ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société

Société par Actions Simplifiées au capital de __________

dont le siège social est sis ________________________

Ladite Société représentée par ___________, agissant en sa qualité de Directeur et disposant de tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’UNE PART ;

ET

L’organisation syndicale CGT, représentée par ___________ en sa qualité de délégué syndical et dûment habilité aux fins de signature du présent accord

L’organisation syndicale FO, représentée par ___________ en sa qualité de délégué syndical et dûment habilité aux fins de signature du présent accord

D’AUTRE PART.

IL A ÉTÉ NÉGOCIÉ, CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :

Par le présent accord, les parties conviennent de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique dont les conditions sont précisées ci-après.

SOMMAIRE

PREAMBULE : 3

ARTICLE 1 – CHAMP D'APPLICATION DE L'ACCORD 3

ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORD 3

ARTICLE 3 : PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE 3

ARTICLE 4 : CAHIER DES CHARGES 4

 4.1 : Caractéristiques générales du système de vote électronique 4

 4.2 : Respect de la loi informatique et libertés 5

 4.3 : Assistance et dysfonctionnement 5

 4.4 : Modalités de vote 5

 4.5 : Formation et information 6

 4.6 : Communication des listes électorales et des listes de candidats 6

 4.7 : Bulletins de vote 6

 4.8 : Déroulement des opérations électorales 7

 4.9 : Dépouillement 7

ARTICLE 5 : DUREE DE L’ACCORD 8

ARTICLE 6 : DENONCIATION ET REVISION 8

ARTICLE 7 : PUBLICITE ET FORMALITES DE DEPOT 9

PREAMBULE :

Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Les parties ont en effet admis que le choix de cette modalité de scrutin était pertinente à plusieurs égards. Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

ARTICLE 1 – CHAMP D'APPLICATION DE L'ACCORD

Le présent accord s’applique au sein de toute la société prise dans tous ses établissements actuels et futurs pour l’ensemble de son activité.

ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORD

Cet accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique de la société.

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 3 : PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique, conformément au cahier des charges (Article 4) précisé dans le présent accord.

Le prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

ARTICLE 4 : CAHIER DES CHARGES

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

4.1 : Caractéristiques générales du système de vote électronique

Le système de vote électronique choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, à savoir :

les données enregistrées sont :

• Liste électorale : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, le personnel habilité du service Ressources Humaines.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, le personnel habilité du service Ressources Humaines.

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, le personnel habilité du service Ressources Humaines.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou le personnel habilité du service Ressources Humaines.

Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

4.2 : Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales représentatives.

Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

4.3 : Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule est composée des membres du bureau de vote, des représentants de la Direction et le cas échéant d’un représentant du prestataire.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.4 : Modalités de vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

4.5 : Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

4.6 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

4.7 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran et il doit pouvoir modifier son choix avant validation.

4.8 : Déroulement des opérations électorales

Une note d’information détaillées, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Par ailleurs, la cellule d’assistance technique procède avant que le vote ne soit ouvert :

• à un test de système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

Chaque électeur recevra avant le vote, par SMS ou par e-mail, le lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Si le prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

4.9 : Dépouillement

A la clôture des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle le scellement du système. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention
« élu » devant le nom du candidat élu le cas échéant et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Par ailleurs, l'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

ARTICLE 6 : DENONCIATION ET REVISION

La dénonciation et la révision du présent accord sont régies par les dispositions des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail et L.2261-9 et suivants du même Code.

Chacune des parties signataires se réserve le droit de dénoncer le présent accord moyennant un préavis de trois (3) mois.

Toute dénonciation, par l’une ou l’autre des parties signataires, est obligatoirement notifiée par lettre recommandée avec A.R. ou contre décharge à chacune des autres parties signataires et elle doit donner lieu à dépôt, conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel ledit accord aura été conclu, chaque partie, qui en est signataire ou adhérente, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord.

A l’issue de cette période, la procédure de révision peut être déclenchée, en outre, par les organisations syndicales représentatives, qu’elles soient ou non signataires de l’accord (article L 2261-7-1 – I) ou toute autre personne habilitée par les dispositions législatives.

En toute hypothèse, la révision de tout ou partie du présent accord pourra intervenir sur demande de révision adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et devra comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de l’adoption d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut seront maintenues.

Les dispositions de l’accord ou de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables aux parties et à l’ensemble des salariés visés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

ARTICLE 7 : PUBLICITE ET FORMALITES DE DEPOT

Le présent accord sera notifié par la société, par lettre recommandée avec avis de réception ou remis en main propre à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes en un exemplaire original.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction de la société aux représentants du personnel dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

En outre, les salariés seront collectivement informés de l’accord négocié et conclu par voie d’affichage sur les panneaux réservés aux communications destinées au personnel.

Fait à _____________,

Le 05 décembre 2022

En 4 exemplaires originaux

Pour l’organisation syndicale CGT Pour la société

_____________________ _____________________

Délégué syndical Monsieur Thierry FRAYSSINET

Pour l’organisation syndicale FO

_____________________

Délégué syndical

N.B. : Il conviendra de faire précéder les signatures de la mention « lu et approuvé » et parapher chaque page du présent accord.