Accord d'entreprise "Accord sur le recours au vote électronique Docapost BPO IS pour les élections des membres du CSE" chez DOCAPOSTE BPO IS (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique DOCAPOST BPO IS pour les élections des membres du Comité Social et Economique

ENTRE LES SOUSSIGNEES 

La société DOCAPOST BPO IS, S.A. au capital de 1 600 000 Euros dont le siège social est sis 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 Ivry-sur-Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil, sous le numéro 390 426 450

Représentée par , Directeur des Ressources Humaines, disposant des pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

Et les Organisations syndicales suivantes représentées par les Délégués syndicaux ou Représentant de Section Syndicale en vertu du mandat reçu à cet effet :

• le syndicat CFDT représenté par son Délégué Syndical,

• le syndicat CGT, représenté par son Délégué Syndical,

• le syndicat CFE-CGC représenté par son Délégué Syndical,

• le syndicat FO, représenté par son Délégué Syndical,

• le syndicat SUD, représenté par son Délégué Syndical,

D’autre part,

PREAMBULE

La Société Docapost BPO IS est constituée d’un seul établissement principal sur le territoire français. Si la structure de la Société évoluait, cet accord fera l’objet d’un avenant en ce sens.

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants au Comité Social et Economique, la Direction de la Société Docapost BPO IS en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la Société Docapost BPO IS a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres au Comité Social et Economique.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique de la Société Docapost BPO IS.

1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Ce fichier des électeurs enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège d’appartenance, site d’appartenance, adresse postale, adresse mail professionnelle le cas échéant.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes nécessaires au vote ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, selon les modalités qui seront définies par le protocole d’accord préélectoral.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, numéro de matricule, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote, et notamment tutoriel, communication aux électeurs d’une notice, etc.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines ou autre correspondant défini dans le protocole d’accord préélectoral. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera connu du seul électeur, comme par exemple sa date de naissance. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 3 - NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPOT ACCORD

Conformément à l'article  L. 2231-5 du code du travail, le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Un exemplaire de l’accord et ses annexes seront tenus à la disposition du personnel dans les locaux de l’entreprise.

Le présent accord sera adressé aux salariés de DOCAPOST BPO IS (envoi au domicile des électeurs, ou sur leur messagerie professionnelle, et sur l’intranet si cette solution a pu être déployée).

Le présent accord et ses annexes feront l’objet d’un dépôt dans les conditions suivantes, conformément aux modalités prévues par les articles L. 2231-5-1, L. 2231-6, D. 2231-2 et suivants du code du travail :

• Deux exemplaires, dont une version originale signée sur support papier et une version sur support électronique, sont transmis à l’unité territoriale 94 de la DIRECCTE d’Ile de France ;

• Un exemplaire original au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Créteil.

Par ailleurs, les parties conviennent que le présent accord sera publié dans une base de données nationale en version anonyme.

Fait à Ivry sur Seine, le 29 mars 2019

En 12 exemplaires

Pour la Société DOCAPOST BPO IS

Pour le syndicat CFDT,

Pour le syndicat CGT,

Pour le syndicat FO,

Pour le syndicat CFE –CGC,

Pour le syndicat SUD,