Avenant n°4 à l’Accord Frais Professionnels du 26 Novembre 2012

Entre,

La société EXPERIS FRANCE, immatriculée au RCS de Nantes sous le n° 394 026 934 00536, dont le siège social est situé 15, rue Christian Pauc - CS 40822 - 44308 NANTES CEDEX 3, représentée par Monsieur …………………….., en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité,

D’une part,

Et,

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’Entreprise à savoir :

La CGT représentée par

La CFDT F3C représentée par

La CFE-CGC représentée par

La FO représentée par

D’autre part,

prÉAMBULE

L’Accord d’Entreprise relatif aux frais professionnels – Politique et Barèmes – a été initialement conclu le 26 Novembre 2012, entre la Direction et les organisations syndicales représentatives. Il a fait l’objet de plusieurs renouvellement, formalisés par des avenants, dont le dernier date du 9 Avril 2019.

La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives conviennent ensemble de l’importance et l’opportunité pour chacune des parties de revoir certaines dispositions de cet Accord d’entreprise qui fixe les règles relatives aux frais professionnels et aux dispositifs de mobilité applicables au sein de l’entreprise.

Les parties signataires se sont rencontrées au cours du premier semestre 2021 dans le cadre d’une négociation afin d’identifier les axes d’amélioration pouvant répondre aux enjeux de l’Entreprise et aux besoins opérationnels, tout en garantissant l’indemnisation des salariés et la compatibilité avec les règles fiscales et sociales en vigueur.

Les cinq principes guidant la conception de ces règles demeurent les suivants :

• Principe 1 : Les frais professionnels ne doivent pas être, pour les salariés de EXPERIS France, une charge financière (article 50 de la convention collective SYNTEC).

• Principe 2 : Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du salarié en mission et l’optimisation des dépenses pour EXPERIS France.

• Principe 3 : Les conditions et modalités de remboursement sont les mêmes pour tous les salariés.

• Principe 4 : Les dispositions prises en matière de remboursement de frais doivent être conformes aux règles sociales (URSSAF) et fiscales (Code Général des Impôts) mises à jour annuellement.

• Principe 5 : L’Ordre de Mission (ODM), établi pour les déplacements professionnels, mentionne les engagements des frais professionnels autorisés. Ces engagements doivent être rédigés et acceptés par le salarié avant tout déplacement professionnel.

Les barèmes applicables seront mis à jour automatiquement au 1er janvier et/ou au regard des dates d’actualisation de ces barèmes par les différentes institutions impliquées dans cette politique de frais professionnels (URSSAF, Code Général des impôts…).

Pour des raisons de praticité et pour en faciliter la lecture, les stipulations du présent avenant se substituent intégralement à l’ensemble de l’accord initial et de ses avenants précédents.

SOMMAIRE

prÉAMBULE 1

1 CHAMP D’APPLICATION 4

2 Objet & principes generaux 4

2.1 definitionS 4

2.2 ORDRE DE MISSION 4

2.3 TYPOLOGIES DE FRAIS 5

3 SE DEPLACER 6

3.1 ORGANISER SON DEPLACEMENT 6

3.2 etre indemnise des frais engages 6

3.2.1 ETABLIR UNE NOTE DE FRAIS 6

3.2.2 Conditions et contrôle 7

3.2.3 demande D’avance sur frais 8

4 prise en charge des frais professionnels dans l’EXERCICe HABITUEL DE L’ACTIVITE PROFESSIONNELLE 8

4.1 TRAJET DOMICILE – Agence de rattachement 8

4.1.1 abonnement de transport en commun 8

4.1.2 Frais de carburant ou pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides ou hydrogène 8

4.1.3 FORFAIT MOBILITE DURABLE 9

4.2 FRAIS DE REPAS 9

5 prise en charge des frais professionnels dans le cadre d’un deplacement professionnel en France metropolitaine 10

5.1 typologie des deplacements professionnels 10

5.2 conditions communes de prise en chArge 11

5.2.1 CHOIX ET MOYENS DE TRANSPORT 11

5.2.2 MODALITES DE PRISE EN CHARGE 12

5.2.2.1 Utilisation des Transports collectifs (train, avion, bateau, taxi) 12

5.2.2.2 Utilisation d’un Véhicule de société ou d’un Véhicule de location 12

5.2.2.3 Utilisation d’un Véhicule personnel 12

5.3 SITUATION DE « PETIT DEPLACEMENT » 13

5.3.1 FRAIS DE TRANSPORT 13

5.3.2 FRAIS DE REPAS 14

5.4 SITUATION DE « GRAND DEPLACEMENT » 14

5.4.1 FRAIS DE TRANSPORT 14

5.4.2 FRAIS DE REPAS 14

5.4.2.1 Petit déjeuner 15

5.4.2.2 Déjeuner 15

5.4.2.3 Diner 15

5.4.3 FRAIS D’HEBERGEMENT 16

5.4.3.1 Principes généraux 16

5.4.3.2 Indemnisation sous forme « d’Indemnités Forfaitaires » 16

5.4.4 SEJOUR DANS LA VILLE DE DESTINATION (France METROPOLITAINE) 16

6 PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE D’UN DEPLACEMENT PROFESSIONNEL EN OUTREMER ET A L’etranger 17

6.1 CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE 17

6.2 mOdalites DE PRISE EN CHARGE 18

6.2.1 FRAIS DE TRANSPORT 18

6.2.2 SEJOUR DANS LA VILLE DE DESTINATION (OUTREMER ET A L’ETRANGER) 18

6.2.3 CHANGE 18

7 PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE D’UNE MOBILITE PROFESSIONNELLE 19

7.1 CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE 19

7.2 MODALITES DE PRISE EN CHARGE 19

7.3 Les dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente du logement définitif 20

7.4 Les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement 20

7.5 Les frais de demenagement 21

8 MISE A JOUR DES BAREMES et information des salaries 22

9 Dispositions diverses 22

9.1 DUREE 22

9.2 suivi de l’application de l’accord 22

9.3 REVISION 22

9.4 DENONCIATION 23

9.5 DEPOT ET PUBLICITE 23

10 Annexe - Baremes 24

10.1 Frais Professionnels 24

10.1.1 UTILISATION DU Véhicule Personnel - Indemnités Kilométrique 24

10.1.2 Grand Déplacement - Indemnisation sous la forme d’Allocations Forfaitaires 26

10.2 Mobilité Professionnelle 27

CHAMP D’APPLICATION

Ce document s’applique à l’ensemble des salariés de EXPERIS FRANCE, sans condition d’ancienneté, quel que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD et contrats d’apprentissage/de professionnalisation), au sein de l’entreprise.

Objet & principes generaux

Conformément aux principes définis et encadrés par l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales (URSSAF), les frais professionnels « correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l'employeur ».

Ainsi, cet avenant a pour objet d’instituer et encadrer les règles et dispositions appliquées au sein de l’entreprise en matière de frais professionnels.

