Accord d'entreprise "AVENANT ACCORD DE STRUCTURE DU CSE D'EKIUM SAS" chez EKIUM (Siège)

Entre la société EKIUM SAS représentée par , Représentant Légal,

Et le syndicat FIECI CFE-CGC représenté par, Délégué Syndical

PREAMBULE

L’Organisation Syndicale FIECI CFE-CGC a fait part à la Direction d’EKIUM SAS de son souhait de revoir certaines dispositions de l’accord de structure du CSE (Comité Social et Economique) conclu le 27 janvier 2020, qui, à défaut d’une quelconque mention écrite concernant sa durée d’application, a été conclu pour une durée déterminée de 5 ans.

L’Organisation Syndicale FIECI CFE-CGC et la Direction d’EKIUM SAS ont convenu de prendre en compte, d’une part, le fonctionnement du CSE depuis la mise en place de celui-ci en tant qu’instance unique, et, d’autre part, les développements récents de la société EKIUM SAS et ses perspectives de croissance.

La Direction d’EKIUM SAS et l’Organisation Syndicale FIECI CFE-CGC ont souhaité de nouveau réaffirmer le rôle de la représentation du personnel dans le fonctionnement et le développement social et économique d’EKIUM SAS.

Elles partagent la conviction de la nécessité d’une représentation du personnel proche des préoccupations et des priorités des salariés, comprenant les enjeux et les objectifs stratégiques de l'entreprise et dotée des ressources adéquates pour un fonctionnement efficace.

OBJECTIFS GENERAUX

Le présent avenant porte sur les modalités de mise en place et de fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE) de la société EKIUM SAS.

Aussi, afin d’organiser les échanges avec les représentants du personnel élus ou désignés par leur organisation syndicale, le présent accord a pour finalités principales :

- De définir les périmètres de représentation du personnel ;

- De déterminer les principales missions, règles d’organisation et prérogatives du CSE

- De déterminer les modalités de mise en place des représentants de proximité ainsi que leurs principales missions ;

- De fixer les missions ainsi que les conditions de mise en place et de fonctionnement de la totalité des Commissions au sein du CSE et de dresser la liste exhaustive de ces dernières.

Il est précisé que les règles supplétives du Code du travail s'appliquent aux situations non régies par les dispositions de l’accord d’entreprise conclu le 27 janvier 2020 et le présent avenant.

Article 1 : Substitution

Les articles de cet avenant se substituent à l’intégralité des articles de l’accord d’entreprise dénommé « Accord de structure du CSE d’EKIUM SAS » conclu le 27 janvier 2020.

Article 2 : Liberté de circulation

Les membres élus au CSE, les titulaires de mandats désignatifs et les représentants de proximité peuvent se déplacer librement dans le périmètre d'exercice de leurs attributions, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des travailleurs et à l'activité des sites.

Article 3 : Temps des réunions

Le temps passé lors des réunions plénières ordinaires et extraordinaires par les membres du CSE comme le temps de trajet nécessaire pour s’y rendre sont assimilés à du temps de travail effectif et ne sont pas imputés sur leurs crédits d’heures de délégation.

Pour l’ensemble de ces réunions, l’utilisation de la visio-conférence sera privilégiée, les réunions pourront être également organisées sur un mode mixte distanciel-présentiel.

Article 4 : Frais de déplacement et d’hébergement

Les frais de déplacement et d’hébergement des représentants du personnel ayant un mandat électif ou désignatif pour se rendre aux réunions plénières et préparatoires du CSE et de ses commissions seront pris en charge intégralement par la société EKIUM SAS selon les barèmes de frais en vigueur au sein de cette dernière.

Comme pour les réunions citées dans l’article 3, l’utilisation de la visio-conférence sera privilégiée lors des réunions préparatoires et ces dernières pourront se dérouler sur un mode mixte distanciel-présentiel.

Il en sera de même pour l’ensemble des réunions des commissions figurant dans cet accord.

Article 5 : Composition du bureau

Un secrétaire et un trésorier sont désignés parmi les élus titulaires du CSE lors de la première réunion de l'instance.

