Accord d’entreprise sur le télétravail

Préambule

Jusqu’à présent, Arcadie a autorisé le télétravail d’une façon très occasionnelle (pré ou post congé maternité, incapacité de déplacements…) ou exceptionnellement, à certains cadres. Durant l’épisode de crise sanitaire de mars à mai 2020, Arcadie a pu expérimenter le télétravail à l’échelle de tous ses cercles supports (achats, qualité, comptabilité, ressources humaines, informatique..). Chaque cercle s’est organisé pour remplir ses missions en partie à distance.

Aujourd’hui, à la demande de ses salariés, Arcadie souhaite mettre en place le télétravail régulier et clarifier le télétravail occasionnel.

Il est en adéquation avec la raison d’être d’Arcadie.

Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et permet de réduire les temps et les risques liés aux transports. Il correspond aux valeurs de la RSE.

Le contenu de cet accord s’inscrit notamment dans le cadre des dispositions de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui introduit le télétravail dans le Code du travail, et de l'ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail.

Cet accord d’entreprise a pour objectif de définir un cadre juste et équitable entre tous les salariés d’Arcadie. Il fixe ainsi les conditions d’accès et d'exécution du télétravail.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux d’Arcadie qu’à son domicile, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, et conformément à l'article L. 1222-9 du Code du travail.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessous.

Il convient de distinguer trois types de télétravail :

• Le télétravail en temps de crise est un télétravail exceptionnel imposé. Il permet à l’entreprise de s’adapter en urgence à des contraintes particulières : crise sanitaire, grève, aléas climatique…Il peut être mis en place par tout moyen.

• Le télétravail occasionnel correspond à un télétravail ponctuel pour faire face à une indisposition physique de courte durée sans gravité et sans arrêt de travail ou à une impossibilité de se déplacer. Un simple accord écrit (mail) entre le premier lien du cercle concerné et le salarié est suffisant. Le cercle @Richesse Humaine est prévenu. Il n’y a pas d’avenant au contrat de travail signé.

• Le télétravail régulier se définit par une fréquence au moins hebdomadaire. Il nécessite un avenant au contrat de travail.

Le télétravail exceptionnel ou occasionnel sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par Arcadie.

Les aménagements de pré ou post congés pathologiques maternité, de temps thérapeutiques maladie longue durée, sont considérés comme du télétravail régulier.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail régulier hors situation exceptionnelle ou occasionnelle, telles que rappelées ci-dessus.

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Sous les réserves qui suivent, Arcadie entend ouvrir le télétravail aux salariés cadres et non-cadres, titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, et ayant une ancienneté d’au moins 1 an au sein d’Arcadie.

Une exception pourra être accordée à la demande d’un candidat dans le cadre de négociations à l’embauche, pour les nouveaux cadres et non cadres.

De même, la mise en place d’un télétravail lié à une grossesse ou à un temps thérapeutique ou autre cas particulier pourra être accepté.

Les salariés à temps partiel sont également éligibles, sous réserve d’une présence minimale arrondie de 2/3 de son temps au sein des locaux de l’entreprise (voir article 3).

Au sein d’un même cercle, en cas de besoin, l’ordre de priorité défini est le suivant :

• Les travailleurs handicapés

• Les salariées enceintes

• Les salariés dont le temps de trajet domicile/lieu de travail est le plus conséquent

En outre, seuls sont éligibles au télétravail les cadres et non-cadres exerçant des missions qui ne nécessitent pas, par nature, une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux de d’Arcadie.

Par définition, les stagiaires et alternants, ne sont donc pas éligibles au télétravail.

Article 3 - Organisation du télétravail

3.1. Nombre de jours travaillés

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le salarié télétravailleur pourra travailler à son domicile au maximum :

• S’il est à temps plein, la première année 1 journée par semaine, puis 2 journées par semaine à partir de la seconde année ;

• S’il est à temps partiel, les temps possibles de télétravail sont les suivants :

Temps partiel	Heures ou journée de télétravail possible
90%	1 journée par semaine
80%	1 journée par semaine
70%	7 heures par semaine
60%	½ journée par semaine
50%	2 heures par semaine

Ces principes d'organisation seront définis d'un commun accord entre le salarié télétravailleur et son Premier Lien. Ils seront obligatoirement formalisés dans un avenant à son contrat de travail.

