Accord d'entreprise "Avenant portant modification de l'accord d'entreprise sur la réduction du temps de travail signé le 05/04/2002" chez HMBC - NOTAIRES

AVENANT PORTANT MODIFICATION

DE L’ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LA REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL

SIGNE LE 05/04/2002

ACTUALISATION DE LA TABLE DES MATIERES

Accord du 05/04/2002	Avenant avec effet au 01/05/2019
CHAMP D’APPLICATION	Inchangé
REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL	Contenu de l’article modifié comme suit : REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL II.A - Temps de travail effectif II.B - Acquisition de jours de RTT II.C - Modalités et autorisation de prise des jours de RTT
MODALITES D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL	Contenu devenu sans objet et reporté aux articles comme suit : II.B - Acquisition de jours de RTT IV - HORAIRES INDIVIDUALISES ET PERMANENCES D’OUVERTURE
HORAIRES INDIVIDUALISES	Contenu de l’article modifié comme suit : HORAIRES INDIVIDUALISES ET PERMANENCES D’OUVERTURE
SITUATION DES SALARIES A TEMPS PARTIEL	Inchangé
ARTICLE INEXISTANT	Contenu de l’article créé comme suit : MODALITES LIEES AUX CONGES PAYES VI.A - Acquisition des jours de congés payés VI.B - Modalités et autorisation de prise des jours de congés payés VI.C - Congés supplémentaires éventuels
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX CADRES ET INTINERANTS	Inchangé
CONSEQUENCES SUR LES REMUNERATIONS	Inchangé
HEURES COMPLEMENTAIRES ET SUPPLEMENTAIRES	Inchangé
ENGAGEMENT EN MATIERE D’EMPLOI	Inchangé
CONSULTATION DES DELEGUES DU PERSONNEL	Contenu de l’article modifié comme suit : CONSULTATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL	Contenu de l’article modifié comme suit : COMMISSION DE SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL
MODALITES D’INFORMATION DES SALARIES	Contenu de l’article modifié comme suit : MODALITES D’INFORMATION DU PERSONNEL ET PUBLICITE DE L’ACCORD

PREAMBULE 

Il est rappelé que l’accord mis en place à l’Etude le 05/04/2002 s’inscrivait dans une démarche globale de réduction du temps de travail pour le passage à 35 heures et dans la suite à l’accord de branche conclu pour les Entreprises du Notariat en date du 26/11/1999.

En 2019, soit plus de 15 ans après, la Direction de l’Etude a décidé de faire évoluer les conditions qui régissent les temps de travail et de repos de ses salariés, afin d’intégrer à part entière des nouvelles dispositions légales permettant de concilier les aspirations des salariés, l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle, tout en maintenant la qualité du service rendu à la clientèle.

Effectivement, outre la nécessité de privilégier au maximum les plages d’ouverture de l’office à ses clients, la Direction doit également prendre en compte de nouveaux facteurs tels que :

• La flexibilité et le niveau d’activité,

• L’adaptabilité aux mutations technologiques des méthodes de travail induites par la numérisation et la digitalisation des documents,

• Le respect de la bonne répartition de la charge de travail entre ses collaborateurs.

Enfin, il peut être établi que selon l’analyse de l’activité depuis plusieurs années, le calendrier des cycles annuels d’activité se répètent avec régularité du 1^er mai au 30 avril de l’année suivante. Ce cycle de 12 mois sera donc retenue par la Direction de l’Etude comme période dite de « référence ».

Par ailleurs, cet avenant s’inscrit dans le respect des nouvelles dispositions légales prévues par :

• La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels

• L'ordonnance n° 2017-1385 du 22 septembre 2017 qui place l'accord d'entreprise au cœur de la négociation collective

• Le décret du 26 décembre 2017 sur la possibilité laissée aux TPE d'élaborer des normes collectives par référendum

• L’accord professionnel du 26/11/1999 relatif à la réduction du temps de travail dans les offices notariaux et organismes assimilés

2. REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL

II.A - Temps de travail effectif

L’accord du 05/04/2002 prévoit la réduction du temps de travail de 39 heures par semaine à 36 heures 50 par semaine (temps de présence). La rémunération des salariés est lissée sur une base moyenne de 35 heures.

