Annexe n°9 à l’accord de Groupe sur

l’organisation du temps de travail du 17 juillet 2014

Portant sur le fonctionnement du TELETRAVAIL

au sein du Groupe SERAP FINANCES

L’UES GROUPE SERAP FINANCES composée des Sociétés SERAP INDUSTRIES et SERAP FINANCES, ci-après dénommée « la société », ou « l’entreprise », ou « l’employeur », a mis en place en septembre 2018 une charte du télétravail pour une durée déterminée.

Cette charte, a permis d’expérimenter durant quelques temps un fonctionnement de télétravail, avant d’envisager un cadre plus complet qui ferait partie de l’accord sur l’organisation du temps de travail, en s’inscrivant dans les évolutions récentes de la législation et notamment les Ordonnances du 22 septembre 2017.

Cette charte et le premier épisode de confinement COVID-19 du printemps 2020 ont permis de tester les limites définies (nombre de journées maximum, délai de prévenance…), et ont incité la Direction et le CSE à définir un nouvel accord d’entreprise.

Sommaire

Préambule 3

Article 1. Objectifs du télétravail au sein de SERAP 4

Article 2. Définitions du télétravail régulier 4

Article 3. Champ d’application et conditions d’éligibilité du télétravail « régulier » 5

Article 4. Lieu de Télétravail 6

Article 5. Equipements de travail 6

Article 6. Conditions du télétravail : horaire, salaire, temps de travail 7

Article 7. Délai de prévenance, formalités de mise en œuvre et limites du télétravail 7

Article 8. Fixation des jours de télétravail régulier 8

Article 9. Cas du télétravail occasionnel 9

Article 10. Disposition relatives à l’hygiène et à la sécurité du travail 9

Article 11. Période d’adaptation 10

Article 12. Réversibilité 10

Article 13. Assurance 10

Article 14. Suivi individuel 11

Article 15. Conformité – confidentialité 11

Article 16. Dispositions diverses 11

Préambule

Le télétravail est une nouvelle forme d’organisation du travail qui a vocation à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et la qualité de vie au travail (QVT) en réduisant notamment le temps passé dans les trajets. Il peut permettre à chaque collaborateur de s’aménager des moments de travail individuel, nécessitant une bonne concentration, sans être sollicité de façon inopinée par ses collègues, d’où il résulte une meilleure productivité de ces travaux.

Il peut être aussi un outil aujourd’hui indispensable pour attirer et retenir des collaborateurs dans l’entreprise qui libèreraient du temps personnel, actuellement perdu dans les trajets domicile travail.

Tout en reconnaissant l’avantage pour l’entreprise comme pour les collaborateurs de ce type d’organisation du travail, il est essentiel d’en définir le cadre afin de préserver un collectif de travail.

Le télétravail régulier avec une activité nécessitant une présence opérationnelle du collaborateur est régit par les dispositions du présent accord.

Ce type de télétravail structuré dans le temps devient par nature une habitude pour le collaborateur, sa hiérarchie et ses collègues.

Dans le cadre du présent accord, le télétravail est limité à un maximum d’une journée par semaine par télétravailleur.

Le management, en tant qu’organisateur du quotidien des collaborateurs et eu égard aux nécessités de service, appréciera chaque situation et sera le principal décisionnaire.

La Direction souhaite mettre en place cet accord du télétravail pour les catégories de salariés dont l’organisation des fonctions le permet.

Cet accord veille par ailleurs à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart de la communauté de travail, les personnels pratiquant cette forme de travail.

Le présent accord ne concerne pas les situations d’aménagement de poste pour des raisons de santé liées à une situation personnelle temporaire ou de handicap, ainsi que les interventions réalisées par les collaborateurs depuis leur domicile pendant une période d’astreinte, qui sont traitées par des dispositions spécifiques. Il ne concerne pas non plus les situations de pandémie qui entraînent la mise en place du télétravail comme mesure sanitaire.

Cela étant rappelé, il a été décidé ce qui suit :

Objectifs du télétravail au sein de SERAP

Pour les salariés :

La mise en place du télétravail permet de répondre aux aspirations de salariés souhaitant notamment mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle et limiter leur temps de trajet pour se rendre sur leur lieu de travail tout en permettant de maintenir une qualité optimale du travail, et par là, la compétitivité de l’entreprise.