Le CSE peut également désigner d'autres membres du bureau parmi les élus titulaires ou suppléants au CSE, notamment un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint. Si le secrétaire adjoint ou le trésorier adjoint est un membre suppléant du CSE, celui-ci participe de droit aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE sans que sa présence ne l’autorise à participer aux votes, excepté s’il remplace un titulaire absent.

Le secrétaire titulaire du CSE bénéficie d’un crédit d’heures mensuel et individuel supplémentaire de 6 heures, le trésorier titulaire bénéficie d’un crédit d’heures mensuel et individuel supplémentaire de 4 heures.

La composition du bureau sera précisée dans le règlement intérieur du CSE.

Article 6 : Représentation Syndicale

Chaque organisation syndicale représentative dans l'Entreprise peut désigner un Représentant Syndical au CSE. Le représentant syndical participe aux réunions du CSE avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'Entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au CSE. Le Représentant Syndical bénéficiera de 20 heures de délégation mensuelles et individuelles.

Article 7 : Moyens en temps des membres élus au CSE

Alinéa 7.1 Crédits d’heures de délégations

Pour l'exercice de leurs missions, il est rappelé que les membres élus titulaires du CSE disposent mensuellement et individuellement d'heures de délégation, dont le nombre est celui prévu par la Loi et en particulier :

• Effectif 1250 à 1499 : 24 heures

• Effectif 1500 à 3499 : 26 heures

Alinéa 7.2 Annualisation des heures de délégation

Les heures des délégations peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois.

Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant du CSE doit informer l’employeur au plus tard 3 jours ouvrés avant la date prévue par écrit ou par mail (adressé à partir de la messagerie électronique professionnelle de l’intéressé) au Directeur des Ressources Humaines et au Président du CSE.

Alinéa 7.3 Mutualisation des heures de délégation

Les membres titulaires peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.
Cette répartition ne peut conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation légal dont bénéficie un membre titulaire.
Les membres titulaires concernés informent l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 3 jours ouvrés avant la date prévue pour leur utilisation. L’information de l’employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Un mail adressé, à partir de la messagerie électronique professionnelle des membres titulaires, au Directeur des Ressources Humaines et au Président du CSE sera accepté.

Article 8 : Locaux et moyens de communication

L'employeur mettra à disposition un local aménagé dans les locaux de l’implantation à laquelle le secrétaire du CSE est rattaché, ainsi que le matériel nécessaire à l'exercice des fonctions du CSE, ce qui comprend au minimum : armoires fermées à clefs, un coffre, un ordinateur, un téléphone et une connexion internet, des chaises, des bureaux et une imprimante.

Article 9 : Budgets

L’employeur versera au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute annuelle.

L’employeur prendra par ailleurs en charge intégralement les dépenses engagées par les membres du CSE et notamment par le biais de la CSSCT au titre de leurs attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

La participation de l'employeur au financement des activités sociales et culturelles du CSE sera de 0,6% de la masse salariale brute annuelle.

Article 10 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

La CSSCT sera composée de 9 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants, lors de la première réunion du CSE, par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, pour une durée qui prendra fin au plus tard avec celle du mandat des membres élus du CSE.

En complément des heures de délégations légales et conventionnelles des membres élus au CSE, il est convenu entre les parties signataires que tous les membres de la CSSCT bénéficieront d’un crédit d’heures mensuel et individuel supplémentaire de 10 heures.

• Ces heures seront cumulables avec les autres missions et mandats.

• Le temps passé en réunion ne sera pas déduit des crédits d’heures de délégation.

Les membres du CSE bénéficieront de la formation légale en matière de santé et sécurité d’une durée de 5 jours, dont le coût sera à la charge de l’employeur. Les heures passées en formation seront considérées et rémunérées comme du temps de travail et seront non déductibles des crédits d’heures de délégation. Les frais de déplacements et d’hébergement occasionnés par la formation seront pris en charge de l’employeur, selon les barèmes de frais en vigueur dans l’entreprise.

La CSSCT se verra confier, par délégation du CSE tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception du recours à un expert et des attributions consultatives du comité.

La CSSCT se réunira 4 fois par an. La CSSCT sera présidée par l’employeur ou son représentant.

