Accord collectif Sur le Télétravail

Société Minebea Intec France

08 Mars 2021

Document interne confidentiel

ENTRE :

La société Minebea Intec France S.A.S., dont le siège social est situé ZI Paris Nord II, 283 Avenue du bois de la Pie 95941 Roissy CDG Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Pontoise sous le numéro 390 639 953,

Représentée par Madame Isabelle BAUMLIN, Directrice Générale et Madame Isabelle LEYS, Responsable Ressources Humaines,

Ci-après, « la Société ».

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFTC, organisation syndicale représentative au sein de la société Minebea Intec France S.A.S., représentée par Monsieur Laurent CALVE,

Ci-après, « l’Organisation Syndicale Représentative ».

D’autre part,

Ci-après, conjointement dénommées « les Parties ».

Table des matières

I – Préambule 5

II – Champ d’application de l’accord 7

2.1 Le télétravail dans l’entreprise 7

Télétravail et attractivité de l’entreprise 7

2.2 Le télétravail permanent 7

2.3 Le télétravail régulier ou occasionnel 8

III - Durée, révision et dénonciation 9

IV - Principes de l’accord sur le télétravail 10

4.1 Le principe du volontariat 10

4.2 La réversibilité 10

4.3 Les conditions d’éligibilité 10

4.4 Egalité de traitement entre tous les salariés 11

4.5 L’attribution des titres restaurants 11

V - L’aménagement du télétravail 11

5.1 La durée légale du travail 11

5.2 Le nombre de jours de télétravail – 2 catégories 12

5.3 Cadrer les processus de travail 13

VI - Matériels et environnement de travail 13

6.1 Matériels 13

6.2 L’environnement de travail 14

6.3 Assurance 14

6.4 Aménagement et sécurité du domicile 15

Travailleurs handicapés 15

6.5 Loyers et abonnements du télétravailleur permanent 15

6.6 Suspension de la prise en charge en cas d’absence 16

6.7 Les frais du télétravailleur occasionnel/régulier 16

VII - La santé au travail 17

7.1 La surveillance médicale 17

7.2 Accident de trajet et accident de travail 17

Accident de trajet 17

La présomption et les indices de l’accident du travail 18

Contestation possible 18

7.3 Arrêt de travail 18

VIII - Protection de la liberté individuelle - Déconnexion 19

IX – Protection des données 20

X - Formalité de dépôt et publicité 20

ANNEXE 1 21

ANNEXE 2 23

ANNEXE 3 24

ANNEXE 4 26

I – Préambule

Une Charte sur le télétravail avait été, initialement, mise en place unilatéralement en juillet 2018, en vue de définir les conditions de recours et de mise en place du télétravail au sein de la société Minebea Intec France. Elle avait été présentée au CSE et recueillie un avis positif.

Le contenu de ces dispositions s’inscrit dans le cadre des principes et des règles établis par l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail transposant le cadre général du télétravail au niveau européen et convenu par accord du 16 juillet 2002. L’Accord respecte également les dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, modifiées par l’ordonnance dite « Macron » du 22 septembre 2017.

L’année 2020 a été marquée par une crise sanitaire sans précédent, dont les impacts économiques et sociaux commencent à peine à être mesurés. Dans un objectif de continuité de l’activité économique partout où cela était possible, et de protection des salariés, le télétravail a été largement utilisé depuis mars 2020, dans les circonstances exceptionnelles dictées par la pandémie de la Covid-19: c’était un télétravail «exceptionnel», dont les conditions de mise en œuvre n’étaient pas comparables au télétravail «habituel» dans le cadre de l’activité normale de l’entreprise, il a généré une large diffusion de cette forme d’organisation du travail, soulevant un certain nombre de questions opérationnelles. Ainsi de nombreux salariés souhaitent télétravailler plus régulièrement qu’auparavant. Chaque entreprise en a tiré des enseignements.

La direction générale de Minebea Intec France a décidé de repenser l’organisation du travail en prenant en considération cette nouvelle flexibilité et les souhaits des collaborateurs.

De plus, afin d’aller dans le sens de la sécurisation et de la protection des collaborateurs, cette charte unilatérale a évolué vers la négociation et un accord collectif. Les signataires du présent accord insistent sur l’importance de faire de la mise en place du télétravail un thème de dialogue social et de négociation au niveau de l’entreprise.

Un accord national interprofessionnel (ANI) sur le télétravail est intervenu le 26 novembre 2020, Cet ANI est un outil d’aide au dialogue social et un appui à la négociation, tout en conciliant performance sociale et économique de l’entreprise. Minebea Intec a pris cet ANI en considération pour la rédaction du présent accord collectif.

Définition de ce qu’est le télétravail :

Le télétravail est toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux :

• De façon volontaire,

• En utilisant des technologies de l'information et de la communication.

Pourquoi le télétravail ?

Comment réussir sa mise en œuvre ?