L’avenant au contrat de travail mentionne soit nominativement le ou les jour(s) concerné (s) soit fait mention du nombre de jour(s) par semaine.

Dans le deuxième cas, le Premier Lien et le salarié établissent un calendrier mensuel des jours réalisés à distance qui sera transmis au cercle @Richesse Humaine.

3.2. Plages horaires et charge de travail

Le télétravail s’exercera dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.

Le passage au télétravail n'aura aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d'heures et / ou de jours travaillés qui continueront de s'inscrire dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur au sein d’Arcadie.

Pendant les jours de télétravail, le salarié restera joignable durant les horaires de référence qui lui sont applicables au sein d’Arcadie : ces plages horaires d'accessibilité seront fixées dans l'avenant à son contrat de travail formalisant le passage en télétravail, dans le respect de l'horaire collectif en vigueur au sein d’Arcadie.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué, ainsi que le respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos, le télétravailleur notera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile sur le logiciel 4D.

Dans le respect du droit à la déconnection, les heures réalisées au-delà des heures prévisionnelles ne sont pas admises sauf pour les cadres ou accord du Premier Lien.

Par ailleurs, le Premier Lien concerné s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux d’Arcadie.

Enfin, un point de suivi spécifique portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail dans le cadre du télétravail devra être organisé tous les ans avec le cercle @Richesse Humaine, si possible, dans le mois correspondant à la date d’anniversaire de la signature de l’avenant.

3.3. Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel
ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence (exemple : pandémie sanitaire). Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par Arcadie.

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié (ex. pénurie de combustibles ou intempéries occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés) ou de l’employeur.

Il ne fera pas l'objet d'un avenant à son contrat de travail.

Le salarié souhaitant bénéficier d'une d’autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de son Premier Lien qui sera libre de l’accepter ou non. Celui-ci devra y répondre par email dans les meilleurs délais.

Enfin, le directoire ou toute personne mandatée au sein d’Arcadie pourra par ailleurs imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’ « un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés», selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail.

Article 4 - Modalités de passage au télétravail régulier

Article 4.1. Procédure de demande

La mise en place du télétravail régulier est basée sur le principe du volontariat : le télétravail revêt toujours un caractère volontaire pour le salarié.

Elle nécessite, en outre, l’accord du Premier Lien de son cercle principal et du cercle Richesse Humaine, qui appréciera les conditions d'éligibilité.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncées à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite à son Premier Lien et copie au cercle Richesse Humaine.

Le Premier Lien ou le cercle @ Richesse Humaine pourra également proposer à un salarié un passage en télétravail en respectant un délai de prévenance de deux mois. Cette proposition ne s’imposera pas en cas de refus du salarié.

Au cours d’un entretien, le Premier Lien et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du cercle auquel appartient le salarié. Le Premier Lien a ensuite, en concertation avec le cercle Richesse Humaine, au maximum, un mois pour adresser sa réponse.

La durée du télétravail pourra s’estimer en durée déterminée ou indéterminée.

Les refus du Premier Lien doivent être motivés.

Article 4.2. Conditions d’accès

Il appartiendra au Premier Lien d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant compte notamment les éléments suivants :

• La compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du cercle et la configuration de l’équipe ;

• La possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail et de bénéficier d’un accès internet ;

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance.

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

Article 4.3. Formalisation

Le passage en télétravail régulier est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant prévoit notamment :

• L’adresse du domicile où le télétravail sera exercé ;

• Le jour ou les jours fixes choisis ou mention du nombre de jours par semaine qui seront définis d’un commun accord chaque début de mois entre le Premier Lien et le salarié ;

• Les plages horaires d'accessibilité (pendant lesquelles le télétravailleur est joignable) prévues à l'article 3.2. du présent accord ;

• La période d’adaptation de 3 mois ;

• La réversibilité du télétravail (préavis d’1 mois maximum) ;

• Le matériel mis à disposition par Arcadie ;

• Le rattachement hiérarchique ;

• Les moyens de communication entre le salarié et son Premier lien, ainsi que les membres de son équipe, les modalités d’évaluation de la charge de travail ;

• Les modalités d’utilisation des équipements ;

• Les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à disposition ;

• La durée déterminée ou indéterminée du télétravail.