Ces règles et dispositions s’inscrivent également dans le cadre général des titres 8 et 9 de la convention collective SYNTEC applicable au sein de EXPERIS France.

definitionS

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail. Ces frais sont engagés après accord de l’entreprise et doivent faire l’objet d’un remboursement auprès du salarié.

Un déplacement professionnel est constaté lorsque le salarié accomplit une mission en dehors de son agence de rattachement ou lieu de travail habituel. Il y a « déplacement professionnel » lorsque le salarié accomplit une mission « extérieure » à son lieu de rattachement. En application de la législation, tout itinéraire entre le domicile et l’agence de rattachement EXPERIS France n’est pas considéré comme « déplacement professionnel ».

Chaque salarié est rattaché à une agence EXPERIS France. Cette agence de rattachement est mentionnée dans son contrat de travail. En complément, un Ordre De Mission (ODM) est établi pour un salarié dont la mission est d’assurer une prestation pour un client.

ORDRE DE MISSION

L’Ordre de Mission (ODM) mentionne les engagements des frais professionnels autorisés. Ces engagements doivent être rédigés et acceptés par le salarié avant tout déplacement professionnel. Dès lors que l’Ordre De Mission aura été adressé au salarié, ce dernier disposera d’un délai de 24 heures pour informer EXPERIS France de sa position.

Dans le cas où la rédaction de l’ODM et/ou l’acceptation de l’ODM par le salarié n’ont pas été actées ou, à défaut d’envoi de l’ODM en raison d’un délai trop court avant le début de la mission, le responsable hiérarchique devra envoyer à son salarié pour acceptation, avant le démarrage de la mission, un message électronique indiquant les modalités de remboursement arrêtées entre le salarié et son responsable hiérarchique pour le déplacement professionnel.

Le salarié devra alors accepter ou refuser les modalités de remboursement proposées par retour de ce courrier dans un délai maximum de 24 heures.

Les engagements de remboursement des frais professionnels devront comprendre au minimum, les items suivants :

• Pour les frais de transport :

  • Type de moyen de transport à utiliser, à savoir :

    • Les transports en commun (bus, métro, RER, tramway, train, avion)

    • Autre (véhicule de service ou fonction), véhicule de location, véhicule personnel, taxi)

  • Prise en charge du remboursement du carburant, du parking et des péages sur justificatifs (a minima sur l’espace commentaire).

  • Remboursement des frais de déplacements

• Pour les frais de repas (déjeuner et diner)

  • A défaut de dispositif spécifique pour le repas du midi, octroi d’un ticket restaurant par jour travaillé.

  • Modalités de remboursement des frais de repas du soir (au frais réel sur justificatif ou allocation forfaitaire journalière).

• Pour les frais d’hébergement (nuitée et petit déjeuner) :

  • Type d’hébergement choisi (hôtel, résidence hôtelière, studio meublé, …)

Les exceptions sont mentionnées sur l’Ordre de Mission (ODM). D’une façon générale, toute exception aux principes et aux règles (sur le type de transport utilisé, …) doit être préalablement validé par le responsable hiérarchique préalablement à la dépense et/ou au déplacement.

Ainsi, tout remboursement de frais non mentionné sur l’ODM fait l’objet d’une validation préalable par le responsable hiérarchique.

TYPOLOGIES DE FRAIS

Les frais professionnels peuvent être décomposés en plusieurs familles de frais :

• Les frais liés à un déplacement entre le Domicile et le lieu habituel d’exécution de la mission

• Les frais liés à un déplacement professionnel en France métropolitaine.

• Les frais liés à un déplacement professionnel en Outre-mer et à l’étranger.

• Les frais liés à une mobilité professionnelle, situation supposant une modification du lieu de résidence liée à un changement de poste de travail du salarié et à une modification de son agence EXPERIS France de rattachement (autre agence de rattachement).

L’entreprise peut indemniser le salarié des frais engagés lors de ses déplacements professionnels :

• Soit sous forme de Frais Réels c’est-à-dire de dépenses réellement engagées,

• Soit sous forme d’Allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’URSSAF.

Dans le cadre de l’exercice de la mission, d’autres typologies de frais pourront intervenir sous réserve d’une validation préalable du manager quant à l’engagement de la dépenses (EPI, petit équipement, …). Aucun frais de cette nature ne pourra être prise en charge sans cette validation préalable.

Enfin nous rappelons que le dispositif de frais relatifs au télétravail est prévu dans l’accord Télétravail en vigueur.

Les modalités de prise en charge des frais (choix d’une indemnisation sous la forme de frais réels sur justificatifs ou d’allocation Forfaitaire) restent du ressort de l’entreprise. Les modalités de déclaration et de remboursement sont détaillées dans les paragraphes suivants.

SE DEPLACER

ORGANISER SON DEPLACEMENT

A titre indicatif, EXPERIS France dispose d’un service « TRAVEL » auprès duquel les salariés doivent effectuer obligatoirement leur demande de déplacement professionnel via l’outil NOTILUS TRAVEL. Ces demandes une fois saisies doivent être approuvées par le responsable hiérarchique préalablement à leur traitement par le service TRAVEL.

Le service TRAVEL prend alors en charge le traitement des demandes afin de réaliser les réservations nécessaires au déplacement conformément aux règles et dispositions applicables au sein de l’entreprise.

Le salarié reçoit ensuite les informations et documents (billets de train, confirmation de réservation hôtelière…) utiles à son déplacement professionnel.

Cette procédure a pour objet de limiter au maximum l’engagement de dépenses de la part des salariés. Le principe étant que les frais incombant à l’employeur soient directement pris en charge par l’entreprise.

En cas de changement d’outil et/ou de modalité d’organisation, il est expressément convenu que les salariés seront informés préalablement et que cette procédure aura vocation à se substituer aux informations précitées.

etre indemnise des frais engages

EXPERIS France dispose d’un service « Notes de frais » auprès duquel les salariés doivent effectuer leur demande de remboursement des frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel via l’outil NOTILUS EXPENSE.

ETABLIR UNE NOTE DE FRAIS

Les salariés doivent saisir dans l’outil de saisie et de gestion des notes de frais (NOTILUS) leurs notes de frais et y joindre les justificatifs associés selon la procédure suivante :

• La note de frais doit être mensuelle : Toutes les dépenses doivent être déclarées mensuellement sur une même note de frais, détaillées jour par jour.

• La note de frais est transmise par courrier postal à l’attention du « Service Notes de Frais » ou du « Service Comptable » au siège de la société EXPERIS France à NANTES, ou par courrier interne à partir de l’agence de rattachement du salarié.

• La note de frais est accompagnée des originaux des justificatifs des frais réels dont le remboursement est demandé (joindre l’imprimé de la note de frais pour identifier le numéro). La note de frais est un document obligatoire qui peut être demandé par les administrations. Il est conseillé de conserver une copie des justificatifs, notamment en cas de perte par les services postaux.