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-1 du Code du travail, la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Les parties conviennent que ce temps de travail effectif (notion s’appréciant en particulier hors temps de pause) doit être distingué de la notion de temps de présence (notion incluant les pauses).

Il est également rappelé en application de ce qui précède que les temps suivants ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif pour la durée effective de travail, y compris lorsqu’ils sont rémunérés selon des modalités spécifiques (liste indicative)

- les temps de trajets domicile / lieu de travail

- les temps de pause

- les périodes de congés payés

- les jours chômés

II.B - Acquisition de jours de RTT

L’accord du 05/04/2002 prévoit l’acquisition de 9 jours de RTT répartis sur l’année, suivant un calendrier préalablement établi d’un commun accord avec les salariés courant juin de chaque année.

Par mesure de simplification et d’harmonisation, il est convenu de faire évoluer ce mode d’acquisition à compter du 1^er mai 2019, de la manière suivante :

0.75 jour acquis par mois x 12 mois = 9 jours acquis au titre de la période de référence pour un salarié à temps complet présent pendant 12 mois.

La disposition de l’accord du 05/04/2002 prévoit que les périodes de congés maladie, accident du travail, congés maternité ou évènements familiaux de courte durée, ne donnent pas droit à l’acquisition de jour de RTT. Cette règle est maintenue dans le présent avenant.

II.C - Modalités et autorisation de prise des jours de RTT

L’Etude est ouverte 6 jours par semaine, du lundi au samedi, et certains collaborateurs sont amenés à travailler sur la journée du samedi, étant entendu que chaque salarié doit bénéficier de 48 heures consécutives de repos, incluant le dimanche.

En cas d’absence éventuelle d’un collaborateur désigné pour travailler le samedi, la Direction de l’Etude prévoit dans le cadre de cet avenant, la possibilité de solliciter un autre membre du personnel, sur la base du volontariat, pour assurer son remplacement ; ceci donnera lieu à un aménagement temporaire et exceptionnel de son horaire contractuel.

L’accord du 05/04/2002 prévoit que les jours de RTT ne peuvent pas être pris le lundi pour les salariés dont le congé hebdomadaire tombe un samedi, ou le samedi pour les salariés dont le congé hebdomadaire tombe un lundi. Cette règle est maintenue dans le présent avenant, sauf mesure dérogatoire exceptionnelle accordée par la direction.

Par ailleurs, il est précisé que les jours de RTT doivent être pris régulièrement par journée complète ou demi-journée, après validation de la Direction, de telle sorte que chaque salarié veille à l’apurement de son compteur individuel avant le 30 avril de chaque année de référence.

Sauf autorisation expresse de la Direction, les jours de RTT ne doivent pas être accolés aux jours de congés payés.

Il pourra être toléré par la Direction de l’Etude, le report d’une seule journée sur le mois de mai de la période de référence suivante.

Afin de respecter l’équité entre tous les collaborateurs, et de veiller au maintien d’une permanence effective au sein de l’office notarial pendant les plages d’ouverture, il a été mis en place un système informatisé d’autorisation préalable de chaque demande d’absence RTT.

Il s’agit d’un compte individuel ouvert pour chaque salarié sur un portail dédié intégré au logiciel de traitement des paies.

La demande d’absence pour un jour de RTT doit être produite à la Direction de l’Etude par l’utilisation du « portail salariés – planning » dans un délai préalable de 5 jours ouvrés au minimum, sauf cas exceptionnel d’urgence justifiant un délai plus court.

