Accord sur le vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE)

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par vote électronique, dans les conditions fixées aux articles R 2314-5 et suivants du Code du travail. .

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Ainsi les objectifs du présent accord sont de :

- donner un cadre conventionnel au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique,

- simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

- favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

- participer à une démarche de développement durable,

- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, et les possibilités de surveillance et de contrôle a posteriori du respect de ces principes fondamentaux.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique feront l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes :

1. Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la CEN pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les dispositions du présent accord s’appliquent également aux élections partielles qui pourraient avoir lieu pendant la durée des mandats.

Il est, par ailleurs, rappelé que l’organisation et les modalités du vote des membres de la délégation du personnel au Conseil Social et Economique seront discutées dans le cadre d’un Protocole d’accord préélectoral avant chaque élection, les parties convenant à cet égard que la CEN est organisée en un établissement unique au sens de la représentation du personnel.

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

2. système de vote electronique

   1. Choix d’un prestataire exterieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le nom du prestataire retenu sera précisé au sein du protocole d’accord préélectoral.

2. CAHIER des CHARGES du prestataire

   1. Respect des principes génEraux du droit electoral

Le prestataire choisi devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique respectant le cahier des charges fixé par le présent accord.

Le système retenu devra ainsi respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Ce prestataire devra également respecter les prescriptions minimales prévues par le législateur (articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail).

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

2. confidentialite des données et securite des operations de vote

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote (fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux).

Le système de vote électronique devra garantir la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.

De même, le système devra assurer la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système de vote électronique devra pouvoir, enfin, être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

3. Expertise prealable et information du personnel

Le système de vote électronique fera, préalablement à sa mise en œuvre, l’objet d’une expertise, menée par un expert indépendant, afin de vérifier le respect des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail, rappelées à l’article 2.2.2 ci-dessus.

Ce rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la CNIL.

Par ailleurs, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur l'intranet de l'entreprise.

4. Modalités de vote

   1. Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

2. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par le législateur.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3. Sécurité et assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales présentant des candidats ainsi qu'un représentant du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

- Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les Représentants du personnel élus et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

4. Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2324-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

En outre, il est rappelé que le rapport d’expertise destiné à vérifier le respect des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail sera tenu à la disposition de la CNIL.

5. DUREE, ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT LEGAL

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal et il est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux articles L.2231-5 et L.2232-12 du Code du Travail, cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives puis déposé en deux exemplaires, dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Direccte) de Seine Maritime.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Rouen.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties et sera communiqué à l’ensemble du personnel par le biais des règles en vigueur dans l’Entreprise.

Enfin, un exemplaire du présent accord sera également transmis à l’adresse numérique de la branche. 

Fait à Bois-Guillaume, le 22/03/2018

En 8 exemplaires originaux

Pour la Caisse d’Epargne Normandie :

, Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

La CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail)

représentée par :

La CFTC (Confédération Française des Travailleurs Chrétiens)

représentée par :

Le SNE CGC (Syndicat National de l’Encadrement – Confédération Générale des Cadres)

représenté par :

Le Syndicat Unifié / UNSA

représenté par :

Annexe : Cahier des charges

Ce document constitue le cahier des charges du prestataire chargé de la conception et de la mise en place du votre électronique au sein de la Caisse d’Epargne Normandie

Conformément à l’article R 2314-5 du Code du travail, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis en ligne sur l'intranet de l'entreprise.

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la conception et la préparation du vote électronique, avec le concours de la DRH

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

1. Fonctionnalités générales.

   1. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (membres de la délégation du personnel du Comité social et économique).

2. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée durant toute la durée du scrutin fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

3. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales fixées aux articles R 2314-5 et suivants du Code du travail :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Direction les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

2. Confidentialité des données transmises

   1. Fichier électeurs

Le prestataire assure la confidentialité des données transmises par la Direction et nécessaires à l’établissement du fichier électeur.

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le « fichier électeurs » contient pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur,

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

Le prestataire met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Au terme du délai de recours à l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire détruira le « fichier électeurs ».

2. Liste de candidats

La Direction adressera au prestataire les listes de candidats, en vue de paramétrer le système de vote électronique.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée, titulaires ou suppléants, et le collège,

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire s’engage à assurer la sécurité des fichiers transmis.

3. Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, de manière sécurisé et confidentielle.

Le prestataire met en œuvre les étapes nécessaires permettant de vérifier que l’urne est vide à l’ouverture du vote.

Le système de vote électronique doit permettre à tous les électeurs de voter pendant toute la durée du scrutin.

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

En outre, pour garantir la confidentialité, le prestataire « chiffre » le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.

Le dépouillement de l’urne électronique s’effectuera par la saisie, par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement et l’accès à la liste des émargements.

2. Conservation des donnees

Le prestataire et/ou la Direction conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

autres prestations a fournir

1. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2. Phase de test

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence, notamment, des représentants des bureaux de vote.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

3. Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.