Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE MSD VACCINS" chez SPMSD - MSD VACCINS (Siège)

Accord collectif d'entreprise

relatif àu télétravail

au sein de MSD Vaccins

Entre les soussignés :

La Société MSD Vaccins, sise à Lyon, 162 Avenue Jean Jaurès, 69007 Lyon, société par actions simplifiées, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon, sous le numéro 392 032 934 et représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxx en sa qualité de Responsable Relations Sociales,

Ci-après dénommée « La société » ou « L’entreprise »,

D'une part,

et

Les Organisations Syndicales Représentatives (ci-après les "Organisations Syndicales") :

La Confédération Française d’Encadrement / Confédération Générale des Cadres (C.F.E.- C.G.C.) ;

Représentée par xxxxxxxxxxxxxx

L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (U.N.S.A.) ;

Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Ensemble dénommées les "Parties" signataires, cD'autre part,

Préambule

Un premier accord signé le 28 février 2018 entre la Direction et les Organisations Syndicales a permis de mettre en place au sein de MSD Vaccins le télétravail, forme innovante d’organisation du travail offrant aux salariés concernés plus de souplesse et de flexibilité dans l’exercice de leurs missions.

Le 4 novembre 2019 la Direction de MSD Vaccins et les partenaires sociaux, conscients des souhaits exprimés par de nombreux collaborateurs d’une flexibilité plus importante, ont souhaité continuer à faire évoluer le dispositif existant en ce sens en signant un nouvel accord. Les règles ainsi établies ont permis notamment le recours au télétravail flexible ponctuel, de fixer une éligibilité à 6 mois d’ancienneté et de pouvoir exercer le télétravail en tout lieu le permettant. Les partenaires sociaux avaient à cette occasion proposé le recours à deux jours de télétravail au choix des salariés.

Depuis le mois de mars 2020 le contexte sanitaire a conduit un grand nombre de salariés à plusieurs mois de télétravail intensif, notamment dans le cadre du confinement. Les salariés ont ainsi été en télétravail total plusieurs semaines d’affilées. Mais également après celui-ci avec un nombre de jours par semaine au-delà de la limite prévue hors période de crise sanitaire. Cette situation soudaine et inédite a modifié la perception de tout un chacun sur le travail à domicile. Elle a levé les réticences que certains collaborateurs ou managers pouvaient avoir sur cette modalité de travail et conduit de nouveaux collaborateurs à apprécier la liberté de choix du lieu d’exercice de leur activité. Cependant ce type de télétravail continu sur une longue durée a soulevé d’autres problèmes.

Cette situation a souligné que si le travail en présentiel reste important pour conserver le lien social, pour certains moments de partage et d’échange en réunions notamment, d’autres activités peuvent tout à fait être menées à distance grâce aux technologies le permettant.

La Direction de MSD Vaccins consciente que le nouveau système mis en place au terme du présent accord conduira nécessairement à une nouvelle dynamique autour du télétravail, souhaite, comme cela a été fait en 2019, accompagner les managers et collaborateurs dans sa mise en place :

• En communiquant la volonté qui est la sienne de promouvoir auprès de tous le télétravail notamment sur l’efficacité et la qualité de vie au travail qui en découlent.

• En rappelant le cadre du télétravail et en aidant à la bonne compréhension des nouvelles dispositions lors du déploiement notamment via la mise en place d’actions d’information et d’échange.

Il est rappelé que le télétravail implique une relation de confiance, d’échanges entre le télétravailleur, le manager et les collègues de travail qui, pour les Parties au présent accord, est une condition essentielle de la réussite du télétravail.

Le présent accord a donc pour objectif de définir les nouvelles conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein de MSD Vaccins, et de remplacer les dispositions issues du précédent accord du 4 novembre 2019 qui lui-même s’était déjà substitué aux dispositions de l’accord du 28 février 2018 dans leur intégralité.

C’est dans ce contexte que les Parties signataires sont convenues des dispositions énoncées ci-après.

CECI AYANT ETE RAPPELE IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

1. Définition du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du Travail, le télétravail désigne :

« Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Les parties précisent que le télétravail, à l’exception du jour hebdomadaire qui pourrait être fixé par l’entreprise, revêt un caractère volontaire à l’initiative du salarié qui nécessite un échange avec le responsable hiérarchique.

2. Bénéficiaires

L'Accord s’applique à l’ensemble des salariés sédentaires de MSD Vaccins, travaillant au siège de la Société, sans condition d’ancienneté.