II – Champ d’application de l’accord

Le présent accord collectif sur le télétravail (ci-après dénommé « l’Accord ») s’appliquera à l’ensemble des salariés de la société Minebea Intec France S.A.S. (ci-après dénommée « la Société »), tous établissements confondus, sous réserve de possible exclusions indiquées dans l’accord.

2.1 Le télétravail dans l’entreprise

La crise sanitaire et le confinement imposé par les pouvoirs publics en mars 2020 ont invité les entreprises qui souhaitent recourir plus largement au télétravail à réfléchir, en amont, à ses conditions de mise en place. En effet, différents services et sites de l’entreprise peuvent être concernés par sa mise en œuvre et son développement, dès lors que les conditions–notamment matérielles –sont réunies. En outre, la faisabilité de la mise en place du télétravail s’appréhende, le cas échéant, en fonction de la taille de l’entreprise et de ses activités. Dès lors, les retours d’expérience montrent l’importance de porter une attention particulière à l’articulation entre le présentiel et le distanciel afin de préserver les fonctionnements collectifs et l’efficacité des organisations du travail.

Il convient d’être attentif à ce que le développement du télétravail ne soit pas source de difficultés entre les salariés qui peuvent en bénéficier et les autres ou encore source d’une distanciation sociale accrue voire d’une perte de lien social entre des salariés et leur communauté de travail. Une vigilance particulière doit être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien social entre les collaborateurs, au regard de la distanciation des rapports sociaux, voire de perte du lien social inhérente à l’utilisation des outils de communication à distance.

Télétravail et attractivité de l’entreprise

Le télétravail fait l’objet d’une demande croissante de certains salariés et de certaines entreprises, au regard des bénéfices souvent constatés : réduction des déplacements, amélioration des équilibres de vies, possibilités offertes au salarié quant à une meilleure concentration, plus grande autonomie, accroissement de la prise d’initiatives, etc. Il peut constituer un critère et un atout pour renforcer l’attractivité de l’entreprise confrontée à des difficultés récurrentes de recrutement, et un outil de fidélisation des salariés, notamment dans certains bassins d’emploi. Aussi, dans le cadre d’un recrutement externe ou interne, le fait de stipuler dans une offre d’emploi la possibilité, le cas échéant, de télétravail, peut constituer un facteur d’attractivité pour Minebea Intec.

2.2 Le télétravail permanent

En dehors de toute fonction éligible ou non, le télétravailleur dit « permanent » concerne le salarié qui a été embauché formellement en télétravail, soit du fait de sa localisation géographique loin de tout établissement Minebea Intec soit par la forte itinérance de sa fonction, soit par le fait d’une décision de la direction.

Cela concerne, notamment, des techniciens itinérants, des commerciaux, des responsables de services, sans que cette liste soit limitative ou exhaustive.

Un salarié ne pourra obtenir ce statut de télétravailleur permanent et les avantages y afférent, uniquement sur décision de la direction des ressources humaines. Le seul accord du responsable de service et du salarié concerné ne saurait suffire.

Le collaborateur accédant à un établissement Minebea Intec et y disposant d’un bureau attitré ne peut prétendre au statut de télétravailleur permanent sauf décision et accord écrit de la direction des ressources humaines.

2.3 Le télétravail régulier ou occasionnel

Nous englobons dans cet item le télétravail régulier (un ou plusieurs jours chaque semaine tout au long de l’année) et le télétravail occasionnel (un évènement particulier ou un cas de force majeure).

• Le télétravail régulier n’est ni une obligation ni une demande expresse de l’employeur, c’est une facilité d’organisation accordée au collaborateur,

• Le télétravail occasionnel peut être soit une demande du collaborateur soit une demande expresse de l’entreprise mais n’est pas une organisation pérenne.

Que ce soit en régulier ou en occasionnel, cette organisation de télétravail s’entend uniquement par demi-journée ou journée complète. Il n’est pas possible de télétravailler par heure. Une organisation par heure s’assimile uniquement à de la flexibilité horaire et reste à la discrétion du responsable.

Toutes les catégories socioprofessionnelles sont éligibles au télétravail occasionnel ou régulier au sein de la Société. Cependant, ce sont exclusivement les fonctions/missions du collaborateur qui lui permettent ou non d’être éligibles au télétravail.

Sur ce point, le responsable de service est décisionnaire, en accord avec la direction des ressources humaines.

Il faut impérativement que les missions/tâches du collaborateur ne nécessitent pas une présence « physique » obligatoire dans l’entreprise et que tout ou partie de ses missions puissent s’effectuer de manière dématérialisée. Si tel n’est pas le cas, le collaborateur ne pourra pas prétendre à cet aménagement. Une révision de la situation est possible à tout moment, si cela s’avère utile.

Par conséquent, compte tenu de notre activité de maintenance industrielle chez les clients ou à l’atelier, la catégorie des techniciens est de fait, dans l’impossibilité d’exercer en télétravail.

