Accord d'entreprise "Accord d’entreprise relatif à la mise en place du télétravail" chez TOYO INK EUROPE SPECIALTY CHEMICALS (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en place du télétravail

de

Toyo Ink Europe Specialty Chemicals

Entre :

Toyo Ink Europe Specialty Chemicals SA, Boulevard Dambourney, 76350 Oissel, représentée par Monsieur xx, en sa qualité de Président,

D’une part,

La CGT, organisation syndicale représentative au sein de l'entreprise représentée par son délégué syndical, Monsieur xx.

D’autre part,

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Préambule

L’année 2020 et une partie de l’année 2021 ont été marquées par une crise sanitaire sans précédent. Dans un objectif de continuité de l’activité, le télétravail a été utilisé depuis mars 2020 au sein de TIESC, dans les circonstances exceptionnelles dictées par la pandémie de la COVID-19

Soit par retour direct auprès du service des ressources humaines soit par le retour des responsables de service interrogés sur l’opportunité de pérenniser ce mode de travail à l’avenir, des salariés souhaitent télétravailler régulièrement.

Cela confirme l’appréciation qualitative du télétravail. Celui-ci peut non seulement apporter souplesse, flexibilité et efficacité à l’organisation du travail mais est également source d’autonomie, de responsabilisation pour les salariés, permettant ainsi une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle. Par ailleurs, la limitation des déplacements, inhérente au travail à distance, favorise la prévention en matière de sécurité des salariés, tout en s’inscrivant dans une démarche de développement durable, via la réduction de l’empreinte carbone.

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui peut renforcer l’attractivité externe de la Société et favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi de travailleurs en situation de handicap.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

I Mise en œuvre du télétravail

Plusieurs principes gouvernent la mise en œuvre du télétravail au sein de TIESC :

• la somme des souhaits individuels d'accès au télétravail devra toujours être arbitrée au regard de l'efficacité du collectif de travail ;

• la mise en place du télétravail est fondée sur le respect et la confiance mutuelle dans la relation managériale et professionnelle ;

• la charge de travail en télétravail doit rester équivalente à celle réalisée sur site, dans le cadre du respect du droit des collaborateurs à la déconnexion.

Cadre juridique : Le télétravail s'inscrit dans le respect des dispositions des articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code du travail et des ANI (Accord National Interprofessionnel) du 19 juillet 2005 et 26 novembre 2020.

A cet égard, les parties rappellent que :

• Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l'employeur concernés.

• Le télétravail n'est ni un droit, ni une obligation : Si un salarié exprime le désir d'opter pour du télétravail, l'employeur peut, après examen, accepter ou refuser cette demande.

• Le refus d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail

• Le télétravail est réversible à tout moment à la demande du salarié ou de l'employeur.

• L'employeur fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail, sous réserve de la conformité des installations électriques du domicile du télétravailleur.

• Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise, y compris pour l'égalité d'accès aux formations.

• L'employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, il fixe, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter.

Le télétravail est réalisé sur un temps de travail effectif pendant lequel le collaborateur est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

I- 1 Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L. 1222-9 alinéa 1 du Code du travail).

I-2 Modalités de télétravail

I-2-1 Situation générale

Le télétravail pourra être mis en œuvre soit de manière régulière, de manière occasionnelle ou exceptionnelle. Il reste facultatif sans aucune obligation.

Il revêt un caractère volontaire pour le collaborateur et son manager, sauf dans le cas du travail ponctuel à distance pour des situations exceptionnelles collectives.

Dès lors qu’un salarié informe l’employeur de sa volonté de recourir au télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser sa demande

I-2- 2 Les salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de

santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante

La pratique du télétravail peut être utilisée comme un outil de prévention de la désinsertion professionnelle pour les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante (pouvant notamment nécessiter un temps partiel thérapeutique), ou dans le cadre du maintien en emploi.

Elle reste cependant également soumise au principe de double volontariat. Dans ce cas, l’organisation du travail peut être adaptée, et des aménagements de poste apportés, avec, le cas échéant, le concours des services de santé au travail : à cet effet, il est rappelé que des financements de l’AGEFIPH peuvent être mobilisés.

