Accord d'entreprise "Un accord portant sur le vote électronique" chez OPAC REIMS - REIMS HABITAT CHAMPAGNE ARDENNE OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

- la Direction Générale de Reims habitat Champagne- Ardenne, Office Public de l’Habitat, représentée par le Directeur Général

Et

-La Déléguée Syndicale CGT

PREAMBULE

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du Comité Social et Economique, d’augmenter la participation des salariés et ainsi, accroître la représentativité des Instances Représentatives, de sécuriser les opérations électorales et la confidentialité du vote, de respecter nos engagements RSE et notre démarche « zéro papier », les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par Internet.

A cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Rappelons que la Délégation Unique du Personnel a été informée lors de la séance du 6 septembre 2018, du souhait de la Direction de la mise en place à venir du vote électronique.

Références juridiques :

Loi pour la confiance en l’économie numérique du 21 juin 2004 (n° 2004-575) ;

L’Arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ;

Décret du 5 décembre 2016 (n° 2016-1676) relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise ;

Les articles R 2314-5 et suivant du code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique.

Ceci étant rappelé, il est précisé ce qui suit :

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de Reims habitat.

Article 2 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail via tout terminal usuel en se connectant au site de vote du prestataire sur Internet.

Article 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 4 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant les dispositions légales et règlementaires.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 5 : Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales seront tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 6 : Modalités de mise en œuvre et déroulement du vote électronique

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote tout comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu devront être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales devront être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comporteront exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance.

Le fichier des électeurs comportera exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs.

Les fichiers « listes d'émargement » comporteront exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs.

Les fichiers « candidats » comporteront exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Les fichiers comportant les éléments d’identification des électeurs et les clés déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire en cas de perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et maintenance du système.

6.2 Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenues devront être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007.

6.3 Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu devra faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

6.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique devra avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

6.5 Dépouillement

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

6.6 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

Article 7 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la Délégation Unique du Personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la Direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

L’Office procèdera au signalement du traitement auprès du Délégué à la Protection des Données pour ajout sur le registre des activités de traitement.

Article 8 : Durée, révision, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Les signataires de l’accord se réservent le droit d’en demander la révision conformément aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision doit être faite par lettre recommandée avec AR à chacune des parties signataires

Cette demande doit indiquer avec précision les points à réviser et les propositions éventuelles

Les parties s’engagent à examiner la demande de révision dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande et à signer un avenant

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Tous les 4 ans, un suivi de l’accord est réalisé par l’office et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 9 : Publicité

Le présent accord sera soumis aux formalités de dépôt conformément à l’article L 2231-6 du code du travail soit :

• 1 exemplaire papier au secrétariat Greffe des Prud’hommes

• 2 exemplaires à la DIRECCTE : un exemplaire sur support papier signé des parties et un exemplaire version dématérialisée

Un exemplaire du présent accord signé des deux parties sera remis à la déléguée Syndicale signataire et vaudra notification au sens de l’article L 2231-5 du code du travail.

Conformément à la législation sur la publicité des accords dans la base de données nationale, les accords collectifs doivent être rendus publics et intégrés dans une base nationale de données consultable sur internet (article L 2231-5 du code du travail) depuis le 1^er septembre 2017

Cette mesure vise à remédier à la méconnaissance des règles conventionnelles et à contribuer au développement des bonnes pratiques

Toutefois les deux parties ont la possibilité de signer un acte dans lequel elles indiquent qu’une partie de l’accord ne doit pas fait l’objet d’une telle publicité

Les deux parties décident de publier cet accord dans son intégralité dans la base de données nationale.

Fait à REIMS, le 28 septembre 2018

La Déléguée Syndicale CGT Le Directeur Général