Une flexibilité sera possible en début ou fin de journée sur la finalisation de documents administratifs ou lecture de dossiers techniques. Mais cela n’est pas considéré comme du télétravail d’une part, et d’autre part, seul le responsable de service en sera décisionnaire.

III - Durée, révision et dénonciation

 

Le présent Accord Collectif est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 1^er avril 2021 après information et consultation préalable du Comité Social et Economique de la Société.

Cet Accord pourra être révisé conformément aux dispositions applicables. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Des discussions de négociation devront être engagées dans les meilleurs délais suivant la demande de révision.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail, le Présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des Parties signataires, sur notification écrite aux autres Parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt conformément aux dispositions applicables.

IV - Principes de l’accord sur le télétravail

Ce présent Accord collectif respecte les principes suivants :

• Egalité de traitement

• Absence de discrimination 

• Objectivité dans la mise en œuvre du télétravail 

• Maintien du salaire et du repos des salariés concernés 

4.1 Le principe du volontariat

Conformément aux dispositions exposées dans l’article 2 de l’ANI du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020, le télétravail revêt un caractère volontaire. Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Le refus d’un salarié de faire du télétravail occasionnel ou régulier ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant dans le déroulement de sa carrière.

 

 4.2 La réversibilité

Pendant les 2 premiers mois d’essai au télétravail régulier, l’entreprise comme le salarié peut mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance de 2 semaines.

La situation de télétravail régulier est réversible.

À tout moment, chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve du respect d’un délai de préavis dont la durée est de deux semaines minimums et d’un mois maximum.

Concernant la réversibilité des salariés en télétravail permanent, le processus est différent. En effet, d’une part, ils ne disposent pas de bureau Minebea Intec à proximité (pour un certain nombre), d’autre part, cette organisation a été négociée contractuellement et ils sont indemnisés.

Cependant, en cas de volonté affichée de stopper le télétravail, le salarié a la possibilité de s’adresser à la direction des ressources humaines pour envisager un changement d’organisation. C’est un cas particulier, qui sera traité comme tel.

 

4.3 Les conditions d’éligibilité

 Les conditions impératives pour accéder au télétravail régulier/occasionnel sont (outre les missions):

 

• Période d’essai validée au sein de l’organisation ou accord de la direction des RH

• CDI ou CDD supérieur à 6 mois

• Le salarié atteste de sa capacité à exercer en télétravail (prérequis du domicile)

4.4 Egalité de traitement entre tous les salariés

 Les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail régulier/permanent bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l’entreprise :

Bénéfice et exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.), des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.).

4.5 L’attribution des titres restaurants

La direction étend l’attribution des titres restaurants y compris pendant les jours de télétravail afin de ne pas créer d’inégalité de traitement.

V - L’aménagement du télétravail

 

Le télétravail, qu’il soit régulier/occasionnel/permanent, s’exerce dans le cadre d’un horaire individualisé et dans le respect des conditions suivantes :

• Le télétravail s’effectue obligatoirement dans une plage horaire étendue de 07h30 et 20h00 pour les salariés en forfait jour

• Le télétravail s’effectue obligatoirement dans une plage horaire étendue de 08h00 et 18h30 pour les autres salariés

• La plage horaire n’est pas l’horaire de travail mais la période pendant laquelle le collaborateur doit intégrer sa durée habituelle de travail (7h30 en moyenne)

• La plage horaire de référence du collaborateur doit être validée par le responsable en accord avec le collaborateur, selon les impératifs de travail

• Le télétravailleur s’engage à ne pas travailler plus de cinq heures d’affilées sans prendre une pause d’au moins 20 minutes (la loi précise six heures)

• La régulation de la charge de travail permet le respect des horaires ou du forfait, dans le cas contraire, le télétravailleur en informe sans délai son responsable 

5.1 La durée légale du travail

L’entreprise rappelle les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée maximale du travail, en particulier :

• Durée maximale légale de la journée de travail : 10 heures par jour (sauf cas particulier)

• Durée maximale légale de travail hebdomadaire : 48 heures par semaine

• Durée maximale légale de la semaine de travail sur 12 semaines : 44 heures par semaine

• Toutefois, il est rappelé que les durées maximales d’heures travaillées durant une journée ou une semaine ne sont pas applicables au salarié travaillant sous le régime du forfait annuel en jours.

Les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée minimale des repos, en particulier :

• Durée minimale du repos quotidien : 11 heures consécutives

• Durée minimale du repos hebdomadaire : 24 h + 11 h = 35 heures consécutives

Source : Article L.212- 1 du code du travail - Article L.221-7 du code du travail - Article L.221-7 du code du travail - Article L.220-1 du code du travail - Article L.221-4

5.2 Le nombre de jours de télétravail – 2 catégories

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail régulier ne devra pas excéder 3 jours par semaine sans que, pour autant, cela soit une règle figée.

Seul le responsable sera décisionnaire du nombre de jours en télétravail en fonction du poste, des contraintes, des missions à mener. Nombre de jours qui ne pourra pas excéder 12 jours par mois. 12 jours étant un maximum à ne pas dépasser, en dehors de toutes circonstances exceptionnelles.

