Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail" chez MONTMIRAIL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

L’entreprise Montmirail, Société par actions simplifiée au capital de 3.047.120€, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le numéro 384 983 342, dont le siège social se situe au 6 rue Jean Jacques Vernazza 13016 Marseille représentée par

Ci après dénommée la société, d’une part,

Et :

La Délégation Unique du Personnel de Montmirail dûment représentée par :

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le texte du présent accord résulte de la concertation intervenue entre la Direction de Montmirail et les instances représentatives du personnel dans le cadre d’une réflexion sur les modalités de mise en place du télétravail, en tant qu’organisation permettant de donner plus de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail des collaborateurs, ainsi qu’une responsabilisation et une autonomie accrue de ceux-ci.

Cette organisation, fondée sur la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie, vise à mieux concilier vie privée et vie professionnelle tout en maintenant le lien social avec la communauté de travail grâce au cadre défini dans les présentes.

Article 1 – Périmètre d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés de Montmirail.

Article 2 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information et de la communication, dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.

Montmirail distingue trois types de télétravail :

• Le télétravail régulier ;

• Le télétravail occasionnel ;

• Le télétravail exceptionnel.

Le présent accord traite des trois types de télétravail qui sont retenus comme les possibilités de télétravail chez Montmirail.

Le télétravail régulier désigne le fait pour le salarié (ci-après dénommé "le Collaborateur") et Montmirail de fixer à l’avance et pour une durée définie dans la semaine l’exercice de ses fonctions en télétravail.

Les spécificités du télétravail occasionnel et du télétravail exceptionnel sont abordées à l’article 7 du présent accord.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail qui ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du collaborateur et /ou un allègement des missions confiées.

L’accès au télétravail est conditionné à la réussite des tests au sein des locaux de l’entreprise réalisés par au moins un membre du département du salarié.

Article 3 – Conditions inhérentes au collaborateur et à son emploi

Les conditions d’éligibilité au télétravail sont cumulatives.

3.1 Principe du volontariat et de confiance mutuelle

Les Parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant du Collaborateur bénéficiant du dispositif de télétravail que de Montmirail.

De plus, l’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le Collaborateur et le manager, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du Collaborateur par rapport aux objectifs fixés.

Pour mémoire, le Manager est défini comme le supérieur hiérarchique du Collaborateur.

3.2 Salariés concernés

Seuls sont éligibles au télétravail, les salariés en contrat à durée indéterminée au sein de Montmirail, à temps plein.

La présence dans la communauté de travail étant un élément indispensable à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, les collaborateurs en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne bénéficient pas de l’éligibilité au télétravail.

3.3 Conditions d’ancienneté

Le Collaborateur justifiant d’une ancienneté minimale d’un an chez Montmirail et d’au moins six mois sur sa fonction est éligible au télétravail. Ces durées peuvent être réduites exceptionnellement avec l’accord du Manager.

3.4 Aptitude du Collaborateur

Les Parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du Collaborateur à travailler à distance. Il requiert ainsi des aptitudes individuelles d’organisation et un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail, et des tâches pouvant être réalisées en télétravail. Ces compétences sont appréciées par le Manager.

3.5 Tâches permettant le télétravail

Par définition, le télétravail implique que l’activité du Collaborateur soit exercée à distance.

Ne sont pas considérés comme étant en télétravail au titre du présent accord, et donc n’en sont pas bénéficiaires les Collaborateurs :

• dont les fonctions ou tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise

• dont les fonctions ou tâches nécessitent déjà une absence importante et régulière (population nomade ou itinérante), leur activité essentielle s’exerçant de façon itinérante chez les clients ou les partenaires

3.6. Documentation accessible

L’accord de passage en télétravail sera soumis à l’accessibilité informatique de l’ensemble de la documentation et des dossiers indispensables à l’exercice des fonctions du collaborateur. Les documents nécessaires aux missions du collaborateur devront donc avoir été numérisés pour en permettre l’accès à distance.

3.7 Cadre propice au télétravail

Le logement du Collaborateur doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, et en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation ainsi que d’une installation électrique conforme.

Le Collaborateur doit disposer d’une connexion internet active avec un débit suffisant permettant d’échanger des documents.

Pour des raisons de sécurité, le Collaborateur doit également disposer du matériel informatique fourni par Montmirail pour bénéficier du télétravail, à savoir le boitier de connexion.

Le Collaborateur doit remettre aux Ressources Humaines une attestation de conformité de l’installation électrique de son domicile ou, à défaut, une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques de son logement. Il devra également attester sur l’honneur qu’il a bien déclaré à son assureur que son logement est en partie utilisé pour faire du télétravail, conformément aux dispositions prévues à l’article 8 - « Assurances » du présent accord.

