ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE par voie électronique

pour TOUTE CONSULTATION DES SALARIES

ET EN PARTICULIER POUR l'élection des membres des instances représentatives du personnel

L’UES HABITAT, composée de :

• La Société Habitat France SAS, dont le siège social est sis 70 Avenue Victor Hugo – 93300 AUBERVILLIERS et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro BOBIGNY B 389 389 545

• La Société Habitat Design International SAS, dont le siège social est sis 70 Avenue Victor Hugo – 93300 AUBERVILLIERS et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro BOBIGNY B 534 192 216,

Ci-après dénommée l’Employeur

Représentée par XXXXXXXX, Directeur Général

D’une part

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’unité Economique et Sociale réunissant les sociétés Habitat France et Habitat Design International :

La C.G.T., représentée par sa déléguée syndicale centrale, XXXXXXXX,

La C.F.D.T, représentée par son délégué syndical central, XXXXXXXX,

D’autre part

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral.

Les objectifs du présent accord sont de :

- donner un cadre légal au vote électronique pour toute consultation des salariés et en particulier les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel,

- simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

- favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

- supprimer les votes nuls,

- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

- participer à une démarche de développement durable,

- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Article 1 - Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour toute consultation des salariés, et en particulier pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de l’UES Habitat.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’UES en concertation avec les organisations syndicales, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (le prestataire)

- le système de vote électronique doit être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de personnes préalablement habilitées avant chaque scrutin (une personne par Organisation syndicale représentative et une personne de la DRH). Le prestataire sera donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction de la Société ainsi qu'à chaque Organisation Syndicale ayant présenté au moins une candidature : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 – Modalités du vote pour les élections des Institutions représentatives du personnel

• Déroulement du vote

Le vote électronique s’effectuera au moyen d’ordinateurs connectés au réseau internet utilisant une solution sécurisée, créée spécifiquement par le prestataire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé.

Ils seront informés préalablement par affichage des horaires d’ouverture et de fermeture du bureau de vote électronique.

• Accès au serveur du vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès confidentiel généré par le prestataire.

Avec ce code d’accès, les électeurs pourront voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Le prestataire retenu garantira l’anonymat du vote et ne fournira, en ce sens, aucune information nominative concernant le scrutin.

A réception du vote, la saisie du code d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement son accès à cette élection.

• Liste et bulletins de vote électronique

Les électeurs se verront proposer, pour chaque élection concernée, chaque liste de candidats présentée dans leur collège électoral d’appartenance.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats ainsi que les éventuelles professions de foi telles qu’elles auront été présentées à la Direction.

Dans l’éventualité d’un second tour, les listes des candidats libres viendront à la suite de celles présentées par les organisations syndicales lors du premier tour.

La dimension des bulletins par vote électronique, les caractères et la police utilisés seront d’un type uniforme pour toutes les listes présentées.

• Sécurité

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.4 – Contrôle, information

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

- elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – Formation

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.6 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.7 - Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

1. Article 2.8 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour une durée indéterminée à compter des élections professionnelles organisées en mars 2020 (premier tour) et avril 2020 (second tour).

Article 3.2 - Dépôt légal (article L.2231-5 du Code du Travail)

Cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives.

Il sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires, soit une version signée des parties et une version publiable anonymisée : les parties conviennent de la publication intégrale du présent accord.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Bobigny.

Article 3.3 - Suivi (articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail)

Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.

Fait à Aubervilliers le 8 janvier 2020 en 4 exemplaires originaux

Pour Habitat France et Habitat Design International

XXXXXXXX

Directeur Général

Pour La C.F.D.T. Pour la CGT

XXXXXXXX XXXXXXXX