La mise en place du télétravail ne doit pas être une réponse à un problème de garde d’enfant.

Pour l’employeur :

En répondant favorablement à la demande du salarié, la mise en place du télétravail est un moyen d’améliorer l’efficacité de certains projets, car le télétravail permet indéniablement une productivité meilleure si et seulement si des bonnes conditions de travail hors des locaux de l’entreprise sont réunies.

En réduisant les déplacements de ses salariés, la société leur permet de réduire leurs frais de trajet, et par conséquent elle renforce sa politique de prévention des risques, et réduit son impact sur l’environnement.

Définitions du télétravail régulier

En application de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout collaborateur de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini au premier alinéa.

Il est précisé que le télétravail est effectué :

- hors des locaux de l’entreprise : en principe au domicile du collaborateur, dans son lieu de résidence habituelle et principale,

- de façon volontaire,

- dans un environnement et un mobilier propices au travail et à la concentration.

L’adresse du domicile du collaborateur, du lieu de résidence, ou du lieu de télétravail, devra être déclarée à la Direction des Ressources Humaines au moment de la mise en place de son télétravail. Si le télétravailleur souhaite utiliser un autre lieu que son domicile, il devra en informer la Direction des Ressources Humaines lors de la mise en place. Le collaborateur devra, par la suite, informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d'adresse afin que les conditions du télétravail soient respectées.

A titre exceptionnel, le collaborateur pourra à sa demande et par convenance personnelle effectuer le télétravail depuis une autre adresse (autre que sa résidence principale) sous réserve de la validation préalable de son responsable hiérarchique.

Champ d’application et conditions d’éligibilité du télétravail « régulier »

Pour être éligibles en tant que « télétravailleurs réguliers », les collaborateurs doivent être salariés de l’entreprise et remplir les 3 conditions suivantes :

• avoir un contrat à durée indéterminée à temps plein, avec les statuts suivants :

  • Modul 38 et Modul 36, de coefficient supérieur à 240

  • Forfait jour

  • Cadres sans référence horaire

• avoir une ancienneté minimale de un an

• avoir comme lieu de travail contractuel l’un des sites du Groupe SERAP FINANCES

Le télétravail est ouvert aux collaborateurs ayant-droits, dont les fonctions ou activités sont compatibles avec cette forme d’organisation, c’est-à-dire dont les activités en télétravail ne gênent pas le fonctionnement de leur équipe de rattachement et le fonctionnement interservices, et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché.

Le collaborateur éligible au télétravail doit donc réunir les cinq conditions cumulatives suivantes :

• la nature de ses activités est compatible avec ce mode d’organisation,

• son profil et son expertise permettent l’exercice de l’activité à distance et de manière autonome,

• le fonctionnement de son équipe est compatible avec le télétravail,

• le fonctionnement interservices est compatible avec le télétravail,

• il dispose d’un espace de travail dédié dans son domicile principal pendant la durée du télétravail, équipé d’une connexion internet suffisante pour garantir un bon accès au Système d’Information de SERAP, et non perturbé par des tiers présents au lieu du télétravail.

Ainsi, ne peuvent donc pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée sur le site de rattachement, en raison d’équipements matériels ou de nécessité de présence physique.

Par ailleurs, pour des raisons liées à la sécurité de l’information et au respect des réglementations en vigueur y afférentes, l’employeur pourra refuser une demande de télétravail.

La formalisation du télétravail régulier peut se faire par simple échange de mails, sans obligation de procéder à la rédaction d’un avenant à son contrat de travail.

Lieu de Télétravail

Le salarié souhaitant faire du télétravail doit disposer d’une pièce où il pourra travailler au calme, où la confidentialité de son travail et de ses échanges avec ses interlocuteurs professionnels sera garantie. De même, le salarié doit s’assurer de la conformité des installations électriques à la connexion des outils de travail, notamment informatiques, de son lieu de télétravail.

