Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LE TELETRAVAIL" chez AGR EC LILLE - ASS GESTION RES ECOLE CENTRALE DE LILLE (Siège)

Accord collectif sur le télétravail

Entre

La direction d’AGR EC Lille, (XXXXXXX) CS 20048, 59651 Villeneuve d’Ascq CEDEX, représentée par Madame XXXXXXX, Directrice,

Et

La CFTC, représenté par XXXXXXX en sa qualité de délégué syndical,

d’autre part.

Il a été conclu l’accord collectif suivant :

Préambule

Dans le cadre d’une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, l’entreprise a souhaité mettre en place le télétravail. Après consultation du CSE du 18 janvier 2021 sur les conditions de travail, cet outil de management permettra d’octroyer davantage de souplesse et de flexibilité.

Ce dispositif tend à renforcer la performance individuelle et collective. Il assure, en outre, le développement de la responsabilisation et de l’autonomie dans l’exercice des missions confiées à chaque collaborateur. Enfin, il permet une optimisation de la concentration et de l’efficacité au travail.

Article 1 - Champ d’application

Cet accord a vocation à s’appliquer à tout le personnel qui remplit les critères d’éligibilité défini à l’article 3.

Article 2 - Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Article 3 - Critères d’éligibilité au télétravail

3.1 Activités de l’entreprise concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l’entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités administratives (comptables, ressources humaines, gestion locative…)

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l’un des critères suivants :

Activités demandant une présence sur place telle que le nettoyage et intervention technique dans les locaux de la résidence.

3.2 Critères d’éligibilité au télétravail

Ainsi, les critères d’éligibilité cumulatifs sont les suivants :

• être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou un contrat à déterminée.

• le salarié dispose à son domicile d’un accès au réseau internet avec un « haut débit » pour une connexion à distance ;

• le salarié dispose du matériel professionnel de base, mis à disposition par l’AGR EC Lille, indispensable à l’exercice de son activité : ordinateur portable ou un disque dur professionnel

• le salarié dispose d’un espace dédié n’impliquant aucune modification allant au-delà du simple aménagement et dont l’installation électrique est conforme à la réglementation (intégrant une prise de terre et un disjoncteur).

• la nature du travail effectuée se prête à l’emploi des technologies de l’information ;

• le travail à distance du salarié est sans incidence sur le fonctionnement de l’équipe de travail ;

• attestation sur l’honneur que les installations électriques de son poste (poste informatique) et de l’espace dédié sont conformes aux habilitations électriques (prise de terre et disjoncteur) ;

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Néanmoins, il ne peut pas être autorisé pour les salariés :

• dont le poste implique d’être présent physiquement dans les bureaux ;

• et / ou soumis à des instructions hiérarchiques permanentes dans la définition de leurs tâches ;

• et / ou dont le travail ne peut être contrôlé au vu des résultats ;

• et / ou ne disposant pas de compétences techniques pour travailler à distance (maîtrise de l’utilisation des outils et réseaux informatiques à distance : internet, bureau à distance).

Cas particulier :

• Travailleurs handicapés ou souffrant de problème de santé

Le télétravail est également ouvert selon les mêmes modalités que les autres salariés aux travailleurs handicapés et aux salariés souffrant de problèmes de santé (sous réserve de l’avis favorable du médecin du travail).

Le responsable hiérarchique porte une attention particulière aux salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante afin de ne pas créer de situations d’isolement du collectif de travail.

• Aidants familiaux

Le télétravail peut être mobilisé pour accompagner le travailleur dans son rôle d’aidant familial, de manière articulée avec les dispositifs et droits spécifiques dont il dispose au titre de sa qualité d’aidant. Le responsable hiérarchique porte une attention particulière au salarié en télétravail aidant familial.

Article 4 - Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. Ce dernier a un délai maximum d’un mois à compter de la réception du courrier pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement. Toutefois, le télétravail peut être imposé sans l’accord des salariés en cas de circonstances exceptionnelles (menace d’épidémie par exemple) ou en cas de force majeure. Ce télétravail imposé est considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur qui pourra la faire appliquer par tous moyens (une simple note de service …)

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée (ce qui exclut le cas où l’employeur impose le télétravail décrit dans l’alinéa précédent), un avenant au contrat de travail sera conclu pour confirmer l’accord du salarié et de l’employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l’exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur, à savoir :

- la fréquence du télétravail selon la formule choisie (cf article 9 du présent accord) ;

- la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

- l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail ;

- les équipements mis à disposition ;

- les droits et devoirs du salarié.

