Accord relatif aux modalités d’organisation du télétravail

Entre :

La Société SÉMAPHORES EXPERTISE, société anonyme au capital social de 1 784 415 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 388 269 045 et dont le siège est sis 20 rue Martin Bernard - 75013 Paris, représentée par XXX en qualité de Directeur Général,

Dénommée ci-après « La Société SÉMAPHORES EXPERTISE »

D’une part,

Et,

XXX de la Société SÉMAPHORES EXPERTISE représenté par XXX, .

D’autre part,

Sommaire

Préambule 4

Chapitre 1 : Cadre juridique de l’accord 6

Article 1 : Périmètre d’application de l’accord 6

Article 2 : Définition 6

Chapitre 2 : Le télétravail, habituel et régulier 6

Article 3 : Eligibilité 6

Article 4 : Principe de double volontariat 7

Article 5 : Connexion internet, installation électrique et attestation d’assurance 7

Article 6 : Modalités de mise en œuvre 8

Article 7 : Rythmes de télétravail 8

Article 8 : Adaptation, réversibilité et suspension 10

Article 9 : Situations spécifiques individuelles 11

Chapitre 3 : Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles ou collectives exceptionnelles 12

Article 10 : Le télétravail ponctuel 12

Article 11 : Le télétravail en cas de force majeure 12

Chapitre 4 : Principes de fonctionnement du télétravail 13

Article 12 : Lieu d’exercice du télétravail 13

Article 13 : Equipement matériel du télétravailleur 14

Article 14 : Contribution financière de l’entreprise 14

Article 15 : Planification des jours de télétravail 15

Chapitre 5 : Droits et devoirs du télétravailleur 15

Article 16 : Egalité de traitement 15

Article 17 : Maintien du lien social et des temps collectifs 15

Article 18 : Organisation du travail, contrôle et gestion du temps de travail 16

Article 19 : Respect de la vie privée et droit à la déconnexion 16

Article 20 : Santé et sécurité du télétravailleur 17

Article 21 : Protection des données et confidentialité 17

Chapitre 6 : Modalités d’accompagnement du télétravail 17

Article 22 : Formations 17

Article 23 : Prévention des risques 18

Chapitre 7 : Disposition finales 18

Article 24 : Durée et entrée en vigueur 18

Article 25 : Suivi annuel 19

Article 26 : Révision et dénonciation 19

Article 27 : Formalités de dépôt 19

Préambule

L’année 2020 a été marquée par une crise sanitaire sans précédent qui a conduit le gouvernement à imposer un travail à distance massif dans les entreprises depuis mars 2020. Pour chaque entreprise et ses salariés, cela a nécessité de s’adapter en urgence à un nouveau mode d’organisation du travail dans un contexte exceptionnel.

L’ANI du 26 novembre 2020 a dressé un premier bilan de cette expérimentation à grande échelle du télétravail et a proposé un cadre indicatif des principaux enjeux de la mise en œuvre du télétravail dans un fonctionnement normal et régulier de travail.

La pratique du travail à distance préexistait chez Sémaphores Expertise, sans charte ou accord collectif. En l’absence de cadre commun, cette pratique générait une mise en œuvre individualisée et non formalisée conduisant à de grandes diversités d’approches selon les services et les bureaux. La pratique se développant, cette approche peu encadrée a généré parfois un sentiment d’iniquité entre des services ou des bureaux et a parfois constitué un frein au travail collectif. La période exceptionnelle qui a ensuite vu le télétravail s’imposer aux salariés et à l’entreprise a fait naître une aspiration collective à mieux organiser le télétravail pour l’avenir. L’enjeu est de légitimer ce mode d’organisation du travail dans un cadre réfléchi et pérenne, et dans une démarche soucieuse de continuer à promouvoir les dynamiques collectives, le lien social et les conditions de travail des salariés.

L’objet du présent accord vise à inscrire le télétravail dans notre organisation collective comme une modalité de travail en complément des temps essentiels pour nos métiers que sont 

• En premier lieu, la présence auprès de nos clients,

• La présence dans les locaux de l’entreprise.

La mise en place du télétravail au sein de Semaphores Expertise est fondée sur le respect et la confiance mutuelle dans la relation managériale et professionnelle.