Le manager porte une attention particulière aux salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante afin de ne pas créer de situations d’isolement du collectif de travail.

I-2-3 Télétravail régulier

1 Fréquence

1 jour maximum par semaine.

Les modalités d’organisation seront alors définies entre le collaborateur et son responsable hiérarchique dans le respect des principes définis ci-dessous

2 Modalités d’organisation

Le télétravail s'effectue par journée entière sans report d’une semaine à l’autre.

Cette journée est variable selon la semaine considérée et fixée en accord avec le manager

Par ailleurs, afin de garantir une bonne organisation du service, le manager déterminera les modalités effectives de télétravail au sein de l’équipe. Il pourra notamment, pour assurer le bon fonctionnement des équipes, favoriser la cohésion et préserver le lien social, définir les jours de présence commun sur site. Il demandera également à son équipe de s’organiser afin de prévoir une présence quotidienne sur site.

A titre exceptionnel, des dérogations à ces modalités pourront être accordées par la Direction pour les salariés handicapés ou dont la situation médicale le justifierait. Dans de tels cas, l'avis des services de santé au travail sera sollicité au préalable.

A titre exceptionnel, si l'organisation du travail l'exige, les modalités définies avec le manager pourront être modifiées avec un délai de prévenance de 2 jours ouvrés, sauf situations inhabituelles et d'urgence.

Les journées de télétravail-non effectuées par le collaborateur ne pourront pas donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement.

I-2-4 Télétravail des collaborateurs des services supports non liés directement à l’activité du site de production

Pour préserver une efficacité de fonctionnement optimum de ces services et maintenir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés concernés il est prévu des dispositions de mise en œuvre du télétravail selon des modalités différentes de celles décrites dans le paragraphe I-2-3 :

• Il est prévu une présence minimum d’un jour par semaine sur le site de Oissel.

• D’autres modalités peuvent être envisagées entre le collaborateur et son responsable hiérarchique sous réserve d’un accord de la direction.

Services et poste concernés à la signature de l’accord :

Achats

Veille règlementaire

Marketing-ventes

Présidence de l’entreprise

D’autres postes pourraient être envisagés à l’avenir à l’occasion de nouveaux recrutements

I-2-5 Télétravail occasionnel

Le télétravail est occasionnel dans la mesure où il serait mis en place pour répondre à des besoins ponctuels :

• Grève rendant impossible ou difficile le déplacement sur le lieu de travail

• Intempéries rendant impossible ou difficile le déplacement sur le lieu de travail

• Rendez-vous à l’extérieur en cours de journée ne rendant pas nécessaire un retour sur le lieu habituel de travail

• Départ en voyage dans la journée

• Autre situation à considérer

• Activité ponctuelle (ex : analyse de brevet, étude bibliographique…)

Il peut être proposé par l’employeur ou le salarié

a) Personnel concerné

Le personnel dont la fonction permet ponctuellement une activité à distance (voir annexe)

b) Modalité d’acceptation du salarié ou de l’employeur

Le recours au télétravail occasionnel ne pourra être mis en œuvre que par un commun accord exprès entre le salarié et l’employeur par le biais d’un échange d’e-mail qui devront être conservés par le manager.

I-2-6 Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, telle qu’une situation de pandémie importante ou en cas de force majeure, la mise en œuvre et le déploiement du télétravail à un niveau plus élargi peut être nécessaire pour adapter les organisations et permettre la continuité des activités tout en garantissant la protection des salariés.

Cette mise en place exceptionnelle relève d’une décision unilatérale de l’employeur, après information du CSE, et concerne les activités de l’entreprise restant compatibles avec la mise en place du télétravail. Les modalités de déploiement (durée,…) sont définies par l’employeur selon les situations rencontrées.