- choix des modalités de remboursement des frais professionnels

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 Période d’adaptation

L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation d’un mois. Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l’employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance un délai de prévenance de 2 jours sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l’entreprise et devra restituer l’ensemble du matériel mis à sa disposition par l’AGR EC Lille pour les besoins du télétravail.

5.2 Retour à une situation sans télétravail à l’initiative du salarié

Le télétravailleur pourra demander de mettre fin au télétravail. Sa demande pourra être faite par tout moyen. Il rependra ses fonctions sur le site dans un délai maximum d’un mois. Un avenant au contrat de travail sera alors établi.

5.3 Retour à une situation sans télétravail à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d’éligibilité non remplie, réorganisation de l’entreprise, déménagement du salarié, etc... Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise au main propre.

La fin du télétravail prendra effet un mois à compter de l’envoi de la lettre recommandée ou remise en main propre de la décision de mettre fin au télétravail.

5.4 Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l’accomplissement d’une activité projet, ou toute autre mission liée à l’activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur.

Article 6 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile du salarié ou tout autre lieu indiqué dans l’avenant au contrat de travail.

L’espace où s’exerce le télétravail devra être adapté (équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance, connexion internet….).

En cas de changement du lieu du télétravail, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l’article 4.

Article 7 - Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d’entre eux, un bilan toutes les semaines pour le premier mois de télétravail puis une fois par mois au minimum. Cet échange portera notamment sur l’évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel.

Article 8 - Modalités de contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant le temps des durées maximales et temps de repos définis soit dans les accords d’entreprise sur l’aménagement de travail s’ils existent ou à défaut par la convention collective de l’immobilier.

En fonction des postes de travail, il pourra être spécifié dans l’avenant au contrat de travail concernant le télétravail des modalités de contrôle (par exemple, le télétravailleur relève ses horaires de travail et le transmet hebdomadairement à son responsable hiérarchique…)

Article 9 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les modalités précises de jours de télétravail feront l’objet d’un avenant au contrat de travail négocié entre l’employeur et le salarié, en respectant l’une des trois formules proposées :

• n°1 : télétravail permanent de 1 à 4 jours par semaine. A titre exceptionnel et sur motivation de la situation du salarié, le télétravail pourra atteindre 5 jours par semaine.

• n°2 : télétravail occasionnel : un forfait de 20 jours maximum à répartir sur l’année civile ( les jours non pris ne sont pas reportables)

• n°3 : télétravail modulé : les collaborateurs seront présents sur le site de l’entreprise avec une durée par semaine comprise entre 15 heures et 24 heures pour un temps complet (proratisé pour les temps partiels dans le mêmes proportions). Le reste du temps étant télétravaillé.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l’entreprise à la demande de la direction, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

Si un dysfonctionnement, du fait du matériel du collaborateur ou du dispositif informatique en place dans l’entreprise, entraine une indisponibilité du poste de télétravail de plus d’une journée, il pourra être demandé de réintégrer les locaux dans l’attente d’une remise en service.

En cas d’impossibilité temporaire prévue de télétravailler durant une période pour le salarié (coupure d’électricité, de téléphone, travaux au domicile, …), le salarié devra modifier ses jours de télétravail en accord avec sa hiérarchie ou venir travailler durant cette période dans les locaux de l’entreprise.

Article 10 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes  pendant lesquelles il doit être possible de le joindre :

9h00-12h00 &13h00-17h00

Toutefois, un avenant au contrat de travail pourra déroger aux plages horaires définies ci-dessus.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 11 - Équipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l’entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité sur l’honneur.

Le matériel fourni par l’entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise.

Les interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s’effectuer au domicile du salarié qu’après son accord. L’employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit 2 jours avant l’intervention.

Article 12 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supporté par l’entreprise s’applique. A ce titre, l’entreprise mettra en place au choix du salarié (à formaliser dans par un avenant au contrat de travail) :

• soit une indemnité forfaitaire de 3€ par jour entier travaillé ou pour les salariés à temps partiels et les salariés ayant choisi la formule modulée il est proposé une indemnité horaire de 0.43€ par heure de travail payée. Toutefois, l’indemnité forfaitaire sera plafonnée à 69€ par mois. Compte tenu de son caractère forfaitaire et du non contrôle de l’utilisation par rapport à son objet, cette indemnité est assujettie aux charges sociales et imposable. La révision à la hausse de ce montant pourra se faire unilatéralement par l’employeur. Par contre, une révision à la baisse implique de nouvelles négociations.