Ainsi le présent accord a pour objectif de reconnaitre le télétravail comme mode d’organisation à part entière et d’en définir ses modalités pratiques. Tout en prenant en compte les objectifs de performance économique, sociale et environnementale de l’entreprise, les parties signataires de cet accord reconnaissent au télétravail plusieurs objectifs :

• Il améliore la qualité de vie des salariés au travers notamment d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, une réduction des déplacements et de la fatigue qui peut en découler ;

• Il permet de renforcer la performance organisationnelle de l’entreprise et d’accélérer la digitalisation des processus dans le groupe ;

• Il doit s’organiser de telle façon qu’il préserve le lien social et des temps collectifs en présentiel dans l’entreprise, leviers d’efficacité et de qualité de vie au travail ;

• Il doit s’intégrer dans les nouveaux enjeux immobiliers appelant à adapter notre empreinte immobilière globale.

• Il s’inscrit dans la démarche RSE du Groupe notamment à travers :

  • la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise et ses salariés ;

  • un cadre susceptible de favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi de personnes en situation de handicap.

• Il permet également de renforcer l’attractivité externe du Groupe.

Chapitre 1 : Cadre juridique de l’accord

Article 1 : Périmètre d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de Sémaphores Expertise. Il vise à définir des dispositifs communs accessibles à tous les salariés exerçant des fonctions dont la nature permet cette modalité d’organisation du travail.

Article 2 : Définition

En application des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du Travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

La mise en place du télétravail peut répondre aux situations suivantes :

• Le télétravail habituel et régulier, comme modalité structurelle d’organisation du travail ;

• Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles ou collectives exceptionnelles.

Chapitre 2 : Le télétravail, habituel et régulier

Article 3 : Eligibilité

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit répondre aux conditions suivantes :

• Être salarié en CDI ou en CDD :

• Pour les salariés en CDI, le salarié devra avoir validé sa période d’essai (ce critère vise à maintenir une intégration rapide et efficiente des salariés)

  • Pour les salariés en CDD, une ancienneté de plus de 6 mois sera nécessaire (le salarié pourra formuler sa demande dès le 5^ème mois pour une mise en œuvre effective à plus de 6 mois).

• Avoir une maitrise de son métier et être autonome. Etant entendu que l‘autonomie du salarié se traduit par sa capacité à réaliser son activité sans aide ni soutien au quotidien, à gérer son temps et prioriser ses différentes activités, à s’intégrer dans son collectif de travail, à procéder de sa propre initiative à un reporting régulier auprès de son responsable hiérarchique ainsi qu’à alerter rapidement en cas de difficultés rencontrées.

Toutefois certaines tâches ou certaines fonctions ne peuvent être réalisées en télétravail. Il s’agit principalement à date des temps d’accueil des visiteurs ou des collaborateurs sur les différents sites de l’entreprise ou de la distribution de courrier.

Les alternants et stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail habituel.

Article 4 : Principe de double volontariat

Le télétravail procède d’une organisation collective du travail et relève d’une démarche concertée entre le manager et les membres de son équipe ou de son service.

Le télétravail est basé sur le principe de double volontariat : la demande de télétravail émane d’une des parties prenantes (salarié ou employeur) et nécessite un accord mutuel (manager et salarié).

En outre le développement du télétravail ne doit pas avoir pour effet d’isoler les salariés ni de les éloigner du fonctionnement de leur équipe. Il devra donc être mis en place en recherchant un juste équilibre favorable à l’entreprise comme au salarié.

Article 5 : Connexion internet, installation électrique et attestation d’assurance

Le salarié qui sollicite le télétravail doit disposer d’un espace de travail conforme au bon exercice du télétravail, respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi, le salarié demandeur devra attester sur l’honneur que :

• Il dispose d’une connexion internet ayant un débit suffisant pour les prérequis techniques liés à l’activité, la performance et la qualité attendues ;

• Le système électrique de son habitation est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en télétravail dans un environnement garantissant sa sécurité.

• Il dispose d’une assurance multirisques habitation et qu’il a informé son assureur de l’exercice du télétravail à son domicile.