• Les frais doivent être soumis pour validation sous l’outil NOTILUS selon les procédures internes applicables.

Le responsable du salarié devra ensuite valider dans l’outil NOTILUS la note de frais saisie.

Le remboursement ne pourra intervenir qu’après la saisie de la demande de remboursement dans l’outil de gestion des frais selon les modalités définies par l’Entreprise.

En cas de perte des justificatifs, le salarié devra fournir une attestation sur l’honneur détaillant les frais concernés et dans la mesure du possible, toute pièce justifiant la dépense (relevé bancaire, …).

Il convient de préciser dans le présent avenant que le détail de la procédure et les règles d’utilisation de l’outil sont disponibles sur la page d’accueil de l’outil NOTILUS.

En cas de changement d’outil et/ou de modalité de transmission des justificatifs (type dématérialisation), il est expressément convenu que les salariés seront informés préalablement et que cette procédure aura vocation à se substituer aux dispositions précitées.

Conditions et contrôle

EXPERIS France rembourse les notes de frais qui lui sont présentées si les dépenses ont été :

• Préalablement autorisées par le supérieur hiérarchique du salarié concerné ou si elles correspondent à la fois à l’exercice normal de la fonction tenue et aux tarifs et procédures en vigueur au sein de l’entreprise,

• Réellement exposées, ce qui ne peut être prouvé que par la présentation de l’original des pièces justificatives à joindre à la note de frais, et qui doivent y rester définitivement attachées,

• Engagées dans le respect des législations sociales (URSSAF) et fiscales (Code Général des Impôts), en cas de remboursement sur des bases forfaitaires publiés annuellement.

Seuls les frais apparaissant sur l’Ordre de Mission seront remboursés. S’agissant des déplacements non prévus dans le cadre d’une mission (Ordre de Mission), une validation préalable de la part du responsable hiérarchique est nécessaire concernant les éventuels frais engagés.

Si des frais ponctuels sont validés par la Direction, ils doivent apparaitre sur l’Ordre de Mission en cours (mise à jour de l’ODM à faire et à accepter par le salarié en cas d’évolution).

En cas de refus d’une note de frais, le salarié sera notifié de ce refus, ainsi que du motif de ce refus.

demande D’avance sur frais

Une avance sur frais peut être demandée par le salarié pour compenser les dépenses qu’il a avancées ou qu’il pourrait avancer.

Toute demande d’avance sur frais est réalisée dans l’outil NOTILUS et doit être validée obligatoirement par le supérieur hiérarchique avant de pouvoir en bénéficier.

La procédure de saisie d’une demande d’avance est disponible sur la page d’accueil de l’outil NOTILUS.

prise en charge des frais professionnels dans l’EXERCICe HABITUEL DE L’ACTIVITE PROFESSIONNELLE

TRAJET DOMICILE – Agence de rattachement

abonnement de transport en commun

L’entreprise prend en charge le coût de l’abonnement de transport en commun à hauteur de 50%.

Ce remboursement est réalisé sur présentation d’un justificatif (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel) qui doit être adressé au service paie de l’entreprise.

Une communication annuelle sera effectuée afin de rappeler la procédure de transmission des justificatifs (notamment dans le cadre des abonnements annuels).

Frais de carburant ou pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides ou hydrogène

Si le salarié ne peut pas prendre les Transports en Commun pour se rendre sur son agence de rattachement, l’entreprise participera aux frais selon les conditions prévues.

En effet, dans le cadre de l’article L3261-3 du Code du Travail, modifié par la Loi N°2019-1428 du 24 Décembre 2019 – Article 82 (V), EXPERIS France prend en charge une partie des frais de carburant et des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur agence de rattachement.

Sont concernés, tous les salariés :

• Dont le Domicile ou l’agence de rattachement est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,

ou

• Pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

Cette prise en charge ne peut être cumulée avec la prise en charge du coût des titres d’abonnement aux transports collectifs.

La participation de l’entreprise est admise dans la limite annuelle de 200 euros par salarié pour les frais de carburant et dans la limite annuelle de 400 euros pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène selon les modalités suivantes :

• Transmission préalable d’une photocopie de la carte grise du véhicule personnel et du permis de conduire.

• La liste des bénéficiaires sera arrêtée au 31 décembre, pour un versement le mois suivant.

Le calcul de la prime à verser individuellement sera effectué au prorata sur l’année, par valeur d’unité mensuelle, en fonction du nombre de mois de présence du salarié au sein de l’Agence de rattachement. Ainsi, dès lors qu’il y a un trajet effectué sur un mois donné, cela donne lieu au paiement de 1/12 de la prime (exemple : si des trajets sont effectués sur 10 mois dans l’année, cela donne lieu au paiement de 10/12 de la prime).

Cette prime sera non applicable si le salarié utilise un moyen de co-voiturage.

FORFAIT MOBILITE DURABLE

Dans une volonté de répondre aux enjeux sociaux, environnementaux et de santé publique que représentent les mobilités durables et de ce fait, encourager l’usage de moyens de locomotion plus respectueux de l’environnement dans le cadre de leurs trajets domicile/lieu de travail, les parties signataires ont conclu un accord relatif à la mobilité durable. Les précédentes dispositions relatives à l’indemnité kilométrique vélo, ont été intégrées à l’accord mobilité durable qui entrera en vigueur le 1^er janvier 2022.

FRAIS DE REPAS

Pour les déjeuner, le principe général est l’utilisation des titres restaurant. Hors situation spécifique, les salariés bénéficient de titres restaurant qui représentent la contribution de EXPERIS France au déjeuner de tous les salariés.

Les salariés bénéficient d’un titre restaurant par journée travaillée, y compris lorsque les salariés sont en télétravail sous réserve des évolutions de la législation et règles URSSAF.

L’attribution du titre restaurant s’applique exclusivement aux journées travaillées incluant le repas de mi-journée dans le temps de travail (l’inter contrat à domicile n’ouvre pas droit à l’attribution d’un titre restaurant). Il n’est pas attribué de titre restaurant si le repas de mi-journée donne lieu à une prise en charge par EXPERIS France (invitation par le responsable hiérarchique).

A titre indicatif, la valeur faciale du « ticket restaurant » est de 8,50 Euros. La prise en charge est répartie de la façon suivante :

• Contribution patronale : 4,70 euros

• Contribution salariale : 3,80 euros

A titre indicatif, l’entreprise a décidé qu’à partir du 1er janvier 2022, la valeur faciale du titre restaurant sera revalorisé à 8,80 euros. La prise en charge sera répartie de la façon suivante :

• Contribution patronale : 5,00 euros

• Contribution salariale : 3,80 euros

Cette revalorisation applicable au 1er janvier 2022, sera visible sur les bulletins de paie à partir de février 2022.