Ces documents seront joints à la demande de télétravail régulier faite.

Le télétravail pourra être réalisé depuis un autre lieu que le domicile du salarié (résidence familiale, espace de co-working etc…), après information et accord du Manager. Pour des raisons de sécurité des données, le télétravail ne doit pas être exercé en se connectant à un réseau wifi public.

En cas de changement de domicile, le salarié prévient l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en causes dans les conditions de l’article 4.4 ou 4.5

3.8 Accord du Manager

L’exercice du télétravail est subordonné à l’accord du Manager/ et formalisation des RH.

Tout refus doit être justifié et fondé sur les conditions d’éligibilité ou le non-respect des règles de procédure.

De même, pour accorder ou non le télétravail, le Manager sera attentif à ce que le nombre de Salariés en situation de télétravail au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Un refus pourra donc être uniquement fondé sur des raisons de service alors même que l’ensemble des conditions d’éligibilité seraient réunies.

3.9 Cas dérogatoires

Dans le cas où un salarié fait l’objet d’un avis du médecin du travail prescrivant l’exécution des fonctions en tout ou en partie en télétravail, le passage en télétravail sera traité en dehors du cadre du présent accord.

Article 4 – Procédure et mise en place

4.1 Formalisation de l’accord entre le Collaborateur et Montmirail

Les Parties rappellent que l’exercice du télétravail régulier est soumis à l’accord du Collaborateur et Montmirail.

Ainsi, pour que le télétravail soit mis en œuvre :

• Le Collaborateur doit en faire la demande auprès de son Manager copie au département Ressources Humaines au moins un mois avant la date effective souhaitée

• Le département RH formalisera une réponse écrite dans un délai d’au plus trois semaines.

• En cas de refus, les raisons devront être explicitées.

En fonction des circonstances, un délai plus court pourra être retenu, avec accord des parties.

Le collaborateur devra s’assurer de la bonne réception de sa demande. Il est établi une obligation de réponse et d’explication de la décision en cas de refus. Le défaut de réponse ne vaut pas acceptation.

4.2 Phases d’expérimentation

La mise en œuvre du télétravail est soumise à une ou plusieurs phases d’expérimentation, variables en durée comme en nombre en fonction des missions exercées par le collaborateur et les besoins du service.

Une phase de test par département devra avoir été réalisée ; une évaluation sera effectuée à l’issue de la ou des phases d’expérimentation et conditionnera la décision du manager.

4.3 Avenant au contrat de travail

Le télétravail s’effectue dans le cadre d’un avenant au contrat de travail. Il sera annexé au contrat de travail du Collaborateur.

Par principe, la durée d’un avenant est fixée à une durée minimale de 6 mois et maximale de 12 mois. A l’issue de cette période, un entretien de bilan sera fait entre le Collaborateur et son manager, préalable à tout renouvellement éventuel.

4.4 Période d’adaptation

Conformément à l’ANI du 19 juillet 2005 sur le télétravail, les Parties conviennent qu’une période d’adaptation sera instaurée permettant au Collaborateur et à Montmirail de s’assurer que le télétravail est compatible avec leurs intérêts.

Sa durée est fixée à trois mois. Durant cette période, chacune des Parties à l’avenant peut mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance d’une semaine calendaire.

4.5 Cas de cessation anticipée ou ponctuelle du télétravail

A l’issue de la période d’adaptation, le Collaborateur peut demander à tout moment, par écrit, d’arrêter cette forme d’organisation du travail, et mettre fin à l’avenant.

De la même manière, le Manager se réserve le droit de mettre fin, de manière unilatérale, à l'activité en télétravail dans le cas où :

• La façon de travailler du Collaborateur s'avère en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail,

• La qualité du travail fourni ne donne pas satisfaction

• Les besoins du service auquel appartient de travail ont évolué et rendent nécessaire sa présence permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison de l’activité, de l’organisation du service, en cas d’absence ou de départ d’un ou plusieurs collaborateurs du service.

Tout changement devra être motivé par écrit par l’initiateur de la démarche, en respectant un délai de prévenance d’une semaine pour le cas de cessation ponctuelle ou d’un mois pour le cas de cessation définitive. Dans le cas de cessation inhérente à un manquement du salarié ou lié à un besoin de service, le délai de prévenance pourrait être réduit sans qu’il ne soit inférieur à une semaine.

Par ailleurs, en cas de changement de fonctions, de poste, de service du Collaborateur ou de l’une des conditions énumérées à l’article 3 – "Conditions d’éligibilité" du présent accord, l’avenant de télétravail cesse automatiquement et immédiatement de produire effet.