Concernant la connexion internet et la couverture de téléphonie mobile, le salarié pourra effectuer un test de connexion du lieu de télétravail à la demande et selon les consignes données par la DSI et ce, afin de vérifier que sa connexion est d’une bonne qualité pour exercer en télétravail. En l’absence d’une connexion internet ou d’un accès de qualité au réseau de téléphonie mobile, le télétravail ne pourrait être approuvé pour le salarié concerné.

A l’occasion de sa demande initiale de télétravail, le salarié formalisera cette attestation sur l’honneur via un formulaire prévu à cet effet selon le modèle joint en annexe au présent accord ; le salarié attestera avoir compris et être d’accord avec le fait que ces prérequis techniques sont valables pour tout éventuel nouveau lieu d’exercice s’il vient à déménager.

Article 6 : Modalités de mise en œuvre

Réunions d’informations

Après la signature du présent accord, des réunions d’information et de partage collectif sur le déploiement de l’accord dans l’entreprise seront organisés dans les équipes ou services par la direction des ressources humaines.

Processus d’adhésion au télétravail régulier

La demande d’adhésion au dispositif de télétravail régulier par un salarié sera réalisée par le biais d’une demande écrite du salarié via le formulaire spécifique joint en annexe au présent accord.

Cette demande sera transmise à son manager via un outil interne spécifique (document word ou questionnaire SIRH)

Le manager disposera d’un délai de 15 jours pour faire part de sa réponse au salarié demandeur. Un entretien sera organisé entre le salarié et son manager, afin d’échanger préalablement sur la mise en œuvre du télétravail.

En cas de réponse positive, le salarié et l’employeur s’engagent à respecter les règles édictées par le présent accord en matière de télétravail.

En cas de réponse négative, le manager devra expliciter sa réponse par écrit.

En cas de désaccord, la direction et le préventeur pourront être mobilisés pour traiter la situation. La planification des réunions se fera en fonction du nombre de situations à traiter.

Il sera donné la possibilité au salarié, dont la demande d’adhésion au télétravail aurait été refusée, de procéder à une nouvelle demande dans un délai minimum de 6 mois à compter de la réponse faite par le manager (sauf sujet technique relatif à l’article 5 qui n’instaure pas de délai spécifique après sa résolution). A cette occasion, le motif initial du refus (cf article 3 du présent accord) devra être réexaminé par le manager ainsi que par le responsable des ressources humaines de l’entité du demandeur au cours d’un entretien spécifique.

Article 7 : Rythmes de télétravail

Nos métiers impliquent une part importante de présence chez les clients et de travail collectif propices au partage et à l’innovation, indispensables pour coordonner notre efficacité. Par ailleurs, certaines tâches sont difficilement exécutables en mode distanciel.

Afin de garantir des temps de présence au bureau et des temps collectifs en présentiel suffisants, le télétravail sera organisé selon un volume de jours annuel potentiel de télétravail dont le niveau est déterminé selon le temps de travail annuel de chaque collaborateur (forfaits jours, forfaits heures ou hors forfait).

Les modalités d’organisation du télétravail seront mises en place en fonction d’un nombre de jours travaillés de référence chez les clients ou au bureau sur un année.

Pour les salariés au forfait, ces volumes repères sont présentés dans les tableaux ci-dessous :

• Pour les salariés au forfait jours :

Le principe qui a prévalu à cette organisation de travail repose sur un principe d’égalité pour permettre un temps de présence collectif identique.

Modalités d'organisation du travail : points de repère
Jours travaillés	Au bureau/clientèle	Télétravail	Au bureau/clientèle	Télétravail	Estimation en % du télétravail
Forfait-jour	Nb de jours minimum/année	Nb maximum de jours/année	Estimation de jours minimum/mois	Estimation jours/mois
216	146	70	12.2	5.8	32%
206	146	60	12.2	5	29%
196	146	50	12.2	4.2	26%

• Pour les salariés au forfait heures :

Modalités d'organisation du travail : points de repère
Jours travaillés	Au bureau/clientèle	Télétravail	Au bureau/clientèle	Télétravail	Estimation en % du télétravail
Forfait-heures	Nb de jours minimum/année	Nb maximum de jours/année	Estimation de jours minimum/mois	Estimation jours/mois
1590	146	66	12	5,5	31%

Pour les salariés hors forfait, les volumes repères sont présentés ci-dessous :

• Pour les salariés hors forfait (151,67 heures par mois) de statut cadre : par ex consultant, collaborateurs comptable C3, assistant de direction….