Article 11 Référents harcèlement sexuel et agissements sexistes

La Direction nomme deux Référents, un homme, une femme, chargés de la lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes parmi les salariés de l’entreprise. Ces référents ont pour rôle d'orienter, d'informer et d'accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Ils sont positionnés en interlocuteurs privilégiés des salariés qui seraient témoins ou victimes de tels faits, afin de les aider à agir. La Direction peut remplacer les Référents qu’il a désignés.

Les membres titulaires du CSE désignent, par vote, parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE deux référents, un homme, une femme, chargés d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. En cas de candidatures multiples pour l’un des deux rôles, un vote est organisé, le membre désigné étant celui obtenant le plus de voix. En cas d’égalité entre les candidats ayant obtenu le plus de voix, un second tour est organisé entre eux, le candidat réunissant le plus de voix à l’issue du second tour est désigné. En cas de nouvelle égalité entre les candidats rassemblant le plus de suffrages, celui ayant le plus d’ancienneté dans l’entreprise est désigné.

Ces référents harcèlement et agissements sexistes devront bénéficier d’une formation spécifique sur ces sujets – condition essentielle au bon fonctionnement du dispositif – d’une durée de 1 jour intégralement financée par EKIUM SAS, étant également rappelé que l’employeur assure le maintien de la rémunération des participants à la formation.

Les missions des référents désignés par le CSE seront inscrites dans le dispositif d’alerte et de prévention contre les Risques Psychosociaux.

Le CSE par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, peut décider de mettre fin sans délai de prévenance au rôle d’un Référent qu’il a désigné. Le cas échéant, le CSE devra procéder à son remplacement en observant les règles de désignation mentionnées ci-avant.

Chaque Référent choisi est libre de refuser sa nomination, et en cas d’acceptation de celle-ci peut à tout moment décider à tout moment de ne plus remplir son rôle, sans délai de prévenance à respecter. Le cas échéant, il devra être procédé à son remplacement par l’entité qui l’a désigné, que ce soit l’employeur ou le CSE. S’il s’agit d’un Référent désigné par le CSE, le CSE devra procéder à son remplacement en observant les règles de désignation mentionnées ci-avant.

Article 12 : La commission Formation

Elle sera composée de 5 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants, lors de la première réunion du CSE, par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin au plus tard avec celle du mandat des membres élus du CSE. Elle sera présidée par un membre du CSE.

Les moyens de la Commission sont :

- 3 Réunions par an auxquelles assistera le Directeur des Ressources Humaines de la société, éventuellement accompagné s’il le souhaite d’un autre membre de la DRH.

- Crédit d’heures de 10 heures supplémentaires par an et par membre.

Le Temps passé en réunion ne sera pas déduit des crédits d’heures de délégation.

Article 13 : La commission Egalité Professionnelle

Elle sera composée de 5 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants, lors de la première réunion du CSE, par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin au plus tard avec celle du mandat des membres élus du CSE. Elle sera présidée par l’un des membres de la commission.

Les moyens de la Commission sont :

- 3 réunions par an auxquelles assistera le Directeur des Ressources humaines de la société.

- Crédit d’heures de 6 heures supplémentaires par an et par membre.

Le Temps passé en réunion ne sera pas déduit des crédits d’heures de délégation.

Article 15 : Structure de la représentation du personnel – Périmètre du Comité social économique

Conformément à l’article L2313-2 du code du travail, le Comité social et Economique est mis en place au niveau de l’ensemble de la société EKIUM SAS.

Article 16 : Représentants de Proximité (RP)

Au regard de l’organisation de la société EKIUM SAS et de son maillage du territoire, les représentants de proximité permettent une représentation du personnel plus proche des salariés. Il est ainsi expressément convenu de la mise en place de représentants de proximité (RP) au sein de chaque implantation bénéficiant d’un code siret propre, selon les seuils d’effectifs suivants constatés au 31 décembre 2023 :

1. Un représentant de proximité dans chaque implantation dont l’effectif est compris entre 20 et 100 salariés et ne disposant pas d’un membre du CSE dans son effectif.

2. Deux représentants de proximité dans chaque implantation dont l’effectif est supérieur à 100 salariés et ne disposant pas d’un membre du CSE dans son effectif.

