Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez ACTA (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

Arc Europe France ACTA, société par Actions Simplifiées au capital de 2.200.000 €

Dont le siège se trouve à LIMONEST (69760) Parc des Tuileries

Code NAF 8299Z

Immatriculée sous le numéro 385.107.180 RCS LYON

Ci-après dénommée « Arc Europe France »,

Représentée par Madame XXXXXXX, agissant en qualité de Responsable des Relations Sociales

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat CFDT

Représenté par Monsieur XXXXXXXX,

• Le syndicat CGT

Représenté par Madame XXXXXXXX

D’autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Les parties signataires conviennent d’instaurer le vote électronique comme moyen légitime pour l’élection des représentants du personnel au CSE dans le but de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’Arc Europe France et de favoriser la participation des salariés.

A cet effet, une négociation a été engagée lors des réunions qui se sont tenues le :

• Lundi 30 janvier 2023

• Lundi 13 février 2023

Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord qui définit les modalités de recours au vote électronique pour les élections du comité social et économique de la société Arc Europe France.

Article 1 : Champ d'application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Arc Europe France ACTA SAS ayant la qualité d’électeur.

Article 2 : Objet

Le vote électronique offre une solution d’organisation plus simple, favorise la participation tout en étant sécurisé et garantit la sincérité du scrutin. Fortes de ce constat, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers étant définitivement exclu.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote par le salarié et le vote enregistré ;

• L'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Article 3 : Recours à un prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord. Le nom du prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Une attention particulière sera portée sur le choix du prestataire qui devra être en mesure de délivrer une assistance aux électeurs pendant leur temps de travail.

Article 4 : Modalités de vote-protocole d’accord préélectoral

La Direction et les organisations syndicales discuteront dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges et des modalités d’organisation du vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 5 : Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système soumis à une obligation de confidentialité.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Expertise préalable et déclaration du système auprès de la CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD) réalisées par le prestataire.

Article 7 : bureau de vote unique

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges électoraux d’Arc Europe France. Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

La composition du bureau de vote unique et les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 8 : Assistance et formation des électeurs

8.1. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Si tel était le cas, les organisations syndicales et la Direction se rencontreraient pour décider des modalités de la reprise du processus électoral.

8.2. Information et formation liées au vote électronique

Les membres du bureau de vote unique ainsi qu’un représentant de chaque liste électorale bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

L'information et la formation sont notamment assurées :

• Pour les membres de la délégation du personnel, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote unique, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales expédiée en même temps que l’envoi des identifiants par le prestataire.

Article 9 : ouverture et fermeture du vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée et fixée par le protocole.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote électronique de leur lieu de travail ou à distance via un outil personnel ou un outil professionnel.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote unique et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 10 : Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra sur son email professionnel ou par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la question complémentaire, permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

En cas de perte des codes d’accès, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j pour les renouveler.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Un site test sera mis à disposition d’Arc Europe France et permettra ainsi de se familiariser avec l’outil.

Les modalités de vote, la durée d’ouverture du scrutin et les relances éventuelles faites après des électeurs sont précisés dans le protocole d’accord préélectoral. Ces modalités de vote assurent la confidentialité du vote des électeurs.

Article 11 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (membres des CSE d’établissement titulaires et suppléants) ou choisir un vote blanc.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Si l’électeur choisit une des listes alors lui sera présenté le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. L’électeur aura la possibilité de rayer le nom d’un ou plusieurs candidat(s) d’une Iiste en cochant le nom de la (ou des) personne(s) concernée(s) et de visualiser le nom du candidat rayé.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 12 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées des membres du bureau de vote unique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote unique éditent les procès-verbaux et proclament les résultats (modèle CERFA). Les observateurs pourront disposer d’une copie des procès-verbaux des résultats (modèle CERFA).

Article 13 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le vote émis par chaque électeur fait l’objet d’un chiffrement et est stocké dans l’urne électronique dédiée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote unique et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation sera consultable par les membres du bureau de vote unique et les observateurs en cours de scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 13 : Durée de l'accord

A l’ère du numérique, le vote électronique devant être favorisé, le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du jour de sa signature.

Il a vocation à réglementer le recours au vote électronique qui sera utilisé dans le cadre des élections professionnelles suivantes d’Arc Europe France.

Toutefois, les parties négocieront et signeront pour chaque élection un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Article 14 : Révision et Dénonciation de l'accord

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

L'accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Par ailleurs, conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans Arc Europe France, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Article 15 : Formalités de dépôt de l’accord

Chaque partie signataire conserve un original de cet accord.

Le présent accord est par ailleurs :

• Notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non ;

• Déposé par le représentant légal d’Arc Europe France pour l’ensemble des parties signataires du présent accord, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire est également déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent

• Publié, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.

Fait à Limonest

En 4 exemplaires originaux,

Arc Europe France ACTA Madame XXXXXXXX Responsable des relations sociales

Délégués Syndicaux CFDT Monsieur XXXXXXXXX Délégué Syndical CGT Madame XXXXXXXXX