Modalités d'organisation du travail : points de repère
Jours travaillés	Au bureau/clientèle	Télétravail	Au bureau/clientèle	Télétravail	Estimation en % du télétravail
Heures mensuelles	Nb de jours minimum/année	Nb maximum de jours/année	Estimation de jours minimum/mois	Estimation jours/mois
151,67	146	66	12	5,5	31%

Les volumes ci-dessus sont des valeurs maximales par an.

Chaque salarié définira avec son manager et son équipe son organisation de travail.

Les salariés organisent les jours de télétravail en respectant les principes suivants :

• De façon prépondérante, le nombre de jours hebdomadaire de présence au bureau et/ou en clientèle devra être au minimum de 3 jours : en fonction des impératifs clients, il sera donc recommandé d’avoir une présence au bureau d’un à trois jours.

• Pour les salariés hors forfait (151,67 heures par mois) statut non cadre : ex assistant, collaborateur comptable C1…

• Le télétravail sera organisé sur le rythme d’une journée par semaine.

• Les jours de télétravail seront fixés en concertation avec le manager pour tenir compte des nécessités de service.

Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jours potentiel de télétravail sera établi par la direction sur la base d’un nombre minimal de présence au bureau ou en clientèle de 150 jours.

En conséquence, les salariés en temps partiel inférieur à 70% de temps de travail sur une base 216 jours de travail, ne pourront pas bénéficier de jours de télétravail.

Le télétravail est exercé prioritairement par journée entière. Il peut néanmoins occasionnellement, s’exercer par demi-journée.

Article 8 : Adaptation, réversibilité et suspension

8.1 - Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois (hors période de congés) qui débute le premier jour de mise en œuvre du télétravail.

Cette période permet notamment de tester le bon fonctionnement des outils et applications au domicile du salarié ainsi que la faisabilité effective du projet (autonomie, communication, organisation …).

Pendant cette période il peut être mis fin à tout moment par le salarié ou le manager à l’adhésion au dispositif de télétravail habituel et régulier. La décision doit être motivée et notifiée par écrit et fait l’objet d’un délai de prévenance d’une semaine.

A l’issue de cette période un entretien bilan peut être organisé entre le manager et le salarié pour évaluer les points forts et les axes d’amélioration, notamment sur l’organisation et la communication à distance, tant sur le plan individuel que collectif.

8.2 - Réversibilité permanente

Le télétravail est une forme d’organisation du travail et peut être réversible et évolutive.

Ainsi, au-delà de la période d’adaptation, le télétravailleur et/ou le manager peuvent mettre fin au télétravail du salarié :

• à l’expiration d’un délai de prévenance minimum d’un mois pour l’employeur. En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur celui-ci devra en motiver les raisons par écrit.

• sans délai, si c’est le salarié qui est à l’initiative. Il devra également en motiver les raisons par écrit.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié exerce son travail sur son site de rattachement et auprès des clients de Sémaphores Expertise.

8.3- Adaptation temporaire : Présence requise au bureau dans certaines situations spécifiques

A l’initiative du salarié ou du manager, certaines situations de travail nécessitent, sur une durée déterminée, une présence physique au bureau, de manière exceptionnelle, par exemple :

• une mobilité fonctionnelle

• la nature d’un projet requérant une présence continue ou renforcée du collectif au bureau.

• Des actions de formations qui ne peuvent être suivies à distance dans de bonnes conditions matérielles

Cette période d’adaptation exceptionnelle ne pourra excéder 3 mois.

Article 9 : Situations spécifiques individuelles

Salarié en situation de handicap :

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés selon des modalités adaptés qui seront établies avec le manager et la Direction des Ressources Humaines :

La médecine du travail sera fondée à émettre des recommandations :

• Pour que l’espace de télétravail habituel du salarié permette, autant que de besoin, la compensation du handicap par les équipements adaptés ;

• Pour que des dispositions soient prises sur le registre psycho-social pour les salariés qui seraient en situation de fragilité cognitive, sociale ou psychique particulière du fait de leur handicap.