Dans le cas où la mise en place du télétravail relève d’une décision des autorités pour faire face à une situation exceptionnelle, la décision de déploiement du télétravail de façon élargie par l’employeur pourra se faire sans délai, l’information ultérieure du CSE se faisant alors dans les 5 jours ouvrés suivant

Les salariés concernés seront informés dans les plus brefs délais des dispositions déployées au sein des organisations. Dans ce cadre spécifique, il est précisé que le principe de double volontariat n’est pas applicable, le télétravail étant alors un mode d’organisation qui s’impose.

II Champ d'application

Le présent accord s'applique aux salariés dont les postes sont éligibles, listés en annexe 1

III Conditions de mise en oeuvre du télétravail

Les fonctions exercées actuellement dans l'entreprise et pouvant être concernées par le télétravail doivent répondre aux critères suivants :

• CDI

• Nouveaux embauchés dont le poste est éligible : pas de télétravail pendant la période d’essai afin de faciliter l’appropriation de l’environnement de travail et assurer une bonne prise de poste.

• Le recours au télétravail pour les salariés en mission d’interim et en CDD sera étudié au cas par cas

Alternants et stagiaires : pas de télétravail envisagé. Il est important que le salarié étudiant puisse bénéficier d’un cadre managérial et d’être présent sur le site lors des jours de travail en entreprise.

Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du salarié dans un environnement propre au travail et à la concentration, conforme aux règles de sécurité

Il sera demandé au collaborateur, préalablement à son passage en télétravail, d’attester sur l’honneur la conformité de l’installation électrique à la réglementation en vigueur, de son lieu de télétravail. C’est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. (annexe 3 : questionnaire d’auto diagnostic de la conformité électrique)

Le collaborateur doit informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle et s'assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Le collaborateur devra fournir à l'entreprise une attestation en conséquence avant signature de l'avenant à son contrat de travail.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le collaborateur devra, en outre, remettre à

l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail du collaborateur

Point de vigilance : le télétravail n’est pas compatible avec la garde d’enfants inférieur à 12 ans

IV Lieu de travail

Le lieu de télétravail sera par principe le domicile principal ou le cas échéant le domicile secondaire du collaborateur et sous réserve que celui-ci garantisse une installation électrique conforme, connexion internet, une assurance habitation couvrant le télétravail, un espace de travail assurant la confidentialité

Quel que soit le lieu de télétravail choisi, aucun frais supplémentaire ne sera pris en charge par l’entreprise et notamment les frais d’hébergement ou de transport pour se rendre du domicile secondaire ou de tout autre lieu validé par le manager, jusqu’au site d’appartenance du salarié.

V Passage au télétravail

Le télétravail est accessible :

— sur demande du collaborateur occupant un poste éligible au télétravail, l'entreprise étant libre d'accepter ou de refuser la demande, si la mise en œuvre du télétravail devait entraîner un risque de dysfonctionnement du service au sein duquel l'intéressé est affecté. Tout refus fait l'objet d'une motivation écrite. Le salarié fait une demande par email à son responsable hiérarchique en copie le responsable des ressources humaines.

Le responsable hiérarchique apporte une réponse au collaborateur sous 8 jours, en copie le responsable des ressources humaines

Le télétravail peut être refusé en raison :

• De la contrainte technique ou matérielle liée au métier

• De la désorganisation trop importante du service et/ou de l’équipe

• De la fonction exigeant une présence physique dans les locaux de l’entreprise

• De l’autonomie du salarié jugée insuffisante

• De la contrainte de confidentialité propre au métier

— sur proposition de l'entreprise, le salarié étant libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail , ni un motif de sanction disciplinaire

— lors de l'embauche.

VI Période d'adaptation

Afin de permettre au collaborateur et au manager d'expérimenter ce mode de travail, et de s'assurer qu'il répond aux attentes de chacun, une période d'adaptation de 2 mois est prévue.

Pendant cette période, chaque partie peut mettre fin au télétravail, dans un délai de prévenance de 15 jours calendaires sauf accord réciproque des parties pour réduire ce délai.

VII Réversibilité

À l'issue de la période d'adaptation chacune des parties peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail par email avec accusé de réception dans un délai de 1 mois calendaires.

