Accord relatif à la transformation

des Instances représentatives du Personnel

de Groupama d'Oc et à l’exercice du droit syndical

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Caisse Régionale d'Assurances Mutuelles Agricoles d'Oc, également dénommée GROUPAMA DOC,

SIREN n° 391 851 557 030 71

RCS Toulouse n° 391 851 557

ayant son siège social, 14, rue Vidailhan, CS 93105, 31131 BALMA Cédex

représentée par M.X, Directeur Général,

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives du personnel au sein de l’entreprise 

1/ le syndicat C.F.D.T.

représenté par M.X, Délégué Syndical

2/ le syndicat C.F.E.-C.G.C. SNEEMA

représenté par M.X, Délégué Syndical

3/ le syndicat F.O.

représenté par M.X, Délégué Syndical

4/ le syndicat U.N.S.A. 2A

représenté par M.X, Délégué Syndical

D’autre Part,

Il est convenu ce qui suit :

Sommaire

PREAMBULE : 5

CHAPITRE 1 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) 6

Article 1-1 : Périmètre de mise en place du CSE 6

Article 1-2 : Composition du CSE 6

1-2-1 : Présidence du CSE 6

1-2-2 : Representants du Personnel au CSE 6

1-2-3 : Bureau du CSE 6

1-2-4 : Règlement intérieur du CSE 7

1-2-5 : Durée du mandat au CSE et mandats successifs limités 7

1-2-6 : Représentants syndicaux au CSE 7

Article 1-3 : Attributions du CSE 7

Article 1-4 : Fonctionnement du CSE / réunions 8

1-4-1 : Convocation, Ordre du jour, Transmission des documents 8

1-4-2 : Réunions préparatoires 8

1-4-3 : Réunions organisées par la Direction et Procès-Verbal 9

1-4-4 : Recours à la visioconférence 9

1-4-5 : Informations et consultations du CSE 10

1-4-6 : Recours aux expertises 10

Article 1-5 : Moyens de Fonctionnement du CSE 10

1-5-1 : Crédits d’heures de délégation 10

1-5-2 : Formations 12

1-5-3 : Budgets de fonctionnement du CSE et Activités sociales et culturelles 12

1-5-4 : Remplacement des membres du CSE en cours de mandat 13

1-5-5 : Commissions du CSE 13

1-5-6 : Référent harcèlement sexuel et comportements sexistes 18

Article 1-6 : Utilisation de la messagerie par le CSE et site intranet du CSE 18

CHAPITRE 2 : LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE 19

Article 2-1 : Nombre et modalités de désignation 19

Article 2-2 : Missions des représentants de proximité 19

Article 2-3 : Crédit d’heures et formation 20

Article 2-4 : Fonctionnement des représentants de proximité 21

CHAPITRE 3 : LES DELEGATIONS SYNDICALES 22

Article 3-1 : Les Délégués Syndicaux d’entreprise 22

Article 3-2 : Le Délégué Syndical Supplémentaire 22

Article 3-3 : Crédits d’heures 23

Article 3-4 : Composition des délégations syndicales lors des nao au sein de l’entreprise 23

Article 3-5 : Communication des Organisations Syndicales 24

Article 3-6 : Réunion syndicale des adhérents et du personnel 25

CHAPITRE 4 : L’ADMINISTRATEUR SALARIE 26

CHAPITRE 5 : LE REPRESENTANT DES SALARIES A CCPMA PREVOYANCE 26

CHAPITRE 6 : LES MOYENS ET DISPOSITIONS COMMUNES A L’ENSEMBLE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ELUS, DESIGNES OU MANDATES 27

Article 6-1 : Aménagement du poste de travail 27

Article 6-2 : Panneaux d’affichage mis à disposition 27

Article 6-3 : Locaux mis à disposition, véhicules de service et frais de déplacement, salles de réunion 27

6-3-1 : Locaux mis à disposition 27

6-3-2 : Véhicules de service et frais de déplacement 28

6-3-3 : Frais d’hébergement et de restauration 28

6-3-4 : Salles de réunion 29

Article 6-4 : Utilisation des moyens électroniques et informatiques de l’entreprise, dont la messagerie 29

Article 6-5 : Modalités d’utilisation des heures de délégation et de gestion du temps d’exercice des mandats de représentation du personnel (heures de délégation et temps de réunion) 29

6-5-1 : Délai de prévenance 29

6-5-2 : Heures de délégation et circonstances exceptionnelles 30

Article 6-6 : Congé de Formation Economique Sociale et Syndicale (CFESS) 30

Article 6-7 : Respect d’une obligation de discrétion 30

CHAPITRE 7 : LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD 31

Article 7-1 : Date d’effet et durée de l’accord 31

Article 7-2 : Modalités de révision 31

Article 7-3 : Formalités de dépôt/publicité 31

PREAMBULE :

Le présent accord s’inscrit dans le prolongement de l’accord de prorogation des mandats de représentation du personnel conclu le 30 novembre 2017 au sein de Groupama d’Oc, et a pour objet la mise en place de la nouvelle instance unique de représentation du personnel, dénommée « Comité Social et Économique » (CSE), issue de l’ordonnance Macron n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, et de la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018.

Le Comité Social et Économique se substitue au Comité d’Entreprise, aux Délégués du Personnel et aux Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) des dix sites de gestion composant Groupama d’Oc, ainsi qu’au CHSCT Régional.

Le présent accord annule et remplace tous les accords et avenants précédemment conclus portant sur l’organisation, le fonctionnement et les moyens des Instances Représentatives du Personnel en vigueur au sein de Groupama d’Oc, auxquels il se substitue dans toutes ses dispositions, notamment :

• l’accord du 24 juillet 2003 relatif à l’organisation des Instances Représentatives du Personnel de Groupama d’Oc et ses deux avenants du 13 septembre 2011 et du 2 décembre 2013,

• l’accord de moyens du 24 juillet 2003 pour les Instances de Représentation du Personnel et les organisations syndicales de Groupama d’Oc, ainsi que son avenant du 2 décembre 2013,

• l’accord du 16 septembre 2005 relatif à la durée du mandat des élus au Comité d’Entreprise et des Délégués du Personnel.

• l’accord du 23 juin 2017 relatif à l’organisation, au fonctionnement et aux moyens des instances représentatives du personnel (accord dont les chapitres II et III étaient devenus caduques).

Dans ce contexte, les parties signataires ont convenu de transformer les instances représentatives du personnel sur les principales bases suivantes :

• mise en place d’un Comité Social et Économique unique au niveau de l’entreprise, formant avec les Organisations Syndicales représentatives le socle du dialogue social,

• mise en place de Commissions spécialisées au sein du Comité Social et Économique, dont la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail,

• mise en place de « Représentants de Proximité » afin de garantir la représentation géographique du personnel des 14 départements composant Groupama d’Oc, permettant un maillage territorial au plus près du terrain et le traitement de questions locales, afin de fluidifier et faciliter le dialogue social.

Ce nouvel accord a ainsi pour objet de définir la nouvelle organisation, le fonctionnement et les moyens des instances représentatives du personnel au sein de Groupama d’Oc, ainsi que les modalités d’exercice du droit syndical.

Il constitue donc le socle social en matière de droit syndical et de dialogue social au sein de l’entreprise.

CHAPITRE 1 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Article 1-1 : Périmètre de mise en place du CSE

Le Comité Social et Économique est mis en place au niveau de l’entreprise régionale Groupama d’Oc, cette dernière constituant une entité sociale unique.

Cette instance centralisée contribue à l’harmonisation des pratiques au sein de l’entreprise et à sa cohésion sociale.

Article 1-2 : Composition du CSE

1-2-1 : Présidence du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant ayant délégation à agir en son nom.

L’employeur a la possibilité de se faire assister par trois collaborateurs. Ces collaborateurs assistant l’employeur ont voix consultative.

En fonction des sujets à l’ordre du jour, des intervenants des différentes Directions (métiers principalement) sont amenés à participer au CSE à l’occasion d’examen de sujets relevant de leur champ de compétences.

1-2-2 : Représentants du Personnel au CSE

Les parties signataires conviennent que le Comité Social et Économique est composé de vingt-quatre membres titulaires et de vingt-quatre membres suppléants, lesquels seront élus en recourant au vote électronique, conformément aux dispositions de l’accord du 6 octobre 2009 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel au sein de Groupama d’Oc.

La répartition par collège des membres à élire au CSE est définie dans le protocole d’accord préélectoral, en fonction de la répartition de l’effectif de Groupama d’Oc dans les deux collèges « employés » et « cadres ».

1-2-3 : Bureau du CSE

Les parties s’accordent sur la constitution d’un bureau au sein du Comité Social et Économique. Sont désignés parmi les membres titulaires du CSE un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier et un trésorier adjoint.

Ces désignations interviennent lors de la première réunion qui suit l’élection des membres du CSE, et sont effectuées par un vote de la majorité des membres présents.

Le Président du CSE peut participer au vote portant sur ces désignations.

Le Règlement Intérieur du Comité Social et Économique détermine les modalités de fonctionnement du Bureau pour l’exercice des missions qui lui sont confiées.