Les modalités pourront ainsi être adaptées sur le nombre de jours télétravaillables et sur l’équipement nécessaire.

Salariée enceinte :

Des adaptations spécifiques pourront être mises en œuvre pour les salariées enceintes afin de recourir au télétravail dans un volume de jours adapté et ainsi minimiser les déplacements. Ce dispositif sera établi d’un commun accord entre la salariée et son manager. La salariée pourra également solliciter le responsable des ressources humaines de son entité pour la mise en œuvre d’un tel dispositif.

Situation de retour d’arrêt maladie long/ mi-temps thérapeutique

Dans une démarche de prévention, et d’aménagement du retour à l’emploi, après un arrêt maladie de plus de 3 mois, une organisation spécifique de télétravail pourra être mise en œuvre avec un volume de jours adapté dans le cadre d’un échange entre le salarié, son manager et la direction des ressources humaines et en concertation avec la médecine du travail.

Chapitre 3 : Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles ou collectives exceptionnelles

Le télétravail exceptionnel s’organise pour répondre à des événements qui peuvent être soudains et/ou imprévus. Il peut être considéré comme un aménagement de poste temporaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et/ou garantir la protection des salariés.

Article 10 : Le télétravail ponctuel

Pour raisons exceptionnelles impliquant un besoin impérieux de rester au domicile en lien avec une grande difficulté de se rendre sur le lieu de travail (grève, phénomène climatique ou sanitaire, urgence médicale), le salarié pourra solliciter ponctuellement quelques journées de télétravail.

Ainsi, outre le télétravail habituel, le nombre de jours ainsi « télétravaillés » ne pourra excéder 3 jours par année civile. En cas de situations exceptionnelles durables et répétées, la Direction se garde la possibilité de mettre en œuvre des jours de télétravail complémentaires.

10.1 Démarche

A cet effet, le salarié souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail exceptionnel, devra :

• Informer le responsable hiérarchique par mail, avant le début de sa journée de travail habituelle, son responsable hiérarchique en précisant l’événement justifiant sa demande afin que celui-ci puisse lui faire part de son opposition éventuelle ;

• Déclarer, en complément, la journée de télétravail via l’outil SIRH

10.2 Eligibilités au télétravail ponctuel de tous les salariés

Les collaborateurs ne bénéficiant pas du télétravail habituel peuvent entrer dans le dispositif du télétravail ponctuel, en concertation et après accord du manager. Le salarié devra être équipé du matériel informatique et de communication fournis par l’entreprise.

Le lieu du télétravail ponctuel répond aux conditions posées par l’article 12.

Article 11 : Le télétravail en cas de force majeure

Conformément à l’article L.1222-11 : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

11.1 Evènements déclencheurs

Le télétravail exceptionnel peut être imposé par l’employeur en tant que mesure collective lorsque le Plan de Continuité de l’Activité est déclenché par exemple sur des périodes de pandémie ou de catastrophe naturelle.

Des travaux immobiliers sur un site de travail peuvent être considérés comme des circonstances exceptionnelles, y compris pour les travaux programmés nécessitant la mise en place du télétravail afin d’éviter des déménagements de site et faciliter, ainsi, ces périodes de transition pour les salariés.

11.2 Mise en œuvre

Les modalités précises de recours et mise en œuvre du télétravail exceptionnel pour répondre à des circonstances collectives exceptionnelles seront précisées au cas par cas par la Direction.

Le CSE est informé par la Direction des Ressources Humaines de la mise en œuvre de ce dispositif.

Le principe du volontariat ne s’applique pas. Les salariés sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance par leur responsable hiérarchique ou la Direction des Ressources Humaines. Tous les salariés de l’entreprise ainsi que les prestataires externes intervenant dans l’entreprise seront concernés.

Ce télétravail exceptionnel pour force majeure s’appliquera donc à tous les postes.

