Accord d'entreprise "Protocole d'accord Préélectoral pour les élections de la délégation du personnel du CSE de l'association Floralys Résidences" chez FLORALYS RESIDENCES (Siège)

Protocole d’accord préélectoral pour les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’Association FLORALYS RESIDENCES

Entre les soussignés :

L’Association FLORALYS RESIDENCES, sise 62, rue Saint Sulpice, 59500 DOUAI, représentée par, agissant en qualité de Directeur Général,

d'une part,

Et,

Les organisations syndicales, à savoir :

• L’Organisation Syndicale UNSA, représentée par Madame, déléguée syndicale

• L’Organisation syndicale FO, représentée par Monsieur, secrétaire général SDAS 59

d'autre part.

En application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail encadrant l’organisation des élections de la délégation du personnel du comité social et économique, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du comité social et économique de l’association FLORALYS RESIDENCES.

Compte tenu de l’accord sur le CSE unique signé le 06/04/2022 au sein de l’association FLORALYS RESIDENCES, les parties conviennent de mettre en place un CSE unique et commun à l’ensemble du personnel.

Article 2 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir

L’effectif de l’association FLORALYS RESIDENCES est de 241.92 ETP

	Hommes	Femmes	TOTAUX
	ETP	%	ETP	%
Collège 1 ouvriers employés	14.71	7%	183.61	93%	198.32
Collège 2 Techniciens Agents de Maîtrise Cadres	6.5	15%	37.1	85%	43.6

Par conséquent, et conformément à l’article R. 2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est de 10 titulaires et de 10 suppléants.

Les sièges à pouvoir se répartissent de la manière suivante : (méthode du plus fort reste)

Collège	Nombre d’électeurs inscrits	Nombre de sièges titulaires	Nombre de sièges suppléants	Nombre d’heures individuelles de délégation	Nombre total d’heures de délégation pour le collège
1er collège : Ouvriers et Employés	204	8	8	22 heures	176 heures
2ème collège : Techniciens Agents de maîtrise et Cadres	45	2	2	22 heures	44 heures

Article 3 – Dates des élections

Le 1^er tour des élections est prévu, pour l’ensemble des collèges :

du 15/06/2022 à partir de 09h00 au 17/06/2022 jusqu’à 15h00

Un 2^nd tour devra obligatoirement être organisé en cas de survenance d’une des situations suivantes :

• Aucun syndicat n’a présenté de candidats au 1^er tour ;

• Le quorum n’a pas été atteint au 1^er tour (le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas égal à la moitié au moins des électeurs inscrits) ;

• Tous les sièges n’ont pas été pourvus au 1^er tour.

Si l’un de ces cas se produit, le 2^nd tour aura lieu :

du 29/06/2022 à partir de 09h00 au 01/07/2022 jusqu’à 15h00

Article 4 – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs, les salariés des deux sexes qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 16 ans accomplis,

• ont 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise,

• ne font pas l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques (articles L. 5 et L. 6 du Code électoral).

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l'entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, peuvent également être électeurs dans l’entreprise. Ces derniers doivent alors choisir s'ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise MEDIREST. Ils ont fait connaître leur choix à la Direction de ne pas voter au sein de l’association FLORALYS RESIDENCES.

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du 1^er tour des élections, soit au 15/06/2022. Elles doivent mentionner les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 19/05/2022 et pourront être actualisées jusqu’à 4 jours avant le 1^er tour.

Article 5 – Candidatures des salariés

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 18 ans accomplis,

• ont travaillé dans l’entreprise depuis un an au moins (ancienneté continue ou non),

• ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Pour rappel, sont seules en droit de présenter des listes de candidats au premier tour, les organisations syndicales :

• reconnues représentatives dans l’entreprise ;

• ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;

• affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel ;

• qui remplissent les critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Au second tour, le monopole des organisations syndicales disparait et les candidatures libres sont acceptées.

Il est rappelé que les salariés mis à disposition ne peuvent pas être candidat à l’élection du Comité Social et Economique de l’entreprise Floralys Résidences

Les listes de candidats sont établies par collège et doivent être séparées entre titulaires et suppléants.

Les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le 7/06/2022, à 12h00. Cette communication peut être effectuée :

• par lettre recommandée avec accusé de réception (à l’attention de, DRH, 62, rue Saint Sulpice 59500 DOUAI;

• par dépôt auprès de la Direction (à l’attention de–contre récépissé ;

• par mail à l’adresse suivante :

Les candidatures qui seraient déposées au-delà de l’échéance fixée ci-dessus ne seront pas recevables.

Les organisations syndicales ne peuvent présenter qu’une seule liste pour chaque collège. De plus, les listes de candidats ne peuvent comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Cependant, les listes incomplètes sont admises.

Les listes de candidats seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.

Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 20/06/2022.