1-2-4 : Règlement intérieur du CSE

L’organisation interne du CSE et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le CSE, par le vote d’une résolution prise à la majorité de ses membres présents, conformément aux dispositions de l’article L.2315-24 du Code du travail.

Le Président du CSE peut participer au vote lors de son adoption.

1-2-5 : Durée du mandat au CSE et mandats successifs limités

Les membres du Comité Social et Économique sont élus pour une durée de quatre ans.

Le premier mandat du CSE prendra effet le 1^er janvier 2019.

Les membres du CSE ne peuvent pas exercer plus de trois mandats successifs à partir de la mise en place du premier CSE, sans exception possible.

1-2-6 : Représentants syndicaux au CSE

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE, ainsi qu’un représentant syndical suppléant au CSE.

Le représentant syndical titulaire assiste aux réunions du CSE avec voix consultative. Le représentant syndical suppléant n’assiste aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire, ou en cas de cessation de fonction du titulaire.

Cette désignation n’est pas obligatoire, les syndicats demeurent libres de l’effectuer ou non. Les représentants syndicaux au CSE sont choisis parmi les membres du personnel de l’entreprise et doivent remplir les conditions légales d’éligibilité au CSE. La lettre de désignation émanant du syndicat désignataire est portée à la connaissance de l’employeur dès la désignation effectuée.

Le mandat des représentants syndicaux au CSE prend fin automatiquement lors des nouvelles élections renouvelant le CSE.

Le cumul est interdit entre les fonctions de membre élu du CSE et celles de représentant syndical au CSE.

Article 1-3 : Attributions du CSE

Les attributions du CSE sont celles définies aux articles L.2312-8 et suivants du Code du travail. Elles sont rappelées comme suit :

• Attributions économiques et professionnelles

Le CSE a pour mission d’assurer une expression collective des salariés, permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion, à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production adaptées aux activités de Groupama d’Oc.

• Attributions en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Reprenant les anciennes missions des CHSCT, le CSE contribue à promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail dans l’entreprise. Il veille, à ce titre, à l’observation de la réglementation dans ces domaines, tout en s’attachant à améliorer les règles en vigueur dans l’entreprise.

• Attributions en matière d’Activités Sociales et Culturelles

Le CSE assure et contrôle la gestion de toutes les activités sociales et culturelles de l’entreprise au bénéfice des salariés, afin d’améliorer leurs conditions collectives de vie, de travail et d’emploi, ainsi que l’utilisation des loisirs qui leur sont proposés.

Le CSE peut déléguer certaines de ses attributions aux Commissions spécialisées constituées en son sein, comme prévues à l’article 1-5-5 du présent accord.

Article 1-4 : Fonctionnement du CSE / réunions

1-4-1 : Convocation, Ordre du jour, Transmission des documents 

L’ordre du jour du CSE est établi conjointement par l’employeur (ou son représentant) et le secrétaire du CSE.

Le CSE peut être réuni exceptionnellement, à la demande de la majorité de ses membres. Dans ce cas, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l’ordre du jour à la demande du secrétaire du CSE au nom des membres élus du CSE.

L’employeur peut refuser d’inscrire à l’ordre du jour des questions qui n’entrent pas dans les attributions du CSE.

Une fois fixé, l’ordre du jour ne peut plus être modifié, sauf accord de l’employeur et du secrétaire, et respect du délai de transmission de l’ordre du jour modifié aux intéressés.

L’ordre du jour est communiqué par l’employeur aux membres du CSE trois jours au moins avant la réunion, et pour information à l’inspection du travail du siège de l’entreprise ainsi qu’à l’agent des services de prévention de la MSA. Lorsque les réunions traitent des attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, l’ordre du jour est adressé au Médecin du travail et au référent interne en santé et sécurité au travail.

L’employeur convoque tous les membres du CSE (les titulaires, les suppléants à titre d’information pour le cas où ils seraient amenés à remplacer un titulaire absent, les représentants syndicaux), ainsi que les personnes qui, en raison de l’ordre du jour, sont amenées à assister à la réunion du CSE.

Lorsque la Direction a des documents à présenter au CSE concernant un point de l’ordre du jour, elle les communique aux élus et aux représentants syndicaux deux jours avant la réunion préparatoire, sauf dans les cas où la loi prévoit des délais plus longs. Cette transmission s’effectue par voie électronique, et par dépôt dans la BDES.

1-4-2 : Réunions préparatoires 

Les réunions préparatoires du CSE ont lieu le matin, la réunion plénière du CSE ayant lieu l’après-midi de cette même journée. 

Dans le cas où le contenu de l’ordre du jour, avec l’accord du secrétaire du CSE, porterait la durée de la réunion plénière à une journée entière, la réunion préparatoire aurait lieu la veille.

Il est précisé que seuls les titulaires participent aux réunions préparatoires (sauf cas du suppléant remplaçant un titulaire absent). Les représentants syndicaux au CSE, ou leur suppléant en cas d’absence, ont la possibilité d’assister aux réunions préparatoires, sous réserve de l’accord des membres élus titulaires du CSE.

Le temps des réunions préparatoires, temps de trajet compris, n’est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires du CSE et pour les représentants syndicaux au CSE.

Les réunions préparatoires peuvent se dérouler en utilisant l’audioconférence, ou la visioconférence (sous réserve de la disponibilité d’une salle disposant de cet équipement).

1-4-3 : Réunions organisées par la Direction et Procès-Verbal

Le calendrier des réunions plénières du CSE est fixé chaque année par la Direction.

Le CSE se réunit une fois par mois à l’initiative de l’employeur à l’exception du mois d’août, sauf circonstances exceptionnelles. A cela s’ajoute une réunion du CSE spécifiquement dédiée à l’examen et à l’approbation des comptes du CSE, en présence du Commissaire aux comptes du CSE et/ou de l’expert-comptable du CSE, portant ainsi à 12 le nombre annuel de réunions. Ce nombre peut être adapté en fonction de l’actualité, en concertation avec le secrétaire du CSE.

Seuls les membres titulaires du CSE participent aux réunions du CSE. Les membres suppléants du CSE n’y assistent qu’en cas de remplacement d’un élu titulaire. Il appartient dans ce cas à l’Organisation Syndicale d’organiser ce remplacement en respectant les dispositions légales en vigueur telles que mentionnées à l’article 1-5-4 du présent accord, et d’informer l’employeur de ce remplacement.

Les représentants syndicaux au CSE assistent aux réunions avec voix consultative.

Au moins une réunion par trimestre sera consacrée pour partie aux attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Assistent également avec voix consultative aux réunions sur les points de l’ordre du jour relatifs aux questions concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail :

• le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail,

• le référent interne en santé et sécurité au travail.

Par ailleurs, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que le préventeur de la MSA sont invités aux réunions du CSE pour la partie traitant des attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, ainsi qu’aux réunions du CSE dans les cas fixés par la loi (notamment à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves).

Ces participants extérieurs seront présents uniquement pour la partie de la réunion traitant des points concernant les attributions du CSE en matière de SSCT.

Procès-Verbal :

La rédaction du Procès-Verbal incombe au secrétaire du CSE.

Si celui-ci souhaite faire appel à un prestataire extérieur pour la rédaction de ce Procès-Verbal, le choix du prestataire se fera sur proposition et validation du CSE. Les frais afférents sont pris en charge par le CSE sur son budget de fonctionnement.

1-4-4 : Recours à la visioconférence 

Il est possible de recourir ponctuellement à la visioconférence pour réunir le CSE, après accord entre l’employeur et le secrétaire du CSE. A défaut d’accord entre eux, le nombre de réunions organisées par visioconférence est légalement limité à trois par année civile.

Le dispositif technique de visioconférence mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

1-4-5 : Informations et consultations du CSE 

Conformément aux dispositions légales applicables, le CSE est informé et consulté de façon récurrente annuellement sur les trois grands blocs suivants :

• les orientations stratégiques de l’entreprise,

• sa situation économique et financière,

• la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

S’ajoutent à ces consultations annuelles des informations et consultations ponctuelles sur les thèmes d’ordre public. Il s’agit notamment de la mise en œuvre des moyens ou des techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés, des mesures affectant le volume ou la structure des effectifs, ou encore de la modification de l’organisation économique ou juridique de l’entreprise.

De plus, au titre des attributions spécifiques en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dont dispose par ailleurs le CSE, il est informé et consulté de façon récurrente et ponctuelle sur ces questions, et notamment avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de travail.

Le CSE rend son avis dans le délai d’un mois (délai qui court à compter de la communication par l’employeur des informations prévues par le Code du travail pour la consultation), ou de deux mois en cas de recours à un expert.

En l’absence d’avis rendu à l’expiration de ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

1-4-6 : Recours aux expertises 

La désignation et le financement d’un expert auquel pourrait avoir recours le CSE s’opèrent dans les conditions légales, telles que prévues aux articles L.2315-78 à L.2315-96, R.2315-45 à R.2315-52 du Code du travail.