Toute modification relative à la valorisation des titres restaurant intervenant postérieurement à la signature de cet accord auront vocation à se substituer aux éléments ci-dessus et feront l’objet d’une communication auprès de l’ensemble des salariés.

prise en charge des frais professionnels dans le cadre d’un deplacement professionnel en France metropolitaine

EXPERIS France indemnise sur présentation de justificatifs par le salarié :

• Les frais de transport,

• Les frais de repas,

• Les frais d’hébergement (nuitée et petit déjeuner).

typologie des deplacements professionnels

On distingue deux types de déplacement professionnel :

- Le « Petit Déplacement » :

Il s’agit d’un déplacement professionnel d’une distance supérieure à 30 kilomètres entre le domicile du salarié et le site du client au sein duquel il réalise une prestation.

- Le « Grand Déplacement » :

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité, pour un salarié, de regagner chaque jour son domicile du fait de ses conditions de travail. Ce déplacement professionnel réunit simultanément les deux conditions suivantes :

• La distance entre le domicile du salarié et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),

• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à1h30 mn (trajet aller).

Si toutefois, ces conditions ne sont pas réunies, il revient à l’entreprise de démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports...).

Inversement, si les critères cumulatifs sont remplis, les remboursements effectués par l’entreprise ne peuvent être exonérés si le salarié a regagné son domicile.

L’indemnité de grand déplacement est en effet destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Il est rappelé que la société EXPERIS France est un prestataire de service informatique ce qui implique des changements de lieu de travail en fonction des missions et contrat client.

Cependant compte tenu des contraintes et des difficultés de transport auxquels un salarié peut être confronté, il est préconisé de porter une attention sur le temps de trajet réalisé chaque jour par le salarié.

conditions communes de prise en chArge

CHOIX ET MOYENS DE TRANSPORT

Le choix du moyen de transport est fait en accord avec le supérieur hiérarchique, sur la base du moyen le plus économique et le plus efficace, compte tenu des contraintes de la mission.

Par ordre de priorité, les moyens de transports utilisés sont les suivants :

• Les Transports en Commun,

• Le Véhicule de Société (Service ou Fonction),

• Le Véhicule de Location,

• Le Véhicule Personnel,

• Le Taxi

Dans la mesure où ils respecteront la contrainte d’efficacité, les Transports en commun sont privilégiés.

Toutefois, quand le recours aux Transports en Commun s’avèrera inadapté, le Véhicule de Société (Service ou Fonction) sera utilisé en priorité par rapport au « Véhicule de Location ».

Cependant, si la fonction exercée par le salarié ne lui ouvre pas le droit au bénéfice du Véhicule de Société (Service ou Fonction) un Véhicule de Location sera mis à la disposition du salarié.

Une assurance sur le Véhicule de Location couvrant les déplacements professionnels de tous les salariés EXPERIS France, résidant en France, a été souscrite.

Le véhicule de location doit être utilisé en priorité par rapport au Véhicule Personnel.

L’utilisation de Taxis, quant à elle, est réservée à des situations exceptionnelles (accord préalable du responsable hiérarchique).

Dans le cas où les règles de priorités énoncées ci-dessous conduisent à complexifier l’organisation du déplacement et/ou occasionner un rallongement significatif du temps de déplacement, le salarié pourra solliciter son responsable hiérarchique afin de déterminer les modalités de déplacements adéquates. Cette dérogation devra avoir été discutée et validée avec le responsable hiérarchique préalablement au déplacement.

MODALITES DE PRISE EN CHARGE

Utilisation des Transports collectifs (train, avion, bateau, taxi)

Si le salarié effectue son déplacement par voie aérienne, et quelle que soit la durée du vol de l’aéroport de départ à celui de l’arrivée (correspondance comprise), l’entreprise indemnise une place en classe « économique ».

Si le salarié effectue son déplacement par voie ferroviaire ou fluviale, l’indemnisation s’effectue de la manière suivante :

• Sur un billet de 2^nde classe dès lors que le trajet effectué entre la gare/port de départ et la gare/port d’arrivée est inférieur à 5 heures,

• Sur un billet de 1^ère classe dès lors que le trajet entre la gare/port de départ et la gare/port d’arrivée est supérieur à 5 heures

Les trajets effectués en TAXI sont indemnisés à 100% sur présentation d’un justificatif (après acceptation du responsable hiérarchique).

Utilisation d’un Véhicule de société ou d’un Véhicule de location

Dans les situations où le déplacement ne peut s’effectuer par l’intermédiaire des Transports en commun, l’entreprise met à disposition un véhicule de service (selon les nécessités de la mission) ou un véhicule de location (une demande doit être effectuée via l’outil NOTILUS).

En cas d’accident avec un Véhicule de Société ou un Véhicule de Location, la gestion des sinistres sera relayée par les service internes en charge de la gestion des véhicules.

Les amendes ou PV pour infraction routière, dans le cadre de l’utilisation d’un Véhicule de Société (Service ou Fonction), d’un Véhicule de Location ou d’un Véhicule Personnel, sont à la charge du salarié.

Utilisation d’un Véhicule personnel

Le Véhicule Personnel ne doit normalement pas être utilisé lors d’un déplacement professionnel.

Toutefois, dans l’hypothèse où un salarié de l’entreprise est amené à utiliser son Véhicule Personnel, il est rappelé que EXPERIS France a souscrit une assurance spécifique afin de couvrir cette utilisation.

Lorsque l’utilisation du Véhicule Personnel se révèle indispensable et si le salarié est d’accord pour utiliser son Véhicule Personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel (entre son domicile et le site client), la prise en charge des frais associés se fera de la manière suivante.

L’usage du Véhicule Personnel à des fins professionnelles est conditionné par la transmission au préalable par le salarié d’une copie (papier ou numérique) de la carte grise qui doit être au nom du salarié et du permis de conduire de ce dernier.

Le trajet effectué et le nombre de kilomètres parcourus seront indiqués sur la Note de Frais. Le décompte du kilométrage réalisé sera effectué sur la base de l’itinéraire conseillé par Michelin sur le site internet VIA MICHELIN, à savoir : www.viamichelin.fr

Dans l’hypothèse où le salarié parcourt plus de 5 000 kilomètres dans l’année impliquant une modification des prises en charge imposées par le barème de remboursement URSSAF, une régularisation sera réalisée sur les mois suivants.

L’entreprise prend en charge l’utilisation du Véhicule Personnel de la manière suivante :

• Pour les « Petits Déplacements », un remboursement des frais sous forme d’Indemnités Kilométriques (voir les barèmes IK mis à jour annuellement en annexe) sera réalisé à partir du 31^ème kilomètre parcouru par trajet (application de la franchise de 30 km sur le trajet aller et sur le trajet retour) sur la base du trajet entre le Domicile du salarié et le Site Client et selon le barème de remboursement prévu par les URSSAF et dans la limite fixée pour un véhicule de 7 CV et plus.

• Pour les « Grands Déplacements », un remboursement des frais sous forme d’Indemnités Kilométriques (voir les barèmes IK mis à jour annuellement en annexe) sera réalisé sur la base du trajet Domicile – Site Client et selon le barème de remboursement prévu par les URSSAF et dans la limite fixée pour un véhicule de 7 CV et plus.