Chapitre 4 : Principes de fonctionnement du télétravail

Article 12 : Lieu d’exercice du télétravail

Préalablement, il est rappelé que pour tous les salariés, le lieu de référence de l’exercice du métier (hors déplacements clients) est le bureau opérationnel de rattachement

Le télétravail est exercé prioritairement au domicile du salarié afin de protéger au mieux les données et de permettre à l’employeur de s’assurer des conditions du télétravail tel que spécifiés à l’article 5 du présent accord.

Les parties conviennent que le télétravail est possible néanmoins, ponctuellement, dans d’autres lieux après information du responsable hiérarchique. Ce lieu doit être situé en France Métropolitaine afin de permettre un retour du salarié sur le lieu de travail en cas de nécessité impérieuse. Il doit également remplir toutes les conditions prévues à l’article 5 du présent document. Les frais inhérents aux déplacements éventuels vers et depuis le lieu de télétravail sont à la charge exclusive du salarié.

L’exercice du travail en présentiel dans un autre bureau du Groupe que l’établissement de référence du salarié ne constitue pas du télétravail.

Article 13 : Equipement matériel du télétravailleur

L’entreprise Semaphores Expertise considérant que chaque salarié dispose d’ores et déjà a priori des équipements suivants :

• Un ordinateur portable équipé des moyens de sécurité et de connexion nécessaires ;

• Une solution de téléphonie sur IP ou un portable avec abonnement ;

s’engage à fournir à chaque télétravailleur, et sur expression du besoin, un casque audio compatible avec le matériel informatique mis à disposition ainsi qu’un écran portable.

Par ailleurs, à l’occasion de la demande d’adhésion au télétravail régulier, un siège bureautique pourra être commandé par ses soins dans un catalogue proposé par le service achats/DSI via l’application BSA

Une procédure spécifique sera élaborée par la Direction des Achats pour définir les modalités de livraison et de récupération du matériel.

Le matériel mis à la disposition du salarié à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail ou de contrat. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d’informer immédiatement sa hiérarchie et la DSN (via l’application BSA) en cas de perte, de vol ou de détérioration importante.

Article 14 : Contribution financière de l’entreprise

Afin de compenser un forfait estimé de dépenses liées à la réalisation du travail à distance (notamment l’accès internet, l’électricité, le chauffage, l’eau : étant entendu que ces consommables servent aussi, et prioritairement, à l’usage privé habituel), une indemnité forfaitaire sera versée mensuellement selon les modalités suivantes :

Temps de travail	Indemnité nette €/mois
Forfait jours
216 jours	15
206 jours	12,5
196 jours	10
Forfait heures
1590 heures	13
Hors forfaits cadre	13
Hors forfaits non cadre	10

Pour les salariés à temps partiel ce forfait sera proratisé en fonction du nombre de jours de télétravail en moyenne par mois sur la base de 10 euros pour 4 jours par mois.

Le télétravail exceptionnel ne donne pas lieu au versement d’une indemnité complémentaire dans la limite des 3 jours.

En cas de situation durable et/ou répétée, la direction sera amenée à verser des indemnités supplémentaires.

Article 15 : Planification des jours de télétravail

Chaque jour de télétravail doit être préalablement planifié par le salarié après information du responsable hiérarchique. Les jours de télétravail seront déclarés dans un outil de gestion des temps.

Pour des raisons d’organisation du travail ou de service, les informations devront être renseignées dans l’outil approprié dans un délai préalable minimal de 2 jours.

Par ailleurs pour des besoins opérationnels ou de service, un jour de télétravail planifié pourra être reporté par le manager en respectant un délai de prévenance de 2 jours sauf circonstances exceptionnelles.

Chapitre 5 : Droits et devoirs du télétravailleur

Article 16 : Egalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de son établissement de référence.

Dès lors, les journées réalisées en télétravail sont considérées comme du temps de travail effectif.

Article 17 : Maintien du lien social et des temps collectifs

Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec l’entreprise et le collectif de travail.

Ainsi, l’exercice du télétravail ne doit pas être un obstacle aux réunions de collectifs ou de missions sur le lieu de travail qui constituent des moments importants d’échanges et de partages dans l’animation collective du cabinet.