Article 1-5 : Moyens de Fonctionnement du CSE

1-5-1 : Crédits d’heures de délégation

1. Crédit d’heures des membres élus titulaires

Les membres élus titulaires du CSE disposent d’un crédit d’heures de délégation de 26 heures par mois, ce qui représente un volume global de 624 heures par mois compte-tenu de leur nombre fixé à 24.

Pour un mois donné, chaque titulaire peut reporter et/ou mutualiser ses heures dans une certaine limite et selon une procédure encadrée, définie ci-après.

• Utilisation cumulée sur douze mois et conditions de report mensuel :

Les membres titulaires du CSE ont la possibilité de faire une utilisation cumulative de leur crédit mensuel d’heures de délégation dans la limite de douze mois.

Cette utilisation cumulative ne peut cependant conduire un titulaire du CSE à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie, soit en pratique au maximum 39 heures par mois. Conformément aux dispositions légales, le membre titulaire qui décide d’utiliser tout ou partie des heures qu’il n’a pas utilisées le mois précédent, doit informer par écrit l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures cumulées.

• Mutualisation des heures de délégation :

Les membres titulaires du CSE ont également la possibilité, chaque mois, de répartir entre eux et avec les membres suppléants, ainsi qu’avec les représentants de proximité prévus au chapitre 2, le crédit d’heures de délégation dont ils disposent. Cette répartition ne peut conduire l’un des élus du CSE ou l’un des représentants de proximité, à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un titulaire.

Les membres titulaires du CSE concernés doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L’information doit se faire par un document écrit, en précisant l’identité des bénéficiaires ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. Un document spécifique (qui pourra être adressé par e-mail) sera élaboré afin de permettre la comptabilisation des heures de délégation du mandaté.

Il est rappelé que la gestion du crédit d’heures relève de la seule responsabilité de son titulaire, les présentes dispositions ne pouvant avoir pour effet de conférer un volume d’heures excédant le crédit d’heures applicable.

En conséquence, un représentant du personnel peut bénéficier d’un report mensuel ou de cette mutualisation, qui porte son nombre d’heures de délégation au-delà de son crédit mensuel. S’il n’est pas dans cette situation, le représentant ne peut dépasser son crédit d’heures qu’en cas de circonstances exceptionnelles telles que mentionnées à l’article 6-5-2 du présent accord.

Est payé comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation prévu pour les membres titulaires du CSE, le temps passé :

• aux réunions mensuelles du CSE

• aux réunions préparatoires mensuelles du CSE

• aux réunions de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT) (article R.2315-7 du Code du travail)

• aux réunions des Commissions autres que la Commission SSCT, dans la limite d’une durée globale fixée à 60 heures par an (article R.2315-7 du Code du travail).

Il en va de même des heures consacrées :

• aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave (art. L.2315-11 du Code du travail) ;

• à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l'article L. 4132-2 du Code du travail.

2. Crédit d’heures du secrétaire et trésorier du CSE

Le secrétaire et le trésorier disposent chacun d’un crédit mensuel supplémentaire de 4 heures qu’ils peuvent partager avec leur adjoint.

Le secrétaire et le trésorier informent préalablement par messagerie les services RH des heures qu’ils attribuent respectivement à leur suppléant.

3. Crédit d’heures des représentants syndicaux au CSE

Les représentants syndicaux au CSE (« RS CSE ») disposent d’un crédit d’heures individuel de délégation de 20 heures par mois.

Les modalités d’utilisation cumulée sur l’année des heures de délégation prévues pour les élus titulaires du CSE sont applicables aux représentants syndicaux. En revanche la mutualisation des heures de délégation est limitée légalement aux élus titulaires du CSE.

1-5-2 : Formations 

La loi prévoit plusieurs formations à l’attention des membres du CSE :

• la formation en santé, sécurité et conditions de travail

• la formation économique

En plus de ces deux formations spécifiques, les membres du CSE peuvent bénéficier, comme les autres salariés de l’entreprise, du congé de formation économique, sociale et syndicale (CFESS) tel qu’il est rappelé à l’article 7-7 du présent accord.

Formation en santé, sécurité et conditions de travail :

La formation initiale en santé, sécurité et conditions de travail s’adresse à tous les membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires et suppléants, y compris non membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail).

Elle est dispensée après la première désignation des membres du CSE. Une formation d’actualisation est dispensée lorsqu’ils ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.

Concernant spécifiquement les membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail, la formation initiale devra être organisée sur une durée minimale de cinq jours.

Le financement de cette formation est pris en charge par l’employeur (art. L.2315-18 du code du travail).

Formation économique :

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient d’un stage de formation économique conformément aux dispositions légales applicables en la matière.

Cette formation est renouvelée lorsqu’ils ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.

Ce congé est accordé dans les conditions et limites légales applicables au congé de formation économique, sociale et syndicale (CFESS).

Le financement de la formation économique est pris en charge par le CSE (art. L.2315-63 du code du travail).

1-5-3 : Budgets de fonctionnement du CSE et Activités sociales et culturelles

Le CSE bénéficie de deux budgets, l’un pour son propre fonctionnement, l’autre pour les activités sociales et culturelles, dont le montant est calculé sur la base de la masse salariale brute de Groupama d’Oc, conformément à l’assiette définie aux articles L.2315-61 et L.2312-83 du Code du travail.

Les excédents annuels du budget de fonctionnement pourront être reportés l’année suivante sur le budget des activités sociales et culturelles (ou inversement les excédents du budget des ASC vers le budget de fonctionnement), sur délibération du CSE et dans les conditions et proportions fixées par les textes en vigueur.

Le budget annuel de fonctionnement du CSE est fixé à 0,20 % de la masse salariale de référence de l’année en cours.

Le budget annuel des Activités Sociales et Culturelles (ASC) est fixé à 1 % de la masse salariale de référence de l’année en cours.

Faute de connaître avec exactitude cette masse salariale avant la fin de l’année, le versement de ces subventions est effectué par le versement de deux acomptes, l’un en janvier et le second en juillet de chaque année, à titre de dotation prévisionnelle calculée sur la base de la masse salariale de référence de l’année précédente. La dotation est ensuite réajustée en fin d’année et donne lieu à une régularisation (positive ou négative selon l’évolution de la masse salariale) en janvier de l’année suivante.

Dispositions transitoires : pour l’exercice 2018, la Direction a accepté de maintenir les modalités de calcul des budgets du Comité d’Entreprise (budgets de fonctionnement et ASC) en vigueur en 2017, malgré le revirement de jurisprudence de la Cour de Cassation. Elle s’engage à ne pas demander le remboursement de l’indu à ce titre sur les exercices antérieurs.

Dès janvier 2019, les nouvelles modalités de calcul des budgets seront appliquées, se référant désormais à la masse salariale brute constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application de l’article L.242-1 du Code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (article L.2315-61 du Code du travail).

1-5-4 : Remplacement des membres du CSE en cours de mandat

Lorsqu’un membre titulaire du CSE cesse ses fonctions de façon anticipée (décès, démission, rupture du contrat de travail, ou perte des conditions d’éligibilité), ou est momentanément absent, il est remplacé par un membre suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie professionnelle (article L.2314-37 du Code du travail).

S’agissant du choix du suppléant chargé de remplacer un titulaire, les titulaires et les suppléants étant élus séparément au scrutin de liste, chaque titulaire n’a pas de suppléant attitré. Il est précisé, conformément à la jurisprudence, que si plusieurs suppléants élus sont susceptibles d’être désignés parmi la liste d’un même syndicat dans le même collège, c’est celui qui a obtenu le plus grand nombre de voix qui sera choisi.

S’il n’existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n’appartenant pas à l’organisation syndicale du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu’au retour de celui qu’il remplace ou jusqu’au renouvellement du CSE.

Il est rappelé que le changement de catégorie professionnelle en cours de mandat ne met pas fin au mandat.

1-5-5 : Commissions du CSE

Le Comité Social et Économique met en place en son sein les Commissions spécialisées suivantes, compétentes pour l’ensemble de l’entreprise :

• une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT),

• une Commission Économique et Aide au Logement,

• une Commission Formation / Égalité / Emploi,

• une Commission Activités Sociales et Culturelles,

• une Commission Fonctions Commerciales,

• une Commission Fonctions Gestion et Support.

Ces Commissions ont pour mission d’étudier les éléments de leur ressort, de procéder à une analyse et d’en extraire une synthèse en vue d’être présentée en réunion plénière du CSE. Elles veillent ainsi à fluidifier les réunions plénières du CSE et à ne pas doublonner l’ensemble des travaux et débats en Commission et en réunion plénière.

Ainsi le principe d’organisation est le suivant : dès lors qu’un sujet fait l’objet d’une délégation du CSE à une Commission pour instruction et/ou suivi, ce sujet n’a pas vocation à être traité en séance plénière du CSE. En cas de consultation du CSE sur le sujet concerné, celui-ci procède au recueil d’avis et exprime ses résolutions sur la base des éléments d’instruction transmis par le secrétaire de la Commission compétente.

Elles jouent donc un rôle majeur dans la préparation des séances plénières du CSE.