Selon un système auto-déclaratif, les journées de télétravail seront renseignées sur le logiciel 4D. Si cette formalisation n’était pas respectée, ceci entraînerait automatiquement la fin du télétravail.

En cas de souhait de modification du jour ou des jours fixes choisi(s), il conviendra de convenir d’un nouvel avenant, selon la même procédure de demande et d’examen des conditions d’accès, visée aux articles 4.1. et 4.2.

Article 5 - Période d’adaptation et réversibilité

Article 5.1. Période d’adaptation

La période d’adaptation est la période pendant laquelle le salarié comme le Premier Lien vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du cercle auquel appartient le salarié.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Article 5.2. Réversibilité

Arcadie affirme le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité est double : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou du Premier lien.

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

De même, le Premier Lien peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours dans les cas où :

• La façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;

• La qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;

• Les besoins du cercle auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux d’Arcadie, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du cercle, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés.

  En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux d’Arcadie et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par Arcadie dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.

Article 5.3. Suspension provisoire du télétravail

En cas de nécessité du cercle (réunion importante, formation, remplacement d’un(e) collègue absent(e) missions urgentes nécessitant la présence du salarié), le télétravail pourra être suspendu temporairement à l’initiative du Premier Lien.

Dans la mesure du possible, le salarié sera alors informé avec un délai de prévenance de trois jours.

Article 5.4. Fin de la période de télétravail

Le télétravail peut être conclu à durée indéterminée ou être assorti d’un terme. Dans l’hypothèse où une durée était fixée, l’accord des parties sera alors requis pour poursuivre le télétravail au-delà de la période initialement convenue. A défaut, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Article 6 - Droits individuels et collectifs du salarié télétravailleur

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux d’Arcadie.

Ainsi, notamment, les règles et les processus applicables, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information d’Arcadie et aux événements organisés par Arcadie, demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux.

Le cercle Richesse Humaine devra s’assurer régulièrement, et en particulier dans le cadre d’un entretien annuel, que le salarié télétravailleur bénéficie de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et à son développement professionnel, similaire aux autres salariés et que son niveau d’information sur la vie de l’entreprise et sa participation aux événements collectifs de l’entreprise le préservent du risque d’isolement.

Le salarié télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés d’Arcadie.

Les salariés télétravailleurs conservent les mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux communications syndicales et d’accès aux activités sociales.

Les salariés télétravailleurs bénéficient enfin des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

Article 7 - Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable sont définies en concertation avec le Premier Lien et inscrites dans l’avenant au contrat de travail.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée au Premier Lien.

Le salarié télétravailleur à domicile aura un droit à la déconnexion en dehors de la plage de joignabilité. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.

Article 8 - Confidentialité renforcée et protection des données

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le salarié en télétravail doit s’assurer du respect de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents que lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Le salarié télétravailleur s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions professionnelles.

Article 9 - Modalités, équipements et prise en charge

Article 9.1. Lieu du télétravail et espace dédié

Le lieu de télétravail unique est la résidence principale du salarié.

En son sein, le salarié télétravailleur devra disposer d’un espace dédié à la réalisation du travail, tel que prévu à l’article 4.2.

Le salarié s’engage à informer son Premier Lien et le cercle Richesse Humaine en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.

Article 9.2. Équipement du télétravailleur

Arcadie s’engage à fournir au salarié le matériel nécessaire à la réalisation de son activité professionnelle en télétravail.

Ainsi, Arcadie dotera le salarié d’un équipement transportable, si celui-ci n’est pas équipé avant passage en télétravail, ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle à distance.