Par ailleurs, le télétravailleur a accès à la formation dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation de travail comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Parallèlement, le télétravail ne doit pas faire obstacle à la participation à des formations prévues en présentiel.

Ainsi, le télétravail s’exercera en dehors des plages de temps consacrées aux réunions collectives impulsées par le management ou les équipes missions. Ces temps constituent, au même titre que les échanges informels permis par un lieu de travail commun, des moments importants de capitalisation, d’apprentissage collectif et d’innovation que l’entreprise doit promouvoir.

Par ailleurs, pour favoriser le maintien du collectif de travail et pour répondre à des besoins organisationnels, le manager disposera de la possibilité de ne pas autoriser le télétravail lorsque des temps collectifs de travail sont programmés spécifiquement en présentiel sur les lieux habituels de travail.

Article 18 : Organisation du travail, contrôle et gestion du temps de travail

18.1 Temps de travail et plage de joignabilité

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, des accords collectifs et des règles d’horaires et de durée de travail applicables au niveau de l’entreprise.

Pour les salariés en régime horaire, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel et la durée de travail effective effectuée lorsque l’activité est exercée dans les bureaux ou chez les clients. Par conséquent, la plage de joignabilité (par messagerie et autres outils de communication tels que téléphone ou Teams) correspondra à l’horaire collectif de son bureau de rattachement.

L’entreprise s’engage à diffuser une note de « Bonnes pratiques » dans laquelle il sera formulé que les salariés ne sont pas joignables avant 8H30 et après 19H sauf urgence particulière.

18.2 Charge de travail

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une relation de confiance et de respect mutuel entre le salarié et son manager, basée sur la capacité du télétravailleur à exercer son activité en télétravail de manière autonome mais aussi sur le contrôle, par le manager, des résultats par rapport aux objectifs à atteindre.

Le télétravail, tout comme le travail en présentiel, ne peut donner lieu à la réalisation d’heures supplémentaires qu’à la demande expresse et préalable de la hiérarchie.

Chaque année, lors de l’entretien annuel ou lors de l’entretien dédié à l’organisation et la charge de travail, les conditions d’exercice du télétravail et la charge de travail seront évoquées par le salarié et son manager ; si des problématiques sont identifiées, des solutions concertées seront recherchées.

Article 19 : Respect de la vie privée et droit à la déconnexion

La Direction s’engage à ce que le salarié en télétravail bénéficie de son droit à la déconnexion, et ce en lien avec sa vie privée.

Le droit à la déconnexion est un droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par emails, messages ou appels téléphoniques en dehors des horaires habituels de travail et de la plage de joignabilité.

Article 20 : Santé et sécurité du télétravailleur

L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et sécurité au travail restent applicables aux salariés en télétravail et à la direction de l’entreprise, qui s’engagent mutuellement à les respecter.

20.1 Accident du travail

L’accident qui survient au lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

En revanche un accident de trajet non professionnel lors d’une journée de télétravail n’entre pas dans cette catégorie.

En cas de survenance d’un accident, même bénin, le salarié en télétravail en informera sans délai son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

20.2 Arrêt de travail

En cas d’arrêt de travail qui concernerait un jour de télétravail ayant pour cause une maladie ou un accident, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et des mêmes devoirs que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise placés dans une situation comparable. Le salarié doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre un justificatif dans un délai de 3 jours.

Article 21 : Protection des données et confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensembles des principes et règles prévus dans la « Charte Informatique », laquelle sera disponible sur l’intranet RH du Groupe.

Le salarié en situation de télétravail est tenu également de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit à ce titre assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité en télétravail et, notamment, en privilégiant la dématérialisation des supports qui peuvent ainsi être sécurisés via son ordinateur professionnel et les moyens informatiques de l’entreprise.

Chapitre 6 : Modalités d’accompagnement du télétravail

Article 22 : Formations

L’accompagnement des salariés en situation de télétravail et des managers est l’une des conditions clés d’un développement réussi et pérenne de cette forme d’organisation du travail.

Afin d’accompagner la mise en place du télétravail régulier, des réunions d’information et sensibilisation des salariés et des managers aux dispositions du présent accord seront organisées lors de sa mise en œuvre comme prévu à l’article 6.