Les dates de prise de RTT peuvent être modifiées par l’employeur, sous réserve qu’il justifie d’un motif nécessitant la présence du salarié (maladie d’un autre salarié, surcharge momentanée du travail) et sous réserve qu’il indemnise, sur justificatifs, les frais non récupérables engagés par le salarié.

La Direction de l’Etude interdit strictement la prise de repos RTT par anticipation sur les droits acquis (RTT à poser par ½ journée ou journée complète).

Lorsqu’un salarié quitte l’office sans avoir pris tout ou partie du repos acquis au titre des jours RTT, et dans le seul cadre où il en a été empêché par une demande expresse de sa Direction, celui-ci est payé avec les majorations applicables aux heures supplémentaires.

Un jour de RTT couvert par un jour de maladie, accident du travail, congé de maternité ou évènements familiaux de courte durée n’est pas récupérable.

4. HORAIRES INDIVIDUALISES ET PERMANENCES D’OUVERTURE

L’amplitude d’ouverture de l’office notarial a été adaptée pour répondre au mieux aux attentes de notre clientèle. L’Etude est ouverte 6 jours par semaine de 8 h 00 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 18 h 30.

Dans le cadre de l’organisation globale entre les collaborateurs, les plannings sont adaptés pour que les horaires de travail contractuels s’inscrivent dans les plages d’ouverture définies.

Le système des cycles de permanence mis en place à l’origine dans l’accord du 05/04/2002 est à présent régit dans un environnement global d’organisation des équipes et avec communication des horaires et des plannings dans le respect des délais légaux.

6. MODALITES LIEES AUX CONGES PAYES

VI.A - Acquisition des jours de congés payés

Conformément aux dispositions offertes par l’Article du Code du Travail L3141-10, la Direction convient avec les salariés de déroger à la période légale d’acquisition des congés payés, fixée par le Code du Travail du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante.

En effet, dans le but de faciliter la lisibilité des compteurs, la période d’acquisition des jours de congés payés sera harmonisée sur celle des jours de RTT définie comme la période de référence au sein de l’Etude, à savoir du 1^er mai de l’année au 30 avril de l’année suivante.

Il est donc convenu de faire évoluer ce mode d’acquisition à compter du 1^er mai 2019, de la manière suivante :

2.0833 jour acquis par mois x 12 mois = 25 jours ouvrés acquis au titre de la période de référence pour un salarié à temps complet présent pendant 12 mois.

Pour les salariés embauchés contractuellement sur la base d’un temps partiel, c’est à dire pour une durée du travail inférieure à 35 heures par semaine, les compteurs de congés payés doivent normalement être tenus selon la règle de la non-proratisation, le Code du travail ne faisant aucune distinction entre les salariés à temps partiel ou à temps complet.

Il est convenu que le présent avenant prévoit une exception à cette règle de non proratisation ; à compter du 1^er mai 2019, pour les salariés employés à temps partiel, les droits acquis au titre des congés payés sur la nouvelle période de référence, seront réduit en fonction du nombre d’heures de travail contractuel hebdomadaire.

VI.B - Modalités et autorisation de prise des jours de congés payés

Conformément aux dispositions offertes par l’Article du Code du Travail L3141-15, la Direction convient avec les salariés de déroger aux dates de la période légale de prise des congés payés, qui se borne du 1^er mai au 31 octobre de chaque année.

En effet, dans le but de faciliter la lisibilité des compteurs, et d’adapter la période de prise des congés payés à l’activité de l’Etude, il est convenu que la période de prise des jours de congés payés définie en interne, sera la suivante : du 1^er juin de l’année au 31 octobre de l’année.

Par ailleurs, il est précisé que les jours de congés payés peuvent être pris par journée complète ou demi-journée, après validation de la Direction, de telle sorte que chaque salarié veille à l’apurement de son compteur individuel avant le 30 avril N+1 de chaque année.