L’ensemble des désignations des membres des Commissions ont lieu lors de la première réunion plénière du CSE.

En cas de cessation du mandat (décès, démission, rupture du contrat de travail, ou perte des conditions d’éligibilité) d’un des membres d’une Commission du CSE, une nouvelle désignation sera organisée par le CSE pour procéder à son remplacement, selon les mêmes modalités que la désignation initiale des membres de cette Commission, dès lors que le mandat restant à courir d’un siège devenu vacant est d’au moins trois mois.

Les membres des Commissions n’ont pas de crédit d’heures de délégation spécifique, à l’exception des membres de la Commissions SSCT et de la Commission Activités Sociales et Culturelles. Ils utilisent le crédit d’heures des membres élus titulaires tel que défini à l’article 1-5-1 du présent accord.

Le temps passé aux réunions des Commissions du CSE, autres que la Commission SSCT, s’impute sur le crédit d’heures de délégation des membres élus titulaires du CSE pour la part qui excède la durée annuelle globale de réunion fixée à 60 heures par an (article R.2315-7 du Code du travail).

1. Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Le Comité Social et Economique exerce désormais les attributions qui étaient auparavant dévolues aux CHSCT. Il peut déléguer ces attributions en tout ou partie à la Commission SSCT, à l’exception du recours à l’expertise et des attributions consultatives, ainsi que des sujets strictement locaux pouvant être confiés aux représentants de proximité tels que définis au chapitre 2 et pouvant être traités avec les responsables locaux sur site et /ou avec la cellule dédiée des Ressources Humaines.

Le CSE met en place en son sein une Commission SSCT au niveau de l’entreprise. La Commission SSCT est présidée par l’employeur ou son représentant.

La Commission SSCT se réunit au moins quatre fois par an sur convocation de l’employeur.

Cette Commission est composée de 10 membres du CSE, dont au moins un cadre, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Les membres de la Commission SSCT désignent parmi ses membres titulaires un secrétaire de Commission chargé de rédiger les comptes rendus.

Un représentant de proximité peut être membre de la Commission SSCT, dès lors qu’il est membre élu du CSE.

Le référent harcèlement sexuel et comportements sexistes visé à l’article 1-5-6 sera membre de la Commission SSCT.

La Commission SSCT est une émanation du CSE, sans personnalité morale distincte. Elle a vocation à préparer les réunions et les délibérations du CSE sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail, dès lors que les sujets :

• relèvent du périmètre régional (notamment le suivi de la Qualité de Vie au Travail, du programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail et le DUERP, les risques routiers, l’introduction de nouvelles technologies),

• ou dont les enjeux, du fait de leur importance ou de leur caractère multi-sites, ne permettent pas une prise en charge strictement locale (notamment les projets importants de travaux immobiliers ou d’aménagement des locaux).

Assistent aux réunions de la Commission SSCT, avec voix consultative, le médecin du travail, ainsi que le référent interne en santé et sécurité au travail.

Par ailleurs sont invités aux réunions de la Commission SSCT l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que le préventeur de la MSA.

Heures de délégation :

Les membres de la Commission SSCT disposent de 8 heures de délégation par réunion initiée par l’employeur.

Le secrétaire bénéficiera en outre de 4 heures de délégation supplémentaires par réunion organisée sur convocation de l’employeur afin de préparer la réunion et rédiger un compte-rendu.

Le nombre d’heures de délégation ne peut être dépassé qu’en cas de circonstances exceptionnelles telles que mentionnées à l’article 6-5-2 du présent accord.

Pour rappel, ne s’imputent pas sur les heures de délégation le temps passé (qu’il s’agisse des membres du CSE ou de la Commission SSCT) :

• aux réunions à l’initiative de l’employeur,

• aux enquêtes menées après un accident du travail grave, ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave

• à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l’article L.4132-2 du Code du Travail.

2. Commission Économique et Information, Aide au Logement

Le CSE met en place en son sein une Commission Économique et Information, Aide au logement. Elle est présidée par l’employeur ou son représentant.

Cette Commission se réunit au moins deux fois par an sur convocation de l’employeur.

Elle est composée de 6 membres du CSE, titulaires ou suppléants dont au moins un cadre, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Les membres de la Commission désignent parmi ses membres titulaires un secrétaire de Commission chargé de rédiger les comptes rendus.

Cette Commission est chargée notamment :

• de préparer les délibérations du CSE relatives à la situation économique et financière de l’entreprise, et aux orientations stratégiques de l’entreprise,

• d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE et toute question qu’il lui soumet dans ce domaine,

• d’assurer le suivi de l’accord d’entreprise sur les prêts au logement accordés aux salariés pour l’acquisition ou la rénovation de leur résidence principale, au titre de la participation de l’employeur à l’effort de construction.

c) Commission Formation / Egalité / Emploi

Le CSE met en place en son sein une Commission Formation /Egalité /Emploi. Elle est présidée par un membre de la Commission, désigné parmi les membres titulaires du CSE.

Elle est composée de 6 membres du CSE, dont au moins un cadre, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Le Président, rapporteur, est chargé de rédiger les comptes rendus.

Cette Commission se réunit au moins deux  fois par an.

Cette Commission est chargée notamment :

• de préparer les délibérations du CSE en matière en matière de formation professionnelle dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi dans l’entreprise,

• de préparer les délibérations du CSE dans le cadre des projets de réorganisation,

• et notamment de préparer les délibérations du CSE sur le bilan social, le rapport de situation comparée des conditions d’emploi et de formation des femmes et des hommes établi par l’employeur, ainsi que le rapport diversité établi dans le cadre de l’accord national relatif à la diversité à l’égalité des chances.

4. Commission Activités Sociales et Culturelles (« ASC »)

Le CSE met en place en son sein une Commission Activités Sociales et Culturelles au niveau de l’entreprise. Elle est présidée par un membre de la Commission, désigné parmi les membres titulaires du CSE.

Elle est composée de 10 membres du CSE, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Le Président, rapporteur, est chargé de rédiger les comptes rendus.

Cette Commission se réunit au moins une fois par an.

Cette Commission est chargée de la gestion des activités sociales et culturelles du CSE. Est considérée comme une œuvre sociale toute activité non obligatoire légalement exercée principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise, sans discrimination, en vue d’améliorer les conditions collectives d’emploi, de travail et de vie du personnel au sein de l’entreprise, ainsi que l’utilisation des loisirs qui leur sont proposés.

Chacun des 10 membres de la Commission ASC bénéficie d’un contingent global annuel de 40 heures de délégation, qu’il répartit librement entre lui et des salariés volontaires du ou des départements concernés, pour participer aux activités ponctuelles organisées localement (arbre de Noel, repas du personnel …), et dont il rendra compte à la Direction des Ressources Humaines au fur et à mesure de son utilisation.

5. Commission Fonctions Commerciales

Le CSE met en place en son sein une Commission spécifiquement dédiée aux sujets relatifs au personnel de l’entreprise exerçant une fonction commerciale (personnel de la Direction Commerciale et de la Direction Assurance, pôle Entreprises et Collectivités). Elle est présidée par un membre de la Commission, désigné parmi les membres titulaires du CSE.

Elle est composée de 6 membres du CSE, dont au moins un cadre, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Le Président, rapporteur, est chargé de rédiger les comptes rendus.

Cette Commission se réunit au moins une fois par an.

Cette Commission est chargée notamment d’examiner et d’instruire les sujets particuliers relatifs au personnel commercial. Les thèmes abordés prendront en compte les spécificités des métiers exercés, au plus près des réalités opérationnelles (par exemples le suivi de l’activité du réseau commercial, du variable commercial, les perspectives d’évolution, l’expérimentation ou le déploiement de nouveaux outils d’aide à la vente…).

6. Commission Fonctions Gestion et Support (personnel administratif)

Le CSE met en place en son sein une Commission spécifiquement dédiée aux sujets relatifs au personnel des services de gestion (Services aux Sociétaires) et des fonctions support de l’entreprise. Elle est présidée par un membre de la Commission, désigné parmi les membres titulaires du CSE.

Elle est composée de 6 membres du CSE, lesquels sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution prise à la majorité des membres présents. L’employeur ne participe pas au vote.

Le Président, rapporteur, est chargé de rédiger les comptes rendus.

Cette Commission se réunit au moins une fois par an.

Cette Commission est chargée notamment d’examiner et d’instruire les sujets particuliers relatifs au personnel concerné. Les thèmes abordés prendront en compte les spécificités des métiers exercés, au plus près des réalités opérationnelles (par exemples les sujets ayant trait à la relation au sociétaire, ou l’amélioration des process de gestion dans le souci de la qualité de service …).

7. Recours à la visioconférence 

Il est possible de recourir ponctuellement à la visioconférence pour réunir les Commissions du CSE, après accord entre l’employeur et le secrétaire de la Commission pour celles qui sont présidées par l’employeur ou son représentant (CSSCT et Commission Economique et Information Aide au Logement), et sur décision du Président de la Commission pour les autres Commissions.

Le dispositif technique de visioconférence mis en œuvre doit garantir l’identification des membres des Commissions et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image.