Cependant, pour les postes d’assistantes commerciales et techniques en agences (ADV), ce nombre de jour de télétravail sera de 2 jours maximum par semaine, avec l’obligation d’assurer une présence physique d’accueil et de réception des techniciens, clients et prestataires.

Seul le responsable sera décisionnaire du nombre de jours en télétravail des ADV. Nombre de jours qui ne pourra pas excéder 8 jours par mois. 8 jours étant un maximum à ne pas dépasser, en dehors de toutes circonstances exceptionnelles pour cette catégorie d’emplois.

Pour exemple : Un responsable pourra décider d’accorder seulement 6 jours à répartir dans le mois, selon l’organisation de travail qu’il aura défini avec le salarié.

• En cas de conflit ou de difficulté, la direction des ressources humaines appréciera et tranchera la décision.

• Les cas particuliers comme les jours de pollution ou de fortes d’intempéries seront évidemment pris en compte pour accorder des jours additionnels.

Le télétravail n’est ni une obligation, ni un dû. Le responsable de service, s’il juge que les missions du collaborateur ne sont pas « télétravaillables », peut refuser la mise en œuvre.

Idem si le comportement du collaborateur n’est pas conforme aux attentes et/ou si la réalisation des missions ne se fait pas correctement.

Dans le respect de ces principes, les salariés éligibles au télétravail régulier pourront ainsi demander à organiser leur rythme de travail selon des jours fixes ou mobiles, toujours en accord avec leur responsable. La traçabilité des jours étant essentielle pour l’assurance de chacun.

5.3 Cadrer les processus de travail

Outre cet Accord qui formalise le télétravail et les processus de l'entreprise dans lesquels le télétravailleur est impliqué, il s'agit de bien définir avec le responsable :

• La nature de son emploi

• Les modalités de rendu de son travail : par e-mail, en réunion, par Teams …

• Des objectifs de charge de travail 

• Des objectifs de livraison et des livrables

• Des délais

• etc.

 

En effet, Il s’agit bien de suivre et de soutenir l’activité du salarié et non de le « surveiller ». Concernant cet aspect « contrôle », une relation de confiance doit s’établir entre le télétravailleur et son responsable.

Le management par objectifs et la production de « livrables » prend, dans cette situation, tout son sens et tout son intérêt sur le télétravailleur permanent/régulier. La difficulté principale réside dans la fixation d’objectifs pertinents, réalistes mais également suffisamment exigeants, et dans la définition d’outils pour les suivre (tableaux de bord par exemple). Les échanges avec le salarié, notamment dans la période d’adaptation, joueront également un rôle important pour « calibrer » la charge de travail.

En annexe, se trouvent des conseils et suggestions d’organisation sur la mise en œuvre et le suivi. La direction des ressources humaines accompagnera les responsables sur le sujet.

VI - Matériels et environnement de travail

 

6.1 Matériels

L’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires (ordinateur portable et/ou téléphone) aux collaborateurs pour la réalisation de leurs missions que ce soit en télétravail ou au bureau.

Le télétravailleur dispose d’un accès sécurisé au réseau Microsoft online (Outlook, Teams, SharePoint…) qui lui permet d’envoyer et de recevoir des documents en toute sécurité. C’est le seul réseau autorisé.

Les télétravailleurs sont tenus :

• D’aviser immédiatement et sans délai, l’entreprise (HelpDesk IT) en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail 

• De prendre grand soin du matériel confié

• De respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation

• D’utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’entreprise à l’exclusion de toute autre utilisation

6.2 L’environnement de travail

Le salarié souhaitant exercer ses activités en télétravail permanent/occasionnel/régulier à son domicile doit s’assurer qu’il pourra le faire dans de bonnes conditions. Le télétravail à domicile exige un espace réservé, qui permet de mieux se concentrer et de retrouver les conditions professionnelles du bureau.

Cet espace de travail doit présenter les conditions nécessaires à un exercice optimal du travail (habitabilité, calme, ergonomie, hygiène, environnement, conditions électriques, etc.).

Cela implique notamment :

• Une surface minimale dotée d’un mobilier adapté (bureau, chaise et rangement)

• Un espace bien éclairé et correctement chauffé

• Un espace calme, isolé ou fermé, loin des possibles sollicitations familiales

Il est essentiel de rappeler que le télétravail n’est pas un mode de garde. Il est exclu de garder ses enfants si ceux-ci ne sont pas en âge de se « garder » seuls ou si leur état de santé nécessite une présence constante. Si la seule présence du parent au domicile est requise mais qu’il peut télétravailler facilement alors l’idée même du télétravail est admise.

Enfants et conjoints doivent accepter que les temps de travail à domicile sont des moments d’indisponibilité familiale. La frontière entre temps de travail et temps personnel doit être claire et respectée par l’ensemble de la famille.

