Accord d'entreprise "Un Protocole d'Accord Préélectoral relatif aux Elections 2023 du Comité Social et Economique" chez DOCAPOSTE BPO IS (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL DOCAPOSTE BPO IS

Elections du Comité Social et Economique 2023

ENTRE LES SOUSSIGNEES 

La société DOCAPOSTE BPO IS, S.A. au capital de 1 600 000 Euros dont le siège social est sis 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 Ivry-sur-Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil, sous le numéro 390 426 450

Représentée par Monsieur ……………………………, Directeur des Ressources Humaines Adjoint, disposant des pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

Et les Organisations syndicales suivantes représentées par les Délégués syndicaux ou Représentant de Section Syndicale en vertu du mandat reçu à cet effet :

L’organisation syndicale CFDT – F3C,

Représentée par ……………………….., délégué syndical,

L’organisation syndicale CFE-CGC - FIECI,

Représentée par ……………………….., délégué syndical,

L’organisation syndicale CGT FAPT,

Représentée par ……………………….., délégué syndical,

L’organisation syndicale FO COM,

Représentée par …………………………, délégué syndical,

L’organisation syndicale SUD PTT Solidaires,

Représentée par ……………………….., déléguée syndicale,

D’autre part,

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées au plan national (un seul établissement), dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 29/03/2019 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique Docaposte BPO IS pour les élections des membres du CSE» et approuvé par les organisations syndicales représentatives, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société VOXALY (siège social - 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94220 Ivry-sur-Seine).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu le 13/06/2023

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 27/06/2023

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 Nombre de sièges 

L’effectif de référence total est de 1359 personnes.

Le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 18 titulaires et de 18 suppléants pour le CSE.

2.2 Répartition des sièges suivant l’effectif de référence

Pour les élections sont retenus 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : 10 sièges employés

• 2^ème collège : 6 sièges agents de maîtrise

• 3^ème collège : 2 siège cadres

2.3 Répartition du personnel dans les collèges électoraux

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 826,03 employés ;

• 428,52 agents de maîtrise ;

• 104,29 cadres ;

2.4 Répartition des effectifs électeurs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Les listes de candidats doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe, jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

En cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Répartition de l’effectif électoral par sexe et par collège	Femme	Nb de candidats Femmes sur la liste	Homme	Nb de candidats hommes sur la liste
Collège employés	418,39, soit 50,65%	5	407,64, soit 49,35%	5
Collège agents de maîtrise	260,39, soit 60,76%	3	168,13, soit 39,24%	3
Collège cadres	36,29, soit 34,80%	1	68, soit 65,20%	1

ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres CSE est de 4 ans.

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 13/04/2023, aux endroits habituels d’information de l’entreprise (Intranet et panneaux d’affichage au siège de la société et dans les sites clients dès lors que cette action est possible).

La Direction s’engage à utiliser tous les moyens dont elle dispose afin d’informer les salariés de cette mise à disposition des listes (Intranet, mail aux salariés et envoi d’un courrier distinct au domicile des salariés) conformément au droit électoral, les listes électorales sont valables pour les deux tours.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, âge et date d’ancienneté.

Elle sera remise aux organisations syndicales simultanément par mail.

Les contestations relatives aux listes seront recueillies par la DRH et examinées avec les organisations syndicales. Tout collaborateur a qualité de contester également à titre personnel.

De par son activité de prestataire de services, avec des salariés détachés auprès de ses clients, certains des salariés de la société DOCAPOSTE BPO IS peuvent avoir exprimé leur choix d’être électeur ou éligible dans le cadre des élections organisées par nos clients. Si tel est le cas, ces salariés ne pourront pas faire partie des listes des électeurs / éligibles de la société DOCAPOSTE BPO IS pour les élections envisagées.

ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET PROPAGANDE ELECTORALE

1. Listes de candidats 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Les organisations syndicales pourront remettre, les listes de leurs candidats par collège et pour chacune des élections titulaires et suppléants, de façon à ce qu’elles parviennent à la DRH, à l’attention Isabelle POT, pour le : 12/05/2023 à 14h00 au plus tard.

Les listes pourront être ainsi remises en mains propres contre récépissé, ou envoyées en courrier recommandé ou bien envoyées par mail à l’adresse mail suivante (avec accusé de réception) ElectionsCSEBPOIS2023@docaposte.fr, 12/05/2023 à 14h00 au plus tard.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les listes de candidats sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le 15/05/2023.