1-5-6 : Référent harcèlement sexuel et comportements sexistes 

Conformément à la loi « Avenir Professionnel » adoptée le 1^er août 2018, l’entreprise doit désigner un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et comportements sexistes.

Ce référent sera chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Il incombera au référent d’enclencher les procédures destinées à mettre fin aux agissements dénoncés, ou d’alerter les personnes en charge.

Le Comité Social et Économique doit également désigner un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et comportements sexistes. Ce référent est désigné parmi les membres du CSE (titulaires ou suppléants), par une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Le mandat du référent prend fin au terme du mandat des membres élus du CSE.

Ce référent bénéficie de la formation nécessaire à l’exercice de ses missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Ce référent sera l’un des 10 membres de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

Article 1-6 : Utilisation de la messagerie par le CSE et site intranet du CSE

La messagerie de l’entreprise peut être utilisée par les membres du CSE entre eux, afin de préparer la réunion du CSE ou de ses Commissions.

L’utilisation de la messagerie ne pourra en aucun cas servir à la collecte de questions auprès des collaborateurs de l’entreprise dans le cadre de la préparation d’une réunion du CSE ou d’une de ses Commissions.

L’entreprise fournit au CSE une adresse email à son nom que les membres du CSE s’engagent à utiliser dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise. Ainsi, l’usage par le CSE de la messagerie interne est autorisé pour :

• communiquer avec ses prestataires,

• informer les salariés des offres liées aux œuvres sociales et culturelles,

• gérer les relations individuelles avec les salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles proposées : une réponse individuelle pourra être apportée sur le poste de travail du salarié.

Toute autre diffusion d’information devra faire l’objet d’une autorisation expresse de la Direction des Ressources Humaines.

Une adresse email spécifique est attribuée par l’entreprise également à la Commission SSCT.

Par ailleurs, l’entreprise met à disposition du CSE un site dédié sur l’intranet de l’entreprise afin de faciliter l’exercice de ses missions en matière d’activités sociales et culturelles. Le site est réservé à cette seule finalité, il permet ainsi aux salariés qui le souhaitent de recueillir toutes informations utiles relatives aux activités proposées. Son contenu est sous l’entière responsabilité du CSE.

CHAPITRE 2 : LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Conscientes de l’importance d’une représentation du personnel au plus près du terrain et du quotidien des collaborateurs, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité en application de l’article L.2313-7 du Code du travail.

Cette mise en place s’effectue au niveau de chacun des quatorze départements composant le périmètre géographique de Groupama d’Oc, afin d’éviter une centralisation excessive de la représentation du personnel au niveau de l’entreprise, et de faciliter la remontée et le traitement des sujets et problématiques locales.

Article 2-1 : Nombre et modalités de désignation

Afin de garantir le maillage territorial sur l’ensemble du périmètre composant l’entreprise, et une réelle représentation de proximité au sein des équipes locales, le nombre de représentants de proximité à désigner est déterminé selon chaque département comme suit :

• Départements Ariège, Lozère, Hautes Pyrénées, Landes : 2,

• Départements Tarn, Tarn-et-Garonne, Lot, Gers, Cantal, Creuse, Corrèze : 3,

• Départements Haute-Garonne, Aveyron : 5 (dont au moins 1 cadre),

• Département Pyrénées Atlantiques : 6 (dont au moins 1 cadre).

L’entreprise sera donc dotée d’un total de 45 représentants de proximité.

Les représentants de proximité sont désignés au moins pour partie parmi les membres élus titulaires ou suppléants du CSE, avec à minima 24 représentants membres élus issus du CSE (et donc maximum 21 représentants potentiellement désignés en dehors du CSE).

Les représentants de proximité de chaque département doivent exercer leur activité professionnelle au sein du département concerné. Une mutation en dehors de ce périmètre entraîne alors la perte du mandat.

La désignation des représentants de proximité est effectuée par une délibération du CSE adoptée à la majorité des présents ayant voix délibérative. Cette désignation interviendra au cours de la première réunion plénière du CSE.

Les représentants de proximité sont désignés selon les modalités arrêtées par le CSE. En cas de cessation d’activité ou de démission du mandat, une nouvelle désignation sera organisée par le CSE pour procéder à son remplacement.

Les représentants de proximité sont désignés pour une durée de quatre ans, jusqu’au terme du mandat des élus au CSE.

Article 2-2 : Missions des représentants de proximité

Les représentants de proximité ont pour finalité de garantir une complémentarité des attributions des différents représentants du personnel au sein de l’entreprise. Dans ce cadre ils ont pour mission :

• d’entretenir des relations de proximité avec les équipes sur le terrain, afin de contribuer à la remontée d’informations et de questions purement locales des salariés,

• de prendre en compte les préoccupations locales et présenter à l’employeur tout sujet local relatif à la santé, la sécurité, les conditions de travail dès lors qu’il ne concerne que le département concerné,

• de réaliser éventuellement des missions déléguées par la Commission SSCT, en lien avec un membre du CSE ou de la Commission SSCT (visites de site ou d’agences relatives aux questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, enquêtes liées à des projets de travaux …),

• de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives à la réglementation du travail, aux salaires, à l’application des conventions et accords en vigueur dans l’entreprise.

Les représentants de proximité peuvent prendre contact avec les salariés de leur périmètre départemental, dans la mesure où ils ne génèrent aucune gêne importante à l’accomplissement de leur activité et au service rendu aux sociétaires. Ils ont une liberté de déplacement sur leur périmètre d’exercice du mandat.

Les frais de déplacement des représentants de proximité seront pris en charge par l’employeur pendant l’utilisation de leurs heures de délégation, en respectant les règles en vigueur au sein de l’entreprise.  

Article 2-3 : Crédit d’heures et formation

Heures de délégation :

Les représentants de proximité qui sont membres élus du CSE (titulaires ou suppléants) bénéficient d’un crédit de 4 heures de délégation par mois, incluant les temps de déplacement.

Les représentants de proximité qui sont désignés en dehors du CSE bénéficient d’un crédit de 6 heures de délégation par mois, incluant les temps de déplacement.

• Utilisation cumulée sur douze mois et conditions de report mensuel :

Les représentants de proximité ont la possibilité de faire une utilisation cumulative de leur crédit mensuel d’heures de délégation dans la limite de douze mois.

Cette utilisation cumulative ne peut cependant conduire l’un des représentants de proximité, à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie (soit 6 ou 9 heures par mois selon qu’il est issu ou non du CSE). Le représentant de proximité qui décide d’utiliser tout ou partie des heures qu’il n’a pas utilisées le mois précédent, doit informer par écrit l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures cumulées.

• Mutualisation des heures de délégation :

Les représentants de proximité ont également la possibilité, chaque mois, de répartir entre eux, le crédit d’heures de délégation dont ils disposent. Cette répartition ne peut conduire l’un d’eux, à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Les représentants de proximité concernés doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L’information doit se faire par un document écrit, en précisant l’identité des bénéficiaires ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. Un document spécifique (qui pourra être adressé par e-mail) sera élaboré afin de permettre la comptabilisation des heures de délégation du mandaté.

Par ailleurs, les représentants de proximité peuvent également bénéficier de la mutualisation des heures de délégation des membres titulaires au CSE pour exercer leurs fonctions, conformément à l’article 1-5-1 du présent accord.

En conséquence, un représentant de proximité peut bénéficier d’un report mensuel ou de cette mutualisation, qui porte son nombre d’heures de délégation au-delà de son crédit mensuel. S’il n’est pas dans cette situation, il ne peut dépasser son crédit d’heures qu’en cas de circonstances exceptionnelles telles que mentionnées à l’article 6-5-2 du présent accord.

Formation :

Les représentants de proximité peuvent bénéficier, qu’ils soient membres élus du CSE ou désignés en dehors du CSE, des formations prévues à l’article 1-5-2 du présent accord.

Le CSE peut aussi décider d’affecter une partie de son budget à la formation des représentants de proximité.

Article 2-4 : Fonctionnement des représentants de proximité

Les représentants de proximité, en leur qualité de relais locaux, font remonter les informations, questions, réclamations ou autres demandes entrant dans leur champ d’attributions territoriales, auprès de l’employeur et du CSE, par e-mail, et au fil de l’eau.

Une cellule dédiée est mise en place au sein de la Direction des Ressources Humaines pour apporter par écrit  les réponses aux questions présentées par les représentants de proximité, en mettant en copie le CSE au plus tard dans les 5 jours suivants.

Cette cellule dédiée met en place un suivi sur support dématérialisé des questions et réponses apportées aux demandes qui entrent dans les attributions des représentants de proximité, suivi qui sera mis à la disposition des membres élus du CSE et des représentants syndicaux au CSE.

Par ailleurs, l’entreprise s’engage à mettre en place des réunions des représentants de proximité, dans la limite de 3 réunions locales par an (les représentants de proximité de plusieurs départements pouvant être réunis ensemble), et avec un maximum global de 30 réunions par an pour l’ensemble de la Caisse Régionale.