Le télétravail s’effectue au domicile du salarié, dans un tiers lieu ou espace de co-working, de façon régulière, occasionnelle ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Les cas exceptionnels seront soumis à l’approbation de la direction des ressources humaines.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

6.3 Assurance

Le télétravailleur est salarié et travaille pour le compte de Minebea Intec France comme tous les autres salariés. La seule différence est qu’il exerce son activité depuis son domicile.

De ce fait comme tous les salariés, le matériel professionnel est couvert par l’assurance de l’employeur en cas de dommage.

Le télétravailleur devra fournir une attestation de l’assurance multirisques habitation de son lieu de travail. Le salarié devra informer son assureur qu’il télétravaille. L’assureur remettra alors une attestation précisant qu’il a bien pris acte de cette information. Cette attestation devra être remise à la Société (service RH).

  

6.4 Aménagement et sécurité du domicile

Les éventuels aménagements requis au domicile du salarié ne sont pas pris en charge par l’entreprise.

Minebea Intec ne pouvant déléguer une équipe technique afin de garantir le respect de la règlementation, il sera demandé au salarié de signer une attestation sur l’honneur, après lui avoir donné toute l’information nécessaire (récapitulatif des attentes en matière de sécurité et d’électricité en annexe).

Cependant, il sera nécessaire que l'employeur puisse organiser des visites au domicile du salarié, avec son accord, de la part du Comité social et économique, dans des situations particulières, dans le cas d'un télétravailleur en situation de handicap par exemple.

Travailleurs handicapés

Dans le cadre de sa politique sociale, Minebea Intec s’engage à faire appel à l’Agefiph pour financer les moyens techniques ou organisationnels permettant d’adapter un poste à un handicap. Il peut s’agir d’aménagement, de logiciels spécifiques, d’auxiliariat, de tutorat, d’interprétariat ou de transcription braille…

La participation financière de l’Agefiph est évaluée après analyse de chaque situation dans une logique de stricte compensation du handicap.

L’aide a pour objectif de permettre l’insertion et/ou le maintien dans l’emploi par l’adaptation du poste de travail d’une personne handicapée.

6.5 Loyers et abonnements du télétravailleur permanent

Seul le collaborateur en télétravail permanent pourra prétendre à une indemnisation par la Société.

Les frais pouvant être pris en charge pour un télétravailleur permanent, selon les règles légales, en lien avec les règles établies par l’Urssaf :

Frais fixes : Quote-part du loyer, taxe habitation, taxe foncière, charges, assurance
Frais variables : Quote-part du chauffage ou climatisation, électricité
Communication : Internet et/ou téléphone

Les frais pris en charge sont pour l’année 2021 (en lien avec notre politique de frais) :

• Indemnité mensuelle de 80€ nette de charges pour les frais fixes et variables, versée avec le salaire

• Remboursement sur note de frais de 12 €/mois maximum au titre du téléphone et d’Internet (les autres services proposés par les boxes ne sont pas compris)

Ces montants sont définis en lien avec les règles de l’Urssaf. Ces montants sont révisables en application de la législation.

Le salarié devra fournir chaque début de semestre au service RH, obligatoirement, sans qu’il soit besoin de le réclamer un PDF incluant la quittance de loyer/taxe foncière, facture d’électricité, facture chauffage, assurances. Le PDF devra être nommé comme suit : nom prénom-justificatifs télétravail-1^er ou 2^e semestre-année.

En cas de non-respect récurrent de cette obligation à nous fournir les justificatifs, l’indemnité sera réduite à 50€ nets de charges, conformément aux règles de l’Urssaf.

6.6 Suspension de la prise en charge en cas d’absence

Etant entendu qu’il faut travailler pour prétendre percevoir une indemnité de télétravail, dans le cadre d’une absence supérieure à un mois calendaire (en dehors des congé/RTT) l’entreprise suspendra la prise en charge des frais durant l’absence (indemnités en nets ou en bruts), et ce sans prévenance préalable.

Si une indemnité de stockage est versée indépendamment de l’indemnité de télétravail, elle sera maintenue sous conditions de justificatifs.

Les absences concernées par la suspension du versement sont les suivantes : arrêt maladie, congé maternité/paternité, congé parental, congé sabbatique, congé sans solde.

Cependant en cas d’accident de travail, le délai de maintien de l’indemnité est porté à deux mois.

6.7 Les frais du télétravailleur occasionnel/régulier

L’employeur n’est légalement pas tenu de verser à son collaborateur une indemnité destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail si cette organisation n’est pas une obligation.

Minebea Intec n’attribue pas d’indemnité pour le télétravailleur occasionnel/régulier, étant entendu que le collaborateur dispose d’un bureau attitré dans les locaux de l’entreprise.

Aucun téléphone portable ne sera fourni au salarié exerçant en télétravail occasionnel/régulier, à moins qu’il n’en possède déjà un du fait de son activité.