2. Listes de candidats au 2^nd tour :

S’il intervient un deuxième tour de scrutin, ces listes continueront à être considérées comme normalement déposées. En cas de changement dans leurs compositions ou de dépôts de nouvelles listes, il appartiendra aux intéressés d’en effectuer la remise ou l’envoi.

Il pourra y avoir des listes de candidats non présentées par les organisations syndicales.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 19/06/2023 à 12h.

Les listes de candidats sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 20/06/2023.

Les modalités du 1er tour sont applicables au 2e tour.

3. Professions de foi et logo :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront transmettre par mail à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse mail ElectionsCSEBPOIS2023@docaposte.fr :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (2 Mo maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), recto-verso, couleur ou noir et blanc

• Les logos au format JPG ou PNG hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels, jusqu’au 12/05/2023 à 14h, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

Une fois effectuée la mise en ligne sur le site de vote, les professions de foi dûment déposées dans les délais pourront être imprimées recto-verso par l’entreprise au format A4 en couleur, en vue de l’affichage.

De même, au second tour, les candidats pourront transmettre à la DRH leurs professions de foi, selon les mêmes modalités, jusqu'au 19/06/2023 à 12h. Les mêmes dispositions qu’au 1^er tour sont applicables au 2^e tour.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le calendrier détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

7-1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

7-2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes dans l’ordre défini suite au tirage au sort intervenu lors de la réunion de négociation du présent protocole d’accord du 31 mars 2023, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire) :

1.FO

2.SUD

3.CFTC

4.CFE-CGC

5.CGT

6.CFDT

7-3 Matériel de vote - Codes confidentiels

Avant l’ouverture du scrutin, une communication par e-mail et par courrier postal, générée par le prestataire, est adressée aux électeurs.

Cette communication contient un code d’accès généré aléatoirement par le prestataire sans qu’il soit communiqué à l’entreprise ainsi qu’un lien à cliquer ou une adresse URL du site de vote, ce dernier renvoie sur un écran d’authentification où l’électeur est invité à renseigner son code d’accès.

Une fois identifié, l’électeur est alors invité à renseigner des données à caractères personnelles afin d’obtenir son mot de passe ou « code d’activation ».

A la suite de cette identification il est proposé à l’électeur d’adresser un code d’activation sur le canal de son choix (SMS ou message vocal)

Une fois reçu sur le canal choisi par l’électeur, ce dernier est invité à renseigner ce code d’activation pour accéder au vote.

7-4 Communication des codes de vote

Le prestataire adressera une communication par e-mail et par courrier postal au domicile de chaque électeur le 05/06/2023.

S’il intervient un deuxième tour de scrutin, le prestataire communiquera selon les mêmes modalités qu’au premier tour le 19/06/2023.

7-5 Protocole de demande de renvoi d’identifiant / Assistance aux électeurs

Une page dédiée d’assistance en ligne est disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi d’identifiant.

Elle est directement accessible depuis la solution de vote.

Ce site est accessible uniquement durant la période d’ouverture du scrutin.

Les électeurs du client ont à leur disposition une assistance téléphonique gratuite accessible pendant le scrutin 24h/24 7jrs/7.

Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

7-6 Formation du Bureau de vote et vote test (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire organisera une formation / recette en présence des membres du Bureau de vote et des représentants de liste à l’issue du paramétrage de la solution de vote.

En cas de 2e tour, la cérémonie aura lieu : le 27/06/2023.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement : 2 personnes au plus par organisation syndicale.

La séance est assurée par le Chef de projet VOXALY. Elle est séquencée selon les étapes suivantes :

• Présentation des élections :

• Contexte,

• Modalités de vote retenues,

• Matériel de vote proposé aux électeurs,

• Rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin,

• Présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique,

• Présentation du module « gestionnaire » pour :

• Le contrôle des candidatures,

• Le suivi de la participation pendant la période de vote.

• Génération des clés de déchiffrement par les membres du Bureau de vote. Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance.

• Test du dispositif de vote électronique : vote, dépouillement et résultats du vote test.

L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

7-7 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

8. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin, ouvert 24h/24 7jrs/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 09/06/2023 à 10h au 13/06/2023 à 17h.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 23/06/2023 à 10h au 27/06/2023 à 17h.