Cet arrêt de télétravail sera formalisé par écrit par le service des ressources humaines et précisera l’organisation du retour du salarié sur le site. Le formulaire de télétravail ne sera dès lors plus applicable et le salarié reprendra, sauf disposition particulière fixée par les parties dans le formulaire, ses fonctions dans les conditions antérieures au sein de l’entreprise

Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche, l’employeur et le salarié peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, convenir par accord d’y mettre fin et d’organiser le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise, dans l’emploi tel qu’il résulte de son contrat de travail. Les modalités de cette réversibilité sont établies par accord individuel .

VIII Informations remises avant la mise en place du télétravail

— Rappel des dispositions légales et les règles d'entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles, etc. ;

— Afin d'accompagner la mise en œuvre du télétravail dans les meilleures conditions :

• le salarié bénéficiera de formations aux outils numériques pour les nouveaux collaborateurs et

• De conseils sur les règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et de recommandations en matière d’ergonomie du travail sur écran (annexe 2)

• Le salarié en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces règles de prévention et de sécurité

En cas de désaccord sur les conditions de mise en œuvre du télétravail transmises par l'entreprise, un entretien individuel sera organisé afin d'identifier les difficultés posées et d'envisager les éventuelles adaptations nécessaires.

Le salarié aura la faculté de renoncer à sa demande de mise en place du télétravail (ou de refuser la proposition faite par l'employeur), sans que cela ne puisse constituer un motif de rupture de son contrat de travail ,ni un motif de sanction disciplinaire

IX Durée et aménagement du temps de télétravail

IX-1 Salariés au forfait

Les télétravailleurs dont la durée du travail est fixée de manière forfaitaire en jours demeurent régis par les dispositions légales relatives à ce mode d'aménagement du temps de travail.

IX-2 Salariés en horaire prescrit

Les salariés en horaires prescrits sont tenus de respecter les horaires en vigueur dans l’entreprise :

Le télétravail s'effectue obligatoirement dans la plage horaire entre 8h et 18h, période pendant laquelle son employeur pourra le contacter.

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

- Les durées maximales de travail, soit 7h30 heures par jour et 37h30 heures par semaine ;

- Les durées minimales de repos, soit 11 heures de repos quotidien et 35 heures de repos hebdomadaire ;

- Un temps de pause déjeuner d’au moins 45 minutes.

A l'intérieur de la plage horaire définie au présent article, le télétravailleur fixe librement son horaire effectif de travail dans le respect de la durée du travail, aucune heure supplémentaire ne devant être effectuée sans autorisation de la hiérarchie dans le respect des règles du code du travail

Ces horaires sont modifiables sous réserve d'une information individuelle du salarié au moins 7 jours à l'avance.

IX-3 Régulation de la charge de travail

Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait, le télétravailleur en informe l'entreprise.

Un entretien individuel est organisé avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

IX-4 Plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté

Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, l'entreprise et les salariés en télétravail s'engagent à respecter les plages de disponibilités suivantes : entre 8h et 18h et dans le respect des 7h30 de travail quotidien.

Le salarié devra être joignable sur les moyens mis à disposition par la société (dont les logiciels de messagerie et de messagerie instantanée) sur cette plage horaire et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise

En dehors de ces plages, le salarié n’est pas tenu d’être joignable et ne recevra pas de sollicitation de sa hiérarchie.

X Principe de l'égalité de traitement

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.

L'entreprise organise l'encadrement des télétravailleurs de manière à ce que le télétravailleur :

— participe régulièrement à des activités collectives (formation, réunions, etc.) ;

— puisse rencontrer régulièrement sa hiérarchie ;

— dispose d'un « référent » qui peut être, ou non, son responsable hiérarchique ;

— bénéficie de l'ensemble des processus de gestion des ressources humaines comme les autres salariés de l'entreprise.

XI Matériel informatique et de communication

XI-1 Conditions de mise à disposition du matériel

Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s'exerce le travail, l'entreprise fournit aux télétravailleurs l'ensemble du matériel informatique et de communication permettant l'exercice de leur activité.

PC portable, écran, téléphone portable, casque micro..