Pour les trajets inférieurs à 30 kilomètres entre le domicile et le site client, aucun remboursement d’indemnité kilométrique n’est appliqué.

*Exemple : Si vous avez une distance de 90 km entre votre domicile et le site client (45 km aller et 45 km retour), EXPERIS France prend en charge une Indemnité kilométrique de 15 km aller et de 15 km retour à la puissance fiscale de votre véhicule suivant le nombre de kilomètres réalisés dans l’année (pour un véhicule 4 roues, une première formule à appliquer de 1 km jusqu’à 5 000 km, une deuxième formule à appliquer de 5 001 km jusqu’à 20 000 km, une troisième formule à appliquer à partir du 20 001 km).

SITUATION DE « PETIT DEPLACEMENT »

FRAIS DE TRANSPORT

La situation de « Petit Déplacement » correspond à un déplacement professionnel d’une distance supérieur à 30 kilomètres entre le domicile du salarié et le site du client au sein duquel il réalise une prestation. Dans ce contexte, l’entreprise prend en charge les titres de Transports en Commun dans les conditions suivantes :

• A hauteur de 100% des frais réellement engagés pour les déplacements hors région Ile-de-France.

• A hauteur de 50% de l’abonnement Transport en Commun (SNCF ou RATP) pour les déplacements en région Ile-de-France. Dans ce cas et dans l’hypothèse où le déplacement pour se rendre du Domicile du salarié au Site Client implique un surcoût en termes de titre de transport (SNCF), ce surcoût sera pris en charge à 100% par l’entreprise. Cette prise en charge est effectuée après présentation d’un justificatif (abonnement hebdomadaire ou mensuel, ou titre de transport souscrit quotidiennement si la durée du déplacement ne permet pas au collaborateur de souscrire à un abonnement mensuel ou hebdomadaire).

FRAIS DE REPAS

Comme défini dans le paragraphe 4.2, le titre restaurant représente la contribution de l’entreprise au déjeuner par journée travaillée pour tous les salariés EXPERIS France. Les mêmes modalités sont applicables dans le cadre d’un petit déplacement.

Dans le cadre d’un petit déplacement, si le retour à domicile intervient après 21 heures contraignant le salarié à prendre son repas du soir hors de son domicile, l’entreprise remboursera ce repas du soir sur justificatif dans la limite des plafonds de remboursement fixés à l’article 5.4.2.3 du présent avenant.

Ces frais seront soumis à la validation du manager qui prendra en compte l’heure d’arrivée du salarié à son domicile pour établir la prise en compte de ces frais.

SITUATION DE « GRAND DEPLACEMENT »

Il est rappelé que la situation de « Grand Déplacement » est caractérisée par l’impossibilité pour un salarié de l’entreprise de regagner chaque jour son domicile du fait de ses conditions de travail. La situation de « Grand Déplacement » est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

FRAIS DE TRANSPORT

EXPERIS France prend en charge les titres de Transport en Commun à hauteur de 100% des frais réellement engagés.

L’entreprise prend en charge les frais de parking :

En cas d’utilisation du Véhicule de Société (service ou fonction), du Véhicule de Location ou du Véhicule Personnel pour se rendre aux aéroports ou ports ou aux gares, le parking dit de courte durée peut être utilisé pour une durée maximale de 48 heures.

Au-delà de 48 heures, il convient d’utiliser le parking dit de longue durée.

L’entreprise prend en charge un retour hebdomadaire au domicile, sur justificatifs, dans le cadre d’un « Grand Déplacement », lorsque la mission implique une présence sur le Site Client pendant plus d’une semaine.

FRAIS DE REPAS

Dans cette situation de « Grand déplacement », le salarié peut être indemnisé sous forme :

• D’indemnisation des Frais Réels sur présentation de justificatifs par le salarié,

• D’indemnisation sous la forme d’Indemnités Forfaitaires pour les frais de nourriture.

Petit déjeuner

Le service « TRAVEL » de l’entreprise effectue, dans la mesure du possible, les réservations de nuitée comprenant le petit-déjeuner, afin d’éviter aux salariés d’avancer les frais.

Dans le cas où le petit-déjeuner ne serait pas compris et que le salarié devrait directement engager cette dépense, il peut être indemnisé de la manière suivante :

• En cas d’indemnisation sous forme de Frais Réels, le salarié est remboursé sur présentation d’un justificatif, sur la base des frais réels plafonnés à 18€ par petit-déjeuner et par jour.

• En cas d’indemnisation sous forme d’Indemnités forfaitaires, les dépenses de logement et de petit déjeuner sont exonérées différemment pour les salariés en déplacement sur Paris ou dans les départements de la petite couronne (Hauts de Seine, Seine Saint Denis, Val de Marne) et pour les salariés en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine (voir le tableau correspondant en annexe du présent avenant).

Déjeuner

Comme défini dans le paragraphe 4.2, le titre restaurant représente la contribution de l’entreprise au déjeuner par journée travaillée pour tous les salariés EXPERIS France. Les mêmes modalités sont applicables dans le cadre d’un grand déplacement.

Diner

En cas d’indemnisation sous forme de Frais Réels :

Le diner est pris en charge à son coût réel sur justificatif sur la base des Frais Réels plafonnés à 24 euros pour l’ensemble des régions.

En cas d’indemnisation sous forme d’Indemnité Forfaitaires :

L’indemnité forfaitaire de repas est indemnisée par diner jusqu’à un plafond et en fonction de la durée du Grand déplacement (voir le tableau correspondant en annexe du présent avenant) :

• Ce plafond est applicable pour une durée de déplacement de 3 mois continus.

• A compter du premier jour du 4ème mois jusqu’à la fin du 24ème mois (2 ans) de déplacement continu, ce montant initial est abattu de 15%.

• A compter du premier jour du 25ème mois et dans la limite de 48ème mois (4 ans) de déplacement continu, ce montant initial est abattu de 30%.

FRAIS D’HEBERGEMENT

Principes généraux

La procédure de réservation proposée par EXPERIS France et exposée précédemment pour l’hébergement du salarié lors d’un déplacement professionnel doit être appliquée par principe.

En dehors de conditions éventuelles plus économique trouvées par les salariés, il est impératif de fréquenter les hôtels avec lesquels l’entreprise a des conditions contractuelles : l’hébergement (nuitée et petit déjeuner) sera alors totalement pris en charge par l’entreprise.

Si exceptionnellement, la procédure pour l’hébergement du salarié par l’entreprise n’est pas applicable, l’indemnisation du salarié se fera par la fourniture du justificatif de la facture d’hébergement. Les frais d’hébergement seront alors remboursés à leurs montants réels sur justificatifs, dans la limite de 160 euros pour un hébergement en Ile-de-France et de 120 euros pour une hébergement hors Ile-de-France.