Les heures de vote correspondent aux horaires d’ouverture du site de vote (horaires métropole).

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Dans la mesure du possible des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs le cas échéant. Nous veillerons par ailleurs à ce que ces postes informatiques se trouvent dans une position permettant la confidentialité du vote.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs seront informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs d’Ivry Cap de Seine, présents et acceptant ce rôle. Pour le cas où ce principe ne peut être respecté (absence ou indisponibilité des membres plus âgé et plus jeune), il est fait appel au volontariat pour composer le bureau de vote.

La présidence appartient au plus âgé acceptant, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée de deux représentants au plus de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les listes d’émargement seront réservées au bureau de vote ainsi qu’aux délégués de liste qui auront été désignés (1 par organisation syndicale). De même, ces délégués de liste auront accès au taux de participation. Ces informations seront disponibles en temps réel.

ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 11 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• Carence de candidat au premier tour,

• Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 13- MOYENS SUPPLEMENTAIRES ATTRIBUES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES

La Direction s’engage à fournir les moyens matériels nécessaires, tels que définis dans l’accord sur la représentation sociale en date du 30/06/2022, aux organisations syndicales afin d’assurer leur propagande. Exceptionnellement pendant la période électorale, les organisations non représentatives pourront bénéficier des moyens alloués aux organisations représentatives dans l’accord susvisé.

Durant la période électorale c’est-à-dire à compter du lendemain de la date de signature du présent accord (sous réserve qu’il réunisse les conditions légales de majorité requises) et jusqu’au 27/06/2023 les organisations syndicales bénéficieront de 130 heures de délégation supplémentaires qu’elles pourront répartir entre leurs représentants du personnel. Les organisations syndicales s’engagent à porter à la connaissance de la direction, au préalable, le nom des représentants susceptibles de bénéficier de ces heures de délégation supplémentaires.

Les représentants du personnel qui bénéficieront de ces heures de délégation devront saisir ces heures de délégation dans le SIRS dans le respect des dispositions de l’accord ci-dessus mentionné.

Compte tenu des contraintes liées au fait que DOCAPOSTE BPO IS est une société prestataire de services, les organisations syndicales qui souhaitent se rendre sur des sites devront informer le responsable de secteur en respectant les délais signalés sur la liste de sites qui leur est transmise.

Outre la prise en charge du tirage des professions de foi, la direction s’engage à verser une enveloppe d’un montant fixe de 500 euros à chaque organisation syndicale qui aura déposé une liste de candidats afin de l’aider dans ses frais de déplacement inhérents à la campagne électorale. La Direction des Ressources Humaines se chargera de la réservation et du paiement, prélevé sur l’enveloppe ci-dessus mentionnée, des titres de transport (train, avion …).

De plus chaque organisation syndicale signataire du présent protocole pourra assurer des permanences syndicales en distanciel via Teams.

La Direction créera les évènements sur Teams et informera les salariés de la tenue de ces permanences en leur adressant les liens correspondants.

Chaque organisation syndicale signataire du présent protocole pourra solliciter trois créneaux d’une heure de permanence syndicale en distanciel via Teams, au jours de son choix (à l’exception du lundi)sur les plages horaires suivantes :

• Soit de 10h à 12h30,

• Soit de 14h à 15h30.

Afin de planifier ce dispositif, il appartiendra à chaque organisation syndicale signataire d’avertir la Direction des Ressources Humaines au moins 72h à l’avance.

ARTICLE 14- NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPOT ACCORD

Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales parties à la négociation.

Il est établi en autant d’exemplaires que de parties à la négociation.

Un exemplaire de l’accord sera tenu à la disposition du personnel dans les locaux de l’entreprise.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L. 2231-7 et D. 2231-2 et suivants du code du travail.

Par ailleurs, les parties conviennent que le présent accord sera publié dans une base de données nationale en version anonyme.

Fait à Ivry, le 12 avril 2023

Pour la Société DOCAPOSTE BPO IS

…………………….., DRH Adjoint

Pour le syndicat CFDT – F3C

…………………….. son Délégué Syndical

Pour le syndicat CFE-CGC - FIECI

…………………….., son Délégué Syndical

Pour le syndicat CGT FAPT

…………………….., son Délégué Syndical

Pour le syndicat FO COM

…………………….., son Délégué Syndical

Pour le syndicat SUD PTT Solidaires

…………………….., sa Déléguée Syndicale