XI-2 Obligations des télétravailleurs

Se référer à la charte informatique remise à tous les salariés de l’entreprise et en lecture sur l’intranet IT

Les télétravailleurs sont tenus :

— d'utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l'entreprise à l'exclusion de toute autre utilisation ;

— de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;

— de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé ;

— d'aviser immédiatement l'entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.

— Il n’est pas autorisé d’utiliser son ordinateur personnel

XII Frais de fonctionnement

XII-1 Prise en charge des frais professionnels

Afin que le collaborateur puisse avoir l’équipement nécessaire lors de la mise en place du télétravail, ce dernier pourra bénéficier

De la fourniture directe par TIESC du matériel nécessaire

Ordinateur portable/souris

Clavier

Casque micros

Téléphone portable si nécessaire

TIESC demeure propriétaire du matériel, qui devra donc être restitué en cas de départ du collaborateur ou en cas d’absence de plus de 6 mois sur demande de l’entreprise.

L’achat de matériels d’un siège de bureau et d’un écran supplémentaire (reste la propriété de TIESC) peuvent être proposés à la demande du collaborateur en télétravail au moins 3 jours par semaine

Cet achat ne vise pas les salariés en situation de départ de l’entreprise : période de préavis (pour licenciement ou démission), procédure de rupture conventionnelle individuelle ou collective, en situation de suspension de contrat, ou toutes autres formes de dispense d’activité professionnelle.

Par ailleurs, les salariés bénéficieront d’une allocation forfaitaire visant à couvrir, les dépenses professionnelles supportées par le salarié dans le cadre du télétravail.

Cette indemnité sera plafonnée à 2,5 euros par jour de télétravail.

A titre d’exemple sur la base de 2 jours de télétravail par semaine, si le nombre de jours télétravaillés correspond à 8 jours pour un mois donné, l’indemnité est alors plafonnée à 20 euros. Si le nombre de jours télétravaillés correspond à 10 jours, l’indemnité mensuelle est portée à 25 euros.

XIII. Protection des libertés individuelles et de la vie privée

XIII-1 Accès au domicile du salarié

L'accès au domicile du salarié est par principe interdit, sauf accord du salarié.

L'accord n'est pas requis dans les cas suivants qui donnent lieu à une simple information préalable du salarié :

— visites de sécurité effectuées par l'entreprise ou toute personne mandatée par elle en présence d’un membre du CSE ou par le comité social et économique.

XIII-2 Protection de la vie privée

L'entreprise s'interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages de travail fixées au présent accord.

XIII-3 Moyens de surveillance

Toute mise en place d'un système de surveillance et/ou de contrôle de l'activité des télétravailleurs donne lieu à une information préalable des représentants du personnel et des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.

XIV Protection de la santé et de la sécurité des télétravailleurs

XIV-1 Travail sur écran

La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.

XIV-2 Accident du travail

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L.411-1 du code de la sécurité sociale.

Le salarié doit en informer l’employeur sous 24h maximum

XV Suivi de l’accord

Un suivi de la mise en œuvre de l’accord et de sa concordance avec l’évolution des dispositions légales ou règlementaires sera réalisé par une commission de suivi de l’accord. Cette commission sera composée d’une délégation syndicale de 3 membres et de membres de la direction.

La commission se réunira une fois par an à compter de l’entrée en vigueur du présent accord et en cas de nécessité en accord entre les deux parties

XVI Durée, révision et dénonciation

Le présent accord se substitue en intégralité à toute pratique, usage, engagement unilatéral ou accord collectif antérieur à sa date d’entrée en vigueur et ayant un objet identique

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à compter du 1er avril 2022.

Il pourra être révisé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Il pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.

XVII Formalité – Publicité

Conformément à l’article D. 2231-2 du Code du Travail, cet accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/) et un exemplaire sera déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

La Direction remettra un exemplaire du présent accord à l’organisation syndicale mentionnée en page 1 des présentes.

Fait à Oissel, le 14/03/2022

Pour la Direction Pour la Délégation syndicale

xx xx

ANNEXE 1

ANNEXE 2 : ERGONOMIE DU TRAVAIL SUR ECRAN

ANNEXE 3