Dans le cadre des situations suivantes :

• Augmentation de l’effectif d’une implantation possédant un siret dédié et engendrant un passage à l’une des tranches définies ci-dessus,

• Création d’une d’implantation ex nihilo avec un siret dédié générant un effectif entrant dans l’une des deux tranches définies ci-dessus,

• Création d’une implantation, avec un siret dédié, issue d’une opération de fusion de sociétés ou d’un rachat de fonds de commerce, avec un effectif entrant dans l’une des deux tranches définies ci-dessus,

des nouveaux Représentants de proximité seront désignés selon les modes de calcul faisant l’objet des alinéas A) et B).

Les représentants de proximité sont désignés par le CSE, après appel à candidatures, lors de la troisième réunion plénière du CSE. La désignation, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité s’effectuera par un vote, le candidat désigné sera celui qui aura rassemblé le plus de voix. En cas d’égalité entre les candidats ayant obtenu le plus de voix, un second tour est organisé entre eux, le candidat réunissant le plus de voix à l’issue du second tour est désigné. En cas de nouvelle égalité entre les candidats rassemblant le plus de suffrages, celui ayant le plus d’ancienneté dans l’entreprise est désigné.

Ils doivent pour être éligibles avoir plus d’un an d’ancienneté dans l’entreprise à la date de la désignation et faire partie de l’effectif de l’implantation concernée.

Les élus du CSE peuvent, par résolution adoptée à la majorité des membres présents reporter le vote et relancer un appel à candidatures, si un poste de Représentant de proximité suscite moins de deux candidatures. Le Représentant de proximité qui est muté par voie d’avenant à son contrat de travail dans une implantation autre que celle pour laquelle il a été désigné Représentant de proximité, abandonne son mandat le jour de prise d’effet de sa mutation.

Les moyens des Représentants de Proximité seront les suivants :

- Crédit d’heures de 8 heures par mois, non cumulable avec d’autres crédits d’heures de délégation.

- Réunion bimestrielle sur demande du RP avec le chef d’agence dont un compte rendu établi par le Représentant de proximité qui le communiquera sous un délai de deux semaines au CSE et à la CSSCT. Le temps consacré à cette réunion ne sera pas déduit du crédit d’heures cité dans l’alinéa précédent.

- Liberté de circulation dans son périmètre avec temps de trajet non déduit de ses heures de délégation.

- Une formation de trois jours en santé et sécurité dont le coût, l’hébergement et le déplacement sont intégralement financés par l’employeur suivant le barème de frais en vigueur dans l’entreprise et dont les heures seront considérées comme du temps de travail.

- A la demande de l’intéressé, qui devra formulée par mail auprès du secrétaire du CSE et de la DRH, le Représentant de proximité bénéficie d’une formation économique de 3 jours destinée à des membres du CSE, dont les coûts (hors rémunération) sont pris en charge par le CSE et imputés sur son budget de fonctionnement. Ces heures de formation seront considérées comme du temps de travail. Le remplaçant d’un Représentant de proximité ne peut bénéficier d’une telle formation.

Un Représentant de proximité ne peut être membre titulaire ou suppléant du CSE. Il ne peut assister aux réunions du CSE. En cas d’élection partielle des Représentants du personnel du CSE, un Représentant de proximité abandonnera de facto son mandat de Représentant de proximité s’il est élu membre titulaire ou suppléant du CSE lors de cette élection partielle.

Les représentants de proximité se réuniront – utilisation de la visio-conférence- à l’initiative de du Directeur des Ressources Humaines de la société une fois par semestre afin d’échanger sur les problématiques rencontrées. Un membre de la CSSCT et le Responsable du service HSE seront conviés à la réunion. Le temps consacré à cette réunion ne sera pas décompté des crédits d’heures précités dans cet article et des crédits d’heures de délégation du membre de la CSSCT. Un compte rendu de la réunion sera élaboré par le Directeur des Ressources Humaines et transmis par celui-ci aux RP, au Responsable HSE, et aux membres du CSE.

Tout Représentant de proximité peut mettre fin à son mandat par une notification adressée par lettre recommandée avec réception au Président du CSE. La sortie des effectifs d’un Représentant de proximité met fin sans délai à son mandat.