Indemnisation sous forme « d’Indemnités Forfaitaires »

Afin de faciliter et simplifier les conditions de déplacement, le salarié qui n’engagera pas de frais d’hébergement et de petit déjeuner pourra bénéficier des indemnités forfaitaires dans le cadre d’un grand déplacement selon la procédure définie par l’entreprise.

En dehors des principes généraux détaillés ci-dessus, le salarié peut être indemnisé sous forme d’une Indemnité forfaitaire d’hébergement (nuitée et petit déjeuner).

Cette Indemnité Forfaitaire d’Hébergement est accordée par nuit jusqu’à un plafond différent suivant que le salarié EXPERIS France est en déplacement :

• A Paris (75) et dans les départements de la petite couronne soit les Hauts de Seine (92), la Seine Saint Denis (93) et le Val de Marne (94).

• Dans les autres départements de la France métropolitaine.

• Ces plafonds sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continus.

• A compter du premier jour du 4^ème mois jusqu’à la fin du 24^ème mois (2 ans) de déplacement continu, ce montant initial est abattu de 15%

• A compter du premier jour du 25^ème mois et dans la limite de 48^ème mois (4 ans) de déplacement continu, ce montant initial est abattu de 30.

SEJOUR DANS LA VILLE DE DESTINATION (France METROPOLITAINE)

Les déplacements sur le site de destination sont autorisés dans le cadre de la réalisation de la mission.

Le Transport en commun est le mode de transport privilégié, si le salarié s’est déplacé en Transport en Commun jusqu’à la ville de destination.

Si le salarié s’est déplacé jusqu’à la ville de destination avec un Véhicule de société ou un Véhicule de Location, le salarié se déplacera dans l’agglomération de destination avec le Véhicule de Société ou le Véhicule de Location.

Si plusieurs salariés se déplacent pendant la même période dans la même ville de destination, il sera privilégié un Véhicule de Location (en cas de covoiturage supérieur à 2 salariés) avec autorisation préalable de la hiérarchie.

Le cas échéant, les Taxis sont autorisés et remboursés sur justificatifs après accord express et préalable du responsable.

PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE D’UN DEPLACEMENT PROFESSIONNEL EN OUTREMER ET A L’etranger

CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE

Tout déplacement à l’étranger impose au préalable l’information de EXPERIS France, par la saisie d’une demande de déplacement sur l’outil NOTILUS.

L’Entreprise communique aux salariés se déplaçant à l’étranger, préalablement au déplacement professionnel, les informations du ministère des affaires étrangères sur le pays concerné issus du site suivant :

https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/je-pars-a-l-etranger/

Le service voyage en charge des réservations effectue les réservations en tenant compte des préconisations du ministère.

Un déplacement à l’étranger doit être précédé de l’attribution d’une « assurance rapatriement » et de « l’information de la sécurité sociale » pour une prise en charge d’éventuels frais médicaux. Cette assurance rapatriement est prise en charge par l’entreprise avant chaque déplacement professionnel à l’étranger.

Lorsque, sur une mission ou sur une destination, des conditions spécifiques ont été négociées, elles s’appliquent à l’ensemble des salariés se déplaçant sur ce trajet.

Les vaccins éventuels nécessaires sont remboursés par la Sécurité Sociale et la mutuelle.

mOdalites DE PRISE EN CHARGE

FRAIS DE TRANSPORT

Si le déplacement du salarié s’effectue par voie aérienne, la prise en charge s’effectue de la manière suivante :

• Pour une durée de voyage aller de l’aéroport de départ à celui de l’arrivée (correspondances comprises) inférieure à 6 heures, indemnisation d’une place en classe « économique ».

• Pour une durée de voyage aller de l’aéroport de départ à celui de l’arrivée (correspondances comprises) supérieure à 6 heures, indemnisation d’une place en classe « affaires ».

Afin de se rendre sur le pays de destination, si le déplacement du salarié s’effectue par voie ferroviaire ou fluviale, dès lors que le trajet de gare/port de départ à la gare/port d’arrivée est supérieur à 5 heures, l’indemnisation d’une place, pour le salarié, se fera en 1^er classe.

En cas de déplacements réalisés dans le pays de destination (Outre-Mer ou Etranger) le choix de la modalité de transport sera fait en tenant compte des conditions de sécurité sur le pays d’accueil et de la qualité des moyens de transport dans ce pays.

SEJOUR DANS LA VILLE DE DESTINATION (OUTREMER ET A L’ETRANGER)

En cas de déplacements réalisés dans la ville de destination, le choix de la modalité de transport (transports en commun, véhicule de location, taxi…) sera fait en tenant compte des conditions de sécurité sur le pays d’accueil et de la qualité des moyens de transport dans ce pays.

Pour les frais de repas et d’hébergement, les frais sont remboursés aux « Frais Réels » sur justificatifs et relevé bancaire du salarié pour l’application du taux de change.

Les indemnités forfaitaires destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement des salariés en déplacement professionnel en Outre-Mer et à l’Etranger sont utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission alloués aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire en Outre-Mer et à l’Etranger. Les montants de ces indemnités sont consultables sur le site de l’URSSAF, pour les déplacements en Outre-Mer, et sur le site du Ministère de l’Economie, pour les déplacements à l’Etranger.

CHANGE

Le taux de change applicable pour les conversions de frais de voyage en devise (frais de change) doit être le taux moyen du mois de déplacement. Il est établi à partir des justificatifs de change ou, à défaut, à partir du taux de change.

Pour les dépenses effectuées par carte bancaire, le taux de change est celui du justificatif bancaire.

PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE D’UNE MOBILITE PROFESSIONNELLE

CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE

La mobilité professionnelle suppose une modification du lieu de résidence liée à un changement de poste de travail du salarié et à une modification de son agence EXPERIS France de rattachement.

Ce changement peut faire suite :

• A une mutation au sein de EXPERIS France à la demande de l’entreprise pour motif professionnel.

• A une mutation au sein de EXPERIS France à la demande du salarié et validée par l’Entreprise, pour motif professionnel (exemple : candidature à un poste proposé par EXPERIS France sur l’espace mobilité) ou pour motif personnel (exemple : rapprochement familial / suivi de conjoint ou souhait personnel de rejoindre une autre région métropolitaine).

• A un changement temporaire de lieu de travail ou mutation à l’étranger, ou de la métropole vers les départements ou territoires français d’Outre-Mer, ou inversement et de l’un de ces départements ou de ces territoires vers un autre, que ce changement soit imposé par l’entreprise ou sollicité par le salarié,

• A l’affectation en France d’un salarié exerçant à l’étranger, dans un DOM ou un TOM.

Une prise en charge de frais liés à une mobilité professionnelle doit impérativement et expressément être validée par EXPERIS France.

La mobilité et la prise en charge des frais associés ne peuvent ainsi être mises en œuvre que suite à la conclusion d’un avenant au contrat de travail du salarié formalisant le changement de son agence de rattachement.