Dans l’ensemble de ces cas, le Collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le passage en télétravail.

Cette cessation sera notifiée au Collaborateur par écrit.

Il revient au Collaborateur, s’il le souhaite, de reformuler une demande de télétravail afin que cette dernière soit examinée par son Manager.

Par ailleurs, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre la situation de télétravail, sans pour autant que cela remette en cause l’organisation de télétravail initiale.

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur devrait faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail de manière provisoire.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure d’électricité, du réseau informatique, non accessibilité des applications réseaux…), le collaborateur viendra exercer ses fonctions dans l’entreprise ou, à défaut, sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, récupération…).

Article 5 – Organisation pendant le travail

5.1 Rythme de travail

L’activité exigée du Collaborateur doit être équivalente à celle des Collaborateurs ayant les mêmes fonctions ou tâches travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail peut être exercé dans la limite d’une journée par semaine pour un temps plein non fractionnable. Les notions de cumul, report, épargne, rattrapage de ces jours ne sont pas autorisés. Le télétravail ne peut entraîner une absence de l’entreprise supérieure à 1 jour ouvré par semaine de travail : il ne sera donc pas permis de télétravailler durant une semaine où le collaborateur aurai déjà bénéficié d’au moins une journée d’absence quel qu’en soit la raison (y compris en cas de jour férié chômé), afin de ne pas désorganiser le service.

Les jours de télétravail doivent être choisis d'un commun accord entre le Collaborateur et le Manager. En cas de litige sur le jour, c’est le manager qui pourra choisir afin d’assurer la bonne organisation du service.

Si l'organisation du travail l'exige, les jours de télétravail définis d'un commun accord seront modifiés avec un délai de prévenance de 48 heures, sauf circonstances exceptionnelles. Le Collaborateur pourra également solliciter la modification d’un ou plusieurs jours de télétravail dans les mêmes délais.

5.2 Maintien du lien avec l’entreprise

Durant les périodes de télétravail, le lien avec l’entreprise est assuré par l’utilisation des moyens de communication à distance.

Afin de maintenir un lien social, une cohésion d’équipe et des communications au sein du service, le jour de télétravail ne pourra jamais être le lundi.

Le Manager et le Collaborateur veilleront à ce que le télétravail ne constitue pas un frein à la participation physique aux réunions avec les autres Collaborateurs. Cette mesure est destinée à éviter l'isolement des Collaborateurs concernés et à favoriser leur développement professionnel.

Par ailleurs et afin de favoriser la visibilité, chaque collaborateur devra mettre à jour son agenda électronique (Outlook) et y matérialiser le télétravail tout en faisant figurer une journée de 7h maximum dans le système de badgeage.

5.3 Horaires et joignabilité

Le Collaborateur doit respecter les durées légales de travail et de repos. Il devra procéder à son badgeage dans les mêmes conditions que lors de sa présence en entreprise, pour maximum 7h par jour de télétravail.

Le Collaborateur veillera expressément à rester techniquement joignable dans les plages horaires de disponibilité définies dans son avenant. Pendant ces plages de disponibilité, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles.

Une défaillance technique récurrente pourra entrainer la cessation anticipée du télétravail.

En dehors de la plage horaire de disponibilité le télétravailleur s’engage à se déconnecter.

5.4 Suivi du travail et droit de contrôle du Manager

A la discrétion du Manager, un suivi du travail effectué pourra être mis en place. Ainsi à la demande du Manager, le Collaborateur en télétravail explicitera les tâches et actions effectuées durant la journée. Il est précisé que ce suivi de travail ne pourra pas être réalisé sur le lieu de télétravail.

Article 6 – Droits et obligations du Salarié

6.1 Droits collectifs

Le Collaborateur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, s’agissant notamment de l’accès à l’information syndicale et aux élections professionnelles.

6.2 Droits individuels

Le Collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretien professionnel et de politique d’évaluation. Les Parties rappellent que le télétravail ne doit pas constituer un frein à l'évolution de carrière du Collaborateur.

Ainsi, le Collaborateur doit être placé dans une situation identique à celle des collaborateurs exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail et les délais d’exécution, à l’exception de la spécificité prévue à l’article 5.4 du présent accord "Suivi du travail et droit de contrôle du Manager".

L’employeur est tenu de respecter les temps de repos du Collaborateur et notamment les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail, ou sa modalité du temps de travail.

Par ailleurs, il est rappelé qu’un Collaborateur n’est pas autorisé à travailler, quand bien même ce serait en télétravail, en cas de :

• Congés payés ;

• Jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) ; récupération ;

• Arrêt de travail (maladie ; maternité,…)

• Toutes absences autorisées.

