

37. EGALITE DES VOIX

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS ET PROCESSUS DE GENERATION DES PROCES-VERBAUX

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

38. SIGNATURE DU PROCES-VERBAL ET DES LISTES D’EMARGEMENT

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

39. PROCLAMATION DES RESULTATS

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

40. AFFICHAGE DES RESULTATS

Les résultats définitifs des élections sont publiés sur Intranet dans la rubrique élections professionnelles et affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

41. ENVOI DES PROCES-VERBAUX

Après la proclamation des résultats, la Caisse d’Epargne Hauts-de-France transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la Caisse d’Epargne Hauts-de-France envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

14. MESURE DE LA REPRESENTATIVITE SYNDICALE

    42. CALCUL DE L’AUDIENCE ELECTORALE DES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS L’ENTREPRISE

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

43. CALCUL DES SUFFRAGES PORTES SUR LE NOM DES CANDIDATS

Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur.

Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33.

La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs.

Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques.

Dans les entreprises d'au moins cinq cents salariés, tout syndicat représentatif dans l'entreprise peut désigner un délégué syndical supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du comité social et économique et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges.

Ce délégué supplémentaire est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

En Caisse d’Epargne Hauts de France, la désignation du nombre de délégués syndicaux est fixée par les dispositions de l’Accord d’entreprise relatif au droit syndical en date du 21 mai 2019.

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

PUBLICITE DU PROTOCOLE PREELECTORAL – DUREE DE L’ACCORD

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique, débutant le 7 novembre 2023 pour le 1^er tour et le 1^er décembre 2023 pour l’éventuel deuxième tour.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par la mise en ligne sur le site intranet de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France.

Fait à Lille, le

Pour la Direction de la CEHDF

Membre du Directoire en charge du pôle Culture, Talent et Transformation

Pour les Organisations Syndicales

	Nom, Prénom du Signataire	Signature
SU-UNSA	M. Délégué Syndical
CFDT	M. Délégué Syndical
SNE-CGC	M. Délégué Syndical
FO	M. Délégué Syndical
CFTC	M. Représentant de Section Syndicale
CGT
SUD	M. Représentant de Section Syndicale

Annexe 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Jalon
Mardi 13 juin 2023 au plus tard	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Mercredi 14 juin 2023 au plus tard	Publication du protocole d’accord préélectoral
Mardi 22 août 2023	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Mardi 5 septembre 2023	Rappel (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Mardi 10 octobre 2023	Affichage des listes électorales
Vendredi 13 octobre 2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Lundi 23 octobre 2023	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 24 octobre 2023	Affichage des listes de candidats
Du mardi 24 octobre 2023 au mardi 31 octobre 2023	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Jeudi 26 octobre 2023	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Lundi 6 novembre 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mardi 7 novembre 2023	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Mardi 7 novembre 2023	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Vendredi 10 novembre 2023	Courriel de rappel du déroulement des élections
Vendredi 17 novembre 2023	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Mardi 21 novembre 2023	14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Mardi 21 novembre 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Mardi 21 novembre 2023	Affichage des résultats
Mardi 21 novembre 2023	Appel à candidatures 2nd tour
Lundi 27 novembre 2023	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 28 novembre 2023	Affichage des listes de candidats
Mardi 28 novembre 2023	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Jeudi 30 novembre 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 1er décembre 2023	09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 1er décembre 2023	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Mardi 5 décembre 2023	Courriel de rappel du déroulement des élections
Mardi 12 décembre 2023	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Mardi 12 décembre 2023	14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Mardi 12 décembre 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Mardi 12 décembre 2023	Affichage des résultats

Annexe 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	NON	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON (copies signées)
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	NON	NON
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON

Annexe 3 : ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITE

MEMBRE DU BUREAU DE VOTE

Il est précisé au préalable que les membres du bureau de vote participent au contrôle et au bon déroulement des opérations électorales dans le cadre des élections de la délégation du Comité Social et Economique qui se dérouleront à compter du 7 novembre 2023. Les missions non limitatives sont les suivantes :

• Test des modules du site de vote lors d’un scrutin à blanc,

• Programmation de la période de vote (ouverture et fermeture),

• Contrôle du scellement,

• Génération de la clé de chiffrement,

• Activation du déchiffrement des bulletins de vote et dépouillement électronique,

• Génération des procès-verbaux, inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats,

• Génération et signature des listes d’émargement.

Dans le cadre des missions qui me sont confiées au sein du bureau de vote, et étant à ce titre amené(e) à accéder à des données à caractère personnel, je soussigné(e) Madame / Monsieur__________________, déclare reconnaître la confidentialité desdites données.

Je m’engage par conséquent à :

• Respecter une stricte obligation de neutralité et de non-influence sur les opérations de vote,

• Protéger la confidentialité des informations auxquelles j’ai accès,

J’ai été informé(e) que toute violation du présent engagement m’expose à des sanctions disciplinaires.

Date

Signature