Le remplacement d’un Représentant de proximité s’effectue le cas échéant suivant les mêmes modalités d’une désignation, telles que mentionnées ci-avant.

Attributions des Représentants de proximité (RP) : Les représentants de proximité contribueront à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans le périmètre auquel ils sont rattachés. Ils pourront formuler et communiquer au CSE ou à la CSSCT ainsi qu’à l’employeur toutes propositions de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés de leurs périmètres. Les représentants de proximité pourront également bénéficier d’une délégation du CSE pour procéder à une enquête au sein de leur implantation faisant suite à un accident de travail ou à tout incident grave susceptible de causer des accidents du travail ou des maladies professionnelles. Les RP auront compétence pour auditionner tous les salariés concernés par cet incident et pour dresser un compte rendu/rapport pouvant être soumis au Responsable d’implantation (le Responsable de l’implantation peut être un Responsable d’agence ou un Directeur de Pôle, suivant la configuration locale) lors des réunions bimestrielles ou à l’occasion d’une réunion organisée ad hoc.

Les représentants de proximité pourront enfin bénéficier d’une délégation du CSE pour procéder à toute inspection des lieux de travail et accessibles aux salariés au sein de leur agence pour mesurer les risques professionnels potentiels et recueillir les besoins spécifiques des salariés pour les prévenir ou les faire cesser. Il est convenu que ces inspections pourront également avoir lieu dans les entreprises clientes et partenaires d’EKIUM SAS, lorsque des salariés sont détachés, dans le cadre de leur mission, en leur sein. Les temps passés sur ces enquêtes ne seront pas déduits des crédits d’heures, et les frais de déplacement et d’hébergement seront pris en charge suivant les modalités prévues dans cet article pour les heures de formation.

Article 17 : Réunions périodiques du CSE

Le CSE se réunira onze fois dans l’année civile sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Quatre de ces réunions porteront en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

La visio-conférence sera utilisée à chaque réunion.

Article 18 : Aide au logement

Etant considéré l’absence de commission d’information et d’aide au logement, une communication détaillée sur cette thématique sera adressée au CSE une fois par an par la Direction des Ressources Humaines.

Article 19 : Commission économique

Il est créé une commission économique, spécialement en charge d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE. Elle est composée de 5 membres du CSE, titulaires ou suppléants, et se réunira deux fois par an.

Article 20 : Commission spécialisée

Une commission composée d’un membre de la Direction et de 4 membres du CSE, titulaires ou suppléants, se réunira une fois par an pour suivre l’application de l’accord d’entreprise sur l’intéressement et de l’accord d’entreprise sur la participation. Un rapport commun sera établi par la Commission.

Article 21 : Communication sur fonctionnement du CSE

La DRH sensibilise les managers des membres du CSE au cours de leur premier mois de mandat, sur le fonctionnement du CSE, l’adaptation de la charge de travail, les heures de délégations et les missions des élus. Cette communication par mail fait l’objet d’une concertation préalable entre le DRH et le secrétaire du CSE.

Article 22 : Prise d’effet de l’avenant – Durée

Durée

Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée qui correspond à la durée des mandats des représentants du personnel au sein du prochain CSE, qui seront élus le 8 décembre 2023 à l’issue du premier tour de scrutin, ou bien, en cas de second tour, le 22 décembre 2023.

L’accord prendra donc fin automatiquement le 8 décembre 2027 ou le 22 décembre 2027, selon le cas.

Date d’effet

Cet avenant prendra effet à la date de sa signature, sous réserve de son dépôt sur le portail numérique Téléaccord. De même, une copie du présent avenant, sera adressée au conseil de prud’hommes du ressort du siège social de la Société (Lyon).

Toutefois, il est expressément prévu par les signataires que ses dispositions ne concernent que le CSE qui sera élu au terme du scrutin visé à l’alinéa précédent.

Lesdites dispositions ne concernent en aucun cas l’actuel CSE dont le mandat arrivera à son terme en décembre 2023.

Fait le XXX septembre 2023, à Lyon

Pour la Direction, Représentant Légal

Pour la FIECI CFE-CGC : Délégué Syndical