En cas de second tour, les listes de candidats seront communiquées à la Direction au plus tard le 24/06/2022, à 12h00. Cette communication pourra être effectuée dans les mêmes conditions que pour le premier tour.

Comme pour le premier tour, les listes de candidats du second tour seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.

Les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats au premier tour et non au second tour, verront leur liste du premier tour automatiquement reconduite pour le second tour.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.

Article 6 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats – titulaires et suppléants – qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Cette disposition vise les listes présentées par les organisations syndicales : elle ne s’applique pas aux listes dites « libres ou sans étiquette » qui peuvent donc être composées sans obligation d’appliquer la parité (Cass., soc., 25 novembre 2020, n°19-60.222).

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :

1er collège	2ème collège
93% de femmes 7% d’hommes	85% de femmes 15% d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste présentée par une organisation syndicale doit comporter :

• 1^er collège : 7 femmes et 1 homme ;

• 2^e collège : 1 femme et 1 homme ;

L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les hommes dans le 2^e collège, les listes de candidats pourront comporter un candidat homme. Mais, ce candidat ne pourra pas être placé en première position sur la liste.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats de l’un des sexes.

Les listes dites libres ou sans étiquettes pourront donc être composées sans application de la règle de parité ou d’alternance.

Article 7 – Durée des mandats et nombre de mandats successifs

Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans.

Conformément à l’article L. 2314-33 du Code du travail, le nombre de mandats successifs est limité à 3. Mais, par exception, les parties conviennent que le nombre de mandats successifs ne sera pas limité.

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Article 8 – Vote électronique

Par accord signé en date du 15/02/2022, il a été convenu que l’élection ait lieu par voie électronique.

La société People Vox a été choisie pour organiser ce scrutin.

Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord.

De plus, chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire.

Article 9 – Campagne électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques.

Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :

Logo	Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG	Poids maximum de l’image : 500 Ko
Tract syndical	Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximum	Poids maximum du fichier : 2 Mo

Article 10 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée comme suit :

• Un ou plusieurs représentant(s) de la Direction de l’Association Floralys Résidences;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire de vote électronique ;

• L’ensemble des membres des bureaux de vote.

La cellule d’assistance technique est chargée d’assurer les missions prévues à l’article R. 2314-15 du Code du travail.

Article 11 – Bureaux de vote

Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Il sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :

• Un président : l'électeur le plus âgé ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Important : L’identité des membres du/des bureau/x de vote devra être communiquée au prestataire au plus tard 4 jours ouvrés avant la cérémonie de scellement du premier tour de scrutin ; et ce même pour le(s) collège(s) ou une carence de candidats est constatée au premier tour.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

De plus, en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.

La génération de ces clés aura lieu publiquement le 14/06/2022, de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.

En cas de carence de candidature au 1^er tour, cette génération des clés sera reportée au 28/06/2022.

Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats

Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant.

A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.

Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.

Article 13 – Calendrier des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

Affichage de l'annonce des élections	le 06/04/2022
Affichage des listes électorales	le 19/05/2022
Date limite de dépôt des listes de candidats pour le premier tour + Transmission de ces dernières au prestataire	le 07/06/2022
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise	le 08/06/2022
Envoi des codes d’accès aux électeurs par le prestataire	le 09/06/2022
Intégration des données définitives dans le système de vote (date limite d’actualisation des listes électorales)	le 09/06/2022
Réunion de formation, de génération des clés de chiffrement, de tests et de scellement du système de vote avec les membres du bureau de vote (cérémonie d’ouverture du 1er tour)	le 14/06/2022
Ouverture du vote électronique pour le 1er tour	le 15/06/2022 à 09h00
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin	le 17/06/2022 à 15h00
Dépouillement et proclamation des résultats par les membres du bureau de vote	le 17/06/2022
Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour	Au plus tard le 20/06/2022
S’il n’est pas nécessaire d’organiser un second tour, transmission des procès-verbaux au CTEP	Au plus tard le 20/06/2022

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

Date limite de dépôt des listes de candidats pour le second tour + Transmission de ces dernières au prestataire	le 24/06/2022
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise	le 27/06/2022
Réunion de tests et de scellement du système de vote avec les membres du bureau de vote (cérémonie d’ouverture du 2nd tour)	le 28/06/2022
Ouverture du vote électronique pour le 2nd tour	le 29/06/2022 à 09h00
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin	le 01/07/2022 à 15h00
Dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par les membres du bureau de vote	le 01/07/2022
Affichage des résultats du second tour	Au plus tard, le 04/07/2022
Transmission des procès-verbaux au CTEP	Au plus tard, le 04/07/2022

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l’Association Floralys Résidences pour l'année 2022.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation et sera diffusé au personnel de l’entreprise pour information.

Fait à Douai, le 26/04/2022, en 4 exemplaires

Pour l’Association FLORALYS RESIDENCES, Pour l’UNSA,

Pour FO,