La réglementation URSSAF admet la prise en charge des frais liés à une mobilité des salariés nouvellement embauchés sous Contrat à Durée Indéterminée (CDI) ou Contrat à Durée Déterminée (CDD). Ces frais de mobilité, au moment de l’embauche, sont pris en charge lorsque le changement de résidence ne résulte pas d’une pure convenance personnelle mais de circonstances liées soit à l’emploi, soit à des contraintes familiales.

En cas de démission dans les 12 mois suivant le déménagement, les frais pris en charge (déménagement et indemnité de réinstallation) seront restitués par le salarié.

MODALITES DE PRISE EN CHARGE

Les modalités de prise en charge des frais liés à une mobilité professionnelle (choix d’une indemnisation sous la forme de Frais Réels ou d’une Allocation Forfaitaire) restent du ressort de l’entreprise.

L’entreprise peut procéder à une prise en charge des frais réels sur justificatif ou peut recourir à des allocations forfaitaires afin d’indemniser les deux catégories de dépenses suivantes :

• Les dépenses d’hébergement provisoire,

• Les dépenses d’installation dans le nouveau logement.

Les forfaits ne sont pas applicables en cas de mobilité internationale. Dans ce cas, seule l’exonération des remboursements sur justificatifs est possible.

Les frais engagés par le salarié EXPERIS FRANCE dans le cadre de la mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi.

Afin de simplifier et encourager la mobilité professionnelle, il est précisé que l’application d’allocations forfaitaires concerne plus généralement les frais générés avant l’installation dans le nouveau logement.

Dans une situation de mobilité vers l’étranger et les DOM/TOM, un interlocuteur de la Direction des Ressources Humaines sera en charge de suivre le processus de mobilité du salarié concerné. Il sera dans ce cadre l’interlocuteur privilégié du collaborateur dans cette démarche de mobilité.

Par ailleurs les frais de double résidence sont pris en charge sur la base des « Frais Réels » d’hébergement justifiés, plafonnés au coût local de location d’un studio meublé (selon les sites de références).

Les dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente du logement définitif

Conformément aux règles URSSAF, ces indemnités sont exonérées au titre des frais professionnels dans la limite d’un forfait fixé à 76.10 euros par jour pendant 9 mois maximum.

Trois conditions doivent être remplies pour en bénéficier :

• Le salarié dispose d’un logement provisoire dû à la localisation de son nouvel emploi,

• Ce logement provisoire est éloigné de plus de 50 km de son ancien logement,

• Le temps de trajet lieu de travail-ancien logement est au moins égal à 1h30.

Le déménagement effectif suspend le versement de l’indemnité journalière.

Les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement

Afin de préparer l’installation du salarié dans son nouveau logement, l’entreprise pourra proposer, des solutions d’accompagnement à la mobilité (entreprises spécialisées dans l’accompagnement à la mobilité).

Dans l’hypothèse où malgré cet accompagnement le salarié devrait par lui-même engager des dépenses liées à son installation dans son nouveau logement, une indemnisation pourra être réalisée par EXPERIS France.

En tout état de cause, ces dépenses ne pourront être engagées que suite à la communication par le salarié à EXPERIS France des devis préalables associés et après acceptation de l’entreprise.

Les dépenses ouvrant droit à une prise en charge sont celles afférentes à la remise en service du nouveau logement, à sa remise en état et à son aménagement, listées ci-dessous :

• Rétablissement d’électricité, eau, gaz, téléphone,

• Remise en état du logement sur présentation de l’état des lieux établi lors de l’entrée dans le nouveau logement

• Réexpédition du courrier.

En revanche, l’entreprise ne prend pas en charge les dépenses qui ne sont pas destinée à rendre le logement habitable tel que le paiement d’une caution en cas de location ou des dépenses de décoration.

Concernant le paiement d’une caution en cas de location, EXPERIS France mettra en œuvre dans la mesure du possible, des solutions d’accompagnement à la mobilité par l’intermédiaire de son partenaire gestionnaire du 1% logement (Action Logement).

L’entreprise peut choisir d’indemniser le salarié en procédant au remboursement des frais réellement engagés par le salarié pour s’installer dans son nouveau logement. Celui-ci est alors exonéré sous réserve que les dépenses soient justifiées. L’indemnisation sous forme de Frais réels implique de transmettre à l’entreprise les justificatifs tels que devis, factures, etc.

L’entreprise a également la possibilité d’opter pour le versement d’une indemnité forfaitaire, destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans son nouveau logement Cette indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans son nouveau logement est exonérée dans la limite de 1 524,30€ (montant 2021) pour une personne seule ou en couple.

Ce montant est majoré de 127,10 euros par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants). Le montant maximum de l’indemnité d’installation ne pouvant ainsi dépasser 1905,30 euros.

Les frais de demenagement

Dans le cadre d’une mutation et préalablement à tout déménagement, le salarié devra présenter à l’entreprise trois devis. Il reviendra à l’entreprise de valider le devis retenu après échange avec le salarié.

La prise en charge des frais de déménagement peut être exonérée sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation des justificatifs.

Il s’agit :

• Des dépenses relatives au déménagement proprement dit,

• Des frais de transport et d’hôtel du salarié et des personnes composant sa famille,

• Des frais de voyage engagés pour la recherche du nouveau domicile (limités à 3 voyages-séjours, train ou avion pour le salarié et une 2^e personne l’accompagnant),

• Des frais de garde-meubles.

Dès lors que la mutation au sein de l’Entreprise est à l’initiative de EXPERIS France, pour motif professionnel, les frais de déménagement seront alors remboursés à leurs montants réels sur justificatifs.

Dès lors que la mutation au sein de l’Entreprise est à l’initiative du salarié (après validation expresse de l’entreprise), les frais de déménagement seront alors remboursés à leurs montants réels sur justificatifs, dans la limite de 2 000 Euros HT.

MISE A JOUR DES BAREMES et information des salaries

Les barèmes à appliquer seront mis à jour automatiquement, au 1^er janvier et/ou au regard des dates d’actualisation de ces barèmes par les différentes institutions impliquées dans cette politique des frais professionnelles (URSSAF, Code Général des Impôts...).

Les salariés sont informés de la politique et des barèmes des frais professionnels par la publication de cet avenant sur l’Intranet de l’Entreprise.

Dispositions diverses

DUREE

Le présent avenant est conclu à durée indéterminée à compter de sa date de signature.

suivi de l’application de l’accord

Une commission de suivi de l’accord composée de 4 représentants de chaque Organisations Syndicales signataires et de représentants de la Direction est mise en place. Elle se réunira 1 fois par an à compter de la date de prise d’effet du présent avenant.

Les Organisations Syndicales représentatives et non signataires du présent avenant seront invitées à ces réunions (2 représentants de chacune de ces Organisations Syndicales non-signataires pourront être présents lors de ces réunions).