Etant entendu que la Société ne peut assumer une multiplication des outils de communication. La direction étant seule décisionnaire de l’attribution du matériel.

Si le salarié refuse d’utiliser son téléphone personnel et donc être joignable durant les heures de travail, le télétravail prendra immédiatement fin.

Le service informatique est à la disposition des salariés pour expliquer les manipulations pour utiliser la fonction de numéro masqué.

Le salarié devra s’organiser en conséquence et être joignable. Dans le cas du téléphone portable, les forfaits sont désormais illimités, il ne peut donc y avoir surfacturation. Cependant, si le salarié fait appel à des numéros surtaxés pour la réalisation de ses missions, il devra émettre une note de frais et justifier auprès de son responsable.

VII - La santé au travail

 

7.1 La surveillance médicale

Étant donné qu’il incombe à l’employeur des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses salariés, il doit de ce fait s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes aux dispositions légales.

 

Le Service de Santé au travail disposera de la liste des télétravailleurs permanents. Ces derniers font l’objet d’un suivi régulier par le service de santé.

La visite médicale donnera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur. Un point sera fait à l’occasion de l’entretien annuel.

 

7.2 Accident de trajet et accident de travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. La loi prévoit cette éventualité. L’article L1222-9 du Code du travail précise que « l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail ». « Il sera pris en charge dans les mêmes conditions qu’un accident qui aurait lieu dans les locaux de l’entreprise ».

Plus globalement, les obligations de l’employeur à l’égard d’un télétravailleur sont les mêmes que celles qui lui incombent vis-à-vis d’un salarié dans ses locaux.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Accident de trajet

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur permanent/occasionnel/régulier est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions. La direction sera en capacité d’exiger des justificatifs.

Si le collaborateur se déplace pendant la journée en dehors des raisons professionnelles, il ne sera pas couvert au titre de l’accident de trajet puisqu’il exerce à son domicile, exception faite de la dépose des enfants à l’école ou du conjoint sur son lieu de travail.

La présomption et les indices de l’accident du travail

Le salarié doit déclarer l’heure de survenance de l’accident. Ainsi, l’heure d’appel des pompiers ou du Samu et leur prise en charge est un élément de preuve. Le certificat médical initial du jour même de l’accident en constitue un autre. C’est le professionnel de santé qui doit constater la lésion d’ordre physique ou psychologique. Le lien entre la nature de la lésion et l’activité du salarié est nécessaire.

Une charge de travail accrue, ou l’isolement du salarié, pourraient ne pas être étrangers à la survenance d’un accident du travail par exemple. La Société en tiendra compte.

Ainsi, est considéré comme un accident du travail, un accident survenu un jour ouvrable, à une heure normale de travail et en un lieu justifié par l’activité professionnelle du salarié, et ce alors qu’il travaille en permanence à son domicile.

L’employeur devra renverser la présomption en démontrant que le salarié n’était pas sous son autorité, qu’il avait par exemple quitté temporairement son poste pour vaquer à des occupations personnelles.

La direction des ressources humaines se montrera donc cependant exigeante sur les détails de l’accident survenu au domicile. Ce sera au salarié d’apporter la preuve du lien de causalité entre l’accident et le travail qu’il s’est vu confié.

Contestation possible

L’employeur peut émettre des réserves quant à l’origine professionnelle de l’accident, dans un délai de dix jours maximums. Si l’employeur émet des réserves, la CPAM lance une enquête durant soixante-dix jours. Elle en informe le salarié et l’employeur.

L’investigation terminée, une phase contradictoire débute. Le salarié et l’employeur peuvent consulter le dossier et faire part de leurs observations pendant dix jours. La décision de la CPAM est rendue dans un délai maximal de quatre-vingt-dix jours après la réception du certificat médical et de la déclaration d’accident du travail.

 

D’où l’impérieuse nécessité que le travailleur occasionnel/régulier prévienne son responsable des jours prévus en télétravail (jour fixe ou prévenance par un mail par exemple).

 

7.3 Arrêt de travail

 En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur permanent/régulier doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur qui se déclare arrêt de travail ne doit effectuer aucune mission en télétravail. Si tel était le cas, il s’expose à des sanctions de la CPAM qui lui verse des indemnités journalières. L’entreprise sera également sanctionnée.

VIII - Protection de la liberté individuelle - Déconnexion

 

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. La charte du droit à la Déconnexion émise par Minebea Intec en 2019 s’applique pour tous les salariés, en télétravail ou dans les locaux de la Société.

Le responsable de service et la Société s’interdisent strictement de solliciter directement le salarié en dehors de la plage de travail de référence indiquée au chapitre 5, sauf réelle urgence. Etant entendu que la plage horaire n’est pas l’horaire de travail.

A charge pour le salarié d’organiser sa journée de travail au sein de cette plage horaire, et ce, en accord avec son responsable. Une régularité est nécessaire.

Les parties conviennent qu’en dehors de ces horaires le salarié n’est pas tenu d’être disponible pour l’employeur.

L’Accord national interprofessionnel du 28 février 2020 portant diverses orientations pour les cadres aborde les enjeux nouveaux liés au management à distance en référence notamment au télétravail et «appelle à une forme de renouveau des pratiques managériales qui parviendrait à concilier la multiplicité des organisations de travail (en fonction des projets et des enjeux notamment), la mobilisation des nouveaux outils numériques, et les bénéfices que représentent les liens humains avec le collectif de travail, tant en termes de performance que d’épanouissement personnel et professionnel.»

Les astreintes ne rentrent pas dans le cadre du télétravail. C’est une mise à disposition du salarié sur une période donnée qui donne lieu à paiement du temps du travail et possibles heures supplémentaires.

   

IX – Protection des données

 

Il incombe à l’employeur de prendre, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

 

Tout salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise en particulier et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité y compris la nouvelle règlementation, le RGPD entré en vigueur le 25 mai 2018.

Étant donné que le télétravailleur à l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité.

X - Formalité de dépôt et publicité

 

Le présent accord collectif a été soumis pour consultation au comité économique et social le 21 février 2021, qui a rendu un avis positif.

L’Accord collectif sera remis à chaque collaborateur, disponible au sein des établissements de l’entreprise et mis à disposition sur l’Intranet.

   

Fait à Roissy, le lundi 08 mars 2021

 Isabelle BAUMLIN Isabelle LEYS

Directrice Générale Responsable Ressources Humaines

Laurent CALVE

Délégué syndical CFTC

ANNEXE 1

Règlementation électrique en vigueur

Dans le cadre du télétravail, l’Employeur est tenu d’assurer à l’égard de chaque salarié une obligation de sécurité de résultat qui lui impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour lui assurer la sécurité et protéger sa santé.

L’installation électrique liée au poste de travail du télétravailleur doit répondre à une réglementation précise et peut être, sous réserve d’accord du salarié et de l’employeur, validée par un organisme compétent :

• Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005

• Articles L. 1222-9 et suivants du Code du Travail

Prescriptions de sécurité électrique :

• Les articles R. 4215-10, R. 4215-8, R. 4215-3 et R. 4215-6 du Code du travail

• Les articles 10.1.5.1, 10.1.4.4, 411.5, 411.3.3 et 10.1.4.7.2 de la norme NF C 15 100

• L'Officiel de l'Electricité - Installations électriques bâtiments d'habitation existants – Chapitre 3 édité par PROMOTELEC Services réf. PS 1538

Auto diagnostic

La réglementation en matière d’électricité s’applique-t-elle à tout mon domicile ?

Non, seul l’espace dédié au télétravail est concerné. Mais cet espace peut être lui-même relié à d’autres composants électriques du logement. Par précaution, il est donc recommandé de vérifier la conformité de toute l’installation électrique du domicile.

Mon disjoncteur est-il facile d’accès ?

Le disjoncteur doit être situé à l’intérieur de l’habitation, sans mobilier ou aménagement susceptible d’en gêner l’accès rapide. En effet, en cas de danger, c’est le disjoncteur qui permet de mettre toute l’installation électrique hors tension.

Mon tableau électrique est-il relié à tous les circuits électriques de mon logement ?

Le tableau électrique distribue, contrôle et protège les différents circuits électriques alimentant chaque pièce de l’habitation.

Mon tableau électrique est-il facilement lisible ?

Il est important que chaque circuit y soit repéré par une indication : un pictogramme, un mot ou un groupe de mots. Ainsi, le cas échéant, on pourra directement et donc plus rapidement mettre hors tension ou remettre en tension le circuit concerné, sans avoir à actionner la sécurité de tous les autres.

Le circuit utilisé pour mon poste de travail est-il protégé par un dispositif de protection différentielle : interrupteur ou disjoncteur ?

Une protection différentielle haute sensibilité 30mA mesure en permanence la différence d’intensité entre le courant entrant et le courant sortant. Seul ce dispositif peut couper l’alimentation électrique à la moindre fuite de courant, en provoquant l’ouverture d’un ou de plusieurs circuits. Le seuil de 30mA permet d’assurer la protection des personnes en cas de danger.

Mon logement est-il relié à la terre ?

Oui, c’est indispensable. La prise de terre permet d’assurer la sécurité des utilisateurs en écoulant les courants de fuite vers la terre.

Les appareils et équipements de mon poste de travail sont-ils raccordés à une prise de courant comprenant une broche de terre ?

Seules les prises de courant comprenant une broche de terre (ou prises de courant 2P+T) protègent contre tout risque d’électrisation, voire d’électrocution.

Ai-je branché plusieurs multiprises entre elles ?

Par définition, les circuits ne sont pas prévus pour supporter les charges supplémentaires concentrées par les multiprises. Celles-ci peuvent provoquer un échauffement localisé au niveau des prises de courant, avec, à la clé, un risque d’incendie.

Un fil qui dépasse, une prise de courant abimée sont-ils présents au sein de mon domicile ?