Il doit également avoir informé son assurance habitation de son activité de télétravail et être assuré à cet effet. En effet, si un sinistre intervient alors que le salarié est à son domicile, dans un premier temps c’est son assurance personnelle qui doit intervenir. S’il est démontré que le sinistre provient d’un matériel appartenant à SERAP (exemple batterie de PC qui prendrait feu), l’assurance de SERAP couvrira les coûts du sinistre.

L’accès internet et le réseau téléphonique du lieu de travail doivent permettre l’exécution normale du travail avec les normes de confidentialités requises dont le télétravailleur doit s’assurer.

Les managers des collaborateurs en télétravail le signalent au préalable auprès du service informatique de l’entreprise.

En cas de problème de connexion internet, le collaborateur en situation de télétravail doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui appréciera, sur la base d’éléments objectifs, si celui-ci doit se rendre ou pas dans les locaux de l’entreprise, ou imputer une journée de congés / RTT.

Il est précisé que la société ne prendra en charge aucun frais lié au télétravail, qu’il s’agisse de frais de loyer ou de contribution aux charges de ce lieu de télétravail, dans la mesure où la demande de télétravail est émise par le salarié.

Equipements de travail

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail doit disposer d’un PC portable mis à disposition par la société, lui permettant d’exercer ses fonctions à distance. Le fonctionnement en télétravail est interdit sur du matériel informatique personnel.

Si le salarié qui souhaite télétravailler régulièrement, de par sa fonction, ne dispose pas d’un PC portable de la société, devra emprunter chaque semaine un PC portable en libre-service la veille au soir de son télétravail et le restituer le lendemain matin, afin de pouvoir garantir une rotation du matériel.

En cas de difficultés pour l’entreprise de fournir au salarié ce matériel, en raison par exemple de problèmes de stock ou de réseau informatique, la date d’effet d’une demande de télétravail acceptée par l’employeur pourra être reportée au plus tard 4 mois après la date de validation.

Il est par ailleurs précisé que l’entreprise ne fournira pas d’équipements périphériques supplémentaires (siège, bureau, 2ème écran, imprimante…) en cas de télétravail.

Conditions du télétravail : horaire, salaire, temps de travail

Le salarié en télétravail s’engage à :

• Etre dédié à sa mission les jours de télétravail durant les heures habituelles de son poste au sein de l’entreprise.

• Pouvoir être joint par ses interlocuteurs habituels, par téléphone ou vidéo-conférence, pendant les horaires normaux de présence au travail.

La rémunération (salaire de base, ancienneté), les horaires contractuels et élément connexes (temps de pause), ne sont pas modifiés en télétravail.

Par principe, aucune heure supplémentaire ne pourra être approuvée en période de télétravail, car elles ne sont pas contrôlables à distance.

Par exception, dans le cas où le salarié devait être en situation de devoir effectuer des heures supplémentaires, il doit obligatoirement demander préalablement à son responsable l’autorisation de les effectuer.

Le salarié en télétravail continuera à bénéficier, s’il est ayant droit, de tickets-restaurant, les jours de télétravail.

Un guide des outils numériques et des bonnes pratiques en télétravail sera mis en place.

Délai de prévenance, formalités de mise en œuvre et limites du télétravail

Le collaborateur qui souhaite entrer dans un dispositif de télétravail « régulier » doit en formaliser la demande par écrit auprès de son supérieur hiérarchique, et attester que les conditions techniques décrites à l’article 4 sont remplies sur son lieu de télétravail.

Ce dernier, après avoir validé les conditions d’éligibilité et les possibilités d’organisation de son service, lui répondra dans un délai maximum de 1 mois.

L’employeur pourra refuser le télétravail sollicité par le collaborateur, en motivant par écrit sa réponse, notamment en raison :

• du fait que l’emploi occupé par le collaborateur n’entre pas dans le champ d’application du présent accord,

• d’une impossibilité technique,

• d’une incompatibilité avec le fonctionnement du service,

• d’un niveau d’expérience ne permettant pas l’éligibilité du collaborateur,

• de contraintes de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées,

• d’une incompatibilité avec le présent accord.

