ACCORD COLLECTIF VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés,

La société EDENRED FRANCE au capital de 464 966 992€, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 393 365 135 dont le siège social est situé Immeuble Columbus, 166-180 Boulevard Gabriel Péri, 92245 Malakoff Cedex ;

Représentée par Madame XXXXXXXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes ;

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :

Le syndicat FO-FGTA représenté par :

• Monsieur XXXXXXXXXXXXXX délégué syndical FO- FGTA de la Société Edenred France

Le syndicat CFDT représenté par :

• Madame XXXXXXXXXXXXXX, déléguée syndicale CFDT des services de la Société Edenred France

Le syndicat CFE CGC représenté par :

• Madame XXXXXXXXXXXXXX déléguée syndicale CFE CGC de la Société Edenred France

D’autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l'entreprise d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein d’Edenred France pour l’élection des membres du comité sociale et économique. Le système de vote électronique couvre le vote par internet et aucune autre possibilité de vote ne sera possible.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 – Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Edenred France ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2019.

Article 2 – Principe de recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire retenue dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et des modalités spécifiques, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin.

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique

• Sécurisation du vote au moyen de :

  • Chiffrement et cryptage

  • Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants

• Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote

• Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement

Article 3 – Modalités de vote – Protocole préélectoral

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et le cas échéant pour le second tour.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal, ordinateur ou smartphone ayant un accès à internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance et clôturera définitivement l’accès à l’élection.

Article 5 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Dans le cas d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé du prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne. Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• Format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• Couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 5 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 – Modalités d'accès au serveur de vote

Le prestataire adresse à tous les électeurs un code d’accès par e-mail avec un lien vers le site de vote.

Une fois sur le site de vote, il est demandé à l’électeur de saisir son code d’accès reçu par e-mail et un code de sécurité visible directement sur l’écran.

L’électeur arrive alors sur une page de création de mot de passe, sur laquelle il lui est demandé de :

• Saisir un mot de passe et de le confirmer

• Répondre à des questions personnelles :

  • Code postal d’habitation

  • Clé de sécurité sociale (2 derniers chiffres)

Une fois ces informations renseignées et validées, l’électeur peut commencer son vote. Son code d’accès et son mot de passe personnel lui seront demandés à chaque connexion.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, l'électeur peut demander directement sur le site de vote le renvoi de ses codes de connexion après vérification de son identité soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes pourra être réalisé que trois fois. Une assistante technique sera mise à disposition des électeurs.

Article 8 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information pourra être suivie en temps réel.

Article 9 – Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

- clôture du site Internet de vote,

- décryptage des suffrages Internet,

- extraction de la liste des émargements Internet,

- calcul des résultats globaux et attribution des sièges,

- impression des Procès-Verbaux.

Le bureau de vote signe les procès-verbaux établis sur la base du formulaire CERFA avant la proclamation des résultats. Le décompte des votes blancs est annexé aux procès-verbaux.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Article 10 – Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 Mai 2018 date d’entrée en application du RGPD.

Le vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Ainsi, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 Janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 11 – Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à par L. 2231-6 du code du travail.

Fait à Malakoff, le 2-10-2019

Monsieur XXXXXXXXXXXXXX, Madame XXXXXXXXXXXXXX,

Délégué Syndical FO- FGTA Directrice des Ressources Humaines

Madame XXXXXXXXXXXXXX,

Déléguée syndicale CFDT

Madame XXXXXXXXXXXXXX

Déléguée syndicale CFE CGC