Compte tenu de leur situation particulière, certaines catégories de salariés, devront envisager avec leur manager les conditions d’application des règles du télétravail comme des jours fixes de présence sur site. Il s’agit en particulier :

• Des stagiaires et des salariés en alternance pour lesquels un management de proximité est nécessaire.

• Les salariés en période d’essai.

3. Modalité d’organisation du télétravail

3.1 Principes directeurs :

Conscient que le succès de la nouvelle évolution du télétravail au sein de l’entreprise passe par un équilibre à trouver entre la flexibilité fort appréciée par les collaborateurs et la nécessité de conserver une cohésion d’équipe, des moments de partage formels ou informels, il a été décidé de mettre en place :

• Un principe général :

Le collaborateur pourra choisir de télétravailler un ou deux jours par semaine étant précisé que la société pourra fixer une journée de télétravail par semaine sur ces deux jours prévus pour tous les collaborateurs sédentaires.

Il est ainsi demandé aux collaborateurs d’être présents sur une base de 3 jours par semaine au siège pour s’assurer d’une collaboration efficace au sein d’un même département mais également de façon transverse avec les salariés d’autres services (1).

1. La situation des salariés à temps partiel sera étudiée avec leur responsable hiérarchique, en fonction des contraintes d’organisation du service, afin de déterminer s’ils peuvent bénéficier de deux jours de télétravail en moyenne annuelle

• Des ajustements à trouver entre manager et collaborateur :

Il sera possible pour les collaborateurs de télétravailler plus de 2 jours par semaine certaines semaines si le manager en est d’accord et que cela ne remet pas en cause le bon fonctionnement de l’équipe et la bonne organisation du service.

Tous les ajustements faisant sens selon le département, l’emploi (poste international par exemple), la période dans l’année, ou certaines situations personnelles (salariés à temps partiel, grossesse, évènement familial, proche aidant, raisons de santé…) seront envisageables et discutés entre le manager et le collaborateur.

Exemples d’ajustements possibles :

-Télétravailler une semaine ou plus lors de la préparation d’un dossier

-3 jours en télétravail sur 2 semaines consécutives puis 1 jour les 2 semaines suivantes

Il est par ailleurs rappelé que l’entreprise pourra recourir à du « télétravail collectif » en cas de circonstances exceptionnelles (notamment pic de pollution, pandémie, force majeure, conditions climatiques particulières, évènement perturbant fortement la circulation routière, …).

Dans ce cadre, le télétravail constitue un aménagement du poste de travail rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du salarié.

Ce dispositif dérogatoire ne peut être mis en place que si un élément le justifie et sera strictement limité dans le temps en prenant fin au terme de l’évènement en cause. A l’issue, les salariés retrouvent leur organisation de travail habituelle. Les dispositions de cet accord seront à adapter à cette situation.

2. En tout lieu le permettant

Les raisons de télétravailler pouvant être différentes d’un salarié à l’autre (meilleure conciliation vie professionnelle / vie personnelle, présence proche aidant, etc.), les parties au présent accord ont fait le choix de ne pas circonscrire le lieu de télétravail.

Le salarié est donc libre de télétravailler où il le souhaite sous réserve de respecter les principes énoncés au 5.1 du présent accord, notamment en matière de sécurité et de confidentialité.

3. Temps de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par la loi et, le cas échéant, des horaires définis à son contrat de travail.

Le télétravail n’a pas pour objet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur devra être joignable, par tout outil existant au sein de l’entreprise, à minima entre 9h45/12h00 et 14h00/16h00 et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne saurait déclencher d’heures supplémentaires, sauf demande expresse du responsable hiérarchique ou l’accord de ce dernier à la demande du salarié.

Pour les salariés :

• soumis à un forfait annuel en jour, le décompte du temps de travail se fera à raison d’une journée ou d’une demi-journée,

• non-cadres soumis au décompte du temps de travail en heures, le décompte se fera conformément aux dispositions de l’accord aménagement et réduction du temps de travail du 19 avril 2018.

4. Modalités de passage en télétravail

4.1. Critères

Le télétravail repose sur une relation de confiance entre le télétravailleur et son manager lequel doit pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés et savoir que le travail à distance n’affectera pas la qualité du travail à réaliser. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d’avoir une certaine souplesse dans l’organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d’autres salariés de l’entreprise ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions.

Par principe le télétravail est possible pour l’ensemble des salariés de l’entreprise dès lors que les critères suivants sont remplis :

• être joignable pendant les plages horaires de travail dans le respect des durées maximales du travail ou des temps de repos tel qu’énoncé précédemment,

• s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin dont la nécessité a été partagée,

• s’assurer de la juste répartition sur la semaine du ou des jours de télétravail dans le service ou l’unité de travail en lien avec les autres membres de l’équipe.