Le salarié télétravailleur sera tenu d’utiliser le matériel informatique mis à disposition par Arcadie pour exercer uniquement son activité professionnelle. Cet équipement reste la propriété de l’entreprise, qui en assure l’entretien.

Le salarié télétravailleur doit en prendre soin et informer immédiatement le cercle informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, de perte ou de vol. Le salarié télétravailleur bénéficie du support technique de la même manière que les salariés présents dans les locaux.

Si le salarié n’est pas équipé d’un téléphone portable professionnel, il pourra effectuer un renvoi de la ligne fixe du bureau vers son téléphone fixe personnel ou son téléphone mobile personnel ou via talkspirit.

Le salarié télétravailleur devra dans tous les cas donner son numéro de téléphone personnel afin d’être joint durant les horaires de référence.

Article 9.3. Prise en charge des coûts liés au télétravail permanent

Arcadie prendra à sa charge :

• Les frais de maintenance du matériel nécessaires à la bonne exécution du travail à domicile. Une validation formelle préalable du cercle informatique sera requise avant toute mise en place de matériel ;

• Aux frais réels si le télétravail est mis en place à la demande de l’employeur sauf cas de force majeure (quote-part des télécommunications, de l’utilisation d’un local, frais variables du local, les consommables) ;

• Une allocation forfaitaire de 5 euros par mois pour une journée de travail par semaine, et de 10 euros par mois pour deux journées de travail par semaine, exonérées de cotisations et de contributions sociales.

Article 10 - Prévention des risques de santé et sécurité
des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs.

Le salarié télétravailleur est informé de la politique d’Arcadie en matière de santé et de sécurité au travail.

L’entreprise doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Par conséquent, l’employeur et ses représentants en matière de sécurité, le CSE, l’inspecteur du travail et le médecin du travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié.

Aucune visite ne pourra être réalisée sans l’accord préalable du salarié. Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre ces visites ou si les membres du CSE, l’inspecteur du travail et / ou le médecin du travail informent Arcadie que le lieu de travail ne remplit pas les conditions, notamment légales et conventionnelles permettant le télétravail, Arcadie mettra un terme à la période de télétravail immédiatement.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié télétravailleur informe son Premier Lien principal et le cercle Richesse Humaine dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

Tout accident survenu au salarié télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail. Une enquête/audit sur place sera réalisée pour bien cerner les circonstances.

Article 11 - Assurance

L’assurance responsabilité civile d’Arcadie s’appliquera dans les mêmes conditions que pour les salariés travaillant dans les locaux.

Le salarié télétravailleur devra prévenir éventuellement sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant sa journée.

Article 12 - Consultation des représentants du personnel

Le présent accord est soumis à la consultation du CSE. Un référent télétravail pourra être désigné au sein du CSE pour assurer le suivi du télétravail au sein de l’entreprise.

Article 13 – Durée et date d’effet de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur, une fois signé et passé le délai d’opposition, à l’issue des formalités de dépôt, qui s’imposent à ce texte. Il est conclu pour une durée déterminée de 36 mois à compter de sa date d’effet.

La date d’effet des dispositions de l’accord est fixée au premier jour du mois qui suit la date de signature.

Article 14 - Dispositions finales

Article 14.1 Révision de l’accord

Durant sa période d’effet, les dispositions de cet accord pourront être revues avec l’approbation du Comité Social et Économique.

Au terme de la période d’effet, une évaluation de son application sera faite afin de statuer sur son éventuelle reconduction.

Il est convenu qu’en cas d’évolution des textes législatifs et/ou conventionnels, cet accord fera l’objet d’une révision dans les délais impartis par les règles relatives à la dénonciation des accords d’entreprise.

Article 14.2 Dépôt et publicité.

Conformément aux textes en vigueur le présent accord sera déposé auprès des instances compétentes.

Fait à Méjannes-les-Alès, le 28 octobre 2020

En 4 exemplaires dont un pour le Greffe du Conseil de Prud’hommes et un pour la DIRECCTE.

Pour le CSE La secrétaire

Pour l’entreprise Dirigeant et Membre du Directoire