Pour chaque journée en télétravail, Montmirail conserve la fourniture d’un titre restaurant à chaque collaborateur concerné.

6.3 Santé et sécurité au travail

Le Collaborateur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au Collaborateur à l’occasion du travail à son domicile (ou le lieu de télétravail déclaré préalablement) pendant le télétravail et pendant ses horaires de travail est soumis aux mêmes régimes et procédure que s'il était intervenu dans les locaux de l’entreprise ou sur le lieu de mission, pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le Collaborateur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet ou de travail dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de son travail.

Dans ces cas, le Collaborateur doit informer au plus vite les RH & son Manager de l'accident et transmettre aux RH tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

6.4 Protection des données et Confidentialité des informations et des fichiers

Le Collaborateur est tenu de respecter les mêmes règles de confidentialité et d’usage des outils qu’il observe habituellement sur son lieu de travail ou lors de déplacements. Les Parties conviennent qu’il est tenu à une discrétion absolue sur tous les faits, événements, documents ou renseignements, dont il a eu connaissance.

Il est rappelé que chaque Collaborateur est responsable de l’utilisation du matériel qui lui est fourni, et s’engage à ne pas l’utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information de la Société. Le collaborateur s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins professionnelles.

Article 7 –Télétravail occasionnel et télétravail exceptionnel

7.1 Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel désigne le fait pour le Collaborateur de télétravailler de manière ponctuelle.

Tous les articles du présent accord sont applicables au télétravail occasionnel à l’exception des articles 4.1 – "Formalisation de l’accord du Collaborateur et de Montmirail" à 4.4 – "Période d’adaptation".

Le télétravail occasionnel peut être accordé aux Collaborateurs qui remplissent les conditions d’éligibilité prévues à l’article 3 du présent accord dans la limite d’un jour par semaine.

Ainsi, le télétravail occasionnel pourra être accordé en respectant la procédure suivante :

• Le Collaborateur doit en faire la demande auprès de son Manager au moins 48 heures avant la date souhaitée,

• Une réponse à cette demande doit être donnée dans un délai 24 heures ;

• Tout refus doit être justifié.

Le Collaborateur devra s’assurer de la bonne réception de sa demande. Il est établi une obligation de réponse et d’explication de la décision en cas de refus. Le défaut de réponse ne vaut pas acceptation.

Il est noté que le Manager sera attentif à ce que le nombre de Collaborateur en situation de télétravail au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Dès lors qu’un Collaborateur demande de façon occasionnelle plus de 2 journées par mois de façon récurrente, il pourra lui être demandé d’opter pour la formule régulière et il serait ainsi soumis à l’ensemble des dispositions du présent accord.

7.2 Le télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel désigne le fait pour le Collaborateur de télétravailler en cas de circonstances exceptionnelles et ponctuelles telles que les grèves ou les raisons climatiques impactant la circulation des moyens de transports collectifs ou des véhicules.

Aucune des conditions de l’accord ne sont applicables à ce mode de télétravail.

Dans ce cas, le Collaborateur devra immédiatement contacter son Manager pour l’informer de sa situation et obtenir son accord (par email et/ou SMS).

Les règles relatives à la période d’adaptation et de réversibilité ne peuvent pas s’appliquer dans le cadre du télétravail exceptionnel.

Il est entendu que ce mode de télétravail peut être à l’initiative de Montmirail.

Les moyens nécessaires à l’exercice du télétravail devront avoir été préalablement fournis.

Article 8 – Assurance

Le Salarié doit attester qu’il a informé sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une partie de son activité professionnelle et s'assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant le télétravail, tel que stipulé à l’article 3.7 du présent accord, et ce quelque soit la forme de télétravail.

Article 9 – Dispositions finales

9.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Sous réserve de sa signature par les membres de la DUP et le représentant de Montmirail, le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er Janvier 2020.

Cet accord est conclu pour une durée déterminée d’un an.

9.2 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les Parties conviennent de se réunir au plus tard un mois avant l’expiration de l’accord.

A cette occasion, un bilan partagé des dispositions du présent accord sera présenté afin d’aménager et amender éventuellement le présent accord

9.3 Publicité et communication

Un exemplaire original de cet accord sera remis au secrétaire de la Délégation Unique du Personnel.

Deux exemplaires du présent accord seront remis à la DIRECCTE de Marseille, une version originale et une version électronique.

Un exemplaire original sera remis au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Marseille.

Les Collaborateurs seront par ailleurs informés par email de l’existence du dispositif de télétravail. L’accord signé y sera joint. Cette information sera également déposée sur le serveur "Tous services" de la Société.

En 5 exemplaires originaux

Fait à Marseille, le 12 Décembre 2019

Pour la Société

Pour les représentants des salariés