Ces critères ne sont pas limitatifs. Ils sont évalués de manière objective et tout autre critère objectif directement ou indirectement lié à l’activité du salarié et/ou à l’équipe et au service auxquels le salarié appartient peut-être pris en compte pour déterminer la faisabilité ou non du télétravail.

2. Procédure

Le salarié et son manager doivent définir au cours d’un entretien sur ce point les modalités de mise en place.

Une fois les principes d’organisation arrêtés, et la faisabilité du télétravail acté entre le salarié et le manager, le collaborateur qui souhaite bénéficier de télétravail devra :

• Echanger à ce sujet au préalable avec son manager avant le début de l’exécution de la période de télétravail, idéalement dans un délai de prévenance d’au moins 24 heures,

• puis saisir la journée dans l’outil de gestion des temps.

Une fois la saisie du jour de télétravail ponctuel faite dans l’outil de gestion des temps, le manager reçoit une notification automatique lui signalant la demande.

5. Environnement du télétravail

5.1. Lieu

Ce mode de travail reposant sur un principe de confiance réciproque, chaque collaborateur peut télétravailler d’où il le souhaite dès lors qu’il s’assure que le lieu dans lequel il travaillera :

• Est propice à la concentration et à la réalisation de son activité (connexion Internet notamment),

• Permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille,

• Garantit sa sécurité (notamment conformité électrique du lieu quand cela est nécessaire) et celle des équipements que MSD Vaccins a mis à sa disposition.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise.

Il doit veiller à protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Compte tenu de ce qui précède, le salarié privilégiera le télétravail dans un lieu privé et évitera dans un souci de confidentialité de travailler dans des lieux publics.

5.2. Assurances

MSD Vaccins incite les collaborateurs à déclarer auprès de leur assureur la situation de télétravail au domicile ou sur le lieu de villégiature ; et à vérifier que l’assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Le matériel fourni par la société pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture dans la mesure où il est couvert par l’assurance de la société. En cas de panne ou de vol, il est remplacé par la société.

Tout dommage causé par le matériel mis à disposition du salarié est couvert par l’assurance de la société. En revanche, MSD Vaccins ne sera en rien responsable des dommages causés à l’occasion du télétravail par le salarié au sein du domicile ou sur tout autre lieu d’exercice du télétravail.

Il est rappelé que l'accident du salarié survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident de travail.

Le salarié doit le cas échéant déclarer tout accident dans les 24 heures auprès du service ressources humaines sauf cas de force majeur.

5.3. Moyens mis à disposition

1. Espace dédié au télétravail

Le salarié volontaire au télétravail doit s’assurer que son environnement lui permettant d’être en situation de télétravail est constitué :

• d’une pièce où s’isoler et pouvant être utilisée pour travailler au sein de son domicile,

• d’un fauteuil adapté au travail,

• d’un bureau de travail.

Il doit également attester que le système électrique du lieu est conforme à la réglementation en vigueur et qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions d’ergonomie et de sécurité pour lui-même mais aussi pour les informations et documents professionnels qu’il serait amené à devoir utiliser.

2. Equipements de travail

Le collaborateur doit utiliser l’ordinateur portable qui lui a été remis dans le cadre de ses fonctions ou, à défaut, de son admission au télétravail.

L’entreprise fournit au salarié un accès à distance à l’ensemble de ses applications de travail via le portail utilisé par la société. Un outil de messagerie instantanée et de communication audio (ex : logiciel de téléphonie par ordinateur, téléphone portable) est mis à disposition du salarié afin de lui permettre de communiquer à distance.

3. Indemnités

Afin de couvrir les frais professionnels supportés par les collaborateurs dans le cadre du télétravail (frais d’abonnements et de communications internet et téléphonie par exemple) l’entreprise accordera une indemnité mensuelle forfaitaire soit :

• 10 euros pour un jour de télétravail hebdomadaire en moyenne sur l’année,

• 20 euros pour deux jours ou plus de télétravail hebdomadaires en moyenne sur l’année.

A la date de la signature de l’accord, les dispositions de l’URSSAF permettent de verser cette indemnité nette de charges sociales.

Cette indemnité sera versée moyennant une attestation sur l’honneur de l’utilisation effective du dispositif de télétravail du nombre de jours par semaine ou en moyenne sur l’année.