Tout élément sous tension accessible ne protège pas contre le contact électrique. Les risques d’électrocution et d’incendie sont de ce fait très élevés.

Les frais de mise en conformité de mon poste de travail peuvent-ils être assurés par mon employeur ?

Ces frais sont à la charge du salarié. Sauf accords spécifiques avec l’employeur.

ANNEXE 2

ATTESTATION SUR L'HONNEUR

Objet : Télétravail – Conformité électrique et aménagement du domicile

Je soussigné(e) Monsieur, Madame,________________ _____________________________ salarié(e) de Minebea Intec France, certifie sur l'honneur que les installations électriques de mon domicile situé ______________________________________________________________________________________________________________________________________

Sont conformes à la réglementation en vigueur au poste de Télétravailleur (Installations Electriques de la zone dédiée, la protection des circuits de la zone dédiée et les dispositions assurant la sécurité des personnes). Je certifie avoir bien reçu la documentation complète qui s’y rapporte.

De plus je certifie que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser.

Fait à

Le

Nom et signature

ANNEXE 3

Quelques conseils et règles de base à l’attention des responsables

• Assurez-vous que vos collaborateurs en télétravail (sauf ceux qui le pratiquent en permanence qui sont forcément équipés) disposent d’un espace dédié ou en tous cas, adapté.

• Il est nécessaire d’avoir un véritable espace de travail, loin des perturbations du foyer.

• Insistez sur la régularité des horaires et de faire des petites pauses. Il est autorisé de décaler son horaire mais de respecter les plages horaires (chapitre 5 de l’Accord).

• Personne ne demande à ce que l’on travaille 12h par jour. Il faut respecter le temps habituel et normal de travail même pour les salariés en forfait jours.

Décrire précisément les rôles de chacun :

• La principale cause de désengagement des collaborateurs est le flou que peut provoquer la distance.

• Le manager doit dissiper toutes incertitudes et préciser de manière exhaustive les rôles de chacun et les tâches à réaliser.

• Définir des objectifs clairs et mesurables et les suivre régulièrement voire quotidiennement pour les collaborateurs moins habitués à cette organisation

• La fixation des objectifs participe grandement à la clarification des missions du télétravailleur. Elle devra comporter plusieurs étapes de réalisation ainsi que des livrables, des échéances et des indicateurs de performance.

Infuser une culture de l’écrit :

• La distance provoque des problématiques de communication.

• Le manager doit s’assurer que l’information circule bien auprès de chaque collaborateur.

• Une bonne pratique consiste à adopter une culture de l’écrit et de documenter ou d’enregistrer tous les échanges verbaux.

• Il faudra également organiser des canaux de communication spécifiques pour que les informations soient facilement accessibles par tous.

Adopter un management plus proche :

• L’absence de management ou de contacts réguliers peut provoquer des troubles psycho-sociaux ou une perte de performance chez le collaborateur à distance, d’où le plafonnement à 3 jours/semaine.

• Il est recommandé de prévoir des points individuels et collectifs plus fréquents, majoritairement avec la caméra active dans le cadre des visio-conférences.

• L’objectif étant d’identifier rapidement les points de blocage et de régler les problèmes rencontrés par les télétravailleurs.

Utiliser des outils adaptés à la pratique du télétravail :

• Que cela soit pour échanger, suivre l’avancée des projets ou réaliser des tâches administratives, le manager doit s’assurer en permanence que les collaborateurs peuvent mener à bien leurs missions à distance.

• Nous disposons de Teams dont certains modules permettent par exemple de piloter la charge des équipes ou de suivre la réalisation des objectifs fixés (Wiki, Planner)

• Le chat doit être utilisé pour poser des questions, c’est un outil instantané à privilégier pour garder le lien pendant la journée

• Enregistrer un message vocal et l’adresser à votre collaborateur peut vous permettre de mieux expliquer que par un mail. C’est moins déshumanisé aussi. Il peut vous répondre pareillement.

La direction des ressources humaines peut vous accompagner sur l’ergonomie et la mise en œuvre.

ANNEXE 4

Liste des documents à fournir à la direction des ressources humaines

Pour l’ensemble des télétravailleurs

1-Attestation assurance habitation

2-Attestation sur la Conformité électrique et aménagement du domicile

Pour les télétravailleurs permanents

Le salarié devra fournir chaque début de semestre RH, obligatoirement, sans qu’il soit besoin de le réclamer : un PDF incluant la quittance de loyer/taxe foncière, facture d’électricité, facture chauffage, assurances.

Le PDF devra être nommé comme suit : nom prénom-justificatifs télétravail-1^er ou 2^e semestre-année.

En cas de non-respect récurrent (un oubli est admis) de cette obligation à nous fournir les justificatifs, l’indemnité sera réduite immédiatement à 50€ nets de charges, conformément aux règles de l’Urssaf. Etant entendu que cette obligation est imposée à l’employé et à l’entreprise.