Ces réunions ont lieu sur convocation de l’employeur, sans fixer nécessairement de périodicité régulière au cours de l’année. Ces réunions seront donc fixées librement au cours de l’année, selon les besoins et nécessités de l’actualité locale.

Ces réunions se tiendront en présence d’un représentant de la Direction des Ressources Humaines, ainsi que d’au moins un responsable local (responsable de site et/ou responsable commercial départemental ou régional selon la nature des sujets, ou tout autre responsable de domaine concerné par les sujets).

La réunion des représentants de proximité peut se tenir en visioconférence à titre exceptionnel, ou en audioconférence. 

Le temps passé en réunion n’est pas déduit des heures de délégation.

CHAPITRE 3 : LES DELEGATIONS SYNDICALES

Article 3-1 : Les Délégués Syndicaux d’entreprise

Compte-tenu de l’effectif de l’entreprise et en application de l’article 12-1 de l’avenant du 29 avril 2016 à l’accord National Groupama du 10/09/1999, il est mis en place 3 Délégués Syndicaux d’entreprise titulaires et autant de suppléants par organisation syndicale représentative au sein de Groupama d’Oc.

Les Délégués Syndicaux d’entreprise sont désignés par les syndicats représentatifs dans l’entreprise conformément aux règles légales applicables en la matière. Cette désignation est le fait, non pas de la section syndicale, mais du syndicat constitutif de la section syndicale.

La désignation des Délégués Syndicaux est soumise à certaines formalités, qui sont également applicables en cas de remplacement ou de cessation des fonctions du Délégué Syndical (article L.2143-7 du code du travail).

Conformément aux dispositions de l’article L.2143-3 du Code du travail, les Délégués Syndicaux d’entreprise sont désignés parmi les candidats aux élections professionnelles ayant recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au Comité Social et Economique, quel que soit le nombre de votants.

La durée du mandat des Délégués Syndicaux d’entreprise ne peut excéder la durée des mandats des membres du Comité Social et Economique, soit 4 ans.

Article 3-2 : Le Délégué Syndical Supplémentaire

Il est précisé par ailleurs que, conformément à l’article L.2143-4 du Code du travail, tout syndicat représentatif dans l’entreprise peut désigner un Délégué Syndical supplémentaire s’il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège employé et au moins un élu dans l’un des deux autres collèges lors de l’élection du CSE.

Groupama d’Oc n’étant constituée que de 2 collèges, la désignation d’un Délégué Syndical supplémentaire suppose donc que le syndicat représentatif ait au moins 1 élu dans le collège employé et au moins 1 élu dans le collège cadre.

Ce Délégué Syndical supplémentaire est lui aussi désigné parmi les candidats aux élections professionnelles ayant recueilli au moins 10% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au CSE, quel que soit le nombre de votants.

En application de la nouvelle jurisprudence de la Cour de Cassation, lorsque plusieurs syndicats ont constitué une liste commune aux élections, chacun d’eux peut procéder à la désignation d’un Délégué Syndical supplémentaire dès lors qu’il remplit à lui seul l’ensemble des conditions légales (être représentatif et avoir obtenu lors des dernières élections au CSE au moins un élu dans le collège employé et au moins un élu dans le collège cadre), sans préjudice de la possibilité maintenue pour les syndicats ayant constitué cette liste commune de désigner ensemble, d’un commun accord, un seul Délégué Syndical supplémentaire commun.

A contrario, dans l’hypothèse où les syndicats ayant constitué une liste commune aux élections ne remplissent pas isolément l’ensemble des conditions légales exigées pour chacun d’eux, les syndicats ayant présenté cette liste commune ne peuvent procéder ensemble, d’un commun accord, à la désignation que d’un seul Délégué Syndical supplémentaire commun.

Les syndicats de la liste commune devront indiquer expressément, lors du dépôt de leur liste commune, le rattachement de chaque candidat à l’un des syndicats de la liste commune, afin de faciliter les désignations post-élections sur la base de la clé de répartition qui aura été indiquée lors du dépôt de la liste, et portée à la connaissance de l’employeur et des électeurs (ou, à défaut, à parts égales entre les organisations syndicales).

Le Délégué Syndical supplémentaire a le même statut et les mêmes prérogatives que les autres Délégués Syndicaux d’Entreprise.

En application de la règle conventionnelle selon laquelle chaque syndicat représentatif dans l’entreprise peut désigner autant de Délégués Syndicaux suppléants, pris parmi le personnel, que de titulaires, il pourra donc être désigné autant de suppléants que de Délégué Syndical supplémentaire.

Article 3-3 : Crédits d’heures

Chaque Délégué Syndical d’entreprise titulaire dispose d’un crédit d’heures de délégation de 24 heures par mois, sans possibilité de report des heures non utilisées d’un mois sur l’autre.

Dès lors qu’un syndicat a désigné plusieurs Délégués Syndicaux d’entreprise, ces derniers peuvent se répartir entre eux les heures de délégation dont ils bénéficient. Ils doivent dans ce cas informer l’employeur de la répartition nominative, au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Ce crédit ne peut être utilisé par le Délégué Syndical suppléant d’une même organisation syndicale (sauf situation où le suppléant est amené à remplacer un titulaire absent), car il est convenu par ailleurs, par dérogation à l’article 12-2 de l’Accord National Groupama, que chaque Délégué Syndical d’entreprise suppléant dispose d’un crédit propre d’heures de délégation de 4 heures par mois, sans possibilité de report des heures non utilisées d’un mois sur l’autre.  

Les Délégués Syndicaux d’entreprise suppléants peuvent se répartir entre eux les heures de délégation dont ils bénéficient, sous réserve d’informer l’employeur de la répartition nominative, au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Par ailleurs, il est convenu que chaque Délégué Syndical d’entreprise titulaire engageant par sa signature le syndicat qu’il représente, dispose d’un crédit individuel supplémentaire de 6 heures par mois. Il est dénommé conventionnellement au sein de Groupama d’Oc « Délégué Syndical d’entreprise signataire».

Il est expressément précisé que si le nombre d’heures dont bénéficie chaque Délégué Syndical d’entreprise titulaire venait à augmenter par voie légale, réglementaire ou par voie conventionnelle (accord de branche, Accord National Groupama ou autre accord…), le contingent global mensuel maximal dont disposerait le « Délégué Syndical d’entreprise signataire » resterait plafonné à 30 heures. Autrement dit, toute augmentation du crédit initial mensuel de 24 heures viendrait diminuer d’autant le crédit individuel supplémentaire alloué de 6 heures par mois.  

Article 3-4 : Composition des délégations syndicales lors des NAO au sein de l’entreprise (négociations annuelles obligatoires)

Les parties conviennent que participent aux réunions de négociation, selon le choix laissé à l’appréciation de chaque syndicat,  4 représentants au maximum par organisation syndicale représentative (parmi lesquels peuvent participer des salariés non Délégués Syndicaux d’entreprise), dont au moins 2 Délégués Syndicaux d’entreprise.

Conformément à l’article 12-1 de l’ANG, les Délégués Syndicaux suppléants ont pour rôle d’assister les Délégués Syndicaux titulaires dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’entreprise en cas d’indisponibilité temporaire d’un titulaire.

En application de l’article L.2143-16 du Code du travail, chaque section syndicale dispose, au profit de ses délégués syndicaux et des salariés de l’entreprise appelés à négocier, d’un crédit d’heures global supplémentaire de 18 heures par an pour préparer la négociation (qui s'ajoute au temps passé en réunion sur convocation de l'employeur). C’est l’organisation syndicale qui répartit ce crédit d'heures global annuel entre les bénéficiaires.

Article 3-5 : Communication des Organisations Syndicales

Affichage et diffusion de communications syndicales à l’intérieur de l’entreprise :

Les tracts syndicaux peuvent être distribués dans l’enceinte de l’entreprise, y compris pendant le temps de travail, à condition que cette diffusion n’apporte ni trouble à l’entreprise, ni perturbation dans le travail.

Le contenu des affiches, publications et tracts est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse (article L.2142-5 du Code du travail). A ce titre, les messages ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, ni mensonges, ni calomnies, ni dénigrement. Aucune information confidentielle obtenue dans leurs missions dans l’entreprise ne doit être divulguée par les organisations syndicales et les sections syndicales.

L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet usage.

Il est rappelé, conformément à l’article L.2142-3 du Code du travail, qu’un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur (en pratique à la Direction des Ressources Humaines), simultanément à l’affichage.

Ces communications syndicales s’effectuent sous l’entière responsabilité de chaque organisation syndicale et section syndicale.

Accès à l’intranet et l’internet :

Chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise dispose d’un espace sur l’intranet de l’entreprise. La page Intranet de chaque Organisation Syndicale est considérée comme un panneau d’affichage auquel les salariés peuvent avoir accès dans le cadre d’une démarche volontaire individuelle.

L’information syndicale y est affichée « à caractère statique » : elle ne donne pas lieu à des échanges avec le salarié, ni à des liens avec d’autres sites, ni à des bandes-son ou vidéos.

L’organisation syndicale transmettra systématiquement la copie de l’article à la Direction des Ressources Humaines, simultanément à sa publication.

