Contractants et cadre légal du contrat

Le présent accord est conclu entre LES SOUSSIGNÉS :

La Société DS Smith Paper Coullons SAS représentée par XXXX en sa qualité de Directeur de Site

DS Smith Paper Coullons

S.A.S au capital de 1 525 000 €

Immatriculée au RCS de Colmar sous le n° B 385 188 347

Demeurant : la Fosse - 45720 Coullons

ci-après dénommée la « Société »

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales suivantes :

- F.O. représentée par XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical,

- ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Il est arrêté et convenu:

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l'entreprise d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société VOXALY (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote: conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote: permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir

d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique se déroulant, pour le premier tour sur plusieurs jours :

du 23 octobre 2023 à partir de 9h00 au 26 octobre 2023 à 15h00

Le second tour, le cas échéant, se déroulera sur plusieurs jours :

du 6 novembre 2019 à partir de 9h00 au 9 novembre 2023 à 15h00

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à la disposition des électeurs par l'entreprise au bureau Formation, préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi (tracts électoraux) devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 500 Ko sans lien hypertexte et consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4).

Le logo sera communiqué en format JPEG 200 KO maximum, hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Une vidéo explicative sera mise en ligne sur le site intranet de DS Smith Paper Kaysersberg et sera diffusée sur l’écran d’information de l’usine.

Préalablement à la mise en service du site, une cérémonie de scellement des urnes électroniques et de formation de la commission de surveillance et du bureau de vote aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• à des contrôles divers sur les données électorales (scrutins, électeurs et candidats)

• à un test du système de vote électronique (vote à blanc)

• à la désignation des détenteurs des clés de scellement des urnes;

• à la génération et attribution des clés de scellement des urnes;

• au scellement définitif du système de vote (action irréversible). Le scellement de la plateforme induit la génération des codes de vote et le traitement éditique du matériel de vote

• et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès : identifiant et code confidentiel (générés de manière aléatoire). Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Un nouveau code d'identification ainsi qu’un nouveau mot de passe seront envoyés aux électeurs en cas de second tour.

Une fois sur la page internet du site de vote VOXALY, l'électeur devra renseigner son identifiant et sa date de naissance pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes,

permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote en renseignant le code confidentiel vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, l'électeur pourra appeler la plateforme d’assistance gratuite pour demander l’envoi de nouveaux identifiants par mail et SMS, ou se rapprocher du service Ressources Humaines pour demander de nouveaux identifiants. Pour cela le prestataire met à disposition du service RH un stock d’identifiants de secours sous enveloppes cachetées.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 10 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l'entreprise pour l’élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Coullons, le 12 août 2023

POUR L’ENTREPRISE

XXXXX – Directeur de site

LE DELEGUE SYNDICAL DE L’ENTREPRISE

F.O XXXXXXX