Il est rappelé à tous les collaborateurs, que les congés doivent être pris chaque année, sous peine d’être perdus, sauf cas de report prévus par le législateur, notamment la maladie ou l’accident du travail avant le départ en congés payés, le congé maternité ou adoption. A l’inverse, certaines situations ne permettent pas le report, telles que la maladie ou un évènement familial intervenant en cours de congés payés, le congé parental.

Il pourra être toléré exceptionnellement par la Direction de l’Etude, après confirmation et validation de la raison du report, que des jours de congés non pris au 30 avril N+1 soient repoussés sur la période de référence suivante.

Afin de respecter l’équité entre tous les collaborateurs, et de veiller au maintien d’une permanence effective au sein de l’office notarial pendant les plages d’ouverture, il a été mis en place un système informatisé d’autorisation préalable de chaque demande de congés payés.

Il s’agit d’un compte individuel ouvert pour chaque salarié sur un portail dédié intégré au logiciel de traitement des paies.

La demande d’absence pour un ou plusieurs jours de congés payés doit être produite à la Direction de l’Etude par l’utilisation du « portail salariés – planning » dans un délai préalable variable en fonction de la durée programmée pour l’absence.

Délais : 2 mois minimum pour une absence de plus de 2 semaines

1 mois minimum pour une absence de moins de 2 semaines

1 semaine minimum pour une absence d’une journée ou demi-journée isolée

Sauf cas exceptionnel d’urgence justifiant un délai plus court.

Par dérogation aux délais définis ci-dessus, pour les congés payés pris pendant la période du 1er juin au 31 octobre (dits congés d’été), les dates de départ en congés seront communiquées aux salariés avant le 1^er mars sous réserve que les desideratas des collaborateurs soient communiqués à la direction au plus tard le 1er février, comme le prévoit la convention collective du notariat à l’article 18.1.

Cette disposition s’appliquera sous réserve de la pérennité de l’article 18.1 de la convention du Notariat.

Dans le cadre du fonctionnement actuel de l’Etude, il est rappelé à tous les collaborateurs, qu’un planning global pour la prévision des congés, notamment en période de vacances scolaires, doit être présenté à la Direction, pour permettre une vision optimale de la présence des équipes avant de pouvoir valider les demandes individuelles.

En tout état de cause, il est rappelé que c’est l’employeur qui fixe l’ordre et les dates de départ en congés en respectant les critères légaux définis à l’article L.3141-16 du Code du Travail.

VI.C - Congés supplémentaires éventuels (salariés à temps complet et partiel)

Les dispositions de l’article L 3143-23 du code du Travail seront applicables à la période dite de référence pour la prise des congés payés définie par le présent accord.

Seul le fractionnement du congé principal (4 semaines) qui sera pris en dehors de la période ci-dessus définie (soit du 1^er juin au 31 octobre), permettra d’ouvrir droit aux jours supplémentaires légaux de fractionnement).

Jour(s) ouvrable(s) de congé pris hors période 1er juin – 31 octobre (Base temps complet)	Jour(s) ouvrables (s) de congé supplémentaire
1 ou 2 jours	0
De 3 à 5 jours	+1
De 6 à 12 jours maximum	+ 2

Ce droit au fractionnement est acquis aux salariés travaillant à temps complet et aux salariés embauchés contractuellement sur la base d’un temps partiel.

Le bénéfice de jours de fractionnement ne peut pas être constaté avant le 31 octobre de chaque année. C’est en effet à partir de cette date que l’employeur est en mesure de déterminer le nombre de jours de congés pris sur la période du 1^er juin au 31 octobre, et donc indiquer au salarié s’il peut bénéficier de jours de congés supplémentaires ou pas. Si les droits sont ouverts, ils figureront sur le bulletin de paie du mois de novembre.

Par ailleurs, il est rappelé par le présent avenant que l’Office applique la Convention Collective du Notariat, et de ce fait, accorde aux collaborateurs des demi-journées de congés rémunérés, pour les veilles des fêtes suivantes : le 24 décembre pour le Jour de Noël, le 31 décembre pour le Jour de l’An ; concernant les samedis veilles de Pâques et de Pentecôte, ils seront chômés et payés sans récupération.