Des actions de formations dédiées seront également proposées en présentiel ou distanciel, par exemple :

• Formation des managers aux principes et à la pratique du management à distance ;

• Formations à l’utilisation des outils digitaux et numériques ;

• Formation sur les bonnes pratiques en télétravail

• Poursuite des formations sur l’animation de réunions à distance.

Ces formations seront intégrées dans le plan de développement des compétences de l’entreprise.

Article 23 : Prévention des risques

23.1 Mesures pour prévenir l’isolement du télétravailleur

Sauf accord dérogatoire de son supérieur hiérarchique et afin d’éviter tout isolement du télétravailleur, le télétravailleur est tenu, nonobstant les jours de télétravail :

• D’assister aux réunions et aux formations en présentiels pour lesquelles il est convié.

• De se rendre disponible pour les événements collectifs en présentiel proposés dans les différents bureaux.

Par ailleurs, à tout moment, le salarié peut solliciter auprès de son manager ou du responsable des ressources humaines de son entité un entretien spécifique en cas de difficultés rencontrées.

Le télétravailleur pourra solliciter le préventeur du Groupe si nécessaire.

Mesure de prévention des RPS en situation de télétravail

Les risques psycho-sociaux particulier au télétravail seront pris en compte dans le Document Unique d’Evaluation des risques Professionnels (DUERP).

Par ailleurs, le salarié peut contacter la ligne d’écoute 24/24h de Sémaphores Expertise dont les coordonnées seront régulièrement rappelées.

Chapitre 7 : Disposition finales

Article 24 : Durée et entrée en vigueur

Afin de prendre en compte le nécessaire apprentissage de ce nouveau mode d’organisation du travail et les évolutions potentielles (digitales, sociétales…), le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans.

Il entrera en vigueur à compter du 1^er septembre 2021. A cette date, il se substituera automatiquement à la note interne sur le télétravail en cas de situation exceptionnelle datée du 2 décembre 2019.

Article 25 : Suivi annuel

Le présent accord fera l’objet d’un suivi et bilan annuel. Une réunion sera organisée à laquelle sera convié le CSE et aura pour objet de faire un bilan sur la mise en œuvre des dispositifs de télétravail dans l’entreprise.

Dans cet objectif, une enquête annuelle paritaire sera mise en place pour évaluer les modalités d’exercice du télétravail.

Dans les 6 mois suivants la mise en œuvre de l’accord, le CSE proposera au cours d’une réunion du CSE un point sur les indicateurs qui seront nécessaires pour conduire l’enquête annuelle.

Ce suivi permettra de faire un retour d’expérience et ainsi de proposer des ajustements éventuels à l’issue des deux ans du présent accord.

Article 26 : Révision et dénonciation

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les dispositions légales applicables.

Article 27 : Formalités de dépôt

Conformément aux articles D. 2232-2 et D 2231-4 du Code du Travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Fait à Paris le 21 mai 2021 en 4 exemplaires originaux

Pour la société Sémaphores Expertise  Pour XXX

XXX XXX

Annexe 1 : Modèle indicatif de Demande d’adhésion

La demande d’adhésion se fera par mail dans l’attente de la mise en œuvre d’un formulaire web interne ou questionnaire SIRH selon le modèle indicatif ci-dessous

Destinataire : Manager

Copie : Télétravail- RH

Objet : Demande d’adhésion au télétravail

Dans le cadre du déploiement de l’accord relatif à la mise en œuvre du télétravail et après avoir pris connaissance des critères d’éligibilité, je souhaite bénéficier du télétravail à compter du …mois / Année.

J’atteste par ailleurs sur l’honneur :

• Que mon domicile est doté d’une connexion internet à haut débit, d’une installation électrique conforme et ne pas faire face à une impossibilité technique ou matérielle, entre autres relative à la sécurité informatique.

• Avoir informé ma compagnie d’assurance que j’exerce à mon domicile une activité professionnelle au titre du télétravail et avoir vérifié que mon assurance multirisques habitation couvre ma présence pendant les périodes de télétravail.

Je m’engage à respecter l’ensemble des dispositions indiquées dans l’accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du télétravail.

Date

Nom du salarié