Les liens entre le site syndical intranet et les sites internet de ces mêmes organisations syndicales, et au-delà avec tout site internet, ne sont pas autorisés.

L’utilisation par les Organisations Syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise, et ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise.

Messagerie électronique :

Une adresse électronique interne spécifique est attribuée par la Direction à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise, elle est réservée à un usage strictement professionnel.

La messagerie de l’entreprise mise à la disposition des Organisations Syndicales ne peut en aucun cas servir de relais d’information syndicale entre les représentants du personnel et les collaborateurs de l’entreprise. Elle est réservée aux échanges syndicaux, aux échanges avec les représentants du personnel, avec la Direction, ainsi qu’aux réponses aux sollicitations des salariés uniquement de manière individuelle. Pour exemple, la diffusion de tracts par le biais de la messagerie n’est pas autorisée.

Une utilisation interdite ou non respectueuse des conditions d’utilisation peut entraîner la fermeture de la messagerie électronique et de l’intranet.

Toute autre diffusion d’information devra faire l’objet d’une autorisation expresse par la Direction des Ressources Humaines.

Les affichages, publications et tracts ne respectant pas les règles précitées seront retirés par la Direction.

Conformément à l’article L.2143-20 du Code du travail, les Délégués Syndicaux peuvent, pour l’exercice de leur mandat, circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.

Article 3-6 : Réunion syndicale des adhérents et du personnel

En complément des dispositions de l’article 12-5 de l’Accord National Groupama relatif à la réunion syndicale des adhérents, il est convenu que les Organisations Syndicales peuvent réunir mensuellement, sur les sites de gestion de Groupama d’Oc, pendant le temps de travail, leurs adhérents et/ou le personnel affecté administrativement au site, dans une salle mise à disposition par l’employeur selon les disponibilités et selon les modalités de réservation de salles en vigueur au sein de l’entreprise.

Cette réunion donne lieu au maintien de la rémunération dans la limite d’une heure, y compris pour les délégués syndicaux.

Les frais de déplacement ne sont pas pris en charge par l’entreprise pour les adhérents et/ou le personnel. Concernant les Délégués Syndicaux d’entreprise, les frais de déplacement sont pris en charge par l’entreprise dans les conditions fixées à l’article 6-3-2 du présent accord.

Les parties signataires conviennent que, lorsque la réunion d’information mensuelle d’une heure n’est pas tenue, le temps correspondant pourra donner lieu à un éventuel report sur le mois suivant, portant ainsi à 2 heures maximum le temps de réunion après cumul sur 2 mois consécutifs.

Afin de veiller à l’organisation et au bon fonctionnement des services internes, il est convenu que les Organisations Syndicales informeront par messagerie interne la DRH de la date, l’heure et du lieu de réunion 8 jours avant la date de la réunion. En cas de circonstances particulières, ce délai de prévenance peut être écourté par accord préalable avec la Direction.

Tout salarié qui s’absente de son poste de travail pour participer auxdites réunions doit en informer en avance son responsable hiérarchique direct en respectant un délai de prévenance d’au minimum une semaine pour permettre à sa hiérarchie de prendre les mesures nécessaires à la continuité du service. Cette participation ne sera pas enregistrée dans l’outil de gestion du temps de travail.

Des permanences sont organisées, à l’initiative de la Direction, dans les Services aux Sociétaires et sur l’ensemble des plateformes téléphoniques de l’entreprise afin de garantir la continuité d’un service minimum.

S’agissant du personnel commercial, les réunions peuvent être décentralisées pour se tenir au plus près des lieux de travail des commerciaux (dans tout local décentralisé de l’entreprise permettant l’accueil des personnes concernées : agences commerciales principales équipées d’une salle de réunion), mais en tout état de cause des permanences seront organisées par la hiérarchie.

CHAPITRE 4 : L’ADMINISTRATEUR SALARIE

En application de l’article 22 des statuts de la Caisse régionale Groupama d’Oc modifiés lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 22 juin 2011, le Conseil d’Administration comprend un administrateur élu par le personnel salarié, suivant les modalités de désignation prévues par l’article L.322-26-2 du Code des Assurances.

L’administrateur salarié est élu par un collège électoral unique, rassemblant ainsi l’ensemble des salariés employés et cadres.

Chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, les noms de 2 remplaçants élus en même temps que lui, en spécifiant l’ordre de remplacement du titulaire (remplaçant n°1 et remplaçant n° 2).

La durée du mandat de cet administrateur salarié est de deux ans.

Il est alloué à l’ensemble de la délégation des administrateurs salariés (titulaire et remplaçants) un crédit d’heures global de 30 heures par an, réparti librement par l’administrateur titulaire entre les membres de sa délégation.

Par ailleurs, les deux administrateurs remplaçants participent à la Commission Régionale Institutionnelle de Groupama d’Oc, avec l’administrateur titulaire.

Il est précisé que seul le mandat de l’administrateur salarié titulaire est incompatible avec tout mandat de Délégué Syndical, de membre du Comité Social et Économique, de membre du comité de groupe, de représentant de proximité, ou avec tout mandat de membre du comité d’entreprise européen. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux remplaçants tant qu’ils ne sont pas amenés à remplacer l’administrateur titulaire.

Les administrateurs remplaçants peuvent donc être candidats et/ou exercer un mandat au Comité Social et Économique, ou exercer les fonctions de représentant de proximité, tant qu’ils ne sont pas en situation de remplacement de l’administrateur titulaire.

CHAPITRE 5 : LE REPRESENTANT DES SALARIES A CCPMA PREVOYANCE

Conformément au règlement CCPMA Prévoyance, chaque entreprise adhérente organise la nomination d’un représentant des salariés selon les modalités qu’elle détermine. Il est convenu qu’au sein de Groupama d’Oc le CSE procède à la désignation du représentant des salariés et de son suppléant à CCPMA Prévoyance.

Ce représentant des salariés est désigné pour une durée de quatre ans.

Ces modalités de désignation par le CSE d’un représentant des salariés seraient transposées à tout autre organisme de prévoyance collective obligatoire mis en place par l’employeur, auquel l’entreprise adhérerait au lieu et place du groupe Agrica.

CHAPITRE 6 : LES MOYENS ET DISPOSITIONS COMMUNES A L’ENSEMBLE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ELUS, DESIGNES OU MANDATES

Article 6-1 : Aménagement du poste de travail

Afin de faciliter la conciliation entre l’activité professionnelle et l’activité de représentation du personnel, il est rappelé l’application des dispositions conventionnelles de l’article 11-4 de l’avenant du 29 avril 2016 à l’Accord National Groupama (ANG du 10 septembre 1999).

Conformément à cet article 11-4, la possibilité d’aménagement du poste de travail ne se limite pas aux salariés occupant une fonction commerciale.

Article 6-2 : Panneaux d’affichage mis à disposition

Les panneaux d’affichage mis à disposition sur chacun des sites de gestion sont les suivants :

• 1 panneau réservé au Comité Social et Économique,

• 1 panneau réservé aux Organisations Syndicales, panneau divisé en autant de parties que de syndicats représentatifs dans l’entreprise.

Article 6-3 : Locaux mis à disposition, véhicules de service et frais de déplacement, salles de réunion

6-3-1 : Locaux mis à disposition

Le CSE dispose d’un local équipé du matériel nécessaire à son fonctionnement dans chacun des dix sites de gestion. Il partage ce local avec les représentants de proximité. Les modalités de partage de ce local sont définies directement entre les représentants du personnel concernés.

Le local est librement accessible aux représentants du personnel autorisés pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Il appartient aux différents représentants du personnel d’organiser eux-mêmes leurs horaires d’ouverture et de convenir entre eux d’une utilisation par roulement ou non.

Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise disposent d’un local équipé dans chacun des dix sites de gestion, à partager par l’ensemble des organisations syndicales. Les modalités de partage de ce local sont définies directement entre les organisations syndicales.

Le local est librement accessible aux différentes organisations syndicales représentatives et sections syndicales pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Il appartient aux différentes organisations syndicales représentatives et sections d’organiser elles-mêmes leurs horaires d’ouverture et de convenir entre elles d’une utilisation par roulement ou non.

6-3-2 : Véhicules de service et frais de déplacement

Les frais de déplacement des représentants du personnel pris en charge par l’entreprise sont ceux engagés pour se rendre aux réunions sur convocation de l’employeur, aux entretiens avec assistance d’un salarié, ainsi que ceux engagés par les membres des Commissions du CSE, notamment de la Commission SSCT en vue de mener des enquêtes et/ou des inspections.

Dans ce cadre, les représentants du personnel sont autorisés à utiliser les véhicules de service disponibles du parc automobile de l’entreprise, selon les mêmes dispositions que celles applicables à tous les salariés de Groupama d’Oc, conformément au contrat de gestion et d’utilisation des véhicules de service en vigueur dans l’entreprise.

En cas de non disponibilité d’un véhicule de service et dans cette seule hypothèse, ils pourront utiliser leur véhicule personnel moyennant un remboursement kilométrique au taux en vigueur dans l’entreprise.