Dans le cadre de la préparation de la commission de suivi, les Organisations Syndicales signataires transmettront les demandes d’informations et d’indicateurs à la direction 1 mois à l’avance par courriel. La direction transmettra les éléments et éventuels supports nécessaires à la préparation de la réunion, au minimum 8 jours ouvrés avant celle-ci.

Cette réunion aura pour objectif d’établir le bilan de l’application de l’accord et envisager au regard de ce bilan d’éventuelles modifications.

REVISION

Conformément aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 et suivants du code du travail, les parties signataires du présent avenant ont la faculté de le modifier. La révision peut être engagée :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application et signataires ou adhérents de ce texte,

• À l’issue de cette période, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans le champ d’application de l’accord, qu’il soit ou non signataire.

La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifiera.

En cas de modifications législatives ayant un impact sur le présent accord, les Parties s’engagent à se réunir dans les meilleurs délais pour examiner les aménagements à prendre en compte.

DENONCIATION

Le présent avenant pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, par l'une des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par lettre remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.

La dénonciation doit être déposée conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Elle précisera obligatoirement, dans l'hypothèse d'une dénonciation partielle, le ou les articles qui feront l'objet de cette dénonciation.

DEPOT ET PUBLICITE

Le présent avenant fera l’objet des formalités légales de dépôt. Ainsi :

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;

• Un dépôt de l’avenant sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail sera réalisé, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire du présent avenant, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L2231-5 du Code du travail.

Une version électronique sera déposée sur l’Intranet EXPERIS FRANCE pour information auprès des salariés.

Enfin, Un exemplaire sera également envoyé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective (OPNC) (OPNC@syntec.fr) pour enregistrement et conservation.

Fait à Nanterre

Le

En huit exemplaires

Pour la Direction de l’entreprise :

……………………………………

Directeur Général

Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT-F3C………………………….

Pour la CGT…………………………………

Pour la CFE-CGC………………………….

Pour la FO………………………………….

Annexe - Baremes

Il est rappelé que les barèmes seront mis à jour automatiquement à partir du 1 er janvier et au regard des dates de mises à jour faites par les différentes institutions impliquées dans cette politique de frais professionnels (URSSAF, Code Général des impôts…).

Frais Professionnels

UTILISATION DU Véhicule Personnel - Indemnités Kilométrique

Le salarié de l’entreprise utilisant son Véhicule Personnel à des fins professionnelles, dans le cadre d’un « Petit Déplacement » ou d’un « Grand Déplacement », sera remboursé en utilisant le barème adéquat des Indemnités Kilométriques publié chaque année par l'administration fiscale.

Le barème des Indemnités Kilométriques est appliqué en fonction du Véhicule Personnel utilisé (voiture, moto ou 2 roues de cylindrée inférieure à 50 cm3) et de leur puissance fiscale.

Indemnité Kilométrique (IK) - Voiture - Barème applicable par l’arrêté du 15 février 2021

Véhicules thermiques ou hybrides

d = distance parcourue à titre professionnel.

VOITURE - Kilométrage parcouru à titre professionnel
Puissance fiscale	Jusqu’à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 cv et moins	d x 0,456	(d x 0,273) + 915	d x 0,318
4 cv	d x 0,523	(d x 0,294) + 1 147	d x 0,352
5 cv	d x 0,548	(d x 0,308) + 1 200	d x 0,368
6 cv	d x 0,574	(d x 0,323) + 1 256	d x 0,386
7 cv et plus	d x 0,601	(d x 0,340) + 1 301	d x 0,405

Véhicule 100% électrique

Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

d = distance parcourue à titre professionnel.

VOITURE - Kilométrage parcouru à titre professionnel
Puissance fiscale	Jusqu’à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 cv et moins	d x 0,547	(d x 0,328) + 1 098	d x 0,382
4 cv	d x 0,628	(d x 0,353) + 1 376	d x 0,422
5 cv	d x 0,658	(d x 0,370) + 1 440	d x 0,442
6 cv	d x 0,689	(d x 0,388) + 1 507	d x 0,463
7 cv et plus	d x 0,721	(d x 0,408) + 1 561	d x 0,486

Indemnité Kilométrique (IK) – Moto - Barème applicable par l’arrêté du 15 février 2021

d = distance parcourue à titre professionnel

MOTO - Kilométrage parcouru à titre professionnel
Moto	Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
De 1 à 2 cv	d x 0,341	(d x 0,085) + 768	d x 0,213
De 3 à 5 cv	d x 0,404	(d x 0,071) + 999	d x 0,237
Plus de 5 cv	d x 0,523	(d x 0,068) + 1 365	d x 0,295

Indemnité Kilométrique (IK) - Deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 - Barème applicable par l’arrêté du 15 février 2021

d = distance parcourue à titre professionnel

Deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 - Kilométrage parcouru à titre professionnel
Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 à 6000 km	Au-delà de 6 000 km
d x 0,272	(d x 0,064) + 416	d x 0,147

Grand Déplacement - Indemnisation sous la forme d’Allocations Forfaitaires

« Grand Déplacement (en Métropole) » - Barèmes en vigueur au 1^er janvier 2021

GRAND DEPLACEMENT - METROPOLE
Hébergement (nuitée + petit déjeuner) Paris, Hauts de Seine (92), Seine Saint Denis (93) et Val de Marne (94)	Par nuit
Pour les 3 premier mois (continus)	68,50€
Au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois	58,20€
Au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois	48,00€
Hébergement (nuitée + petit déjeuner) autres départements	Par nuit
Pour les 3 premier mois (continus)	50,80€
Au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois	43,20€
Au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois	35,60€
Repas du midi	Par repas
Repas du midi	Titre restaurant
Repas du soir (barèmes Urssaf)	Par Repas
Pour les 3 premier mois (continus)	19,10€
Au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois (abattement 15%)	16,20€
Au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois (abattement 30%)	13,40€

• Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue.

• Pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, les montants fixés subissent un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4e mois.

• Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25e mois.

« Grand Déplacement (en Outre-Mer) » - Barèmes en vigueur au 1^er janvier 2021

GRAND DEPLACEMENT – OUTRE MER
Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon	Indemnité forfaitaire
Hébergement	70,00€*
Repas	17,50€
Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française	Indemnité forfaitaire
Hébergement	90,00€*
Repas	21,00€

* ces montants sont portés à 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

Mobilité Professionnelle

Mobilité professionnelle - Barèmes en vigueur au 1^er janvier 2021

MOBILITE PROFESSIONNELLE
Nature de l'indemnité	Limite du forfait
Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois	76,10 €
Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement	1524,30 €
Majoration de l’indemnité d’installation par enfant à charge (dans la limite de trois enfants)	127,10 €
Montant maximum de l’indemnité d’installation majorée	1905,30 €
Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement	Dépenses réelles
Frais de déménagement	Dépenses réelles
Mobilité internationale	Dépenses réelles
Mobilité de la métropole vers les territoires français situés Outre-mer et inversement ou de l'un de ces territoires vers un autre	Dépenses réelles