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail régulier accepte que les appels téléphoniques entrants soient transférés sur son téléphone personnel, et est conscient que les interlocuteurs sont susceptibles de prendre connaissance de son numéro de téléphone privé. S’il souhaite garder confidentiel son numéro de téléphone privé, il veillera à basculer son numéro en numéro masqué.

Fixation des jours de télétravail régulier

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion des équipes et faciliter l’organisation des temps de travail, le seuil maximum de jours télé-travaillés est fixé à un jour par semaine.

A titre exceptionnel, il pourra être dérogé au plafond fixé ci-dessus. Dans ce cas, l’accord exprès de la Direction des Ressources Humaines doit en tout état de cause être recueilli.

La fixation du temps de télétravail doit être déterminée à jour fixe. Ce jour fixe pourra être modifié en fonction de situations urgentes nécessitant la présence du collaborateur sur site. En effet, le télétravail ne doit pas conduire à provoquer des difficultés d’organisation de service ou de gestion d’agenda.

En tout état de cause, la recherche d’un consensus entre le collaborateur et sa hiérarchie doit être privilégiée.

Le télétravail peut être autorisé le mercredi, si et seulement si tous les enfants présents au domicile du salarié ont un niveau scolaire minimum de collège. Dans le cas contraire (jeune enfant non scolarisé, en maternelle ou en primaire) le télétravail du mercredi sera refusé.

Pendant les périodes de congé scolaire, le salarié en télétravail, ayant de jeunes enfants à charge (avant Collège), devra prendre toute disposition nécessaire pour faire garder ses enfants le jour où il est en télétravail.

En cas d’impératif de fonctionnement du service (réunion de service, rendez-vous fournisseur ou client, période extrêmement chargée pour le service…) le manager pourra demander à son salarié de supprimer exceptionnellement cette journée de télétravail. Il conviendra de veiller à pouvoir la reprogrammer dans les meilleures conditions.

Le télétravailleur régulier qui souhaite modifier structurellement sa journée habituellement télé-travaillée doit en avoir demandé l’autorisation au minimum un mois avant changement.

Cas du télétravail occasionnel

Pour être éligibles en tant que « télétravailleurs occasionnels », les collaborateurs doivent être salariés de l’entreprise et remplir les 5 conditions suivantes :

• avoir un contrat à durée indéterminée à temps plein, avec les statuts suivants :

  • Modul 38 et Modul 36, de coefficient supérieur à 215

  • Forfait jour

  • Cadres sans référence horaire

• avoir une ancienneté minimale de un an

• avoir comme lieu de travail contractuel l’un des sites du Groupe SERAP FINANCES

• avoir une activité spécifique (travail sur un projet)

Toute demande de télétravail occasionnel planifiable doit être présentée à la hiérarchie, en justifiant le motif, avec un délai de prévenance de 3 jours calendaires. Cette demande doit être formulée sur le logiciel de gestion des temps (Horoquartz).

Le télétravail occasionnel est limité à 10 demandes par an.

En cas de circonstances exceptionnelles propres au salarié, telle qu’une blessure qui empêche de venir au travail (fracture jambe/ cheville foulée) mais qui permet quand même de travailler à domicile, le télétravail pourra être mis en œuvre sans délai de prévenance.

En cas de circonstance exceptionnelle non prévisible (pandémie, climatique….), le délai de prévenance pourra également être supprimé.

Disposition relatives à l’hygiène et à la sécurité du travail

Le salarié en situation de télétravail s’engage expressément :

• A respecter les dispositions légales relatives à la durée du travail et aux repos hebdomadaires et journaliers.

• A n’exercer son télétravail que dans un cadre conforme aux normes d’hygiènes et de sécurité.

• A déclarer toute situation d’accident du travail intervenant pendant le temps de télétravail et ce sans délai, étant précisé que seules les situations accidentelles intervenant dans la pièce affectée au travail peuvent être considérées comme telles.

• A respecter de manière la plus absolue les normes liées au droit à la déconnexion au sein de l’entreprise.

Période d’adaptation

Afin que le télétravailleur et son manager puissent expérimenter et évaluer cette nouvelle modalité d’organisation sous la forme du télétravail, chaque télétravailleur bénéficiera d’une période d’adaptation de 3 mois commençant à courir à compter du 1er jour de télétravail du collaborateur.