Cette disposition s’appliquera sous réserve de la pérennité de l’article 18.7 de la convention du Notariat.

11. CONSULTATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Pour mémoire, il est rappelé aux salariés de l’Etude, qu’un procès-verbal de carence a été établi en date du 01/02/2019, suite à l’organisation récente de l’élection des membres élus du Comité Social Economique, et l’absence de candidature.

Il n’y a donc plus de mandat actif en cours actuellement pour les représentants élus du personnel.

Une réunion d’information du personnel a eu lieu le 03 mai 2019 pour expliquer les principales clauses du présent avenant et communiquer le projet d’accord à chaque salarié.

Au terme d’un délai raisonnable, la consultation du personnel a été mise en place et le présent texte a été adopté par ratification à la majorité des 2/3 du personnel.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, à la demande de l’une des parties signataire, par courrier recommandé notifié à l’ensemble des autres parties signataires qui devront se réunir dans les 15 jours suivant la demande de révision formulée.

Il pourra également être révisé dans le cadre dérogatoire des dispositions du Code du travail relative à la négociation applicable dans les entreprises dépourvues de délégué syndical, dans le respect des principes et procédures applicables à ce titre.

Il pourra enfin être révisé dans le cadre des dispositions du droit commun de la négociation collective du Code du travail, dès lors que la société serait dotée d’un délégué syndical.

12. COMMISSION DE SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL

En l’absence de représentant élu du personnel au moment de la signature du présent avenant, il est établi que la commission de suivi normalement composée de l’Employeur et des membres élus du Personnel, ne peut être constituée.

En revanche, l’Employeur s’engage à veiller à la bonne application de l’accord, à régler par voie d’avenant, dans le respect du droit de la négociation collective, les éventuels problèmes d’application de ce dernier.

Également, il communiquera chaque année, à l’ensemble du personnel, un rapport – bilan sur l’application de l’accord, dont les principaux thèmes sont les suivants :

• L’impact sur les emplois

• L’égalité entre les hommes et les femmes

• Les postes à temps partiel

• La formation

• Les niveaux de rémunération des salariés

13. MODALITES D’INFORMATION DU PERSONNEL ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent texte sera porté à la connaissance de la commission de validation de la branche professionnelle des activités de Notariat, dont la mission est de contrôler la conformité du document. Cette transmission sera assurée par La Direction, après suppression et prénoms des négociateurs et des signataires (version anonymisée), à l’adresse suivante : cppni.notariat.csn@notaires.fr

D’autre part, les formalités de publicité légale de dépôt auprès du Greffe du Tribunal TPH et de la DIRECCTE seront également effectuées via la nouvelle plateforme dédiée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord est établi en 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties signataires.

Par ailleurs, et conformément aux articles L 2231-6 du Code du travail et D 2231-2 et suivants du Code du travail la Direction procédera aux dépôts suivants :

• 2 exemplaires de l’accord dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, seront déposés à la DIRECCTE.

• 1 exemplaire de l’accord sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de CHAMBERY.

• 1 exemplaire de l’accord pour la commission de validation de la branche professionnelle des activités des Notariat.

Enfin, le texte fera l’objet d’un affichage dans l’office notarial, en annexe du précédent accord du 05/04/2002.

A Chambéry, le 14/05/2019

Pour la Direction de l’Etude, signatures des notaires associés,

Liste d’émargement des salariés – Salariés présents à l’Etude au moment de la consultation

La question qui est posée aux salariés, lors de la consultation, est la suivante :

« Approuvez-vous le texte d’avenant portant modification de votre accord d’entreprise

sur la Réduction du Temps de Travail signé le 05/04/2002 ?

Répondez par OUI ou NON »

Référendum du 14/05/2019 – de 11 h00 à 12 h 00