Les frais de déplacement, autres que ceux visés ci-dessus, pour se rendre exclusivement sur l’un des sites de gestion ou l’une des agences de Groupama d’Oc dans le cadre de missions représentatives peuvent être pris en charge par l’entreprise sur justification quant à l’objet (non nominatif en l’occurrence) et quant au lieu de déplacement, justification via notamment l’ outil dédié à la gestion des frais d’une part (comme tout frais professionnel au sein de l’entreprise) et via l’outil dédié à la gestion des temps d’autre part.

Les frais de déplacement des représentants du personnel en dehors de l’entreprise ne sont pas pris en charge par l’entreprise.

6-3-3 : Frais d’hébergement et de restauration

Pour des raisons de sécurité, toute convocation à une réunion initiée par l’entreprise générant un temps de trajet professionnel aller-retour d’une durée supérieure ou égale à 5 heures donne lieu à une autorisation de prise en charge de l’hébergement et des repas du collaborateur concerné selon les modalités suivantes :

• si la réunion débute le matin : prise en charge de l’hébergement la veille au soir

• si la réunion débute l’après-midi : prise en charge de l’hébergement le soir du jour de la réunion

Le salarié concerné doit en faire la demande expresse avant le déplacement.

L’hébergement se fait dans les établissements référencés par Groupama d’Oc. La prise en charge des frais de repas se fait dans la limite des tarifs de remboursement des frais de vie en vigueur dans l’entreprise (conformément à la note applicable relative aux modalités de remboursement des frais professionnels).

Le temps de trajet professionnel est calculé à partir du lieu habituel de travail.

6-3-4 : Salles de réunion

Dans le cadre de leur réunion préparatoire, les représentants du personnel sont autorisés à utiliser les salles mises à disposition par l’entreprise dans les mêmes conditions que celles applicables à tous les salariés de Groupama d’Oc, selon les modalités de réservation en vigueur au sein de l’entreprise.

Article 6-4 : Utilisation des moyens électroniques et informatiques de l’entreprise, dont la messagerie

Pour l’ensemble des Instances Représentatives du Personnel, qu’elles soient élues ou désignées ou mandatées, l’accès à la messagerie de l’entreprise, à l’intranet et l’internet se fait dans le strict respect de la charte d’entreprise relative à l’utilisation de l’ensemble des moyens informatiques et de communication électronique en vigueur, annexée au règlement intérieur de Groupama d’Oc.

La messagerie de l’entreprise peut être utilisée par les membres de chacune des instances représentatives entre eux, afin de préparer les réunions relatives à leurs attributions respectives. L’utilisation de la messagerie ne pourra en aucun cas servir à la collecte de questions auprès des collaborateurs de l’entreprise dans le cadre de la préparation d’une réunion de l’instance représentative concernée, ni servir de moyen d’information syndicale entre les représentants du personnel et les collaborateurs.

Toute autre utilisation de la messagerie devra faire l’objet d’une autorisation expresse de la Direction des Ressources Humaines.

Article 6-5 : Modalités d’utilisation des heures de délégation et de gestion du temps d’exercice des mandats de représentation du personnel (heures de délégation et temps de réunion)

Pour rappel, le temps de travail mensuel d’un salarié à temps partiel ne peut être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures.

Il est rappelé également, concernant les salariés au forfait jours, que leur crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés.

6-5-1 : Délai de prévenance

Afin de concilier au mieux l’exercice des fonctions représentatives du personnel ou syndicales et les impératifs de bonne marche et de fonctionnement des services de l’entreprise, dont les impératifs de services clients, la consommation des heures de délégation et les temps de réunion doivent impérativement faire l’objet, par chaque représentant du personnel (y compris les suppléants ou les représentants de proximité) ou délégué syndical, quelle que soit la nature des mandats :

• d’une information préalable auprès de son responsable hiérarchique, par messagerie interne (simple information pour maintenir une organisation efficace) avec un délai de prévenance minimal de 8 jours, sauf circonstances soudaines (par exemple le remplacement d’un titulaire absent) ou situations individuelles exceptionnelles (par exemples : assistance à entretien préalable, représentant du salarié au Conseil visé à l’article 90a de la CCNSA…) ;

• d’un enregistrement régulier (déclarations d’absence), au fur et à mesure, via l’outil de suivi dédié en vigueur dans l’entreprise, selon la note interne RH définissant les modalités spécifiques de déclaration des absences IRP.

6-5-2 : Heures de délégation et circonstances exceptionnelles

Le crédit d’heures de délégation peut être dépassé en cas de circonstances exceptionnelles.

Les circonstances exceptionnelles ouvrant droit au dépassement du crédit d’heures sont définies par la jurisprudence comme une activité inhabituelle nécessitant un surcroit de démarches et d’activités débordant le cadre des tâches coutumières des représentants du personnel, en raison notamment de la soudaineté, de l’imprévisibilité de l’évènement entraînant un surcroît d’activité, ou de l’urgence des mesures à prendre.

Il est rappelé que le dépassement du crédit d’heures pour circonstances exceptionnelles ne peut être utilisé qu’après épuisement du crédit mensuel normal.

Article 6-6 : Congé de Formation Economique Sociale et Syndicale (CFESS)

La prise en charge du congé de formation économique sociale et syndicale est assurée par un fonds paritaire de financement des syndicats. Les employeurs sont redevables d’une contribution patronale destinée à alimenter ce fonds paritaire (via la « contribution au financement du dialogue social »).

Le congé de formation économique sociale et syndicale est ouvert à tous les salariés, avec des durées maximales fixées par la loi. Il s’adresse donc également aux membres du CSE, qu’ils soient élus titulaires ou suppléants, aux représentants syndicaux au sein du CSE, ainsi qu’aux représentants de proximité.

Conformément au dispositif légal applicable, le salarié doit adresser à l’employeur sa demande d’autorisation d’absence pour départ en formation au moins 30 jours avant le début du congé, en mettant en copie sa hiérarchie, et en précisant :

• la date et la durée de l’absence sollicitée,

• le nom de l’organisme responsable su stage ou de la session

Par la suite le salarié concerné doit adresser à l’employeur sa convocation à la session de formation.

Le nombre de salariés pouvant être simultanément absents est fixé à l’article 2145-8 du Code du travail. En cas de difficultés liées à des demandes importantes, une concertation sera organisée à ce sujet entre la DRH et les organisations syndicales concernées.

Pendant le CFESS, et pour les formations intervenues à compter du 1^er janvier 2018, le salarié bénéficie d’un maintien total de sa rémunération. L’employeur verse les cotisations et contributions sociales afférentes à sa rémunération maintenue.

A l’issue de la session de formation, l’organisme délivre au stagiaire une attestation de présence qui doit être remise à l’employeur au moment de la reprise du travail.

Article 6-7 : Respect d’une obligation de discrétion /BDES

Les représentants du personnel, élus, désignés ou mandatés, ne sont pas autorisés à divulguer et/ou publier des informations confidentielles obtenues dans le cadre de leur fonction représentative dans l’entreprise.

Ils s’engagent à respecter la « charte d’utilisation et de confidentialité de la Base de données économiques et sociales » (BDES) mise en place par l’employeur au niveau de l’entreprise, ainsi que les droits d’accès.

Cette base est accessible aux membres du CSE (titulaires et suppléants), aux représentants syndicaux au CSE et aux délégués syndicaux d’entreprise.

Les droits d’accès à la BDES sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à des tiers.

CHAPITRE 7 : LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

Article 7-1 : Date d’effet et durée de l’accord

L’ensemble des dispositions du présent accord entreront en vigueur à compter du 1^er janvier 2019.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Article 7-2 : Modalités de révision

Le présent accord pourra être révisé avant son terme dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Par ailleurs, en cas de modification du cadre légal ou réglementaire qui rendrait inapplicable une quelconque des dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adaptation.

L’avenant de révision obéit aux mêmes règles de conclusion et de dépôt que l’accord lui-même.

Article 7-3 : Formalités de dépôt/publicité

Le personnel sera informé qu’il lui est possible de consulter le présent texte, en libre accès, sur le site intranet Coll’Oc de l’entreprise.

Le présent accord sera notifié par Groupama d'Oc à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature, en application de l’article L.2231-5 du Code du travail. Les parties conviennent que cette notification s’effectue par messagerie électronique avec accusé de réception.

Puis, conformément aux dispositions légales en vigueur, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours à compter de sa notification et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, le présent accord sera déposé par la Direction sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail dénommée « TéléAccords ».

Un exemplaire original du présent accord sera déposé auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes du siège de l’entreprise.

Il sera parallèlement déposé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Fait à Balma, le 12 octobre 2018

Pour GROUPAMA D’OC

Le Directeur Général M.X

le syndicat C.F.D.T.

représenté par M.X , Délégué Syndical

le syndicat C.F.E.-C.G.C. SNEEMA

représenté par M.X, Délégué Syndical

le syndicat F.O.

représenté par M.X, Délégué Syndical

le syndicat U.N.S.A. 2A

représenté par M.X, Délégué Syndical