A cette indemnité mensuelle forfaitaire s’ajoutera une indemnité mensuelle complémentaire soumise à charges afin de permettre aux salariés en télétravail d’équiper leur espace de travail à domicile.

Le montant et les modalités de paiement de ces indemnités seront fixés dans le cadre d’une procédure interne.

La mise en place de ces indemnités de télétravail sera effective dès le mois de mai 2021 et viendra remplacer les dispositions pré-existantes.

Les salariés qui ont une reconnaissance de handicap et qui auraient besoin d’une adaptation de leur poste de travail à leur domicile, peuvent se rapprocher du Médecin du Travail afin d’avoir une recommandation concernant l’aménagement du poste de travail. Ensuite, ils devront se rapprocher du référent handicap avec la recommandation afin de veiller à la mise en place de celle-ci et de la prise en charge de son financement total ou partiel via Handiem (contact@handiem.org).

6. Droits, garanties et devoirs du télétravailleur

Les modalités d’exécution de l’activité, les obligations du salarié en situation de télétravail (régime de travail, respect des horaires, exécution des tâches confiées, indicateurs de suivi d’activité, charge de travail, évaluation des résultats) sont les mêmes que lorsque l’activité est exercée dans les locaux de l’entreprise.

6.1. Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéfice des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats et d’accès à la formation, de gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise et à l’information syndicale sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

6.2. Santé, sécurité et conditions de travail

Les parties rappellent que le salarié en situation de télétravail bénéficie, comme les autres salariés de l’entreprise, des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail et au respect de la vie privée du télétravailleur.

L’entreprise doit pouvoir s’assurer que l’espace utilisé par le salarié en situation de télétravail respecte les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail et les autorités administratives compétentes peuvent avoir accès au lieu de télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié concerné et en sa présence.

Chaque année, lors de l’entretien annuel d’évaluation du salarié, un examen particulier est porté sur les conditions d'activité du salarié en télétravail et sur sa charge de travail.

Les parties rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail des collaborateurs présents en entreprise.

6.3. Soin apporté au matériel confié

Le matériel mis à disposition du salarié en situation de télétravail doit être utilisé exclusivement aux fins de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient.

6.4. Rôle du responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique doit s’assurer d’un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission.

Il est en outre attentif à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur en télétravail ou si cela est le cas le prévenir en amont dans un délai raisonnable si les réunions nécessitent sa présence sur le siège.

7. Modalités de déploiement, de suivi de l’accord et communications

Comme évoqué en préambule, le souhait de la Direction de MSD Vaccins est de permettre la meilleure diffusion possible du télétravail au sein de l’entreprise.

Il est ainsi prévu des actions spécifiques d’accompagnement lors de la mise en place des nouvelles modalités :

• Une présentation par les Responsables Ressources Humaines au comité de direction, afin d’expliquer les grands principes.

• Une session d’appropriation des nouvelles règles et d’échange sur la philosophie du télétravail au sein de l’entreprise sera mise en place afin d’accompagner spécifiquement les managers du siège avec pour double objectif de promouvoir la vision de l’entreprise sur ce sujet et de faciliter les discussions avec leurs collaborateurs.

• Une communication sera réalisée auprès des collaborateurs du siège afin de présenter les évolutions par rapport à la situation pré-existante et rappeler les modalités pratiques de la saisie des jours de télétravail

L’ensemble de ces actions permettra de promouvoir le télétravail comme mode d’organisation du travail et la bonne compréhension du nouveau cadre et des ajustements possibles.

Par ailleurs, des actions de communication seront déployées spécifiquement, par l’équipe Ressources Humaines et le groupe « Live It » par les canaux existants au sein de l’entreprise.

8. Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation

   Le présent accord annule et remplace l’accord du 4 novembre 2019 conclu antérieurement et ayant le même objet.

   L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1^er mai 2021.

   Cet accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par l’Entreprise, soit par les Organisations Syndicales représentatives signataires. La dénonciation sera régie par les articles L 2261-9 et suivants du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à trois mois.

9. Notification et formalités de Dépôt

   Il pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Le présent accord sera déposé dès sa conclusion, par la société MSD Vaccins, à la Direction Régionale de l’économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et en un exemplaire au Secrétariat Greffes du Conseil des Prud'hommes du lieu de signature.

Le présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Lyon, le 21 avril 2021

En 4 exemplaires originaux.

Pour la société MSD Vaccins :

xxxxxxxxxxxxx

Responsable Relations Sociales :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

La C.F.E. / C.G.C. représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

L'UNSA représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx