Accord d'entreprise "accord d'entreprise sur la mise en place du vote électronique au sein de MARS IS FRANCE" chez MARS IS - MARS INFORMATION SERVICES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE MARS IS FRANCE

ENTRE :

MARS Information Services France, ci-après dénommé Mars IS France, représentée par

• xxxxx, agissant en qualité de Gérant Mars IS France et dûment habilité,

• xxxxx, agissant en qualité de Responsable des Relations Sociales Mars IS France et dûment habilitée,

D’UNE PART,

ET :

Les Salariés élus du Comité d’Entreprise de Mars IS France, non mandatés par une organisation syndicale, prises en la personne de :

• Monsieur xxxx, Elu titulaire et Secrétaire du Comité d’Entreprise de Mars IS France

• Monsieur xxxx, Elu titulaire et Secrétaire Adjoint du Comité d’Entreprise de Mars IS France

Ayant tous deux recueillis la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du Comité d’Entreprise lors des dernières élections professionnelles

D’AUTRE PART,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les parties au présent accord sont convenues de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections du Comité Social & Economique de l’entreprise Mars IS France, pour les raisons suivantes :

• La répartition des électeurs sur le territoire national, l’organisation matérielle des bureaux de vote, la restitution des résultats sous un format exploitable rendent complexe l’organisation des élections.

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit, et permet le vote des Associés absents de l’entreprise pour toutes raisons. Il s’agit donc d’un système très souple pour les Associés, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

Dans ces conditions, la direction de Mars IS France a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, fixé en Annexe au présent accord, respectant les prescriptions légales.

Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges), ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Après négociations entre les Salariés élus du Comité d’Entreprise de Mars IS France, non mandatés par une organisation syndicale représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles et la Direction, il a été décidé d’avoir recours au vote électronique.

A cet effet, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social & Economique de Mars IS France, il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet de l’Accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et d’en fixer les modalités, sous réserve des dispositions du protocole d’accord pré-électoral prévues à l’article 3.2. ci-après.

Article 2 – Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Elles permettent de respecter les principes suivants :

• vérification de l’identité des électeurs,

• sincérité et intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par l’Associé et le bulletin enregistré,

• secret du vote et confidentialité : chiffrement des échanges, du bulletin et des urnes,

• anonymat : impossibilité de relier l’identité de l’électeur avec l’expression du vote,

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• sécurisation de l’environnement technique : scellement permanent du système de vote,

• permettre la publicité du scrutin.

  Article 3 – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection, un protocole d’accord pré-électoral sera établi, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, les modalités opératoires, la répartition des sièges pour les élections.

Les élections professionnelles se feront par vote électronique, organisé suivant les modalités techniques et fonctionnelles de mise en œuvre déterminées par le présent accord.

La Direction et les Salariés élus du Comité d’Entreprise de Mars IS France, non mandatés par une organisation syndicale représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges fixé en Annexe au présent accord.

Le protocole d’accord pré-électoral mentionnera alors la conclusion du présent accord et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.1 : Etablissement et contenu des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site des inscrits ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, société, collège, site, moyen d'authentification (clé du numéro de Sécurité Sociale), coordonnées postales, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs;

• Pour les listes des candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, nom de l’organisation syndicale ayant présenté le candidat, s’il y a lieu ;

• Pour les résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, nom de l’organisation syndicale ayant présenté le candidat, s’il y a lieu, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O) ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, syndicats s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O) ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O) ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, centre de traitement des élections professionnelles (CTEP), syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel (P&O).

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 3.2 : Modalités des élections

Les élections auront lieu conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période délimitée d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés par mail et affichage des horaires et jours d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.

Article 3.3 : Bulletins de vote

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par P&O avec les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page, selon des modalités à définir dans le protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note d’information explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Pendant la période ouvrée du scrutin, qui sera fixée dans le protocole pré-electoral, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres du bureau de vote et/ou le représentant désigné de P&O – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Une assistance technique téléphonique par un service du prestataire (centre d’accueil téléphonique) retenu pourra également être mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Article 4.1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour et, s'il y a lieu, le second tour des élections, à son domicile par courrier simple, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Un code d’identification personnel est généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire fournisseur.

Une fois connecté, pour l’élection des membres du Comité Social & Economique et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son Collège d’électeur. Une fois qu'il a exprimé son vote, son choix apparaitra clairement à l'écran; il pourra être modifié avant validation. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts. Après validation de son vote, il lui sera impossible de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Article 4.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par la réglementation du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, le taux de participation.

Article 4.3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles (Comité Social & Economique), chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article 4.4 : Clôture & Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les administrateurs du Bureau de Vote (le Président et les Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 4.5 : Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 : Expertise Indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel (existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires) ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Article 6 : Dispositions finales

Article 6.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée et remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein Mars IS France portant sur le même objet.

Article 6.2 : Révision et modalités de suivi de l’accord

Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement du Comité Social et Economique

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

Article 6.3 : Clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions législatives ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient dans les 3 mois, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

Article 6.4 : Dénonciation

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs parties signataires dans les conditions prévues par la loi (articles L.2261‑9 et suivants du Code du travail).

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Article 6.5 : Formalités de dépôt de l’accord

L'accord sera notifié au Comité d’Entreprise de Mars IS France.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera également déposé :

• En deux versions électroniques sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques.

• Les Parties rappellent qu’en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, tout ou partie du présent accord pourra ne pas faire l’objet d’une publication en cas d’accord postérieur en ce sens ou de décision unilatérale du Groupe d’occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques.

• En un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes d’Haguenau.

Fait à Haguenau, le 05 mars 2019

En 3 exemplaires, dont 1 pour chaque partie.

Pour la Société Mars IS France :

Madame xxxx

Responsable Relations sociales

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Pour le Comité d’Entreprise Mars IS France :

Monsieur xxxx, Elu titulaire et Secrétaire du Comité d’Entreprise

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Monsieur xxxx, Elu titulaire et Secrétaire Adjoint du Comité d’Entreprise

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