Durant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au télétravail moyennant un respect de prévenance de 15 jours calendaires.

Réversibilité

Suite à la période d’adaptation, le télétravailleur pourra revenir à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

En cas de cessation de la situation de télétravail, le collaborateur reprendra son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.

Il effectuera à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise d’appartenance et restituera, le cas échéant, le matériel mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de la mise en place du télétravail. Il n’aura pas à le restituer s’il en disposait avant la mise en place du télétravail.

En cas de difficulté de fonctionnement du télétravail, empêchant un fonctionnement harmonieux avec l’entreprise (exemple un manque de disponibilité ou de réactivité du collaborateur durant les jours de télétravail, télétravailleur interrompu fréquemment par une autre personne au domicile, problème de qualité de transmission), l’employeur pourra mettre fin au télétravail moyennant un respect de prévenance d’une semaine.

En cas de changement de poste du salarié, une nouvelle demande devra être effectuée auprès de son responsable hiérarchique.

Assurance

Le collaborateur qui s’engage dans une démarche de télétravail doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance dommage aux biens. Il prend toute disposition auprès de cette compagnie pour être couvert en cas de dommages à l’occasion du télétravail et fournit à la société l’attestation d’assurance correspondante.

Suivi individuel

La Direction rappelle l’importance qu’elle attache au respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives au temps de travail.

Le collaborateur en télétravail fera un point régulier avec sa hiérarchie sur son temps de travail et sur la gestion de sa charge de travail. Le télétravail ne doit pas conduire à dépasser les durées légales du travail ou réduire les durées de repos minimales.

Les jours de télétravail feront l’objet d’un pointage sur l’outil de gestion des temps (Horoquartz) permettant d’assurer la traçabilité et le suivi des périodes de télétravail.

Le collaborateur bénéficiera, dans le cadre de son entretien annuel avec son supérieur hiérarchique portant sur ses conditions d’activité et sa charge de travail, d’une évaluation de la qualité relationnelle avec la collectivité SERAP, lors d’un point spécifique sur le télétravail, qui est intégré dans le support d’entretien du SIRH.

Ce bilan sur les conditions d’activité et la charge de travail du collaborateur détaillera les résultats professionnels du collaborateur, la satisfaction du collaborateur et de son supérieur hiérarchique ainsi que la qualité des conditions de travail.

Conformité – confidentialité

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles internes de la Société (charte informatique) concernant notamment l’usage du matériel mis à sa disposition, l’accès aux réseaux publics et privés, la sécurité de l’information, la protection des données. En particulier, il ne téléchargera aucune application de son domicile sur le matériel mis à disposition.

Dispositions diverses

Le présent avenant est considéré comme partie intégrante de l’accord cadre relatif à la durée et à l’organisation du travail du 17 juillet 2014.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, avec un délai de préavis de trois mois.

En conséquence, la dénonciation sera notifiée aux autres signataires par la partie qui en prendra l’initiative, par voie de courrier recommandé avec accusé de réception, qui prendra effet au premier jour du quatrième mois suivant la dite dénonciation.

La dénonciation pourra être totale ou éventuellement partielle dès lors que les dispositions dénoncées correspondront à un ensemble global et cohérent, pouvant être séparé du reste de l’avenant.

Les parties conviennent qu’en cas de litige lié à l’interprétation ou à l’application du présent avenant et ses annexes, il sera soumis, préalablement à tout conflit, à une commission paritaire, composée de trois représentants des salariés et trois représentants de la Direction, chargée de tenter de trouver les solutions adéquates.

La représentation des salariés sera composée de représentants des organisations syndicales, ayant visé le présent avenant ou ayant adhéré ultérieurement dans les conditions prévues par la loi.

Le présent accord est déposé à la Direction Départementale du Travail et de la Formation Professionnelle de LAVAL et au Greffe de Prud’hommes de LAVAL.

Il a été soumis à l’avis consultatif du CSE qui a donné un avis positif.

Fait à Gorron, le 15/12/2020

Président Directeur Général de Délégué Syndical CFTC

SERAP INDUSTRIES et Secrétaire du C.S.E.

SERAP FINANCES