• Soit les remboursements de frais se feront au réel sur présentation de justificatifs et à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supporté par le salarié

Article 13 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

L’entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d’assurance permettant de couvrir l’ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l’utilisation du matériel de l’entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 14 - Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement de l’intéressé.

Le collaborateur en situation de télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’Entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu’au licenciement.

Article 15 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d’un droit individuel à la déconnexion.

Le télétravailleur se voit appliquer toutes les dispositions de l’accord relatif à la déconnexion (accord du 25 septembre 2017)

Article 16 - Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables. Figurent en annexe 1, les principes de bases de la sécurité en télétravail. Un guide sera également remis au salarié.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l’entreprise. L’accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Article 17 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er juin 2021.

Article 18 - Suivi – Interprétation

Il est institué une commission de suivi de l’accord constitué d’un membre de la direction et du délégué syndical (à défaut d’un délégué syndical, celui-ci serait remplacé par le membre du CSE). La commission se réunira tous les ans ou à la demande de l’une des partie signataire de l’accord.

Article 19: Contentieux& dénonciation ou révision

Les parties signataires, en cas de litige, sur l’interprétation du présent accord ou bien du non- respect de ses dispositions, se rencontreront avant tout action en justice. A la fin de cette rencontre, un PV d’accord ou désaccord sera dressé en fixant les points du litige.

En cas de modifications législatives ou réglementaires ou conventionnelles relatives aux dispositions du présent accord qui nécessiteraient une adaptation de celles-ci, les parties conviennent d’ouvrir des négociations destinées à permettre cette adaptation.

Dans les autres cas, la dénonciation ou la demande de révision se fera avec un préavis de 2 mois. Elle engagera toutefois les parties à négocier. A l’issue de cette nouvelle négociation, un PV d’accord ou un constat de désaccord sera dressé.

Article 20 – Publicité

Il sera déposé sur le site TéléAccord du ministère du travail et au greffe du conseil des prud’hommes compétent à savoir celui de Lannoy.

Cet accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel.

Fait en 4 exemplaires originaux. 

Fait le 12 avril 2021 , à Villeneuve d’Ascq

Pour la direction de l’AGR EC LILLE Pour la CFTC

XXXXXXX XXXXXXX

Directrice Délégué syndical

ANNEXE 1 : SECURITE  ET RISQUES

(Source INRS)

Pour les salariés, il est recommandé :

• de s’installer, dans la mesure du possible, dans un espace de travail dédié (au mieux dans une pièce isolée) afin de ne pas être dérangé ;

• d’aménager leur poste de travail de manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions et de façon à limiter les risques de troubles musculosquelettiques¹ ;

• d'organiser leur travail en :

  • se fixant des horaires (le plus simple est de garder le même rythme que celui pratiqué dans l’entreprise en se fixant l'heure de début et de fin et en prévoyant l'horaire de sa pause déjeuner ) ;

  • s’octroyant des pauses régulières afin de permettre des phases de repos visuel et d'éviter de maintenir une posture assise trop longtemps (pauses de cinq minutes toutes les heures) ;

  • anticipant et planifiant tant que faire se peut leur charge de travail sur la semaine pour organiser les travaux à faire selon les priorités et le temps nécessaire ; des points réguliers avec le manager sont par ailleurs indispensables pour aider à la gestion des priorités du travail ;

  • renseignant, lorsque l’outil informatique utilisé le permet, leur statut : occupé, si par exemple ils travaillent sur un rapport qui nécessite de la concentration, absent en cas de pause, disponible si on peut les contacter ;

  • utilisant tous les outils de communication mis à disposition : mails, tchats, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé (la fourniture, par l'employeur, d'un support pour l'aide à l'utilisation des outils d'information et de communication qu’il fournit est souhaitable).

  • gardant le contact avec l’équipe, en organisant des réunions téléphoniques ou en visioconférence avec les collègues, des points réguliers avec le manager…

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1. Les principales recommandations ergonomiques sont de choisir un écran mat avec un affichage des caractères sur fond clair L’écran doit être disposé perpendiculairement aux fenêtres, avec le haut du moniteur réglé à la hauteur des yeux (excepté pour les porteurs de verres progressifs) et le bord du clavier situé à 10-15 cm du bord du plan de travail. En ce qui concerne l’organisation du travail, il est recommandé d'alterner les postures et les phases d’appui et de non appui des poignets sur le plan de travail lors de la frappe au clavier, la souris devant être le plus proche possible du salarié, et de faire une pause active toutes les heures si le travail devant l’écran est intensif.↩